Géssica Pacheco da Silva

TRABALHO DE UMA SECRETÁRIA ESCOLAR

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao

Centro de Ensino e Treinamento Aplicado a
Profissionais (CETAP) como requisito parcial à
obtenção do titulo de Técnico em Secretária Escolar.

Rio de Janeiro - RJ
Julho – 2019
 AGRADECIMENTO

Gostaria de agradecer primeiramente a Deus que é o esteio de tudo, pois sem

fé nada teria acontecido, cada passo dado teria sido em vão. Aos meus pais que me
apoiaram e são minha fonte de inspiração.

Ao meu namorado Hernandes que sempre me deu forças em qualquer

circunstancias, que esteve ao meu lado em todo o tempo, obrigada por apoiar os
meus sonhos.
A todos os meus amigos e familiares que me ajudaram com pensamentos
positivos.
Muito obrigada por tudo amo vocês.
 RESUMO

Como base temos a Legislação Educacional farei um relato dos trabalhos

mais comuns de uma secretária escolar, os procedimentos realizados dentro da
secretaria de uma escola. A importância de uma secretária escolar dentro da escola,
como é sua rotina, mostrando algumas das atividades feitas, atendimentos,
organização e arquivamento de documentos. A importância de se ter uma boa
qualificação, postura, organização e a importância de estar por dento das mudanças
na legislação. A competência é fundamental para o desempenho dessa função e
para isso a secretária escolar deve conhecer bem a escola onde irá trabalhar como
o regimento escolar, a proposta pedagógica, afinal além da secretária ser a porta de
entrada da escola é também quem à representa.
 LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1 - ORGANOGRAMA DA ESCOLA ........................................................... 10

FIGURA 2: MODELO DE REQUERIMENTO GERAL ............................................... 13
FIGURA 3: MODELO DO SISTEMA SPONTE
(WWW.SPONTEEDUCACIONAL.COM.BR) ...................................................... 16
FIGURA 4: MODELO DE RELAÇÃO DE NOTAS ..................................................... 16
FIGURA 5: MODELO DE MATRICULAS .................................................................. 17
FIGURA 6: MODELO DE DIPLOMA ......................................................................... 19
FIGURA 7: MODELO DE DECLARAÇÃO ................................................................. 19
FIGURA 8: MODELO DA ATA DE REUNIÕES ......................................................... 20
FIGURA 9: MODELO DE FICHA DE MATRÍCULA ................................................... 21
FIGURA 10: MODELO DE OFÍCIO PARA PUBLICAÇÃO DOS ALUNOS EM D.O .. 22
 LISTA DE SIGLAS E ABREVIAÇÕES

LDB – Lei de Diretrizes e Bases

TCC – Trabalho de Conclusão de Curso

MEC – Ministério de Educação

D.O – Diário Oficial

SISTEC – Sistema Nacional de informações da Educação profissional e Tecnológica

Conteúdo
1. INTRODUÇÃO 7
2. APRESENTAÇÃO DA ESCOLA PETROCENTER 9
3. APRESENTAÇÃO DA SECRETARIA ESCOLAR 10
4. RESPONSABILIDADES DO SECRETÁRIO DE ACORDO COM O
REGIMENTO ESCOLAR 15
5. GESTÃO DA INFORMAÇÃO 15
6 –.ANÁLISE CRÍTICA DOS PROCESSOS REALIZADOS 18
I . Produção de Documentos e Correspondências 18
II . Técnicas Secretariais 23
III . Protocolo e Arquivo 24
IV. Atendimento à legislação 26
V. Participação na Gestão da Escola 26
7. SUGESTÕES DE MELHORIAS 29
8. CONCLUSÃO 30
9 .REFERÊNCIAS 32
1. INTRODUÇÃO

O seguinte trabalho tem como base de estudos o trabalho de uma secretária

escolar com o objetivo de mostrar a rotina enfrentada por este profissional em uma
instituição de ensino onde poderemos entender melhor cada procedimento em seu
dia a dia.

