MODELOS E TIPOS DE FLUXOGRAMA PARA QUASE TODOS OS PROCESSOS

Descrever claramente um fluxo, sequência ou processo de trabalho pode ajuda-lo até em

áreas como motivação, produtividade e redução de custos.

O fluxograma é uma das ferramentas mais usadas por quem deseja analisar e redesenhar um
processo de trabalho, porque traz vantagens que facilitam o desenvolvimento.

Além dos benefícios práticos do hábito de criar fluxogramas, existe um outro oculto, que só os que
colocam a ferramenta em uso podem perceber. Eles ajudam até em áreas como motivação de
equipes, pois informam de uma só vez exatamente quais tarefas devem ser desempenhadas.

Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não como o chefe diz aos funcionários que
a façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o
manual de normas e procedimentos manda que sejam feitas. Eles são, portanto, uma fotografia
real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001). Prof. Fernando Lócio

Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:

• Quais operações são realizadas

• Onde e quem realiza as operações
• Quais as entradas e saídas
• Como fluem as informações
• Quais os recursos gastos no processo
• Qual o volume de trabalho
• Qual o tempo de execução, parcial ou total
• Permite visão ampla de todo o processo

Eles também são capazes de evitar:

• Dupla interpretação, pelo padrão dos símbolos

• Falhas de funcionamento e gargalos
• Duplicidade de procedimentos
• Complexidades desnecessárias

Os tipos de fluxogramas disponíveis

Existem, basicamente, dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma

horizontal com suas variações (horizontal descritivo mais apropriado ao levantamento de
informações e o fluxograma horizontal de colunas, mais usado na etapa de análise das
informações)

Hoje, disponibilizo para seu deleite, um modelo de fluxograma vertical explicado detalhadamente.
Produzi este modelo no excel para meu próprio uso na empresa, com a ajuda do livro OSM de
Luiz Carlos M. D’Ascenção.

» Trata-se de um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de
dados em processos administrativos.
O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário
padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura.

Descrição dos campos do formulário

• Identificação do formulário. Fluxograma vertical

• Símbolos. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam as
operações do processo em estudo.
• Totais. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo, ou operação.
• Tipo de rotina. A identificação do processo em estudo, inclusive se é atual ou proposto.
• Setor. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo, da equipe de
analistas e a data de emissão do formulário.
• Ordem. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em
estudo.
• Setor (de baixo). Identificação dos setores envolvidos no processo.
• Descrição dos passos. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo.
Como preencher os campos do formulário

Muito simples. Depois de preencher todos os campos, basta fazer um sombreamento nos
símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e a ligação
desses símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades.

Fluxogramas: Como aumentar a produtividade e reduzir custos

Descubra como fazer um fluxograma. Utilize nosso modelo e faça aquelas várias tarefas
diferentes trabalharem como engrenagens de um relógio suíço.

Desde a época em que eu fazia programa (de computador) lido com fluxogramas. Mas foi há
uns oito anos que comecei a fazer fluxograma para organizar as tarefas da empresa.

Não é preciso ser empresa grande para começar a se enrolar com as tarefas internas. Até nossas
residências funcionam dentro de um fluxo de trabalho e quanto mais gente, mais difícil encaixar
tudo.

» Onde cada um faz o que acha certo, por conta própria, ocorre:

• Retrabalho por desordenação

• Saltar tarefas de um passo a passo
• Dificuldade de identificar pontos importantes
• Dificuldade de identificar falhas e gargalos
• Esquecimento de como fazer uma tarefa

Fazer um fluxograma para cada uma das tarefas do seu local de trabalho evita todos estes
problemas e ainda lhe confere uma ótima sensação de controle sobre toda a situação.

Com essa ferramenta de qualidade é possível visualizar facilmente onde começa e termina cada
tarefa, assim como identificar pontos críticos de cada processo.

O efeito colateral de fazer fluxogramas

Existe também uma característica dos fluxogramas da qual pouco se fala. Ao longo do tempo
criando e documentando as tarefas da empresa fica muito fácil criar um manual.

Isso mesmo, um manual da empresa. Quem tem esse manual sabe como todas as tarefas se
encaixam e como transformam a empresa em um organismo vivo.

Resumindo. Aumento de produtividade e redução de custos sem fluxogramas, é quase

impossível.

Você precisa saber como fazer um fluxograma.

Fluxo é o ato ou modo de fluir

O que é um fluxograma? É a representação gráfica da definição, análise e solução de um

problema na qual são empregados símbolos geométricos e notações simbólicas.

Onde podemos usar fluxogramas em uma empresa?

• Em todos os processos de fabricação ou comercialização de um produto

• Na prestação de um serviço
• Em uma estratégia de marketing para divulgar um produto
Por que usar fluxogramas?

Os fluxogramas representam todas as etapas que compõem um processo completo e estão

baseados no raciocínio lógico de execução de determinado processo de fabricação, procedimento
operacional ou estratégias e ações que devem ser implementadas por um conjunto de pessoas.

Com a aplicação de um fluxograma em uma tarefa específica é possível visualizar todas as

tarefas que não podem deixar de ser praticadas, bem como, em qual ordem correta devem ser
praticadas.

Quando se desenha um fluxograma, é fácil identificar quais são as tarefas que não precisariam
estar sendo executadas no processo estudado e fica simples identificar tarefas repetidas e que
podem ser simplificadas.

Quais são os símbolos utilizados?

Com um conjunto pequeno de símbolos já é possível fazer um fluxograma totalmente funcional.

Veja o modelo de fluxograma no final do artigo para ter uma idéia.

• O símbolo oval, significa o início ou o fim de um processo de fluxograma

• O retângulo, significa uma ação
• O losango significa onde uma decisão precisa ser tomada
• O círculo geralmente significa o final de uma página ou coluna e mostra que a continuação
do fluxograma está em outra página ou coluna.
• Triângulo de cabeça para baixo significa arquivamento temporário.
• Triângulo normal arquivamento definitivo.

Como fazer um fluxograma?

Ao contrário do que se possa pensar, fazer um fluxograma é muito simples. Depois que você
começar vai ficar viciado. Há cinco passos a seguir na elaboração de um fluxograma.

• Escolher um processo específico que se queira documentar

• Escolher os pontos lógicos de início e fim do processo
• Definir quem irá documentar o processo
• Documentar os passos reais do processo
• Validar a exatidão do seu fluxograma com a ajuda dos especialistas nas tarefas

Armadilhas de um fluxograma

• Eliminar passos sem considerar o impacto em outros processos

• Se você não identificar claramente seus limites, no início da elaboração do fluxograma,
corre o risco de ficar documentando o processo para sempre.
• Deixar de incluir os especialistas nas tarefas, no processo de elaboração do fluxograma
Modelo de fluxograma

Por Roberto Machado em Artigos exclusivos, Geral, Tecnologia

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