Mapeamento de Processos - Guia Com Passo A Passo (+ Ferramenta) !

17/06/2021 Mapeamento de processos: guia com passo a passo [+ ferramenta]!
Produtos
Biblioteca
Clientes
Sobre
Contato
Privacidade
NAVEGUE PELO BLOG: Por assunto 

Por departamento 
Por mercado 
Guia completo para mapeamento de

processos!
      
A eficiência na execução de processos está diretamente ligada à forma como eles são planejados.
Esse deve ser uma espécie de mantra para você a partir de agora, portanto, guarde isso. Isso porque
por mais que o mapeamento seja uma prática estabelecida no mundo corporativo de alta
maturidade, é comum que surjam dúvidas ao fazê-la — vale lembrar que estamos falando de um
meio para conectar os diversos níveis de um processo e de pessoas.
Afinal, é preciso ser um especialista para fazer um mapeamento de processos? Por onde devo
começar? O que não pode faltar? Chega de dúvidas! Cada setor pode ter suas especificidades, mas
há estratégias básicas para aplicar o mapeamento em qualquer um deles. Mostrarei, neste artigo,
tudo o que você precisa saber sobre o assunto, incluindo um passo a passo completo. Confira!
Checklist para Mapeamento de Processos
Tenha o passo a passo com tudo o que você precisa fazer (e mais muita dicas) para Buscar... 
mapear seus processos! 🙂
CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS
BAIXAR CHECKLIST
DEMONSTRAÇÃO SEMANAL
Antes de seguirmos… o que é um processo?
Para que possamos falar sobre o que é mapeamento e modelagem de processos, preciso explicar o
que é um processo e, principalmente, qual é o seu papel dentro de uma empresa. Posso dizer que
essa é a definição de processo: uma ordem determinada de atividades ou tarefas e que estão
espalhadas por um espaço de tempo, com produtos/serviços e matérias-primas bem definidos e,    

claro, com um começo (entrada), um processamento (transformação) e um fim (saída).
Definição geral de um processo
Meio confuso? Na prática, quase tudo que acontece dentro de uma empresa passa por algum tipo
de processo. Uma solicitação entra, ela é executada e entregue ao solicitante. Essa solicitação pode
ser um produto requisitado pelo cliente final ou pode ser um simples pedido de férias oriundo de
um profissional interno. Em ambos os casos houve a entrada de um pedido, a execução desse

pedido e a entrega desse pedido. Isso é um processo! Veja mais no vídeo abaixo (1 min):
O que é um processo?
https://blog.smlbrasil.com.br/como-fazer-mapeamento-de-processos/ 1/12
Pois bem, agora sim: o que é mapeamento de processos?
O mapeamento consiste em entender e/ou identificar o fluxo de atividades de um processo. É um

modo de comunicação. Ele tem como objetivo dar auxílio à empresa para que ela possa enxergar os
seus processos de negócio, de controle e de apoio. Ou seja, trata-se de uma prática que visa
entender as etapas de um processo, descrevendo e relacionando cada uma das pessoas envolvidas,
os materiais necessários e os produtos ou serviços resultantes.
Dessa forma, busca-se um melhor entendimento de cada etapa que compõe o processo,
identificando os pontos fracos e fortes com a finalidade de melhorar o desempenho organizacional.
Veja um exemplo:
A sua empresa apresenta uma série de problemas e você não sabe exatamente o que fazer para
organizar as atividades e criar padrões de execução de cada tarefa. Pois bem, neste caso o
mapeamento te ajudaria muito, pois ele te faria entender como tudo funciona.
Sendo assim, reúna os profissionais envolvidos no processo, faça entrevistas, observe como cada
atividade é realizada e mãos na massa. O próximo passo é fazer a representação desse fluxo de
atividades. Desenhe tudo isso. Eu te indicaria usar a notação de fluxograma ou de BPMN, tanto faz.
Vou te mostrar um exemplo de mapeamento de processo de uma pizzaria, em notação BPMN:
Buscar... 
Exemplo de mapeamento de processos
Se você quiser ver essa imagem completa e muito mais sobre mapas de processo, então veja esse e-
book.
   