Entendemos que para o funcionamento de uma instituição escolar devemos

seguir as regras ditadas pela LDB 9.394/96 ( Lei de Diretrizes e Bases da Educação)
e que é fundamental para o processo de abertura e credenciamento de uma
instituição uma secretária escolar pois a mesma é responsável pela emissão e
entrega de documentos junto ao órgão educacional.

A secretária escolar é a pessoa mais importante para o funcionamento da

escola, ela organiza toda a documentação dos alunos, pessoais, históricos de notas
entre outros. A mesma faz todo o controle de notas e faltas de todos os alunos
matriculados, documentos da escola como regimento escolar que deve estar
disponível para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir. O Planejamento
Pedagógico, os Planos de Curso, documentos que devem ser entregues ao MEC e
relacionados ao Censo Escolar.

Investimento constante em desenvolvimento possibilita hoje que a secretária

escolar atue com metodologia exclusiva dentro do que há de mais moderno no
conceito de qualificação oferecendo qualidade de acordo com a necessidade do
mercado, pois boa qualificação e disciplina são fatores primordiais para a perfeita
execução de seu trabalho, por isso a secretaria escolar deve estar atenta as
modificações na legislação e devidamente habilitada para tal compromisso.

Durante este trabalho conheceremos a rotina resumidamente de uma

secretária escolar baseada na Escola Técnica Petrocenter onde sou funcionária e
pude realizar o estágio.

Conheceremos como é feita a matrícula do aluno, como são cadastrados no

sistema, como esse sistema nos auxilia de forma mais simples nos procedimentos

7
diários tais como: matrícula, contratos, lançamentos de notas e faltas, declarações,
históricos entre outros.

Entenderemos também a experiência de trabalhar com a Inspetora Joanna

D’arc, que acompanha todos os processos relacionados a escola, aprendendo como
fazer a publicação dos alunos em D.O (Diário Oficial), desde a verificação de toda a
documentação de alunos, programa de trabalho, emissão de históricos e certificados
e todos os procedimentos relacionados ao atendimento na escola.

Observaremos a importância de se ter um contato direto com os alunos e

responsáveis, pois permite que se tenha uma visão de como é importante a
presença da secretária escolar na instituição e principalmente habilitada para tal
compromisso.

Espero poder passar um pouco de conhecimento que obtive ao decorrer do

curso e do estágio e assim ajudar para que de alguma forma as pessoas conheçam
um pouco do trabalho de um técnico em secretaria escolar que muitos não tem
noção de quanto é importante este profissional dentro de uma instituição de ensino.

8
2. APRESENTAÇÃO DA ESCOLA PETROCENTER

A Petrocenter Escola Técnica atua no mercado há 8 anos, situada na Avenida

Rodrigues Alves, 135, 2º andar – Centro – Rio de Janeiro. Constituída por quatro
salas de aula, biblioteca, sala de informática, laboratório para aulas práticas, sala de
professores, sala da secretaria, sala de direção e coordenação, cozinha, 3
banheiros, 189 alunos e 10 funcionários. Atua com metodologia exclusiva dentro do
que há de mais moderno no conceito de qualificação em cursos Técnicos, com
material didático cuidadosamente desenvolvido para melhor aplicação em princípios
pedagógicos, qualidade de ensino alinhado e relação saudável entre os alunos,
professores e administrativo.

Possui uma estrutura organizacional que compõe quadros de gestores do

Curso Técnico composto por profissionais com experiência profissional condizente
com os componentes curriculares do curso. Mantêm a Educação Técnica
Profissional de acordo com as normas vigentes e oferta cursos técnico de nível
médio de Petróleo e Gás, Segurança do Trabalho, Mecânica, Mecatrônica,
Eletrotécnica e Meio Ambiente com a finalidade de capacitar educando para o
exercício da cidadania e fornecer-lhes meios de capacitação para o exercício de
cidadania, para progredir no trabalho e em estudos posteriores; proporcionando ao
educando oportunidades para formação profissional.

As aulas devem ter perspectiva que destina-se a formação profissional onde

as mesmas são padronizadas e desenvolvidas por especialistas nas áreas afins,
com apresentações em sala de aula no formato “Power point”, utilizando Datashow.

