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Acesso 23fev21

Guia completo para

mapeamento de processos!
A eficiência na execução de processos está diretamente ligada à forma como eles
são planejados. Esse deve ser uma espécie de mantra para você a partir de agora,
portanto, guarde isso. Isso porque por mais que o mapeamento seja uma prática
estabelecida no mundo corporativo de alta maturidade, é comum que surjam
dúvidas ao fazê-la — vale lembrar que estamos falando de um meio para conectar
os diversos níveis de um processo e de pessoas.

Afinal, é preciso ser um especialista para fazer um mapeamento de processos? Por

onde devo começar? O que não pode faltar? Chega de dúvidas! Cada setor pode ter
suas especificidades, mas há estratégias básicas para aplicar o mapeamento em
qualquer um deles. Mostrarei, neste artigo, tudo o que você precisa saber sobre o
assunto, incluindo um passo a passo completo. Confira!

Antes de seguirmos… o que é um processo?

Para que possamos falar sobre o que é mapeamento e modelagem de processos,
preciso explicar o que é um processo e, principalmente, qual é o seu papel dentro
de uma empresa. Posso dizer que essa é a definição de processo: uma ordem
determinada de atividades ou tarefas e que estão espalhadas por um espaço de
tempo, com produtos/serviços e matérias-primas bem definidos e, claro, com um
começo (entrada), um processamento (transformação) e um fim (saída).

Definição geral de um processo

Meio confuso? Na prática, quase tudo que acontece dentro de uma empresa passa
por algum tipo de processo. Uma solicitação entra, ela é executada e entregue ao
solicitante. Essa solicitação pode ser um produto requisitado pelo cliente final ou
pode ser um simples pedido de férias oriundo de um profissional interno. Em
ambos os casos houve a entrada de um pedido, a execução desse pedido e a
entrega desse pedido. Isso é um processo! Veja mais no vídeo abaixo (1 min):
Pois bem, agora sim: o que é mapeamento de
processos?
O mapeamento consiste em entender e/ou identificar o fluxo de atividades de um
processo. É um modo de comunicação. Ele tem como objetivo dar auxílio à
empresa para que ela possa enxergar os seus processos de negócio, de controle e
de apoio. Ou seja, trata-se de uma prática que visa entender as etapas de um
processo, descrevendo e relacionando cada uma das pessoas envolvidas, os
materiais necessários e os produtos ou serviços resultantes.
Dessa forma, busca-se um melhor entendimento de cada etapa que compõe o
processo, identificando os pontos fracos e fortes com a finalidade de melhorar o
desempenho organizacional.

Veja um exemplo:
A sua empresa apresenta uma série de problemas e você não sabe exatamente o
que fazer para organizar as atividades e criar padrões de execução de cada tarefa.
Pois bem, neste caso o mapeamento te ajudaria muito, pois ele te faria entender
como tudo funciona.
Sendo assim, reúna os profissionais envolvidos no processo, faça entrevistas,
observe como cada atividade é realizada e mãos na massa. O próximo passo é fazer
a representação desse fluxo de atividades. Desenhe tudo isso. Eu te indicaria usar a
notação de fluxograma ou de BPMN, tanto faz. Vou te mostrar um exemplo de
mapeamento de processo de uma pizzaria, em notação BPMN:

Exemplo de mapeamento de processos

Se você quiser ver essa imagem completa e muito mais sobre mapas de processo,
então veja esse e-book.
Fluxo do processo
Agora você entende por que eu disse que o mapeamento é uma ferramenta de
comunicação? Porque olhando para o desenho acima você consegue identificar o fluxo de
tarefas e as atividades que compõe o processo desta pizzaria. E, você consegue ver
também se o processo está fluindo de uma forma produtiva ou se ele está dando mil voltas
até chegar ao objetivo final, veja o exemplo abaixo:

Exemplo do caminho percorrido pelo processo

O desenho mostra que para eu entregar o mesmo objetivo, a linha rosa percorreu
outros caminhos diferentes da linha azul, certo? Quando você faz um mapeamento
você consegue identificar isso: o caminho percorrido pelas atividades (fluxo) do
início até a entrega da tarefa, do produto ou do serviço que você deseja entregar.
A linha rosa pode parecer insignificante, mas ela representa mais tempo de
execução, mais recurso envolvido, mais pessoas envolvidas e ambas linhas estão
chegando ao mesmo objetivo. Agora responda a minha pergunta: fazer o
mapeamento é importante? Sim ou com certeza? Vamos melhorar este processo já,
mas antes de qualquer coisa você precisa entendê-lo, ou seja, mapeá-lo.