Fluxo do processo
Agora você entende por que eu disse que o mapeamento é uma ferramenta de comunicação?
Porque olhando para o desenho acima você consegue identificar o fluxo de tarefas e as atividades
que compõe o processo desta pizzaria. E, você consegue ver também se o processo está fluindo de
uma forma produtiva ou se ele está dando mil voltas até chegar ao objetivo final, veja o exemplo
abaixo:
Exemplo do caminho percorrido pelo processo
O desenho mostra que para eu entregar o mesmo objetivo, a linha rosa percorreu outros caminhos
diferentes da linha azul, certo? Quando você faz um mapeamento você consegue identificar isso: o
caminho percorrido pelas atividades (fluxo) do início até a entrega da tarefa, do produto ou do
serviço que você deseja entregar.
A linha rosa pode parecer insignificante, mas ela representa mais tempo de execução, mais recurso
envolvido, mais pessoas envolvidas e ambas linhas estão chegando ao mesmo objetivo. Agora
responda a minha pergunta: fazer o mapeamento é importante? Sim ou com certeza? Vamos
melhorar este processo já, mas antes de qualquer coisa você precisa entendê-lo, ou seja, mapeá-lo.
O que é modelagem de processos, então?
Eu já falei bastante sobre o mapeamento, agora é hora de falar sobre modelagem. Para a sua
surpresa, a modelagem é exatamente a mesma coisa, com uma observação: ela possui muito mais
detalhes e especificações do processo.
Nada mais é do que uma representação visual mais completa de todas as informações que são
encontradas no processo. Ou seja, quando fazemos a modelagem do processo mapeado, tornamos
possível identificar cada uma das atividades do processo, o profissional responsável pela sua
execução, o tempo necessário para a execução e outros detalhes. É mais utilizada em casos onde o
próximo passo será a automatização do processo.
Por que fazer o mapeamento?
Se você leu este post desde o início eu tenho certeza que eu não preciso mais responder esta
pergunta, pois já te provei que entender a fundo o seu fluxo de atividades é muito importante. Mas,
vou citar (ou salientar) mais alguns motivos: Buscar... 
Melhorar o que é feito;

Documentar as atividades;
Eliminar desperdícios;
Eliminar processos que não geram valor;
Padronizar os fluxos de trabalho;
Automatizar processos;
Reduzir custos;
Reduzir tempo;
E muitos outros…
Quando você inicia o desenho do mapeamento é interessante que você tenha um objetivo em
   

mente para focar nele. Óbvio que você poderá reduzir custo e padronizar atividades ao mesmo
tempo, mas quando seu objetivo é agressivo, como por exemplo reduzir custo ou tempo de
execução de processo, eu apostaria em uma melhoria por vez. Melhoria contínua é o segredo das
empresas produtivas. Claro, a não ser que você esteja inovando e implementando uma ferramenta
de gestão de processos, aí sim vai com tudo que a mudança é magnífica e os resultados mais
magníficos ainda!
Quando fazer o mapeamento?
Essa pergunta sempre aparece. Talvez, uma das maiores dúvidas de todos os envolvidos: quando
fazer o mapeamento? Eu diria que para definir o momento exato para fazer um mapeamento de
processos na sua empresa, você precisa analisar e verificar se a sua empresa está precisando de
otimização e melhoria nos processos. Simples assim. Toda vez que você perceber que não está
bom, que está havendo ruídos na comunicação, atrasos na entrega ou retrabalhos, está na hora de
rever seu processo.
Vale lembrar que isso nãos ignifica que você precise rever os processos da empresa inteira. Pode ser
apenas o processo em que você trabalha, dentro da sua área ou departamento.
Quais são os resultados em mapear?
Se você fizer uma modelagem ou um mapeamento do seu processo você poderá atingir:
1. Melhoria na compreensão do negócio;
2. Facilidade de realizar análises;

3. Redução de custos;
4. Aumento da produtividade;
5. Os processos se darão de maneira mais rápida e eficiente;
6. Resolução de problemas;
7. Melhores práticas aplicadas;

8. Padronização;
9. Organização;
10. Entre outros!
Nem tudo são flores…
Estava tudo muito fácil até agora, não é mesmo? Sem emoção não tem graça (rsrs). Brincadeiras à
parte, como todo e qualquer desafio, você enfrentará algumas dificuldades durante o mapeamento
dos processos da sua organização. Eu listei alguns. Veja só:

Escolher a notação que será utilizada no desenho: Fluxograma? BPMN? Alguma outra?;
Escolher a ferramenta mais eficiente: veja algumas dicas para facilitar a sua escolha;
Escolher a equipe que vai ajudá-lo;

Vencer as barreiras: como a resistência, dificuldade de expressão de quem executa o processo,
adequação dos processos, falta de visão sistêmica, pouca cooperação dos envolvidos, medo da
mudança. Dica: tenha empatia.