O curso tem a duração de 18 meses, é dividido em três módulos. Em cada

componente curricular do módulo são realizadas avaliações cuja média para
aprovação deverá ser igual ou superior a 6,0 (seis) e frequência igual ou superior a
75% conforme nossa legislação.

Seus planos pedagógicos de ensino são elaborados em conformidades com o

Projeto Pedagógico da Petrocenter e atende os objetivos dos componentes
curriculares. Adota o regime semestral.
9
 3. APRESENTAÇÃO DA SECRETARIA ESCOLAR

A sala onde estagiei é composta da Direção/Coordenação, formada por: 1

Diretora, 1 Diretor Substituto, 1 Coordenadora Pedagógica e 1 Secretário Escolar
(com investidura desde 2013). Esse é o setor mais movimentado da escola, onde os
alunos tiram suas dúvidas, fazem suas reclamações, entregam seus documentos e
os solicitam também.

Diretor
Vice Diretor

Coordenação Secretário Escolar

Serviço Multimídia Biblioteca

E informática

Serviços Gerais Recepção Professores

Alunos

Figura 1 - Organograma da escola

10
 Diariamente faço um planejamento do meu dia, controlo as ocorrências da
escola, presto assistência aos alunos e professores. Apresento aos diretores os dos
documentos que foram solicitados pelos alunos ou por órgãos competentes. A rotina
envolve as atividades administrativas, de secretaria e coordenação.

Minha atividade baseia-se em manter os livros de registros atualizados,

organizar os arquivos para que tenhamos mais facilidade na hora de acesso.
Receber as novas matrículas para assim cadastrá-las para que tudo fique certo no
sistema.

Semanalmente preparo os documentos que serão expedidos tais como:

diplomas, históricos, declarações, transferência de alunos, levantamento de
documentos.

Participei da elaboração da ata de reunião, organizando e avisando aos

professores. Pude executar o Censo Escolar, preparar planejamentos de aulas e
gerenciar as matrículas no início do semestre, realizando também o cronograma de
turmas com os cursos para as turmas iniciais.

11
 4. RESPONSABILIDADES DO SECRETÁRIO DE ACORDO COM O
REGIMENTO ESCOLAR

Tendo como base o Regimento Escolar da Escola Técnica Petrocenter na

qual realizei meu estágio, a escola mantêm a educação profissional de acordo com
as normas vigentes e tem como finalidade capacitar, desenvolver e contribuir para o
desenvolvimento do educando. Qual seria a responsabilidade do secretário escolar
nisso? A principal atribuição que um secretário escolar deve ter é o conhecimento do
Regimento Escolar e a proposta da Instituição de Ensino, cumprindo sempre
legislação em vigor que regem a vida escolar do aluno e a vida legal do
estabelecimento de ensino.

A escola oferta os Cursos Técnico profissional de Nível Médio em:

Petróleo e Gás, Segurança do Trabalho ,Mecânica, Mecatrônica, Meio
Ambiente e Eletrotécnica de acordo com a portaria E/COIE.E normativa nº
02, de 21 de agosto de 2001 conforme consta em seu regimento.
(fonte:Regimento Escolar da Escola Petrocenter)

O Secretário Escolar Colabora com a Direção da escola em todos os setores

que estejam envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar dos alunos. O
mesmo responde pela secretaria e por seus auxiliares que o auxiliam em todas as
atividades.

Suas competências :

 Preparar, redigir e expedir

 Correspondência administrativa
 Ofícios
 Requerimentos
 Cartas

12
  Atas
 Circulares
 Relatórios
 Editais
 Memorandos
 Ordem de serviço, etc.

Requerimento

Aluno:____________________________________________________Nº do Protocolo: _______

Telefone para contato: _____________________Turma: ________________ Data ___/____/___
E-mail:________________________________________________________________________

SETOR:

Pedagógico Financeiro Administrativo

ASSUNTO

__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________

Assinatura do aluno: ________________________________ Data prevista de resposta: __/__/___