O que é modelagem de processos, então?

Eu já falei bastante sobre o mapeamento, agora é hora de falar sobre modelagem.
Para a sua surpresa, a modelagem é exatamente a mesma coisa, com uma
observação: ela possui muito mais detalhes e especificações do processo.
Nada mais é do que uma representação visual mais completa de todas as
informações que são encontradas no processo. Ou seja, quando fazemos a
modelagem do processo mapeado, tornamos possível identificar cada uma das
atividades do processo, o profissional responsável pela sua execução, o tempo
necessário para a execução e outros detalhes. É mais utilizada em casos onde o
próximo passo será a automatização do processo.

Por que fazer o mapeamento?

Se você leu este post desde o início eu tenho certeza que eu não preciso mais
responder esta pergunta, pois já te provei que entender a fundo o seu fluxo de
atividades é muito importante. Mas, vou citar (ou salientar) mais alguns motivos:
• Melhorar o que é feito;
• Documentar as atividades;
• Eliminar desperdícios;
• Eliminar processos que não geram valor;
• Padronizar os fluxos de trabalho;
• Automatizar processos;
• Reduzir custos;
• Reduzir tempo;
• E muitos outros…

Quando você inicia o desenho do mapeamento é interessante que você tenha um

objetivo em mente para focar nele. Óbvio que você poderá reduzir custo e
padronizar atividades ao mesmo tempo, mas quando seu objetivo é agressivo,
como por exemplo reduzir custo ou tempo de execução de processo, eu apostaria
em uma melhoria por vez. Melhoria contínua é o segredo das empresas produtivas.
Claro, a não ser que você esteja inovando e implementando uma ferramenta de
gestão de processos, aí sim vai com tudo que a mudança é magnífica e os
resultados mais magníficos ainda!

Quando fazer o mapeamento?

Essa pergunta sempre aparece. Talvez, uma das maiores dúvidas de todos os
envolvidos: quando fazer o mapeamento? Eu diria que para definir o momento
exato para fazer um mapeamento de processos na sua empresa, você precisa
analisar e verificar se a sua empresa está precisando de otimização e melhoria nos
processos. Simples assim. Toda vez que você perceber que não está bom, que está
havendo ruídos na comunicação, atrasos na entrega ou retrabalhos, está na hora de
rever seu processo.

Vale lembrar que isso nãos ignifica que você precise rever os processos da
empresa inteira. Pode ser apenas o processo em que você trabalha, dentro da sua
área ou departamento.
Quais são os resultados em mapear?
Se você fizer uma modelagem ou um mapeamento do seu processo você poderá atingir:
1. Melhoria na compreensão do negócio;
2. Facilidade de realizar análises;
3. Redução de custos;
4. Aumento da produtividade;
5. Os processos se darão de maneira mais rápida e eficiente;
6. Resolução de problemas;
7. Melhores práticas aplicadas;
8. Padronização;
9. Organização;
10. Entre outros!

Nem tudo são flores…

Estava tudo muito fácil até agora, não é mesmo? Sem emoção não tem
graça (rsrs). Brincadeiras à parte, como todo e qualquer desafio, você enfrentará algumas
dificuldades durante o mapeamento dos processos da sua organização. Eu listei alguns.
Veja só:
• Escolher a notação que será utilizada no desenho: Fluxograma? BPMN? Alguma
outra?;
• Escolher a ferramenta mais eficiente: veja algumas dicas para facilitar a sua
escolha;
• Escolher a equipe que vai ajudá-lo;
• Vencer as barreiras: como a resistência, dificuldade de expressão de quem
executa o processo, adequação dos processos, falta de visão sistêmica, pouca
cooperação dos envolvidos, medo da mudança. Dica: tenha empatia.
• Provar para a gestão que a modelagem é uma atividade que agrega valor para a
empresa. Leve para a gestão alguns números sobre produtividade que temos
neste post, prove que o mapeamento é uma ótima ferramenta de mudança! Se
a sua gestão abraçar a ideia, o sucesso é 99,99% garantido.