Provar para a gestão que a modelagem é uma atividade que agrega valor para a empresa. Leve
para a gestão alguns números sobre produtividade que temos neste post, prove que o
mapeamento é uma ótima ferramenta de mudança! Se a sua gestão abraçar a ideia, o sucesso é
99,99% garantido.
Essa dificuldades não são regras, tampouco premonições. São dificuldades listadas e baseadas na
minha experiência profissional e nos artigos científicos que eu leio relacionados ao assunto. Mas
isso não significa que você as terá, ou que todas irão acontecer. Significa apenas que você precisa
estar aberto para algumas situações pelas quais precisará estar preparado para passar. Buscar... 
Tá, mas como fazer o mapeamento, afinal? CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS
Em primeiro lugar, lembre-se de que, aqui, a ordem dos fatores altera sim o produto final. Seguir o
passo a passo na sequência mostrada é a melhor forma de extrair o máximo possível de

informações relevantes e conseguir, assim, melhorar seus processos. Vamos começar?
Passo 1: Identificar a questão crítica
Seu objetivo pode ser estabelecer um processo partindo do zero ou mesmo aperfeiçoar um já
existente. Em ambos os casos, o primeiro passo é a identificação da questão crítica — um problema
real ou mesmo em potencial — que exige uma ação para que não cause impactos ruins nos    

negócios.
Especialistas afirmam que, após definido o planejamento estratégico, é hora de analisar e
identificar fatores que podem impedir que os objetivos sejam alcançados. Assim, será delimitado
um cenário no qual as ações deverão ser colocadas em prática para evitar que isso aconteça.
Contudo, se a sua empresa não trabalha com um forte planejamento estratégico, a sua questão
crítica pode ser, por exemplo:
1. Resolver problemas recorrentes;
2. Problemas de comunicação;
3. Retrabalho, improdutividade;
4. Pouco crescimento no mercado;
5. Baixa nas vendas, etc…
O importante é ter bem claro qual o seu problema e, a partir de agora, o foco estará em corrigi-lo.
Passo 2: Selecionar o processo
Após identificada a questão crítica do negócio, deve-se identificar quais processos dentro da
organização impactam essa questão e que possuem ação eminente para resolvê-los.
Missão, visão, valores e objetivos da empresa são questões que podem servir de referência para
guiar essa etapa do mapeamento. Afinal, é preciso que as ações tomadas sejam justificáveis de
acordo com algum parâmetro já estabelecido.
Como assim?
Para deixar mais claro, vamos pensar que a minha empresa tenha como estratégia tornar-se a
líder de mercado em seu segmento. Então, eu identifico que o processo comercial tem um forte
impacto nesta estratégia e pode alavancar este sucesso. Pronto! Já sei por onde começar o meu
mapeamento: pelo processo comercial.
Uma dica de ouro!
Essa eu só compartilho com quem eu realmente gosto. Se você nunca fez mapeamento de
processos, o ideal é que você escolha primeiro um processo pequeno, para aprender com ele. Se
você escolher um processo complexo demorará o triplo do tempo e poderá se desmotivar a
continuar. 😉
Passo 3: Selecionar a equipe
Por mais eficiente que sejam o gestor e as ferramentas que a empresa possui, qualquer projeto está
fadado ao fracasso se não contar com o engajamento dos membros do time. Tanto quanto
capacitação profissional e experiência, é preciso que os funcionários tenham participação ativa nas
mudanças propostas.
Por isso, a formação da equipe deve levar em conta o tempo exigido pelo processo e o disponível
para ação do colaborador. Entretanto, não basta designar essa tarefa para quaisquer funcionários
da empresa. Alguns critérios são extremamente relevantes para garantir o sucesso após o
mapeamento.
Alguns exemplos são:
Compreender detalhadamente o processo;

Buscar... 
Ter uma visão sistêmica;
Ser criativo;
Ter predisposição e iniciativa; CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS
Saber trabalhar em grupo;