Visto Petrocenter:______________

Deferido Indeferido

. Figura 2: Modelo de requerimento geral

ARQUIVO

13
  Classificar e guardar:
 Documentos de escrituração escolar
 Correspondência
 Dossiês de alunos
 Cadastro de professores
 Legislação de ensino em vigor

Tipos de arquivo:

 Corrente, Permanente e Semipermanente

Efetivar Registros Escolares em

 Livros
 Fichas individuais para fins diversos
 Certificados/ conclusões de cursos
 Diários de classe

A Secretaria Escolar fundamental para o bom andamento da Instituição de

ensino pois através de seus relatórios, sua organização, registros, acompanhamento
disciplinar dos alunos conforme o regulamento aprovado e seu projeto Político
Pedagógico.

Para o bom desenvolvimento de suas competências o secretário

escolar deve ter formação adequada, respeitar seus colegas de trabalho e
ser solidário, ser pontual e organizado, estar aberto para novas
oportunidades de aprendizagem, saber como se comunicar.

(fonte: Regimento Escolar da Escola Petrocenter)

14
 5 - GESTÃO DA INFORMAÇÃO

A tecnologia nos fornece possibilidade permanente de atualizações. Os dados

de uma escola são valiosos e por isso precisam ser bem administrados. A gestão da
informação é essencial e tem o objetivo de organizar, orientar as práticas
pedagógicas e administrativas para garantir uma qualidade melhor em seu trabalho.
É preciso investir na transformação, orientar as práticas pedagógicas e
administrativas para garantir qualidade e bom resultado. Dentro das ferramentas da
informação que podemos utilizar para melhor controlarmos nossas atividades estão
os fluxogramas e as planilhas entre outros.

As informações que recebemos devem ser filtradas, sim passar por um

processo de triagem, para assim vermos o grau de sua importância organizando o
que devemos dar prioridade. Apesar de utilizarmos a internet para quase tudo hoje
em dia devemos fazer isso com os e-mails também ver os que são prioridades e seu
grau de prioridade. Somos tanto emissor quanto receptor de mensagens por isso
devemos ter a clareza nas informações que nos são passadas, saber ouvir é muito
importante, esclarecer nossas ideias nos auxilia na hora de transmitir uma
mensagem.

A informação da Instituição Educacional é administrada por um website de

gestão escolar chamado Sponte Educacional, onde temos suporte online,
treinamento para melhor utilizar o sistema, de forma prática e fácil para nossa
comunicação.

A importância de se trabalhar com a gestão escolar do Sponte é que

gerenciamos todos os processos relevantes relacionados a notas, rematrículas,
históricos, dando uma visão estratégica da escola também para os alunos e
responsáveis que podem acompanhar pela web as informações sobre financeiro,
poderem acessar o conteúdo programático, suas faltas.

15
 O feedback nos possibilita identificar necessidades que devemos trabalhar
que afetam as pessoas ou os grupos no trabalho.

Figura 3: Modelo do Sistema Sponte ( WWW.sponteeducacional.com.br)

Figura 4: Modelo de relação de notas

16
Figura 5: Modelo de Matriculas

O conhecimento fortalece a vida do profissional, onde a informação se torna

cada vez mas completa e não depende apenas da internet.

Devemos saber o que deve ser comunicado, quando deve ser, para quem
deve ser e como deve ser. O bom relacionamento com os colegas de trabalho ajuda
na hora de atingir bons resultados.

17
 6 – ANÁLISE CRÍTICA DOS PROCESSOS REALIZADOS

Abaixo falarei sobre os processos realizados no dia-a-dia da rotina da

secretaria escolar, os mais comuns na secretaria que facilitam a organização e
consultas de qualquer membro da secretaria, coordenação, diretoria e corpo docente
e discente da instituição de ensino.