Essa dificuldades não são regras, tampouco premonições. São dificuldades listadas
e baseadas na minha experiência profissional e nos artigos científicos que eu leio
relacionados ao assunto. Mas isso não significa que você as terá, ou que todas irão
acontecer. Significa apenas que você precisa estar aberto para algumas situações
pelas quais precisará estar preparado para passar.

Tá, mas como fazer o mapeamento, afinal?

Em primeiro lugar, lembre-se de que, aqui, a ordem dos fatores altera sim o produto final.
Seguir o passo a passo na sequência mostrada é a melhor forma de extrair o máximo
possível de informações relevantes e conseguir, assim, melhorar seus processos. Vamos
começar?
Passo 1: Identificar a questão crítica
Seu objetivo pode ser estabelecer um processo partindo do zero ou mesmo
aperfeiçoar um já existente. Em ambos os casos, o primeiro passo é a identificação
da questão crítica — um problema real ou mesmo em potencial — que exige uma
ação para que não cause impactos ruins nos negócios.
Especialistas afirmam que, após definido o planejamento estratégico, é hora de
analisar e identificar fatores que podem impedir que os objetivos sejam
alcançados. Assim, será delimitado um cenário no qual as ações deverão ser
colocadas em prática para evitar que isso aconteça. Contudo, se a sua empresa não
trabalha com um forte planejamento estratégico, a sua questão crítica pode ser,
por exemplo:
1. Resolver problemas recorrentes;
2. Problemas de comunicação;
3. Retrabalho, improdutividade;
4. Pouco crescimento no mercado;
5. Baixa nas vendas, etc…
O importante é ter bem claro qual o seu problema e, a partir de agora, o foco estará em
corrigi-lo.

Passo 2: Selecionar o processo

Após identificada a questão crítica do negócio, deve-se identificar quais processos
dentro da organização impactam essa questão e que possuem ação eminente para
resolvê-los.

Missão, visão, valores e objetivos da empresa são questões que podem servir de
referência para guiar essa etapa do mapeamento. Afinal, é preciso que as ações
tomadas sejam justificáveis de acordo com algum parâmetro já estabelecido.

Como assim?
Para deixar mais claro, vamos pensar que a minha empresa tenha como estratégia
tornar-se a líder de mercado em seu segmento. Então, eu identifico que o processo
comercial tem um forte impacto nesta estratégia e pode alavancar este sucesso.
Pronto! Já sei por onde começar o meu mapeamento: pelo processo comercial.

Uma dica de ouro!

Essa eu só compartilho com quem eu realmente gosto. Se você nunca fez
mapeamento de processos, o ideal é que você escolha primeiro um processo
pequeno, para aprender com ele. Se você escolher um processo complexo
demorará o triplo do tempo e poderá se desmotivar a continuar. 😉
Passo 3: Selecionar a equipe
Por mais eficiente que sejam o gestor e as ferramentas que a empresa possui,
qualquer projeto está fadado ao fracasso se não contar com o engajamento dos
membros do time. Tanto quanto capacitação profissional e experiência, é preciso
que os funcionários tenham participação ativa nas mudanças propostas.
Por isso, a formação da equipe deve levar em conta o tempo exigido pelo processo
e o disponível para ação do colaborador. Entretanto, não basta designar essa tarefa
para quaisquer funcionários da empresa. Alguns critérios são extremamente
relevantes para garantir o sucesso após o mapeamento.

Alguns exemplos são:

• Compreender detalhadamente o processo;
• Ter uma visão sistêmica;
• Ser criativo;
• Ter predisposição e iniciativa;
• Saber trabalhar em grupo;
• Valorizar a oportunidade de trabalhar no projeto.

O que fazer:
Para começar, é preciso definir um líder — de preferência alguém da alta
administração para motivar a equipe e autorizar ações. Lembre-se, sem o apoio da
liderança dificilmente as mudanças terão sucesso.
Após a definição do líder, forme um grupo com algumas pessoas que tenham
conhecimento em mapeamento ou modelagem de processo, outros que tenham
visão de eliminação de desperdícios e implementação de melhorias e nunca
esqueça de chamar aqueles que são os mais importantes: as pessoas que executam
o processo. Estes se sentirão felizes em participar e pode apostar, eles são
fundamentais.

