PDCA: o que é, benefícios e como

aplicar
O comportamento do consumidor evoluiu bastante no decorrer das últimas
décadas. Ele exige cada vez mais qualidade. Entre as empresas a concorrência é
muito maior e as margens cada vez apertadas, o que exige melhores níveis de
produtividade. Logo, garantir um alto índice de qualidade dos produtos e serviços
aliado a um bom nível de produtividade passa a ser uma necessidade.

Dado o contexto, o ciclo PDCA é uma das ferramentas de qualidade e

produtividade mais importantes que você pode implementar em seu negócio.
Por isso, falaremos aqui sobre:

• O que é PDCA;
• Quais os benefícios dessa ferramenta de qualidade;
• Como o ciclo PDCA é dividido em diversas etapas;
• Como aplicá-lo em sua empresa.

Como surgiu o ciclo PDCA?

Em meados da década de 1920, Walter Andrew Shewart, um físico teórico norte-
americano famoso por atuar no setor de controle estatístico de qualidade,
desenvolveu uma ferramenta. Esta metodologia, mais tarde, mudaria a forma
como os gestores empresariais analisam e administram os processos
qualitativos de produção. Estamos falando do ciclo PDCA!

Na década de 1950, o ciclo PDCA ganhou popularidade mundial graças às

contribuições do professor William Edwards Deming. Ele ficou conhecido pelo
título de “guru do gerenciamento de qualidade”. E, é claro, por sua dedicação à
otimização dos procedimentos produtivos nos Estados Unidos durante o complexo
período da Segunda Guerra Mundial.

O que é o ciclo PDCA?

Também conhecido pelos termos Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, o ciclo
PDCA é uma ferramenta de gerenciamento utilizada para promover
melhorias contínuas nos procedimentos de produção. Utilizando um circuito
composto por quatro etapas ou ações:

• Plan — planejar;
• Do — fazer;
• Check — checar;
• Act — agir.

O objetivo principal é ajudar não apenas na compreensão de como surge um

problema. Mas, também, qual a solução ideal para ele. Focando na causa e não
somente em suas consequências.

A partir do momento em que a oportunidade de melhoria é identificada, é a hora

de colocar em ação as atitudes para promover a mudança necessária. E, então,
alcançar as metas almejadas com mais eficiência e qualidade!

Essa técnica de análise e mudança de processos parte do princípio de que o

planejamento estratégico não consiste em uma atividade pontual e isolada. Ou seja:
não ocorre apenas uma única vez e também não é absoluto.

Portanto, é possível que o planejamento possa exigir mudanças no decorrer do

projeto. E é exatamente isso que o ciclo PDCA ajuda a fazer: controlar e fazer os
ajustes de maneira contínua, de modo que contribua para que cada etapa do
processo se desenvolva da melhor maneira possível.

Quais os benefícios do ciclo

PDCA?
Entre as vantagens de aplicar o PDCA nos procedimentos cotidianos da empresa,
podemos citar:

• Ganho de tempo;
• Envolvimento da equipe (gestores e colaboradores);
 • Aceleração e aperfeiçoamento de atividades;
• Identificação de problemas e suas causas-raiz;
• Integração de etapas produtivas;
• Aprimoramento contínuo de processos.

Como aplicar o ciclo PDCA

Conforme já mencionamos, PDCA é a sigla para Plan, Do, Check, Act (Planejar,
Fazer, Checar e Agir). Basicamente, estas são as quatro etapas do ciclo PDCA.

Etapa 1 — Planejamento
Pela ordem, o ciclo começa no planejamento. A finalidade aqui é fazer um
levantamento das informações e analisá-las para estabelecer metas e objetivos
transparentes. É fundamental que seja elaborada uma estratégia capaz de
solucionar os problemas encontrados. A fase de planejamento é dividida em quatro
subcategorias:

1. Identificação do problema
Nessa categoria, é necessário identificar qual é o problema e reconhecer seu
nível de importância para que uma determinada atividade seja desenvolvida.
A equipe pode levantar o histórico do problema, mostrar as perdas que ele causou
e, então, propor uma data para que ele seja solucionado.