I –Produção de Documentos e Correspondências

Com a modernidade, o trabalho do Secretário melhorou, com isso o gasto de

papel e de tempo diminuíram a execução de tarefas tornando-se mais ágil e
dinâmica. Como responsável no processo de credenciamento ao órgão educacional,
e solicitação de autorização de funcionamento de seus cursos o (a) Secretária (o)
Escolar também faz parte da produção de documentos pedagógicos da Instituição e
é responsável pela entrega de processo e de seu acompanhamento junto ao órgão
educacional tais como:

 Planos de Curso- Onde consta as diretrizes curriculares

 Documentos de registros (Atas de reuniões e de resultados finais)
 Documento da Vida escolar do aluno (Declaração, Diplomas, Históricos, etc...)
 Documentos do MEC (Censo Escolar e outras ações do governo)
 Geração de Boletins e relatórios
 Emissão de relatórios de alunos em recuperação

18
 Nome da Instituição
Endereço da Instituição

Diploma
O diretor da_______________, nos termos da Lei 9.394 de 20 de dezembro de 1996, artigo 24, incisoVII , Art. 36 d, § único da Lei
11.741, de 16 de julho de 2008 e resolução CNE nº 04 de 08 de dezembro de 1999, artigo 14, confere a:

Nome do aluno

Nacionalidade:_______,Identidade nº ___________Órgão expedidor _____Natural de__________, Unidade da Federação____________

nascido em ____________ o presente Diploma por haver concluído em _________na______________, o Curso de Educação Profissional Técnica
de Nível Médio, no Eixo Tecnológico de Produção Industrial para Habilitação de Técnico em Seguança do Trabalho.

Rio de Janeiro, ________de ____________________de 2016.

Figura 6: Modelo de Diploma

MODELO DE DECLARAÇÃO

Declaro para os devidos fins que, ___________ portador do RG n°--.---.---- - - e CPF n°---.---
.-----, esta regularmente matriculado neste estabelecimento de ensino no Curso de
Qualificação Plena em Petróleo e Gás cursando as sábados das 8:30 h as 11:30.

Atenciosamente,

_________________________________

Coordenador Pedagógico

Figura 7: Modelo de Declaração

19
 Nome da Instituição

Endereço e Contatos

1° REUNIÃO DE PROFESSORES

Nome da Instituição

Ata de Reunião

Assuntos Tratados :

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Assinatura dos presentes:

-
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Figura 8: Modelo da ata de Reuniões

20
 Nome daInstituição Foto

REQUERIMENTO DE MATRÍCULA

Nome:___________________________________________________________________

Nacionalidade:__________________________Profissão: ________________________

Est Civil: _____________________________CPF:_______________________________

Ident. Nº_____________________ Órgão emissor____________Data emissão____/___/___

Endereço:_________________________________________________________________

Nº______Bloco____ Apto___ Bairro:_________________Cidade:__________________

CEP:_______________Telefone:_________________________Data nasc: _____/______/______

Pai_______________________________________________________________________

Mãe______________________________________________________________________

E-mail:____________________________________________________________________

Curso: ______________________________Início em_____/_____/____Turma:____________

Rio de Janeiro, ______de ______________________de _______________

_________________________________________
Assinatura

Figura 9: Modelo de ficha de Matrícula

21
Esses são os documentos mais comuns á escola, cada instituição organiza sua
documentação conforme as exigências do sistema de ensino de acordo com sua
legislação específica.

Abaixo o modelo de um ofício de pedido de publicação em D.O para Secretaria de

Educação .

Nome da Escola
Ato autorizativo:
Endereço:
Telefone:

À Secreteria de Educação
Metropolitana X
Inspeção Escolar

Data.

Vimos por meio desta, solicitar a inspetora _______________________ a escola _____________, para
verificação de assinatura da relação de concluintes do curso técnico letivo de 2011, com sua publicação no diário oficial. Segue
abaixo a relação dos concluintes:
Técnico em Petróleo e Gás:

1. Maria Luiza Araujo Oliveira

2. Roberta Iris Monteiro Amorim Velasco
3. Ricardo Douglas F. Chaves
4. Elaine Aparecida de Almeida
5. Pedro Moreno Francisco
6. Reginaldo Moura Machado
7. Damião Isidro Sobrinho
8. Cleber Franco do Bomfim
9. Fernando Antonio Cracco Filho
10. Fabianna Alexandre da Silva Saraiva
Técnico em Segurança do Trabalho:
1. Aline Martins dos Reis
2. Bruno Vale Paiva
3. Luiz Felipe Marques da Silva
4. Raphael Benedito dos Santos Souza