O que não fazer:

Não forme uma equipe e saia mapeando processos sem convidar os usuários
daquele processo ou ao menos sem informá-los sobre o que está acontecendo.
Transparência é essencial para o sucesso! Se isso acontecer, você pode criar uma
resistência muito difícil de ser quebrada. E não há tecnologia ou boa ação que
supere a importância da compreensão e comunicação entre pessoas. Confiança é
fundamental!

Passo 4: Treinar a equipe

Tão óbvio, mas muitas vezes esquecido. Mesmo que uma empresa conte com
profissionais de alto nível e bem capacitados, é preciso garantir que os envolvidos
estejam com os conhecimentos alinhados. Por isso, é preciso ter cuidado, pois os
erros são comuns em modelagens que ignoram essa etapa. Muitas vezes pode ser
necessário, por exemplo, implementar um software específico para a melhoria de
um processo. Se sistemas informatizados forem instalados, é preciso treinar os
usuários finais e a própria equipe de implementação. Afinal, eles terão de lidar com
o software durante todo o percurso.
Indo além, é preciso considerar a possibilidade de oferecer treinamentos para
conscientizar os funcionários sobre a relação de interdependência existente em
qualquer empresa. Os processos constituem uma complexa rede que se mantém
interligada continuamente.

É um fato: todos serão afetados

Não há departamento que não seja afetado por uma falha em processos, mesmo
que em menor grau. Os gargalos são o reflexo de impactos diretos em atividades
próximas. Ainda assim, os prejuízos não terminam ali. Por isso, os membros dos
times devem estar cientes da importância da sinergia entre as áreas e até mesmo
conhecer tantos processos realizados por outras equipes quanto for possível.
Lembre-se: treinamentos refletem a valorização do funcionário por parte da
empresa. Em relação aos gestores, a capacitação constante permite o aumento de
sua autonomia de trabalho em paralelo com novas responsabilidades que assume.

Passo 5: Desenvolver o mapa atual (as is)

Antes de elaborar qualquer planejamento, é preciso compreender exatamente o
objeto com o qual lidamos e as atividades que o compõem. Por isso, o
desenvolvimento do mapa atual tem como objetivo entender o processo “as is” —
ou seja, “como é”.

Estou falando de uma descrição da situação atual, ou seja, como ela acontece hoje e
agora. Seu objetivo é tornar claro o cenário em questão, mostrando as dificuldades
existentes, os retrabalhos desnecessários que são gerados e os prejuízos que a
empresa enfrenta devido a tudo isso. É nesse ponto que você deve ter certos
cuidados e um olhar aguçado.

Contenha seu impulso por melhorias

O desenvolvimento do mapa atual é uma etapa de identificação de problemas. Por
mais que você se sinta tentado a aplicar diversas soluções que podem surgir ao
longo do caminho, é preciso conter esse impulso. Anote o que achar mais relevante
para refletir sobre isso futuramente. Tenha em mente que haverá um momento
específico para planejar e executar cada solução. Aqui, é preciso focar no
detalhamento do processo — uma tarefa que pode ficar por conta do facilitador,
um membro que tenha conhecimento do processo de melhoria e dos objetivos em
jogo.
O que você entregará ao final dessa etapa
Assim, o resultado esperado é uma representação completa do processo por meio
de diagramas, mapas ou modelos — ou seja, um sistema representativo que
forneça uma perspectiva desses processos, de ponta a ponta. Um desenho.
Os diagramas estão mais ligados ao fluxo dos eventos, com pouco foco nos
detalhes. O mapa, por sua vez, adiciona informações relacionadas a regras,
resultados e demais questões relevantes, dando maior precisão e beneficiando a
leitura aprofundada. Já o modelo é uma versão com alto nível de detalhamento que
inclui recursos, fluxo de informações, características das instalações e questões
financeiras.

Outra dica de ouro!

Você pode traçar o modelo básico de um processo respondendo apenas QUEM faz
O QUÊ. Porém, para um processo bem definido, eu digo que você precisa ir além!

Dois itens não são suficientes; há cinco perguntas:

• Quem?
• O quê?
• Quando?
• Como?
• Onde?
• Por quê?

