Processos organizacionais: conceito e tipos.

O QUE SÃO PROCESSOS ORGANIZACIONAIS?

Para que o produto ou serviço oferecido por uma empresa tenha qualidade e respeite todos os
detalhes para chegar à conformidade adequada, os processos organizacionais fazem uma grande
diferença. Eles são uma série de atividades ligadas entre si, envolvendo pessoas (colaboradores,
gestores), procedimentos, equipamentos necessários e mesmo informações.
A medida em que são executados, ocorre a transformação de insumos (que são as entradas) em
produtos ou serviços (chamados de saídas) para atender às demandas e necessidades de
consumidores internos ou externos. Isso faz com que se agregue valor aos itens produzidos para
o público-alvo e até mesmo para a própria empresa.
É importante saber também que os insumos ou entradas desse processo
podem ser matérias-primas, informações e conhecimento,
equipamentos e ainda qualquer outro tipo de bens. Quanto às saídas,
são o formato final de produtos ou serviços desenvolvidos, para que
sejam comercializados e, assim, cheguem ao seu destino final.
De forma mais direta, os processos organizacionais funcionam como
um diagrama de fácil visualização. Por exemplo: você identifica quais
são as atividades necessárias para o desenvolvimento do produto ou
serviço, inclui eventos e tomada de decisão, além do início e fim de
todo o processo — o que conta com a participação de pessoas e
equipes que a executam.
QUAIS OS PRINCIPAIS TIPOS EXISTENTES?

Existem basicamente três processos organizacionais que

auxiliam um negócio. Em cada um deles, é fundamental
compreender quais são os seus objetivos, a fim de
determinar exatamente a energia, foco e equipe que
devem compor aquele momento.
PROCESSOS PRIMÁRIOS

Esses são os processos que têm relação com a sua entrega final, ou seja,
aquilo que é feito para o cliente em forma de produto ou serviço. É com eles
que a empresa atende as necessidades do consumidor, além de caracterizar
em que área o negócio atua, sendo o core business da organização.

Por exemplo: se você atua numa agência de conteúdo ou comunicação

digital, as entregas podem ser posts para blogs, redes sociais ou outros
materiais como banners, e-books etc. Agora se for uma floricultura, são as
plantas, sementes, terra, entre outros, os produtos de comercialização.

Algumas características dos processos primários são o contato direto com o

cliente; gerar a percepção de valor para o consumidor e poder começar e
terminar fora da empresa.
PROCESSOS GERENCIAIS

Já os processos gerenciais estão ligados aos anteriores — primário e de apoio, e

suporte. Ele tem uma finalidade mais estratégica e com foco na eficácia dos
processos, com um viés de monitoramento e melhoria de pontos que precisam de
atenção. De forma resumida, são fundamentais para uma gestão altamente
acompanhada e aprimorada.

Essa etapa também inclui possíveis ajustes em procedimentos, sempre visando o

melhor aproveitamento de oportunidades e o de fechar lacunas com falhas na
empresa.
É bom frisar ainda que para o desenvolvimento de equipe, por
exemplo, os processos organizacionais e gerenciais também atuam bem,
pois podem ser usados mostrando na prática o que os colaboradores
podem melhorar, o que buscar como objetivo, quais as consequências
de um processo bem-feito, entre outros aspectos.
COMO FUNCIONAM NA PRÁTICA?

Para que os processos organizacionais funcionem bem na prática, é

possível contar com metodologias que já foram testadas e se
apresentaram como uma boa solução. É válido reforçar que escolher
um método como esses para dar o ponto de partida é fundamental,
visto que, com a medida, pode-se poupar tempo, trabalho e
potenciais retrabalhos.

Conheça dois caminhos recomendados para você aplicar e, assim, ter

mais chances de fazer os processos organizacionais darem certo na
empresa.
CICLO PDCA

A sigla, que significa Plan, Do, Check e Act tem tradução no português para:

planejar, fazer, checar e agir. É simples de entender, pois o ciclo PDCA é feito
com 4 passos para que você torne os processos organizacionais mais ágeis,
eficientes e inteligentes. Ele é dividido em:

●   plan (planejar): é conhecida como a primeira fase, com o intuito de ajudar a

empresa a identificar o objetivo que pretende alcançar. Após isso, é chegado o
momento de desenhar o plano de ação, prevendo formas de implementação de
melhorias e ainda eliminar problemas que são detectados;
•  do (fazer): faz parte da segunda etapa, em que é hora de pôr em prática todo o
planejamento que foi desenvolvido. Aqui, é ainda mais simples o caminho a seguir: pois o
“do” carrega o significado de atuar com mão na massa, ou seja, fazer acontecer;

