O que é um Fluxograma?

O primeiro método estruturado para o fluxo de um processo, o fluxograma, foi introduzido

por Frank Gilberth aos membros da American Society of Mechanical Engineers (ASME)
em 1921 durante a apresentação intitulada “Process Charts – First Steps in Finding the One
Best Way”. Após sua apresentação, a ferramenta passou a fazer parte do currículo do curso
de Engenharia Industrial. No início dos anos 30, um engenheiro industrial chamado Allan
H. Mogensen começou a capacitar alguns homens de negócio a utilizarem esta ferramenta.

Em 1944, um aluno de Mogenses, Art Spinager levou esta ferramenta para a Procter Gamble,
difundindo seu uso em um dos seus programas de melhoria. Outro aluno, Bem S. Graham,
diretor da Formcraft Engenharia, adaptou o fluxograma para que ele também informasse o
fluxo de informação, desenvolvendo um fluxograma multi-fluxo, mostrando os vários
documentos utilizados ao longo do processo e suas interações. Em 1947, ASME adotou um
conjunto de símbolos derivados do trabalho do Gilberth.
Já no universo dos programas de computadores, onde ficaram tão famosos, os fluxogramas
chegaram em 1947. Goldstein e von Neumann utilizaram vários fluxograma de programação
em seu trabalho “Planning and coding of problems for an electronic computing instrument,
Part II, Volume 1”. Foi no campo dos algoritmos de computadores que os fluxogramas
atingiram seu apogeu.

Como os fluxogramas vieram para melhoria de

processos?
Para melhorarmos processos em nossas empresas, precisamos entender como ele funciona e
se comporta atualmente. Precisamos também, compreender o fluxo do processo e como as
etapas se relacionam entre si. Um método importante para realizar esta tarefa é o mapeamento
de processo.

Porém, na década de 70 os fluxogramas começaram a perder sua popularidade, quando os

terminais de computação interativos e as linguagens de programação de terceira geração
começaram a substituir os fluxogramas. Por meio do código fonte nestas linguagens era
possível expressar os algoritmos de maneira muito mais clara e concisa do que utilizando-se
os fluxogramas. Expressar o algoritmo no próprio código fonte permitia a equipe trabalhar
separadamente, pois não havia mais erros de “tradução” do fluxograma para a linguagem de
programação.

Apesar de terem sua popularidade diminuída no campo da computação, o fluxograma é ainda

uma das melhores ferramentas para se mapear e medir um processo. O fluxograma é uma das
ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um processo que está
sendo estudado. Esta imagem é feita por meio de uma representação gráfica de uma série de
atividades que definem o processo e a sequência entre elas. Com a popularização das técnicas
de melhoria de processos, como TQM, Lean e Six Sigma, e com a difusão das normas ISO
de padronização de processos, o fluxograma continua mais atual que nunca.

O mapeamento de processo por meio do fluxograma é uma importante estratégia de

diagnóstico para projetos de melhoria. Um bom fluxograma é fundamental para que a equipe
consiga compreender como o processo funciona atualmente.
Qual é a definição de Fluxograma?
O fluxograma é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual
de um processo que está sendo estudado. Esta imagem é feita através de uma representação
gráfica da série de atividades que definem o processo. Existem diversas razões para se
preparar um fluxograma de um processo, tais como:

 Facilita o aprendizado da equipe sobre o processo que está sendo analisado;

 Torna o processo atual “visível”;
 Mostra as responsabilidades e relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
 Permite identificar etapas que não agregam valor;
 Permite identificar gargalos, complexidades, atrasos, ineficiências e desperdícios;
 Permite medir o tempo de ciclo de atividades;
 Identificar oportunidade de reduzir custos de processamento;
 Identificar “quick wins”.
Como fazer um fluxograma?
Quais são os símbolos de um fluxograma?
A maioria dos fluxogramas utilizam três tipos principais de símbolos, mas existem 8 tipos
básicos:

Os símbolos são conectados um a um por setas, de acordo com o fluxo do processo.

Dica1: Há muitos outros símbolos que podem ser utilizados no fluxograma. Entretanto, deve-
se lembrar que um dos usos mais importantes do fluxograma é a comunicação. Se você for
utilizar símbolos muito diferentes que somente parte de sua audiência entende, há uma grande
chance de que você falhe na comunicação. Por isto, a dica é: mantenha sempre as coisas
simples.
Como construir um fluxograma?
Para construir seu fluxograma, comece definindo as fronteiras do seu processo. Uma
ferramenta muito útil para definir as fronteiras de um processo é o SIPOC. Determine o tipo
de fluxograma a ser utilizado e o seu nível de detalhes. Pense em todas as atividades de um
processo e liste-as na ordem em que ocorrem. Faça perguntas como: O que realmente
acontece no próximo processo? Há alguma decisão que precisa ser tomada antes do próximo
passo? ou Quais aprovações são necessárias antes da próxima tarefa? Para ajudá-lo na tarefa
de elaboração do fluxograma, é fundamental que esteja acompanhado por pessoas que
conheçam o processo e que consigam lhe ajudar à cria-lo.
 Comece o fluxograma desenhando um círculo alongado e escreva “início” dentro. Então vá
para a primeira atividade ou pergunta, utilizando um retângulo ou o losango para representá-
los. Escreva a atividade ou a pergunta dentro do retângulo ou do losango e ligue a forma até
a próxima atividade.