2. Observação do problema
É nessa etapa que os detalhes do problema devem ser analisados de perto, assim
como suas características específicas. Essa fase pode exigir mais trabalho e ser um
pouco mais demorada. Afinal, as características do problema em questão
devem ser analisadas com base em diversos pontos de vista, além de em quais
locais ele ocorre.
A matriz swot é uma ferramenta que pode ajudar a equipe a analisar todo o
contexto em que a empresa se encontra diante do mercado, da concorrência, do
ponto de vista do consumidor e como os processos internos têm refletido nisso
tudo. A ferramenta gera informações sobre os pontos fortes e fracos do negócio
tanto internamente, quanto no ambiente externo à organização – o que proporciona
dados indispensáveis para um bom planejamento.

3. Análise do problema
É aqui que as causas serão descobertas. Por isso, a equipe deve levantar possíveis
motivos, colocá-los em ordem de importância e escolher os mais prováveis. Além
de testar as hipóteses com as novas informações coletadas, descartando as causas
mais improváveis.

Entre as ferramentas que costumam ser utilizadas na análise do problema, podemos

citar o GUT (gravidade, urgência, tendência), Diagrama de Ishikawa (causa e
efeito), o Teste de Hipóteses e os 5 Porquês.

4. Plano de ação
Após a identificação das causas do problema, é o momento de desenvolver ações
para solucioná-lo. Três perguntas básicas devem ser respondidas:

• “O que deve ser feito?”

• “Quem deve ser o responsável?”
• “Quando a tarefa deve ser iniciada e concluída?”

Etapa 2 — Desenvolvimento
Na fase de desenvolvimento, também conhecida como execução, o plano de ação
— criado na etapa anterior — deve ser efetivamente colocado em
prática. Essa é uma das etapas mais críticas de todo o ciclo PDCA. Portanto,
precisa ser acompanhada de perto, para que haja mais garantia de que as ações
sejam executadas de acordo com o que foi planejado.
É muito importante registrar e destacar todos os resultados obtidos a cada tarefa
concluída, sejam eles positivos ou negativos. Isso proporciona um aprendizado
indispensável para o crescimento do time envolvido durante todo o processo.

Etapa 3 — Checagem
Na fase de checagem, ocorre uma análise mais profunda sobre o foi executado
e quais foram os resultados obtidos. Essa etapa pode ser desenvolvida no
decorrer da execução do plano de ação ou, também, assim que ele for terminado.
Permitindo, inclusive, que grupos ou pessoas externas sejam envolvidas no time
responsável pela solução do problema. Esse processo de verificação consiste em
confirmar se o que foi planejado está sendo devidamente implantado. Além
de analisar e comparar os resultados entre o antes e depois e, é claro, o alcance dos
objetivos propostos. Caso os resultados colhidos durante a checagem não sejam
satisfatórios, é altamente recomendado que se faça os ajustes necessários que
competem a etapa 4.

Etapa 4 — Ajuste
Por fim, na fase de ajuste, o foco é nas ações de melhoria. A velha frase “tudo que
se mede, se melhora” é, neste momento, mais atual do que nunca. A partir dos
resultados obtidos na fase de checagem recomenda-se planejar ações que corrijam
falhas que estão comprometando o atingimento das metas. Uma das ferramentas
mais utilizadas nesta fase é o FCA (Fato – Causa – Ação). Por exemplo, não
estamos atingindo a meta (Fato), porque o time não engajou (Causa), então
faremos um trabalho de sensibilização (Ação).

Como se pode ver o PDCA não é uma técnica apenas empresarial. Ela pode ser
aplicada em nossas vidas, nas atividades diárias, bem como em atividades de longa
duração. É tudo uma questão de disciplina e hábito.