●   check (checar): nesta terceira etapa o foco é coletar informações que sejam mensuráveis,
ou seja, que sejam fáceis de ser medidos e ainda acompanhados. Esses dados terão uma
análise profunda para que a organização tenha conclusões concisas, notando se houve ou não
melhorias no processo ligado ao ciclo que foi direcionado;

●   act (agir): por último, se for necessário, a empresa pode e deve aplicar possíveis correções
nas ações que foram realizadas e tomadas. Nessa etapa o mais importante é atingir melhorias
que se mantenham contínuas, principalmente após todas as análises de resultados serem feitas.
Uma observação: se necessário, o ciclo PDCA pode recomeçar do
zero. O jeito mais indicado para isso é reformular o plano de
ação, repetindo a aplicação várias e várias vezes até chegar a uma
excelência e eficiência nos processos organizacionais. Outra dica
é, de fato, não medir esforços para a repetição, pois isso faz com
que fique mais enraizado na cultura da empresa.
BPM

A metodologia BPM (Business Process Management) é bem parecida

com a PDCA no que diz respeito a aplicação em ciclos. Porém, ela é
feita em 6 etapas, tendo bastante detalhamento em cada uma delas.
Dessa forma, é executada assim:
PLANEJAMENTO E ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

O ciclo inicial tem como meta o levantamento e mapeamento

de todos os processos organizacionais existentes na empresa. É
nesse estágio que a companhia precisa considerar quais são os
processos que realmente estão de acordo com o serviço
oferecido. Também é aqui que, muitas vezes, já se pode
eliminar possíveis processos que estão incompatíveis.
ANÁLISE DE PROCESSOS

Na segunda parte do ciclo, é feita uma análise para identificar se os

processos estão mesmo sendo aplicados. O objetivo é entender
melhor e enxergar com clareza se eles funcionam, se trazem
resultados, se são aplicados como devem ser, entre outros. Uma das
vantagens dessa fase é conseguir tirar alguns insights para
melhorias.
DESENHO DE PROCESSOS

Como o próprio nome diz, na etapa de desenho de processos é feito um esboço ou

remodelamento dos processos que tenham mostrado limitações, erros, gargalos,
burocracias desnecessárias ou até mesmo desperdícios. O foco é atingir as melhorias
necessárias.

IMPLANTAÇÃO DOS PROCESSOS

Eis aqui um dos momentos mais aguardados: após desenhar, entender e definir metas, é
hora de colocar em prática os processos, já com suas melhorias aplicadas.
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS

Assim como acontece no ciclo PDCA, logo após o processo estar funcionando e ser
devidamente implementado, é o momento de acompanhar bem de perto os resultados.
Para tal, é essencial fazer o monitoramento dos processos organizacionais e, assim,
colher os dados que trazem valiosas informações sobre todo o negócio.

REFINAMENTO DE PROCESSOS

Por fim, nesta etapa você terá uma análise a mais, para compreender se as mudanças,
de fato, ocorreram e surtiram efeito. Se a resposta for negativa, o ciclo é recomeçado.
COMO É POSSÍVEL CONDUZI-LOS DE MODO
EFICIENTE?

Mesmo seguindo os processos organizacionais e as duas

metodologias que apontamos nos tópicos anteriores, é preciso
mais: procurar por alternativas que sirvam de apoio para que
tudo seja conduzido de modo eficiente. Por isso, é bom
conhecer como chegar a uma performance ampliada, com mais
chances de sucesso e que tendem a ajudar bastante.
RECONHEÇA QUE HÁ MOTIVOS PARA INVESTIR EM MUDANÇAS

Isso porque reconhecer que há uma real necessidade de configurar mudanças e

melhorias é, sem dúvidas, um passo importante para que a tarefa seja feita de forma
exemplar. Lembre-se de que não faz sentido otimizar um processo que não demanda
ou não tenha impacto no dia a dia da empresa — o foco sempre deve ser onde há
oportunidades.

Além disso, fique atento e procure estimular feedbacks tanto de clientes internos

como externos, assim como a atualização dos resultados ligados a todo o
planejamento. Com isso, é possível configurar as prioridades e entender se há
demanda de ação sobre ela. A consequência disso é positiva: recursos e esforços
direcionados de forma inteligente.
MAPEIE PROCESSOS NOVOS COM RIQUEZA DE DETALHES

Ter os processos organizacionais mapeados é fundamental para uma administração

eficiente de tudo: equipe, recursos, tempo, investimento etc. Com ele, é possível
entender melhor o posicionamento e importância das etapas e como cada uma das
pessoas envolvidas deve atuar e agir. O resultado é conseguir identificar as
dificuldades e o que gera impacto nas tarefas.