1. Defina as fronteiras do processo. A ferramenta SIPOC é de grande ajuda para esta tarefa.
2. Determine qual tipo de fluxograma será utilizado (por exemplo, Cima/Baixo,
Matriz/Grupo, Complexidade ou Tradicional) para alcançar o objetivo de melhoria.
Descrições mais detalhadas dos diferentes tipos de fluxogramas serão apresentadas nos
próximos artigos.
3. Ilustre as etapas do processo de cima para baixo e/ou da esquerda para a direita. Colar
“Post-Its” num quadro branco ou num “flipchart” poderá, ser útil para o desenvolvimento
do fluxograma inicial, pois a equipe poderá movimentá-los ao adicionar novas etapas. Não
comece a fazê-lo no computador. Computador é para guardar a versão final.
4. Use palavras de ação ou verbos para descrever as atividades importantes do processo.
Por exemplo, em lugar de “conta do frete” use “preparar conta do frete”. Isto ajudará a
equipe a visualizar a atividade como um processo, ao invés de um resultado.
5. Use os símbolos de fluxograma que façam sentido para a sua equipe. Utilize os
símbolos de modo que contribuem para a comunicação. Geralmente os símbolos básicos de
um diagrama de bloco são os mais indicados.
6. Ao se deparar com um ponto de decisão ou uma divisão do processo, siga um caminho por
vez, até completá-lo. Este procedimento deverá ser usado para todos os pontos de decisão
durante a realização do fluxograma.
7. Se a equipe não possuir os conhecimentos necessários sobre o processo, para completar
uma das seções do fluxograma, anote este ponto para poder completá-lo mais tarde.
8. Revise o fluxograma acabado sobre os seguintes pontos de vista:
1. O fluxograma reflete o processo do modo como ele realmente funciona?
2. Todas as etapas foram definidas? Faltam etapas?
3. O fluxograma contribuirá para o objetivo de melhoria?
4. Existem áreas que demonstram uma necessidade óbvia de melhoria?
5. Os pontos úteis de coleta de dados podem ser identificados?
6. Há oportunidades para reduzir atividades de inspeção/avaliação múltiplas e outras
etapas redundantes? Liste estes e outros assuntos relacionados para ação pela equipe de
melhoria.
9. Use o diagrama em conjunto com o Modelo para Melhorias para facilitar a colocação de
perguntas e fazer previsões relacionadas aos ciclos de melhoria.
10. Atualize o fluxograma para refletir as mudanças ou melhorias do processo. O
fluxograma deverá ser exibido durante todas as reuniões de equipe para facilitar a
comunicação e documentar os conhecimentos atuais sobre o processo.

Como trabalhar um fluxograma?

Trabalhe por meio do processo todo, mostrando as atividades e as perguntas na ordem em
que ocorrem. Conecte-as por meio de flechas para mostrar qual é o fluxo do processo. Nos
locais em que houver perguntas, desenhas as flechas saindo do losango para cada uma das
possibilidades e nomeie as saídas. E lembre-se de mostrar o final do processo utilizando a
mesma forma utilizado para mostrar o início, porém desta vez, dentro da forma escreve a
palavra “fim”.
Por último, desafio seu fluxograma. Faça isto perguntando para você mesmo se cada uma das
atividades e dos pontos de decisão listados estão corretos e na ordem correta. E, se você
estiver utilizando o fluxograma para uma atividade de melhoria, olhe cada atividade e busque
por aquelas que não agregam valor sob a ótica do cliente para eliminá-las. Olhe também se
as atividades estão sendo feitas pelas pessoas certas e da maneira certa. Olho clínico neste
momento poderá trazer ganhos importantes no seu processo.