Valorizar a oportunidade de trabalhar no projeto. DEMONSTRAÇÃO SEMANAL

O que fazer:
Para começar, é preciso definir um líder — de preferência alguém da alta administração para
motivar a equipe e autorizar ações. Lembre-se, sem o apoio da liderança dificilmente as mudanças
terão sucesso.
Após a definição do líder, forme um grupo com algumas pessoas que tenham conhecimento em    

mapeamento ou modelagem de processo, outros que tenham visão de eliminação de desperdícios e

implementação de melhorias e nunca esqueça de chamar aqueles que são os mais importantes: as
pessoas que executam o processo. Estes se sentirão felizes em participar e pode apostar, eles são
fundamentais.
O que não fazer:
Não forme uma equipe e saia mapeando processos sem convidar os usuários daquele processo ou
ao menos sem informá-los sobre o que está acontecendo. Transparência é essencial para o
sucesso! Se isso acontecer, você pode criar uma resistência muito difícil de ser quebrada. E não há
tecnologia ou boa ação que supere a importância da compreensão e comunicação entre pessoas.
Confiança é fundamental!
Passo 4: Treinar a equipe
Tão óbvio, mas muitas vezes esquecido. Mesmo que uma empresa conte com profissionais de alto
nível e bem capacitados, é preciso garantir que os envolvidos estejam com os conhecimentos
alinhados. Por isso, é preciso ter cuidado, pois os erros são comuns em modelagens que ignoram
essa etapa. Muitas vezes pode ser necessário, por exemplo, implementar um software específico
para a melhoria de um processo. Se sistemas informatizados forem instalados, é preciso treinar os
usuários finais e a própria equipe de implementação. Afinal, eles terão de lidar com o software
durante todo o percurso.
Indo além, é preciso considerar a possibilidade de oferecer treinamentos para conscientizar os
funcionários sobre a relação de interdependência existente em qualquer empresa. Os processos

constituem uma complexa rede que se mantém interligada continuamente.
É um fato: todos serão afetados
Não há departamento que não seja afetado por uma falha em processos, mesmo que em menor
grau. Os gargalos são o reflexo de impactos diretos em atividades próximas. Ainda assim, os
prejuízos não terminam ali. Por isso, os membros dos times devem estar cientes da importância da
sinergia entre as áreas e até mesmo conhecer tantos processos realizados por outras equipes
quanto for possível.
Lembre-se: treinamentos refletem a valorização do funcionário por parte da empresa. Em relação
aos gestores, a capacitação constante permite o aumento de sua autonomia de trabalho em

paralelo com novas responsabilidades que assume.
Passo 5: Desenvolver o mapa atual (as is)
Antes de elaborar qualquer planejamento, é preciso compreender exatamente o objeto com o qual
lidamos e as atividades que o compõem. Por isso, o desenvolvimento do mapa atual tem como
objetivo entender o processo “as is” — ou seja, “como é”.
Estou falando de uma descrição da situação atual, ou seja, como ela acontece hoje e agora. Seu
objetivo é tornar claro o cenário em questão, mostrando as dificuldades existentes, os retrabalhos
desnecessários que são gerados e os prejuízos que a empresa enfrenta devido a tudo isso. É nesse
ponto que você deve ter certos cuidados e um olhar aguçado.
Contenha seu impulso por melhorias
O desenvolvimento do mapa atual é uma etapa de identificação de problemas. Por mais que você se
sinta tentado a aplicar diversas soluções que podem surgir ao longo do caminho, é preciso conter
Buscar... 
esse impulso. Anote o que achar mais relevante para refletir sobre isso futuramente. Tenha em
mente que haverá um momento específico para planejar e executar cada solução. Aqui, é preciso
focar no detalhamento do processo — uma tarefa que pode ficar por conta do facilitador, um CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS
membro que tenha conhecimento do processo de melhoria e dos objetivos em jogo.

O que você entregará ao final dessa etapa
Assim, o resultado esperado é uma representação completa do processo por meio de diagramas,
mapas ou modelos — ou seja, um sistema representativo que forneça uma perspectiva desses
processos, de ponta a ponta. Um desenho.
Os diagramas estão mais ligados ao fluxo dos eventos, com pouco foco nos detalhes. O mapa, por
sua vez, adiciona informações relacionadas a regras, resultados e demais questões relevantes,    