Porém, é natural que as etapas apareçam constantemente e, assim, ficarem de fora do

mapeamento. Para não perder isso de vista e deixar passar pontos e momentos
decisivos nos processos, é válido seguir a regra de: não deixar para mapear depois as
novas etapas. Lembre-se de que isso pode gerar um acúmulo de informações,
desequilíbrio e perda de direcionamento.
INVISTA NA CAPACITAÇÃO E PREPARAÇÃO DA EQUIPE

Mudanças sempre exigem novos comportamentos e até mesmo no mindset dos profissionais de uma
empresa. Diante desse cenário, uma opção a seguir é reforçar o quão preparada a equipe está para
encarar as novidades dos processos organizacionais e apoiar o treinamento corporativo.

Por isso, para começar o ideal é apresentar os principais motivos de apostar na etapa e de que forma
isso agirá positivamente no resultado de todos. Depois, vale a pena comunicar o plano, delegar
responsabilidades que sejam entendidas claramente para serem executadas.

O papel do líder aqui é de suma importância para a condução no desempenho das pessoas.

MONITORE DE PERTO OS RESULTADOS

Uma reflexão que cabe bastante neste tópico é: do que adianta usar uma metodologia que promete ser
eficaz, executar com afinco as mudanças, acreditar que isso é o suficiente, mas, ao mesmo tempo, não
acompanhar quais foram os resultados? Para ter segurança em cada investimento que a empresa faz, é
essencial manter um monitoramento frequente.

A dica é definir métricas, indicadores e os patamares que mais se adequam a um retorno esperado ou
desejado. Isso porque com a coleta de informações, por exemplo, é possível agir de acordo com a
necessidade. Em tempo, é fundamental que os resultados concretos, reais, sejam os motivadores para a
sua tomada de decisão — o que garante maior segurança.
APOSTE NO USO DA TECNOLOGIA

Ao tomar ciência da quantidade e, quem sabe, da complexidade dos processos

organizacionais que a empresa terá a partir de agora, o acompanhamento precisa
mesmo ser feito de uma maneira robusta e inteligente. O uso da tecnologia é um
ótimo caminho a seguir, pois economiza-se tempo, gera resultados positivos e
melhores, entre outras vantagens.

Um exemplo disso é o uso de softwares de gestão, como um bom CRM, que tem a
facilidade e praticidade de organizar em um único lugar as informações, atuações,
estratégias, contatos etc., do que está sendo feito na empresa e com os clientes. Ele
também pode mapear as etapas dos processos, levantar os impactos de cada um e
trazer relatórios consistentes com números.
QUAIS OS SEUS IMPACTOS NOS RESULTADOS DA EMPRESA?

Conforme abordamos até agora, nenhuma empresa vive sem processos organizacionais. É
importante ter o controle das entradas (insumos, conhecimentos e materiais) para que sejam,
então, transformados em bens de consumo ou serviços. Assim, são comercializados no mercado,
agregando valor para o público e atraindo novos clientes e parceiros comerciais.

Por se tratar de melhorias visando sempre resultados positivos para a marca, se os processos
forem realmente seguidos e revistos sempre que necessário, algumas vantagens surgem e ganham
um destaque que não há como ignorar. Separamos a seguir os mais interessantes e que podem
contribuir para a sua tomada de decisão.
MENOS DESPERDÍCIO

Não é novidade que quando uma empresa tem processos organizacionais ineficientes
com frequência, isso causa desperdícios em todos os sentidos. O mais notado é a
perda de tempo, pois as tarefas passam a demandar mais atenção, cuidados e até um
período maior para serem executados.
Tem mais, pois o que fica por trás dessa ineficiência é, sem dúvidas, o mau
aproveitamento dos recursos da equipe e das capacidades dos profissionais da
empresa. A consequência disso é desperdiçar potencial, causar possíveis frustrações
nos colaboradores, e gerar um mal-estar que pode ser percebido em várias áreas
da organização.
Por isso, a saída é investir na melhoria das ações dos processos organizacionais,
visando a redução de perdas, aumento da eficiência, agilidade e, principalmente,
maior engajamento por parte dos colaboradores.
DIMINUIÇÃO DE CUSTOS

Se você consegue reduzir os desperdícios, também pode diminuir

custos. Como em:

●   capital humano (menos contratações de mão de obra ou horas

extras);

●   insumos (aproveitam-se muito mais os materiais);

●   logística (é possível otimizar os deslocamentos, transportes e

rapidez nas entregas).
PADRONIZAÇÃO

Quando acontece uma melhora significativa nos processos organizacionais e no investimento em

soluções tecnológicas, principalmente para acompanhar a transformação digital, a empresa
consegue alcançar um alto nível de padronização nos resultados. Ou seja, garante que as ações
sejam executadas de maneira exemplar e fiel — criando satisfação nos clientes.

