Colu Ação Situação

Fazer uma "fotografia" do momento Aguardando

Definir o escopo (O que será feito) Aguardando

Listar os motivos (Por que será feito?) Aguardando

Escolher a notação para desenhar Aguardando

Definir onde será feito / qual ferramenta Aguardando

será utilizada

Definir prazos (Quando será feito) Aguardando

Definir quem conduzirá o mapeamento Aguardando

(Por quem será feito?)

Avaliar a maturidade dos processos Aguardando

Estudar o assunto "Jornada do cliente" Aguardando

Escolher o primeiro processo para iniciar Aguardando

o desenho

Mãos na mass

Iniciar o desenho (não comece o Em andamento

desenho sem assistir o vídeo ao lado)

Colocar códigos nos elementos para facili Aguardando

Delimitar o uso de ícones Aguardando

Utilizar verbo (termos no infinitivo) nos Aguardando

títulos dos elemementos

Utilizar o menor número de Gateways

Aguardando
(Se você utilizar a notação BPMN)

Identificar as atividades manuais Aguardando

Desenhar com um espaçamento grande Aguardando
entre os ícones

Evitar tarefas sequenciais com o mesmo Aguardando

executor

Evitar voltar as setas. Retornar Em andamento

caminhos.

Quebrar o processo em partes menores Aguardando

Implementando as m

Eliminar tarefas do processo Aguardando

Identificar pontos de melhoria Aguardando

Identificar as desconexões (problemas) Em andamento

Tornar o processo inteligente Aguardando

Identificar quais tarefas do processo
podem ser executadas em paralelo ao Em andamento
invés de depender uma da outra

Implementar as melhorias Em andamento

Estabelecer um plano de comunicação

Aguardando
da mudança

Definir indicadores ou OKR de

Aguardando
desempenho

Escolher uma ferramenta de BPMS Aguardando

Automatize o processo Aguardando

Revisitar o processo - Fazer acontecer o Aguardando

PDCA
 Dicas
Se você deseja fazer uma comparação e mostrar os resultados atingidos, faça uma
"fotografia" do processo. Colete dados sobre: como ele é executado? Em quanto
tempo? Quanto gasta? Quais são os principais problemas e gargalos hoje? Os
ganhos da transformação do processo são informações ricas para você divulgar,
comparando o antes e o depois.

É importante definir o escopo do mapeamento. Será feito um diagrama do processo?

Um mapeamento? Ou uma modelagem? Qual o nível de detalhes necessário? Veja
no link ao lado a diferença entre diagrama, mapa e modelo.

Você vai parar para conhecer o processo, fazer o desenho dele. É necessário, antes
de tudo, responder a pergunta: Por que faremos o desenho desse processo? Você
pode mapear para resolver um problema estratégico (os processos precisam de
comunicação com o planejamento estratégico, não é mesmo?), resolver um
problema especifico (ineficiência), conhecer a jornada do cliente, etc. Liste os
motivos.

A notação mais utilizada por analistas de processo é a notação BPMN. Mas, você
pode usar a notação que quiser. Como por exemplo, a notação de fluxograma. Veja
ao lado um texto para entender a diferença entre as duas notações.

Defina qual a ferramenta que você usará. Será feito em ferramenta online gratuíta?
Será feito em Software de modelagem?

Não caia na paralisia por análise. Ou seja, há casos em que os desenhos de processos
são tão extensos e entram em detalhes tão minuciosos que demoram demais para
serem implementados e para enxergar as melhorias.Defina prazos claros para
finalização do desenho.

É recomendado que você não faça o mapeamento sozinho. Convide as pessoas

responsáveis pelo processo ou os usuários do processo para participar. Assim, você
evita a resistência das pessoas para implementar as mudanças.

Você pode escolher o processo para mapear de acordo com a maturidade de cada
um. Aqueles com menos maturidade estão mais propensos a erros, logo, merecem
atenção. Veja material complementar ao lado >>
BPM é uma disciplina voltada a melhorar a experiência do cliente e não apenas
melhorar processos internos. Antes de iniciar a modelagem, a nossa dica é: estude
um pouco sobre como pensar no cliente. Veja este artigo >>

Essa tarefa é um pouco difícil. Algumas pessoas começam com processos que
entregam valor, outras preferem processos simples e pequenos. A nossa dica é
começar por aqueles percebidos pelo cliente, que trarão resultados para a sua
empresa. Processos ponta a ponta. Se você pesquisar na internet, há ferramentas
"Matriz de Seleção dos Processos Críticos" para lhe ajudar a tomar esta decisão.