dando maior precisão e beneficiando a leitura aprofundada. Já o modelo é uma versão com alto
nível de detalhamento que inclui recursos, fluxo de informações, características das instalações e
questões financeiras.
Modelagem de Processos e Gateways
Descubra tudo sobre o uso de gateways pela notação BPMN e tenha sucesso na
modelagem dos seus processos com esse e-book!
BAIXE O SEU E-BOOK AQUI!
Outra dica de ouro!
Você pode traçar o modelo básico de um processo respondendo apenas QUEM faz O QUÊ. Porém,
para um processo bem definido, eu digo que você precisa ir além! Dois itens não são suficientes; há
cinco perguntas:
Quem?
O quê?
Quando?
Como?
Onde?
Por quê?
Responder a essas perguntas é essencial para entender o processo e, assim, encontrar maneiras de
aprimorá-lo. Por exemplo, se você não for capaz de responder POR QUE o trabalho é feito, é sinal
de que o valor do processo não está claro e, nesse caso, sua empresa pode estar desperdiçando
tempo com ele.
Passo 6: Identificar as desconexões (problemas)
Entradas e saídas podem constantemente estar desconectadas e isso representa uma falha clara na
execução dos processos. É possível que, nesses casos, a equipe encontre desconexões com fluxos
redundantes ou mesmo ilógicos — e o maior problema é que eles podem comprometer a eficiência
e a eficácia do processo.
Por isso, é essencial que seja feita uma análise ponto a ponto, tarefa por tarefa, etapa por etapa e
sem pressa para verificar de que forma as atividades estão sendo realizadas e se há uma lógica
clara entre elas. Os pontos de impacto negativo devem ser listados para tratamento futuro — tenha
sempre em vista que, eventualmente, a situação pode exigir a eliminação de uma atividade
desnecessária ou redundante.
Cuidado!
Eu sei, é muito difícil controlar o impulso de aplicar melhorias, mas, da mesma forma que na
elaboração do mapa atual, agora ainda não é hora de implementar soluções! Isso será feito em uma
próxima etapa sob o devido monitoramento dos gestores e dos envolvidos no mapeamentos do
processo.
Passo 7: Analisar as desconexões

Buscar... 
A análise dos problemas pode ser feita de diversas maneiras. Muitas empresas tomam como base
estudos de especialistas no assunto para implementar técnicas direcionadas a contextos
específicos. O Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) é um bom exemplo disso.
   

Exemplo de Diagrama de Ishikawa
O objetivo é não só listar os problemas, mas identificar a causa raiz de cada um. Entretanto, é
importante destacar que toda a equipe deve estar reunida para essa etapa do processo. Afinal,
todos podem contribuir de uma maneira ou de outra.
Outra técnica utilizada com frequência é o brainstorming. Nele, as ideias são dadas com mais
espontaneidade — mesmo que pareçam, a princípio, banais. Se um colaborador tem uma sugestão
simples, o colega pode complementar. Coletivamente, uma análise mais aprofundada se desenha.
Após a identificação das principais causas de desconexões, pode ser aplicado um benchmarking
(pesquisa de melhores práticas) com base em ações de outras empresas ou mesmo de modelos
internos de sucesso.
Passo 8: Desenvolver o mapa ideal (to be)
Agora sim, a hora que você tanto esperava: melhorar o que está ruim! Com um alicerce robusto de
informações em mãos, finalmente é hora de desenvolver o mapa ideal, ou “to be”. O primeiro
passo, entretanto, é a definição da amplitude da transformação, conforme mostrado no tópico
sobre a identificação da questão crítica. As informações ali levantadas deverão mostrar se o
processo deve ser melhorado ou totalmente redesenhado. Porém, a segunda alternativa exige
complexas quebras de paradigma nas quais a atividade precisa ser repensada desde o princípio.
Isso pode trazer algumas dificuldades para equipes inexperientes, já que envolve a proposição de
um cenário inovador. Tenha em mente que há sempre a possibilidade de seguir linhas distintas e
depois comparar os resultados para julgar qual é a melhor opção. Sendo assim, em paralelo, pode
ser feito um mapa de relacionamento, para que todas as atividades visem redução de custos sejam
favoráveis à qualidade, ampliem a produtividade, eliminem os problemas e reduzam o desperdício.
Como definir a orientação da melhoria?
Lembre-se: você está fazendo o mapeamento com base na sua questão crítica, ou seja, aquilo que
você deseja mudar para melhor. Dessa forma, eu listei 12 itens que ajudam a nortear a busca por
eficiência na melhoria dos processos e a pensar em um desenho ideal, ou “to be”. Veja só:
1. Eliminar a burocracia;
2. Eliminar a duplicidade;
3. Avaliar o valor agregado;
4. Simplificar (ou desburocratizar) o processo;
5. Reduzir o tempo de ciclo do processo;
6. Tornar o processo a prova de erros;

7. Modernizar;
8. Promover uma linguagem simples;
9. Padronizar;
10. Realizar parcerias com fornecedores;
11. Aperfeiçoar o quadro geral;

12. Automatizar.
Sim, são ações simples, mas que causam um impacto extremamente positivo e facilitam bastante a
busca por melhoria nos processos.
Buscar... 
Checklist para melhorar a eficiência em processos

Baixe o checklist com um plano de ação para você eliminar a burocracia dos processos,
eliminar a duplicidade de informações, diminuir o tempo de execução do processo, DEMONSTRAÇÃO SEMANAL
simplificar os processos, criar padrões e várias outras dicas muito ricas para melhorar a
eficiência do seu processo.
BAIXE O CHECKLIST AQUI
   
Como ter ideias para melhorias?