Responder a essas perguntas é essencial para entender o processo e, assim,

encontrar maneiras de aprimorá-lo. Por exemplo, se você não for capaz de
responder POR QUE o trabalho é feito, é sinal de que o valor do processo não está
claro e, nesse caso, sua empresa pode estar desperdiçando tempo com ele.

Passo 6: Identificar as desconexões (problemas)

Entradas e saídas podem constantemente estar desconectadas e isso representa
uma falha clara na execução dos processos. É possível que, nesses casos, a equipe
encontre desconexões com fluxos redundantes ou mesmo ilógicos — e o maior
problema é que eles podem comprometer a eficiência e a eficácia do processo.
Por isso, é essencial que seja feita uma análise ponto a ponto, tarefa por tarefa,
etapa por etapa e sem pressa para verificar de que forma as atividades estão sendo
realizadas e se há uma lógica clara entre elas. Os pontos de impacto negativo
devem ser listados para tratamento futuro — tenha sempre em vista que,
eventualmente, a situação pode exigir a eliminação de uma atividade desnecessária
ou redundante.
Cuidado!
Eu sei, é muito difícil controlar o impulso de aplicar melhorias, mas, da mesma
forma que na elaboração do mapa atual, agora ainda não é hora de implementar
soluções! Isso será feito em uma próxima etapa sob o devido monitoramento dos
gestores e dos envolvidos no mapeamentos do processo.

Passo 7: Analisar as desconexões

A análise dos problemas pode ser feita de diversas maneiras. Muitas empresas
tomam como base estudos de especialistas no assunto para implementar técnicas
direcionadas a contextos específicos. O Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) é
um bom exemplo disso.

Exemplo de Diagrama de Ishikawa

O objetivo é não só listar os problemas, mas identificar a causa raiz de cada um.
Entretanto, é importante destacar que toda a equipe deve estar reunida para essa
etapa do processo. Afinal, todos podem contribuir de uma maneira ou de outra.
Outra técnica utilizada com frequência é o brainstorming. Nele, as ideias são dadas
com mais espontaneidade — mesmo que pareçam, a princípio, banais. Se um
colaborador tem uma sugestão simples, o colega pode complementar.
Coletivamente, uma análise mais aprofundada se desenha. Após a identificação das
principais causas de desconexões, pode ser aplicado
um benchmarking (pesquisa de melhores práticas) com base em ações de outras
empresas ou mesmo de modelos internos de sucesso.
Passo 8: Desenvolver o mapa ideal (to be)
Agora sim, a hora que você tanto esperava: melhorar o que está ruim! Com um
alicerce robusto de informações em mãos, finalmente é hora de desenvolver o
mapa ideal, ou “to be”. O primeiro passo, entretanto, é a definição da amplitude da
transformação, conforme mostrado no tópico sobre a identificação da questão
crítica. As informações ali levantadas deverão mostrar se o processo deve ser
melhorado ou totalmente redesenhado. Porém, a segunda alternativa exige
complexas quebras de paradigma nas quais a atividade precisa ser repensada
desde o princípio.

Isso pode trazer algumas dificuldades para equipes inexperientes, já que envolve a
proposição de um cenário inovador. Tenha em mente que há sempre a
possibilidade de seguir linhas distintas e depois comparar os resultados para
julgar qual é a melhor opção. Sendo assim, em paralelo, pode ser feito um mapa de
relacionamento, para que todas as atividades visem redução de custos sejam
favoráveis à qualidade, ampliem a produtividade, eliminem os problemas e
reduzam o desperdício.

Como definir a orientação da melhoria?

Lembre-se: você está fazendo o mapeamento com base na sua questão crítica, ou
seja, aquilo que você deseja mudar para melhor. Dessa forma, eu listei 12 itens que
ajudam a nortear a busca por eficiência na melhoria dos processos e a pensar em
um desenho ideal, ou “to be”. Veja só:
1. Eliminar a burocracia;
2. Eliminar a duplicidade;
3. Avaliar o valor agregado;
4. Simplificar (ou desburocratizar) o processo;
5. Reduzir o tempo de ciclo do processo;
6. Tornar o processo a prova de erros;
7. Modernizar;
8. Promover uma linguagem simples;
9. Padronizar;
10. Realizar parcerias com fornecedores;
11. Aperfeiçoar o quadro geral;
12. Automatizar.

