capacitar a equipe para o uso de novas

ferramentas
Como capacitar a equipe para usar uma nova ferramenta
de gestão
• Os avanços das tecnologias acontecem a todo instante. Por mais que você acompanhe constantemente o mercado, você será
surpreendido por um lançamento em algum momento. Dessa forma, o uso de novas ferramentas de gestão é um processo a
ser praticado por um gerente de TI que deseja se tornar um líder no setor.
• Como qualquer tipo de mudanças enfrenta obstáculos a serem superados, é fundamental preparar a equipe e a empresa de
maneira correta.
 Escolha a tecnologia correta

• Antes de tomar qualquer atitude, você deve fazer uma análise interna sobre os procedimentos, as práticas e os objetivos do
negócio. Esses conceitos são essenciais para auxiliá-lo na escolha de uma ferramenta de gestão.
• Optar por uma solução que não fornece aquilo que você necessita é uma péssima ideia e pode colocar em risco o
funcionamento das atividades. Por isso, faça uma pesquisa de mercado e encontre um parceiro de trabalho que tenha um
produto prático e que facilita o gerenciamento de projetos.
 Realize um bom planejamento

• Após escolher entre as inúmeras ferramentas de gestão existentes, é necessário criar um planejamento. Determine metas e
prazos a serem cumpridos. Caso julgue necessário, crie uma equipe apenas para realizar o processo de transição.
• Não se esqueça também de tratar esse período como um projeto — ele deve ser a ligação entre o velho e o novo sistema.
Essa dica pode parecer óbvia, mas muitos gerentes acreditam que basta comprar um sistema e sua adaptação acontecerá
milagrosamente e sem grandes problemas.
• Evite também implementá-lo em equipes que já estão trabalhando com o prazo muito curto em algum projeto. Tentar fazer
esse tipo de mudança atrapalha o desempenho de todos e causa mais desgaste do que o necessário.
• A implementação em fases pode facilitar o entendimento de todos e a obtenção de resultados positivos. Escolha projetos mais
simples e que não são muito relevantes para a estabilidade financeira da empresa.
• Por mais que todas essas funções exijam tempo e recursos financeiros, elas garantem o sucesso da implantação da nova
ferramenta de gestão e reduzem a probabilidade de erros e falhas.
 Mostre os benefícios da ferramenta de gestão
• A próxima etapa está relacionada à divulgação da solução escolhida. Informe a todos os colaboradores quais serão as
alterações em suas rotinas de trabalho. Seja bem claro e sincero nessa apresentação e esteja preparado para tirar todas as
dúvidas que surgirem.
• Você pode realizar palestras ou até mesmo divulgar nos meios de comunicação da empresa — como quadros de aviso, e-
mails e jornais internos. Revele os procedimentos e métodos de implementação e mostre a importância de cada um nessas
etapas.
• Os benefícios do software de gestão devem ser ilustrados e apresentados de maneira bem clara. Na maioria dos casos, eles
facilitam a execução de processos, reduzem o tempo das atividades e melhoram a vida profissional dos colaboradores.
• Deixe bem claro que o uso dessa nova tecnologia não está associado à redução de mão de obra. Infelizmente, essa ideia
ainda é muito recorrente em empresas que passam por mudanças.
• Desse modo, mostre exemplos de outros empreendimentos que tiveram sucesso em situações parecidas e seja enfático ao
demonstrar as vantagens gerenciais e operacionais.
 Faça treinamentos

• Uma novidade tecnológica exige conhecimentos e técnicas específicas para ser operada. De nada adianta adquirir uma
solução moderna e eficiente se a equipe de trabalho não souber utilizá-la, não é mesmo?
• Por causa disso, você deve realizar treinamentos para capacitar toda a equipe. Os colaboradores devem aprender todos os
procedimentos e conceitos do funcionamento da ferramenta de gestão. Simulações de situações reais também ajudam na
melhoria do aprendizado.
• Participe dessas práticas e mostre que você está engajado na mudança. Essa atitude mostra que você é ótimo líder e que
quer se preparar para tirar dúvidas e solucionar problemas que surgirem no futuro.
 Monitore os resultados
• Algumas gestões se esquecem da importância do período após a implementação da ferramenta de gestão. Por mais que os
processos anteriores tenham ocorrido com tranquilidade e facilidade, ainda podem acontecer imprevistos e problemas.
• O monitoramento dos resultados e do desempenho dos colaboradores é uma atividade que deve ser realizada
constantemente. Ele garante a fácil solução de problemas e ajudam na identificação de gargalos operacionais e financeiros
que atrapalham a performance de todos.
• Atualmente, existem várias ferramentas de gestão que geram inúmeros benefícios para uma empresa. Essas tecnologias
mudaram a maneira como a organização, trabalhadores e fornecedores interagem entre si. Com o uso do sistema correto, é
possível sair na frente dos concorrentes e prestar um serviço que supera as exigências do mercado.
• Dessa forma, é fundamental fazer uma escolha adequada às suas necessidades e que aumente a produtividade do
empreendimento. Todo processo de mudança causa atritos e desgastes entre funcionários e gestores.