De onde surgirão as ideias e a fonte de inspiração? Bom, uma alternativa é o próprio

benchmarking, que não serve apenas para avaliar comparativamente os processos, mas também
para ser uma fonte de inspiração. Não é porque os outros fazem que você vai estar sendo menos
criativo. Tenha em mente que aquilo que é bom e funciona deve ser copiado, no sentido positivo.
Não precisamos inventar a roda toda vez que vamos fazer uma melhoria, não é verdade?
No entanto, não é preciso sempre olhar para fora. Se você quiser descobrir como melhorar seus
processos, o input das pessoas que executam esses processos — chamadas, no BPM, de atores dos
processos — será muito valioso. Elas têm contato direto com o fluxo de trabalho e, possivelmente,
já tiveram várias ideias para modificar aspectos problemáticos ou falhos. E você não precisa apenas
ouvir o que elas têm a dizer. Em vez disso, pode estimulá-las a ter ideias e, também, colaborar com
sua própria criatividade. Uma boa maneira de fazer isso é promovendo sessões de brainstorming
(chuva de ideias), com a finalidade de levantar alternativas para resolver os problemas
identificados nos processos de negócio.
Passo 9: Estabelecer medidas de controle
Qualquer mudança estrutural deve ser acompanhada de indicadores que permitam o
monitoramento daquilo que está sendo feito. Caso contrário, o melhor dos planejamentos pode se
tornar uma armadilha para uma equipe que não consegue alcançar seus objetivos, já que é criada
uma expectativa que não será atendida. Veja mais sobre indicadores no vídeo abaixo:
Analisando Indicadores de Processo no Orquestra BPMS
O ideal é que a equipe estabeleça as medidas e os objetivos dos processos e dos subprocessos,
começando pelo que diz respeito ao cliente final. Isso pode ser estabelecido em quatro níveis: a
meta a ser atingida, um meio para monitorar, uma estratégia de comparação entre real e objetivo
(gráfico) e um procedimento para corrigir desvios.
Os indicadores chave de desempenho (KPI), por sua vez, não podem ser deixados de lado. Eles são
fundamentais para expor necessidades de aperfeiçoamento, uma ferramenta básica de gestão. Por
isso, devem ser diretamente relacionados aos objetivos da empresa, seus valores e ideais. Não é por
acaso que constantemente um indicativo de desvio nos remete rapidamente a uma possibilidade de
ação pontual para ajuste fino.
Passo 10: Implantar e monitorar
Não basta estabelecer metas e, após implementá-las, abandonar o projeto. Adotar uma cultura
inovadora significa buscar melhoria contínua, já que essa é a melhor forma de otimizar seus
processos e de evitar que eles voltem a apresentar falhas. Por isso, as palavras de ordem são Buscar... 
implantar e monitorar.

Para começar, o plano de ação deve ser executado. Questões como o nível de criticidade e o estado
atual do processo deverão influenciar no tempo estimado para adaptação — quanto menos
maturidade ele tiver, maior o período de implantação. Se possível, é importante que as mudanças
adotadas estejam detalhadamente registradas como procedimentos ou instruções de trabalho.
Afinal, dali para a frente, esse será o novo guia de atuação dos profissionais envolvidos.
Planilha de Plano de Ação com Gestão Visual
Organize e controle o andamento das ações de melhoria contínua das processos da sua    