Sim, são ações simples, mas que causam um impacto extremamente positivo e facilitam
bastante a busca por melhoria nos processos.

Como ter ideias para melhorias?

De onde surgirão as ideias e a fonte de inspiração? Bom, uma alternativa é o
próprio benchmarking, que não serve apenas para avaliar comparativamente os
processos, mas também para ser uma fonte de inspiração. Não é porque os outros
fazem que você vai estar sendo menos criativo. Tenha em mente que aquilo que é
bom e funciona deve ser copiado, no sentido positivo. Não precisamos inventar a
roda toda vez que vamos fazer uma melhoria, não é verdade?
No entanto, não é preciso sempre olhar para fora. Se você quiser descobrir como
melhorar seus processos, o input das pessoas que executam esses processos —
chamadas, no BPM, de atores dos processos — será muito valioso. Elas têm contato
direto com o fluxo de trabalho e, possivelmente, já tiveram várias ideias para
modificar aspectos problemáticos ou falhos. E você não precisa apenas ouvir o que
elas têm a dizer. Em vez disso, pode estimulá-las a ter ideias e, também, colaborar
com sua própria criatividade. Uma boa maneira de fazer isso é promovendo
sessões de brainstorming (chuva de ideias), com a finalidade de levantar
alternativas para resolver os problemas identificados nos processos de negócio.

Passo 9: Estabelecer medidas de controle

Qualquer mudança estrutural deve ser acompanhada de indicadores que permitam
o monitoramento daquilo que está sendo feito. Caso contrário, o melhor dos
planejamentos pode se tornar uma armadilha para uma equipe que não consegue
alcançar seus objetivos, já que é criada uma expectativa que não será atendida.

Veja mais sobre indicadores no vídeo abaixo:

O ideal é que a equipe estabeleça as medidas e os objetivos dos processos e dos
subprocessos, começando pelo que diz respeito ao cliente final. Isso pode ser
estabelecido em quatro níveis: a meta a ser atingida, um meio para monitorar, uma
estratégia de comparação entre real e objetivo (gráfico) e um procedimento para
corrigir desvios.

Os indicadores chave de desempenho (KPI), por sua vez, não podem ser deixados
de lado. Eles são fundamentais para expor necessidades de aperfeiçoamento, uma
ferramenta básica de gestão. Por isso, devem ser diretamente relacionados aos
objetivos da empresa, seus valores e ideais. Não é por acaso que constantemente
um indicativo de desvio nos remete rapidamente a uma possibilidade de ação
pontual para ajuste fino.

Passo 10: Implantar e monitorar

Não basta estabelecer metas e, após implementá-las, abandonar o projeto. Adotar
uma cultura inovadora significa buscar melhoria contínua, já que essa é a melhor
forma de otimizar seus processos e de evitar que eles voltem a apresentar falhas.
Por isso, as palavras de ordem são implantar e monitorar.
Para começar, o plano de ação deve ser executado. Questões como o nível de
criticidade e o estado atual do processo deverão influenciar no tempo estimado
para adaptação — quanto menos maturidade ele tiver, maior o período de
implantação. Se possível, é importante que as mudanças adotadas estejam
detalhadamente registradas como procedimentos ou instruções de trabalho. Afinal,
dali para a frente, esse será o novo guia de atuação dos profissionais envolvidos.
Por fim, divulgue as novas responsabilidades, os objetivos e as metas para que haja
uma mudança comportamental na empresa — ou seja, para que a cultura
inovadora se sustente. Lembre-se de ter cuidado ao lidar com as pessoas para que
todos se mantenham engajados nas mudanças e correspondam às expectativas.

Como fazer automatização dos processos com

facilidade?
A automatização significa colocar o seu processo “To be” dentro de uma plataforma
de BPMS. A transformação digital nos oferece ferramentas cada vez mais eficientes
e os benefícios dessa mudança são muitos. Afinal, os erros de processos são
reduzidos, a qualidade tende a crescer e o próprio tempo é melhor aproveitado.