Atenciosamente,

______________________
Representante Legal

Figura 10: Modelo de Ofício para publicação dos alunos em D.O

22
II- Técnicas Secretariais

Com base no que estudei durante o curso e o que aprendi no estágio e

com pessoas como inspetoras escolares devemos usar de bom senso ao
avaliar as situações do dia – a – dia, elaborando um plano de trabalho e criar
ou seguir uma metodologia do trabalho trazendo a flexibilidade em resolver as
tarefas com eficiência, sendo discreto e respeitando o que deve ser mantido
em sigilo com capacidade para reconhecer o que é importante para a escola.
Abaixo mostrarei como aprendi como são estabelecidas as prioridades.

 Organização – Capacidade de planejamento. O Secretário deve estar

interligado a todos os setores e profissionais da escola e estar sempre
disponível para executar trabalhos alheios a descrição do seu cargo. Por isso
quando se tem um planejamento fica mais fácil a organização de seus
afazeres perante a escola.
 Planejamento - Planejar o dia traz bons resultados, e nos faz alcançar o
objetivo desejado fazendo com que consigamos resolver todas aas pendências
se seguirmos o planejamento.
 Administração – Presente em nosso dia -a- dia, usamos a logística para a
organização, produção e elaboração. Na instituição não é diferente termos a
administração de estoque, compras, recursos humanos, contas, financeiro,
pois facilita o nosso dia-a-dia.
 Atendimento - O atendimento ao cliente é o mais importante pois o secretário
escolar é a porta de entrada da escola , deve estar sempre bem arrumado e
solicito para um bom atendimento.
 Arquivamento - Fazer o arquivamento dos documentos como arquivo morto e
os arquivos que são utilizados de forma que possam ser identificados
facilmente por todos.

23
III – Protocolo e Arquivo

Quando se trata de documentos, devemos ter ciência de sua importância e de

que é necessário o controle de modo a assegurar a localização e a recuperação dos
mesmos.

Para que isso ocorra é importante a atividade de protocolo, utilizado para

garantir ao cidadão o conhecimento de seu processo ou trâmite, documento, etc.

O protocolo se realiza da seguinte forma:

 Recebimento – Quando solicitado um documento o aluno deverá preencher

um requerimento. Tal documento deverá ser apresentado ao protocolo para
que o mesmo passe a controlar o seu andamento. Caso não haja esse tipo de
setor em sua instituição o próprio secretário escolar pode montar esse
controle manualmente ou informatizado para o recebimento e a entrega dos
documentos solicitados. Através do protocolo que podemos organizar,
coordenar e administrar a movimentação de documentos e assim cumprir os
prazos de suas entregas. Lembrar de verificar a data de recepção e tirar uma
cópia desse protocolo para que seja arquivada para futuras consultas caso
haja necessidade.
 Registro e Autuação – Onde é cadastrado o protocolo no sistema de controle
com um número para acompanhamento.
 Classificação – Identificar o assunto do documento e classificá-lo de acordo
com a tabela já existente na Instituição. A classificação é importante para que
se tenha um controle, pois a maior parte das correspondências são
documentos de grande importância para a instituição e deve-se ter uma
responsabilidade em sua distribuição e guarda. Como não é somente o
secretário que manuseia os documentos, deve ter total cuidado para que não
se perca nenhum documento, por isso o ideal é que o secretário entregue e
faça a retirada de tais documentos para que não haja problemas futuros.

24
  Expedição e Distribuição – Pode ser interna ou direcionada a outra instituição,
nunca se esquecer de protocolar a entrega e receber a assinatura de quem
recebeu o documento, até mesmo para o próprio chefe.
 Controle e Movimentação – Consiste em identificar os setores que se passa o
documento para que seja mais rápida a sua recuperação. Fazer o
acompanhamento garante agilidade no processo ao que se refere o
documento, fazendo o controle de perto e solicitando feedback as pessoas
envolvidas, cobrando prazos para entrega .