empresa com esta planilha pronta. Faça a gestão das tarefas e acompanhamento em um
único local. Responsável, prazo, data real de encerramento da ação, gestão visual com
cores, observações, etc.
BAIXE A PLANILHA AQUI
Por fim, divulgue as novas responsabilidades, os objetivos e as metas para que haja uma mudança
comportamental na empresa — ou seja, para que a cultura inovadora se sustente. Lembre-se de
ter cuidado ao lidar com as pessoas para que todos se mantenham engajados nas mudanças e
correspondam às expectativas.
Como fazer automatização dos processos com facilidade?
A automatização significa colocar o seu processo “To be” dentro de uma plataforma de BPMS. A
transformação digital nos oferece ferramentas cada vez mais eficientes e os benefícios dessa
mudança são muitos. Afinal, os erros de processos são reduzidos, a qualidade tende a crescer e o
próprio tempo é melhor aproveitado.
Conheça uma ferramenta fantástica
Falando em fazer automatização de processos de maneira simples e prática, eu não posso deixar de
compartilhar com você uma ferramenta, o Zeev. O Zeev é uma ferramenta moderna que vai ajudar
você a eliminar a dor de cabeça do dia a dia da sua empresa, ou do seu departamento, por meio da
padronização dos fluxos de trabalho. A ferramenta possui mais de 400 processos prontos para uso,
dos mais diferentes departamentos: RH, Compras, Financeiro, Manutenção, TI, etc. Veja mais no
vídeo abaixo:
Zeev - Seu jeito novo de ser mais produtivo no trabalho
Siiim, o grande pulo do gato é que, da mesma forma que você pode utilizar os processos prontos,
você também pode mapear, desenhar e automatizar o seu processo, de forma muito simples, em
alguns cliques, sem precisar conhecimentos específicos de TI ou programação. Dessa forma,
enquanto você realiza o mapeamento do processo chave, de grande impacto, sua empresa pode ir
se beneficiando dos demais fluxos de trabalho. Nada mal, não é mesmo?!
Conheça essa ferramenta fantástica, que vai ajudar você a fazer uma mudança tranquila e a ter
resultados surpreendentes. 😉
Buscar... 
Conheça o Zeev, o seu jeito novo de ser mais produtivo! CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS
Prático. Fluido. Conectado. Isso é Zeev. Conheça a nova ferramenta da SML Brasil. Veja,
na prática, o braço direito do crescimento eficiente da sua empresa. Descubra o Zeev.

CONHECER O ZEEV
Boas práticas para documentação de processos

   

Viabilizar o sucesso desse procedimento exige eficiência na documentação dos processos. Por isso,
vou destacar aqui as boas práticas das quais você não pode abrir mão antes, durante e depois do
mapeamento.
Não desviar da cadeia de valor
A definição da cadeia de valor de qualquer atividade representa a sua espinha dorsal. Ignorar seu
funcionamento pode comprometer totalmente o trabalho realizado. Por isso, ela deve ser estudada
e definida como um fluxo de atividades a ser reconhecido durante qualquer etapa dos processos.
Não foque apenas em departamentos
Como destaquei, a integração entre áreas é fundamental para a eficiência desse tipo de mudança
estrutural. Por isso, não desenvolva um trabalho unicamente individual dentro de cada
departamento. Invista na sinergia entre áreas.
Entenda os objetivos
A documentação tem como principal referência os objetivos da empresa. Trata-se de um
mecanismo que deve estar diretamente ligado a eles, já que visa guiar os funcionários na direção
certa. Por isso, estude e compreenda profundamente os objetivos e as metas derivadas dele.
Escolha indicadores relevantes
Indicadores são essenciais para o monitoramento, mas podem complicar o trabalho do gestor se
não oferecerem informações relevantes. O ideal é que haja KPIs específicos e que sejam claros.
Desvios nunca devem levantar apenas uma dúvida, mas alertar sobre uma demanda real de
melhoria.
Registre oportunidades
Mesmo que o processo tenha sido alterado para melhor, oportunidades de melhoria podem surgir
ao longo do caminho. Documentá-las é a melhor forma de garantir que o futuro da empresa não
seja estagnado em um modelo preconcebido como perfeito. Faça das novas ideias as melhorias do
futuro.
Use ferramentas adequadas
Existem diversos softwares e plataformas para acompanhar essa fase de mudança. Não abra mão
do uso desse tipo de ferramenta, pois o trabalho pode ser muito mais complicado que o necessário
sem elas. O ideal é contar com um sistema fácil e intuitivo, que otimize seu trabalho sem torná-lo
apenas mais burocrático.
Conheça o Zeev, o seu jeito novo de ser mais produtivo!
Prático. Fluido. Conectado. Isso é Zeev. Conheça a nova ferramenta da SML Brasil. Veja,
na prática, o braço direito do crescimento eficiente da sua empresa. Descubra o Zeev.
CONHECER O ZEEV
Buscar... 
Por último, mas não menos importante: não faça
mapeamentos que duram meses! CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS
Erro comum em muitas organizações, por isso, não o cometa! Essa é a hora de pensar
estrategicamente. Isso significa que é preciso analisar o mercado, ser ágil e implementar ações de