Conheça uma ferramenta fantástica

Falando em fazer automatização de processos de maneira simples e prática, eu não

posso deixar de compartilhar com você uma ferramenta, o Zeev. O Zeev é uma
ferramenta moderna que vai ajudar você a eliminar a dor de cabeça do dia a dia da
sua empresa, ou do seu departamento, por meio da padronização dos fluxos de
trabalho. A ferramenta possui mais de 400 processos prontos para uso, dos mais
diferentes departamentos: RH, Compras, Financeiro, Manutenção, TI, etc. Veja mais
no vídeo abaixo:

Siiim, o grande pulo do gato é que, da mesma forma que você pode utilizar os
processos prontos, você também pode mapear, desenhar e automatizar o seu
processo, de forma muito simples, em alguns cliques, sem precisar conhecimentos
específicos de TI ou programação. Dessa forma, enquanto você realiza o
mapeamento do processo chave, de grande impacto, sua empresa pode ir se
beneficiando dos demais fluxos de trabalho. Nada mal, não é mesmo?!

Conheça essa ferramenta fantástica, que vai ajudar você a fazer uma mudança
tranquila e a ter resultados surpreendentes. 😉

Boas práticas para documentação de processos

Viabilizar o sucesso desse procedimento exige eficiência na documentação dos
processos. Por isso, vou destacar aqui as boas práticas das quais você não pode
abrir mão antes, durante e depois do mapeamento.
Não desviar da cadeia de valor

A definição da cadeia de valor de qualquer atividade representa a sua espinha

dorsal. Ignorar seu funcionamento pode comprometer totalmente o trabalho
realizado. Por isso, ela deve ser estudada e definida como um fluxo de atividades a
ser reconhecido durante qualquer etapa dos processos.

Não foque apenas em departamentos

Como destaquei, a integração entre áreas é fundamental para a eficiência desse

tipo de mudança estrutural. Por isso, não desenvolva um trabalho unicamente
individual dentro de cada departamento. Invista na sinergia entre áreas.

Entenda os objetivos

A documentação tem como principal referência os objetivos da empresa. Trata-se

de um mecanismo que deve estar diretamente ligado a eles, já que visa guiar os
funcionários na direção certa. Por isso, estude e compreenda profundamente os
objetivos e as metas derivadas dele.

Escolha indicadores relevantes

Indicadores são essenciais para o monitoramento, mas podem complicar o

trabalho do gestor se não oferecerem informações relevantes. O ideal é que haja
KPIs específicos e que sejam claros. Desvios nunca devem levantar apenas uma
dúvida, mas alertar sobre uma demanda real de melhoria.

Registre oportunidades

Mesmo que o processo tenha sido alterado para melhor, oportunidades de

melhoria podem surgir ao longo do caminho. Documentá-las é a melhor forma de
garantir que o futuro da empresa não seja estagnado em um modelo preconcebido
como perfeito. Faça das novas ideias as melhorias do futuro.

Use ferramentas adequadas

Existem diversos softwares e plataformas para acompanhar essa fase de mudança.

Não abra mão do uso desse tipo de ferramenta, pois o trabalho pode ser muito
mais complicado que o necessário sem elas. O ideal é contar com um sistema fácil e
intuitivo, que otimize seu trabalho sem torná-lo apenas mais burocrático.
Por último, mas não menos importante: não faça
mapeamentos que duram meses!
Erro comum em muitas organizações, por isso, não o cometa! Essa é a hora de
pensar estrategicamente. Isso significa que é preciso analisar o mercado, ser ágil e
implementar ações de melhoria o mais rápido possível. Busque resultados
satisfatórios, pense nas pessoas e, principalmente, em facilitar o trabalho delas, no
dia a dia. Modificar a maneira como o processo funciona pode trazer grandes
resultados.

Criar atividades para aprimorar o atendimento ao cliente e eliminar atividades que

não geram valor para o seu negócio serão só alguns dos benefícios. Gargalos não
detectados, desperdícios, procedimentos não documentados e fluxos de
informações confusos não existirão mais na sua organização!

Mãos à obra!
Agora você já sabe o que é e qual a importância do mapeamento de processos.
Chegou a hora de você colocar a mão na massa! Com o auxílio desse passo a passo,
o mapeamento de processos pode ser feito com tranquilidade e sem desafios
maiores do que o necessário.

Em pouco tempo, você poderá colher os frutos e fazer com que a dinâmica de sua
empresa se torne ainda melhor. O mercado atual apresenta uma competitividade
muito alta e uma cultura inovadora é a melhor forma de conquistar diferenciais em
relação à concorrência!