Quais são as outras dicas para fazer um

fluxograma?
Dica 2: fluxogramas podem rapidamente tornar-se muito complicados a ponto de você não
mais conseguir mostra-los e uma folha de papel. Quando isto acontecer você deverá utilizar
os conectores (pequenos círculo com um número dentro) em que o fluxo de atividades
conecta-se a uma outra atividade que está em outra página. Utilizando o mesmo número nos
conectores, é possível acompanhar o fluxo mesmo quando este pula de página.
Dica 3: descreva o processo como ele é hoje. Nunca descreva num fluxograma um processo
ideal.
Dica 4: inicia o desenvolvimento do fluxograma com uma versão macro, caso contrário vai
acabar se perdendo em detalhes. Com o fluxograma bem entendido na versão macro, se
necessário, parta para a versão micro.
Dica 5: não utilize mapeamento feito no passado. Eles podem estar muito desfasados ou
podem não terem sido feitos utilizando-se do cuidado necessário.
Quais os Tipos de fluxograma?
Quando trabalhamos com fluxograma, podemos dividi-los em duas categorias principais:

O que é um Fluxograma multifuncional?

Possui um foco nas unidades organizacionais, permitindo que seja compreendido o fluxo do
processo entre os departamentos. É muito útil para os processos que não se completam em
uma única área, indicando assim os responsáveis por cada etapa e permitindo identificar
problemas que acontecem quando os processos passam de uma área para a outra.
O que é um Fluxograma vertical?
É o mais utilizado em atividades de melhoria. Possibilita enxergar as relações entre
atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade. Para sua
elaboração, é necessário começar pelo nível mais elevado e depois ir adicionando os detalhes.

O que é um Diagrama espaguete?

Método que utiliza uma linha contínua para rastrear o caminho percorrido por um item ou por
pessoas durante a realização de um processo. Por haver muitas idas e vindas ao mesmo ponto,
o desenho assemelha-se à um prato de espaguete. Muito usado para expor layouts ineficientes
que geram desperdícios. Neste diagrama pode ser mostrado o fluxo de materiais, informações
e pessoas.
Quais as vantagens do fluxograma?
Segundo a maioria das equipes de melhoria considera, ele é a chave para seu sucesso. O
fluxograma é normalmente utilizado para ajudar a definir um processo de trabalho e para
auxiliar a equipe a entender este processo. Sem ele, muitas equipes consideram difícil
melhorar a qualidade ou até mesmo saber por onde começar. Eles são úteis para as indústrias
tradicionais de manufatura e processamento, mas têm seu maior impacto nos processos
administrativos e de serviços, onde não podemos “ver” o processo operar (Shostock, 1984).
Por este motivo, o mapear o fluxo é normalmente um bom ponto de partida para o aprendizado
do processo. Além de ajudar a equipe a descobrir por onde começar seus projetos, o
fluxograma oferece muitos outros benefícios, como:
 Fornecer uma experiência de aprendizado para a equipe;
 Fornecer uma exibição visual do processo atual;
 Facilitar o projeto de um novo processo;
 Demonstrar os papéis e relações entre as etapas e os departamentos envolvidos num
processo;
 Ajudar a explicar um processo a outras pessoas em um treinamento ou quando houver
necessidade de passagem de informações;
 Indicar áreas problemáticas, ciclos desnecessários, complexidade e aqueles
pontos/áreas onde o processo pode ser simplificado;
 Ajudar a identificar o lugar para coletar dados e onde uma investigação mais
detalhada pode ser necessária;
 Ajudar a identificar quais elementos de um processo pode ter um impacto sobre o
desempenho;
 Documentar e padronizar o processo.
Onde utilizar um fluxograma?
O fluxograma não é utilizado somente uma única vez pela equipe. Para garantir os benefícios
acima mencionados, o fluxograma deverá ser exibido e utilizado durante todas as reuniões
desta equipe.

Agora que você já sabe os benefícios, vamos explicar quais são as diretrizes para aproveitar
ao máximo a ferramenta:

 O fluxograma deverá ser usado como suporte ao objetivo global de melhoria.

 O documento inicial deverá descrever o processo como ele realmente funciona, a não
ser que seja usado para descrever as mudanças do processo a serem efetuadas (por
exemplo, padronização) ou para projetar um novo processo.
 A equipe deverá incluir somente os detalhes suficientes para que ele possa servir de
suporte para o objetivo de melhoria.
 O fluxo deverá ser construído por aqueles que conheçam como o processo funciona no
dia-a-dia.
Quando usamos um fluxograma num Projeto
Lean Seis Sigma?
Dentro de um projeto de melhoria podemos utilizar o fluxograma em diversas fases:

 Definir o escopo de um projeto de melhoria (o que estamos tentando realizar?);

 Servir como um formulário de coleta de dados (como saberemos que uma mudança é
uma melhoria?);
 Identificar mudanças óbvias que podem ser feitas (que mudanças podemos fazer que
resultarão em melhoria?):
o Compreender o contexto em que uma mudança será feita;
o Fornecer uma ferramenta para utilização do raciocínio lógico;
o Definir a visão de um novo processo.