melhoria o mais rápido possível. Busque resultados satisfatórios, pense nas pessoas e,
principalmente, em facilitar o trabalho delas, no dia a dia. Modificar a maneira como o processo
funciona pode trazer grandes resultados.
Criar atividades para aprimorar o atendimento ao cliente e eliminar atividades que não geram
valor para o seu negócio serão só alguns dos benefícios. Gargalos não detectados, desperdícios,
procedimentos não documentados e fluxos de informações confusos não existirão mais na sua    

organização!
Mãos à obra!
Agora você já sabe o que é e qual a importância do mapeamento de processos. Chegou a hora de
você colocar a mão na massa! Com o auxílio desse passo a passo, o mapeamento de processos pode
ser feito com tranquilidade e sem desafios maiores do que o necessário.
Em pouco tempo, você poderá colher os frutos e fazer com que a dinâmica de sua empresa se torne
ainda melhor. O mercado atual apresenta uma competitividade muito alta e uma cultura inovadora
é a melhor forma de conquistar diferenciais em relação à concorrência!
Bruna Amaral Castro

View posts by Bruna Amaral Castro
Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela
Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de
processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente
também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais
de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência
atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte
como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na
SML Brasil sou uma Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria
contínua e pela minha família.
Deixe uma resposta
Você precisa fazer o login para publicar um comentário.

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são
processados.
Posts Relacionados  
BPMS ou ECM: qual a ferramenta 8 dicas de como manter a saúde

ideal para sua empresa? mental em meio a pandemia
Copyright 2021 - SML Brasil - Buscar... 
   


Mapeamento de Processos - Guia Com Passo A Passo (+ Ferramenta) !

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Mapeamento de Processos - Guia Com Passo A Passo (+ Ferramenta) !

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

17/06/2021 Mapeamento de processos: guia com passo a passo [+ ferramenta]!

NAVEGUE PELO BLOG: Por assunto 

Guia completo para mapeamento de

Checklist para Mapeamento de Processos

mapear seus processos! 🙂

CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS

Antes de seguirmos… o que é um processo?

claro, com um começo (entrada), um processamento (transformação) e um fim (saída).

Definição geral de um processo

um profissional interno. Em ambos os casos houve a entrada de um pedido, a execução desse

Pois bem, agora sim: o que é mapeamento de processos?

O mapeamento consiste em entender e/ou identificar o fluxo de atividades de um processo. É um

os materiais necessários e os produtos ou serviços resultantes.

Vou te mostrar um exemplo de mapeamento de processo de uma pizzaria, em notação BPMN:

CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS

Exemplo de mapeamento de processos

Exemplo do caminho percorrido pelo processo

serviço que você deseja entregar.

O que é modelagem de processos, então?

detalhes e especificações do processo.

próximo passo será a automatização do processo.

Por que fazer o mapeamento?

Melhorar o que é feito;

Quando fazer o mapeamento?

Quais são os resultados em mapear?

2. Facilidade de realizar análises;

7. Melhores práticas aplicadas;

10. Entre outros!

Nem tudo são flores…

dos processos da sua organização. Eu listei alguns. Veja só:

Escolher a equipe que vai ajudá-lo;

mudança. Dica: tenha empatia.

Tá, mas como fazer o mapeamento, afinal? CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS

Passo 1: Identificar a questão crítica

Especialistas afirmam que, após definido o planejamento estratégico, é hora de analisar e

crítica pode ser, por exemplo:

1. Resolver problemas recorrentes;

5. Baixa nas vendas, etc…

Passo 2: Selecionar o processo

Uma dica de ouro!

Passo 3: Selecionar a equipe

Alguns exemplos são:

Compreender detalhadamente o processo;

Ter predisposição e iniciativa; CONHEÇA NOSSOS PRODUTOS

Saber trabalhar em grupo;

mapeamento ou modelagem de processo, outros que tenham visão de eliminação de desperdícios e

O que não fazer:

Passo 4: Treinar a equipe

durante todo o percurso.

Indo além, é preciso considerar a possibilidade de oferecer treinamentos para conscientizar os

funcionários sobre a relação de interdependência existente em qualquer empresa. Os processos

É um fato: todos serão afetados

quanto for possível.

Lembre-se: treinamentos refletem a valorização do funcionário por parte da empresa. Em relação

aos gestores, a capacitação constante permite o aumento de sua autonomia de trabalho em

Passo 5: Desenvolver o mapa atual (as is)

Contenha seu impulso por melhorias

membro que tenha conhecimento do processo de melhoria e dos objetivos em jogo.

O que você entregará ao final dessa etapa

Modelagem de Processos e Gateways

BAIXE O SEU E-BOOK AQUI!

Outra dica de ouro!

tempo com ele.