Um bom exemplo disso é a implementação de fluxos de trabalho ( COMO SOFTWARES), que

ajuda a eliminar erros, inconsistências e falhas nas etapas de trabalho. Com isso, a qualidade do
trabalho é impactada positivamente, gerando maior valor aos produtos e serviços.
INTEGRAÇÃO

Se há um desafio compartilhado entre as empresas esse é a integração das equipes

e diferentes departamentos. Quando os processos organizacionais têm deficiência,
por exemplo, isso fica ainda mais evidente, criando também ruídos na
comunicação, clima organizacional, cultura da empresa, turnover e muito mais.

Ao investir na integração, as equipes se sentem mais estimuladas a apoiarem umas

às outras, na busca pelos melhores objetivos. Com o processo bem desenhado e
estruturado (com um plano definido), fica visível e mais fácil de entender as
funções de cada colaborador e a ordem de execução do trabalho.
ATUAÇÃO MAIS ESTRATÉGICA

Como parte da rotina das empresas, os processos organizacionais contam como

verdadeiras estratégias de negócio para a companhia. Ao padronizar cada um deles, os
colaboradores que estão envolvidos nas suas respectivas atividades, principalmente ao
que diz respeito aos gestores, passam a ter mais liberdade para gerenciar ações e pensar
em novas estratégias.

De forma resumida, é como se fosse da seguinte forma: quanto melhores forem as

definições dos processos organizacionais, menos tempo e recursos os profissionais
perderão com possíveis correções, refações ou tarefas feitas de forma manual.

Mais uma vez, o uso da tecnologia pode fazer toda a diferença, como na automação por
software.
CONCLUSÕES SOBRE OS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

Ao longo deste material, mostramos o quão importante é investir em processos

organizacionais para todo tipo de empresa. Eles não só apoiam o crescimento
do negócio, mas também dão o suporte necessário para que todas as etapas de
criação e desenvolvimento de produtos e serviços sejam feitos com a
excelência que o consumidor demanda.
Outro aspecto que precisa estar em destaque é o envolvimento de toda a equipe nessa trajetória, pois são
vários processos e etapas que precisam ser realizados com todo o cuidado e acompanhamento,
aumentando as chances de sucesso. Aqui, cabe investir em soluções tecnológicas que facilitam o trabalho
e trazem respostas a melhorias ou acertos.

Lembre de que a transformação digital é assunto mais do que atual: se faz necessário nos tempos de hoje.
Não apenas isso, mas processos organizacionais que são impulsionados com o uso correto das novas
tecnologias também fazem com que a empresa passe segurança, modernidade e fundamentos para o seu
próprio crescimento.
Clientes e parceiros comerciais estão cada vez
mais em busca de marcas que tenham
estratégias baseadas em resultados positivos,
com uma equipe de gestores à frente das
necessidades e capazes de engajar os
colaboradores no dia a dia. Indo além, é a força
e dedicação dessas pessoas que também reforça
a melhora na cadeia produtiva da empresa.
De forma resumida, é possível seguir os processos com algumas dicas:

●   tenha uma visão geral dos processos;

●   faça o alinhamento com a visão estratégica da empresa;
●   defina com clareza as métricas;
●   fique atento aos resultados;
●   conte com profissionais preparados e treinados;
●   recomece do zero, se for preciso;
●   use a tecnologia, como um software de gestão;
●   acompanhe como a concorrência está atuando em seus próprios processos;
●   traga soluções criativas e modernas.
Seguindo isso e ainda as metodologias que apresentamos, a
empresa pode se superar e contar com muito mais
participação de toda a equipe. Afinal, processos
organizacionais têm como finalidade algo que todos estão em
busca: o fortalecimento do negócio, boas oportunidades,
fidelização de clientes e reputação da marca em alta. 
Referências Bibliográficas

ARAÚJO, Luis César G. de – Organização Sistema e Métodos e as Modernas

Ferramentas de Gestão Organizacional - São Paulo, Editora Atlas, 2001.
CRUZ, Tadeu – Sistemas, Organizações & Métodos – São Paulo, Editora
Atlas, 2ª edição, 1998. CURY, Antonio – Organização e Métodos uma Visão
Holística – São Paulo, Editora Atlas, 7ª edição,2000.