Já quando falamos em arquivo, podemos imaginar um monte de

documentos acumulados. Mas não é bem assim, pois o arquivo tem grande
importância pois trata-se de documentos de alunos e ali consta a vida escolar de
cada um garantindo informação e conhecimento pra aqueles que operam e
administram com organização. Por isso devemos mantê-lo organizado para que se
possa ter fácil acesso e se mantenha uma qualidade no trabalho da secretaria.
Arquivar documentos não é tão simples assim, tem que ter muita
responsabilidade pois trata-se do início de um ciclo que vai desde a sua criação
até sua eliminação ou preservação
Há documentos que são de grande importância agora, mas daqui a algum
tempo perde essa importância ou com o passar do tempo se tornam preciosos.
Essa avaliação é uma etapa de grande importância tendo que ser visto a tabela de
temporalidade para que não seja descartado nenhum documento necessário.

A instituição registra a entrega de históricos em livros com datas de retiradas

e assinatura do aluno assim como na entrega de diploma o mesmo é feito no livro
de diplomas.

Temos todos os documentos de alunos e da instituição em arquivo para que

possa ser feita qualquer consulta em caso de necessidade, nunca sabemos quando
pode ser pedido por um órgão como a secretaria de educação.

25
IV. Atendimento à legislação

A legislação educacional desde outras coisas vigentes de educação é a base

temos e cabe ao secretário escolar, identificar quais leis que regem o sistema de
ensino estadual e municipal. Buscando conhecimento dessa Ideologia por ser de
extrema importância que o Secretário escolar estude sobre as principais leis
vigentes e quais são as pertinentes ao sistema de ensino da Instituição aonde atua.

Tive como base a legislação do Rio de Janeiro e trabalhei com a

DELIBERAÇÃO CEE Nº 316, de 30 de março de 2010. E cabe ao Secretário
escolar estar sempre informado sobre as atualizações referentes a legislação.

No caso da Instituição em que trabalho é a Educação profissional, ofertada

como curso técnico de nível médio (educação corporativa) ( artigos 39 a 42 da LDBN
9.394/96). Hoje para concluir o curso técnico é necessário, ter concluído o ensino
médio, conforme decreto 5154, de 23 de julho de 2004 conforme o §1º do Art. 4º
desse decreto.

Há muitas exigências para uma instituição de ensino funcionar como o

credenciamento e sua autorização de funcionamento que varia de acordo com cada
modalidade de ensino. E o secretário deve conhecer esse processo e cumprir as
exigências para garantir o bom funcionamento do estabelecimento.

Também reconhecido pelo MEC a instituição de ensino deve fazer o registro

de todas as suas atividades no SISTEC onde são cadastrados os cursos que a
instituição oferta.

V-Participação na Gestão da Escola

Conforme estudado, e pude ver na prática como há uma grande confusão em

relação a DP ( Departamento Pessoal ) e RH (Recursos Humanos). Onde o RH tem
como ação: recrutar, selecionar, treinar, avaliar, controlar e demitir o DP trabalha em

26
conjunto com o RH na parte burocrática com as ações de admitir, gerar folhas de
pagamento, guias trabalhistas, cálculos rescisórios, etc.
Ai vem á pergunta: Onde se encaixa o Secretário Escolar nessa parte? Muitos
não sabem mais o Secretário participa também das rotinas administrativas
colaborando com a gestão de pessoas em todos os processos de trabalho da
escola. Durante meu estágio eu pude auxiliar o setor de contabilidade onde fornece
os documentos necessários para o registro financeiro da escola como: recibos de
pagamentos de mensalidades de alunos, notas fiscais de compras, recibos de
pagamentos entre outros.
O Secretário escolar tem uma parceria também com o seu corpo docente
(professores) onde pude ter contato direto com os professores assim conhecendo a
metodologia de ensino de cada um, pois cada um deles tem uma relação especial
na escola como no controle educacional. Mas não é só isso o professor é informado
de cada aluno novo, prazos de entregas de notas e diários de classe, sendo uma
das interações mais importantes dentro da escola. Para isso a necessidade de
reuniões com professores, coordenadores, e diretores da qual pude participar onde
eles possam conversar sobre o aproveitamento dos alunos.