Mãos na massa

Para você realizar esta tarefa, o vídeo ao lado é obrigatório, pois é um vídeo muito
interessante.

Quando você começar a desenhar coloque códigos nos elementos. Por exemplo:
elemento de mensagem codificado como M01. Tarefa codificada como T01. E
assim por diante. Isso facilita na comunicação e também na automatização do
processo.

A notação BPMN possui mais de 100 itens e a notação de fluxograma possui mais
de 30. Independente de qual notação você usar, não é necessário decorar ou utilizar
todos eles. Simplifique, use o menor número de itens que você puder.

É uma boa práticar utilizar o padrão de tarefa na forma verbal. Veja exemplo ao
lado.

Não é necessário usar todos os gateways da notação BPMN, use o e-book ao lado
para saber quais são os mais usados e os menos usados.

É importante você identificar as atividades manuais do processo, para posterior

análise e automatização dessas tarefas. Pois elas são candidatas a erros.
Deixe uma distância ampla entre um ícone e outro. Pois, se você precisar adicionar
informações porteriormente, será mais fácil.

Colocar tarefas de modo sequencial para um mesmo executor torna o processo lento
quando você desejar partir para a automatização.

Ande com seu mapeamento sempre para frente. É uma boa prática não colocar setas
que voltem. Se for necessário voltar, utilize outros recursos, como o elemento de
link, por exemplo.

Se você considerar demorado ou complexo, quebre o processo em partes. Quando

uma parte estiver finalizada, já implemente melhorias. Assim, os resultados
aparecerão rapidamente.

Implementando as melhorias

Para realizar este item do checklist eu trouxe um texto ótimo para você >>

Para implementar melhorias, eu te trouxe um texto que fala sobre produtividade

nos escritórios. Mas, no blog da SML Brasil tem centenas de materiais que podem
te ajudar ainda mais. Inclusive textos relacionados a cada área dentro de uma
empresa.

Deixe claro no desenho quais são os pontos mais críticos e mais propensos à
falhas. Defina melhorias para estes pontos.

Essa tarefa é essencial. Faça o desenho, implemente melhorias e torne o processo

mais inteligente. O que é um processo inteligente? Veja no texto ao lado >>
Há casos em que tarefas são colocadas como dependentes e na verdade poderiam
ser executadas em paralelo. Quando isso acontece, o tempo do processo se torna
maior, sem necessidade.

Coloque tudo em prática!

Há estudos que evidenciam que a gestão da mudança é um fator crítico para o

sucesso de implementações de melhorias em processos. Trouxe um artigo para
você ler >>

As melhorias foram implementadas, agora é hora de medir. Crie indicadores e faça

o PDCA acontecer. Caso os números ainda não estiverem conforme a empresa
espera, revisite o processo e altere novamente.

Para transformar o seu processo, uma ferramenta de BPMS é ideal. Caso a sua
empresa já tenha chegado nessa maturidade dos processos, veja o vídeo e o post
ao lado para saber como escolher o melhor BPMS.

Automatizar o processo é uma ação chave para transformar o processo. Ou seja,

você obtem ótimos resultados na melhoria dos processos internos que
consequentemente se refletem na satisfação do seu cliente. Não sabe o que é
automatização de processos? Veja o e-book ao lado.

Não adianta você realizar um trabalho maravilhoso e nunca mais voltar a pensar
sobre o processo. As coisas mudam rapidamente. Estabeleça um período para
voltar a analisar o processo, fazer o PDCA acontecer na prática.
 Materiais e imagens explicativos

Conteúdo: Diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos

E-book: SIPOC

Webinar: Ferramentas modernas de processos de negócio

Artigo: O que significa BPMN?

Artigo: 5 passos para a criação de um fluxograma

Webinar: Ferramentas modernas de processos de negócio

Artigo: Ferramentas que todo analista de processos deveria conhecer

Webinar: Ferramentas modernas de processos de negócio

E-book: Maturidade de processos

Quiz: Avaliação de maturidade de processos

Artigo: Jornada do cliente e processos

Vídeo (5 min): Entenda do que são regras de negócio

E-book: Gateways - Um guia para a modelagem de processos

Artigo: Como eliminar tarefas de um processo

Artigo: Produtividade em escritórios

Blog SML Brasil

Artigo: O que é um processo inteligente?

Artigo: Gestão de mudanças organizacionais

Artigo: Como funcionam os indicadores de desempenho de processos

Artigo: Como contratar um software de BPMS

Webinar: Como contratar um software de BPMS

E-book: Automatização de processos de escritório