A função do Secretário requer amplo conhecimento e habilidade

desde o princípio. O Secretário Escolar é um líder!
(Apostila 3 – Cetap)

O conceito de participação se fundamenta no de autonomia que

significa a capacidade das pessoas e dos grupos de livre determinação de
si próprios, isto é, de conduzirem sua própria vida. Como a autonomia opõe-
se às formas de autoritárias de tomada de decisões, sua realização
concreta nas instituições é a participação.
(Libâneo 2001, p.80).

27
 A direção da escola é o setor fundamental da gestão escolar, pois define a
posição a ser tomada, em cada caso na escola cumprindo sua função social
mediadora e contribuindo na formação de valores.

Ao pensar em gestão participativa, estamos falando em se envolver, contribuir

de maneira significativa, com a função de unir os setores da escola e a mesma á
comunidade.

A autonomia é o principal fundamento da gestão participativa por ter o poder

de tomada de decisão, organização e administração. Consegue trabalhar em grupo
e expor ideias e conhecimentos.

Participar no processo de formulação e avaliação da política de

educação e na fiscalização de sua execução.
Salienta Cóssio (2006, p. 31).

28
7 – SUGESTÕES DE MELHORIAS

O atendimento é o fator principal para a Instituição de ensino. E nos tempos

de hoje, com toda essa crise que nosso país está enfrentando, o atendimento se
torna um diferencial onde se pode acertar ou não.

Para que se possa acertar devemos ter uma visão ampla de como atender o
cliente, para isso é muito importante que tenhamos o conhecimento escola deve
melhorar a parte de protocolos e na entrega de documentos, a comunicação e
algumas áreas da escola para melhor atender aos alunos.

Em relação a legislação alguns funcionários deveriam se interessar mais em

saber a respeito para agirem de acordo .

29
8 – CONCLUSÃO

Este trabalho de conclusão de curso teve como objetivo mostrar a realidade

da rotina passada por uma secretária escolar numa instituição de ensino.

Por meio da análise de todos os tópicos aqui abordados, observados e

estudados é possível ter uma visão clara e abrangente, em alguns casos, bem
profunda de todos os procedimentos e funcionalidades de uma secretaria. Assim
como suas falhas e seus despreparos.

Em diversas situações a realidade é bem diferente em alguns colégios, pois

os funcionários que ocupam tal função nem sempre estão devidamente capacitados
para isso e os poucos que estão as vezes não costumam se atualizar as novas leis.

Conclui-se que algumas instituições, funcionários já realizam essa função de

secretário escolar ser ter a devida profissionalização, o profissional deve estar bem
habilitado para realizar tal função de maneira satisfatória, atendendo as rotinas e os
procedimentos diários de uma secretaria garantindo um resultado satisfatório para
todos os envolvidos no processo acadêmico. Lembrando que o secretário escolar
deve estar sempre atento as novas mudanças em relação a legislação manter –
sempre atualizado .

O material didático oferecido pelo CETAP foi de grande importância para a

elaboração do TCC, ajudou com as informações regidas pela lei quem mostram a
importância de um profissional competente para exercer tal função. Mostra também
a rotina da secretaria escola que muitas vezes não conhecemos, onde nos
deparamos no mercado de trabalho com uma rotina diferente.

O mesmo abre os olhos do estudante para conhecer a área profissional da

secretária escolar que é de extrema responsabilidade, mostra os direitos e deveres
de uma secretária escolar diante a instituição de ensino, as dificuldades encontradas
na profissão e a confiança que o cargo de secretária escolar necessita para exercer
tal função.

30
 O material ajuda principalmente aos estudantes que nunca atuaram na área,
pois falando do tema de uma rotina de um secretário escolar pode haver
inseguranças ao escrever um TCC, bem detalhadamente o conteúdo da apostila
oferece tudo oque precisa ao estudante que ainda não teve contato direto com o
mercado de trabalho.

31
9- REFERÊNCIAS

http://www.wikipédia.com.br/rotinasdosecretarioescolar

http://www.cetap.com.br

http://www.google.com.br

http://www.sponteeducacional.com.br

32