Ciclo PDCA

O ciclo PDCA facilita a tomada de decisões e o alcance de metas

O ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, um físico norte-americano co-
nhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade.

Na década de 50 ele foi popularizado no mundo todo por outro americano, o professor William Edwards
Deming, conhecido como guru do gerenciamento de qualidade e reconhecido por sua importância para
a melhoria dos processos produtivos nos EUA durante a segunda guerra e também por seu trabalho
de consultoria com executivos japoneses.

O ciclo PDCA é assim chamado devido ao nome em inglês de cada uma das etapas que o compõem:

P: do verbo “Plan”, ou planejar.

D: do verbo “Do”, fazer ou executar.

C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.

A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

A metodologia PDCA é largamente utilizada por corporações que desejam melhorar seu nível de gestão
através do controle eficiente de processos e atividades internas e externas, padronizando informações
e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes.

Importante ressaltar que, uma vez implantado, o ciclo PDCA deve tornar-se uma constante dentro da
empresa, um verdadeiro círculo virtuoso objetivando sempre a melhoria contínua.

Para compreender melhor o que é ciclo PDCA, confira uma breve explicação sobre cada um dos seus
quatro estágios

Planejamento: Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA, pois impede falhas futuras e
gera um enorme ganho de tempo. Paute o planejamento de acordo com a missão, visão e os valores
da empresa, estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los.

Execução: Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja, procure
não queimar etapas tampouco improvisar, para não comprometer todo o ciclo PDCA. A fase da execu-
ção é subdividida em outras três etapas: treinamento de todos os funcionários e gestores envolvidos
no projeto, seguido da realização propriamente dita e da “colheita” de dados para uma posterior avali-
ação.

Checagem: É o estágio do ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. As metas
alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de
processos ao final da execução. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente
à execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, para uma
análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.

Ação: A “última” etapa, na qual são aplicadas ações corretivas de modo a estar sempre e continua-
mente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração
do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros.

Ciclo PDCA no Gerenciamento de Processos

O PDCA é uma abordagem muito abrangente e aplicável em diversas situações, porém as vezes pre-
cisamos criar especializações para auxiliar na resolução de problemas específicos. Veja neste vídeo
como podemos aplicar o ciclo PDCA no gerenciamento de processos de negócio.

O Ciclo PDCA ou SDCA, significa Plan, Do, Check, Action (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Esse mé-
todo tem a função de garantir que a empresa organize seus processos, não importando a sua natureza.

Esse ciclo foi criado por Walter A. Shewart, na década de 20, mas ele se tornou conhecido quando
William Edward Deming, um dos gurus da gestão de qualidade, espalhou o conceito pelo mundo. Por
esse motivo, o ciclo PDCA ficou conhecido a partir da década de 1950 como ‘Ciclo Deming’. Através
dessa teoria, cada processo da empresa passa por quatro fases:

Planejar (Plan)

Nesta fase são definidos os objetivos de cada processo até chegar ao produto/serviço finais requeridos
pelo cliente, levando em consideração a política da empresa.

Baseado nesta política, o planejamento deve ser composto pelos seguintes passos:

Identificação do Problema

Estabelecimento de Metas

Análise do Fenômeno

Análise do Processo

Plano de Ação

Fazer (Do)

Momento em que o plano será executado, assim os indivíduos que participarem da implantação do
ciclo PDCA deverão realizar treinamentos de acordo com o método. Cada processo é realizado, con-
forme aquilo que foi definido na primeira fase. Assim são coletados dados para uma análise posterior.

Checar (Check)

Com a implantação, os processos são analisados através de ferramentas próprias, para verificar se
cada processo cumpre aquilo que foi proposto no planejamento. É nessa fase que poderão ser encon-
trados erros ou falhas no processo.

Agir (Action)

De acordo com o resultado na etapa ‘checar’, serão observadas as falhas nos processos e se os obje-
tivos foram atingidos, caso contrário, estes devem ser melhorados e as etapas se reiniciam.

O que é PDCA?

O PDCA é uma ferramenta da Qualidade utilizada no controle de processos, que tem como foco a so-
lução de problemas. Sua aplicação consiste em quatro fases:

P (plan: planejar): seleção de um processo, atividade ou máquina que necessite de melhoria e elabo-
ração de medidas claras e executáveis, sempre voltadas para obtenção dos resultados esperados;

D (do: fazer): implementação do plano elaborado e acompanhamento de seu progresso;

C (check: verificar): análise dos resultados obtidos com a execução do plano e, se necessário, reavali-
ação do plano;

A (act: agir): caso tenha obtido sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo
padrão.

O PDCA pode ser representado visualmente conforme mostra a figura abaixo:

Como funciona?

Sempre que um problema é identificado e solucionado, o sistema produtivo passa para um patamar
superior de qualidade, pois os problemas são, na verdade, oportunidades para melhorar os processos.
Assim, o ciclo PDCA também pode ser usado para induzir melhorias, ou seja, melhorar as diretrizes de
controle.

Neste caso, na etapa inicial, planeja-se uma meta a ser alcançada e um plano de ação para atingi-la.
A ação é executada segundo a nova diretriz e é feita a verificação da efetividade, ou seja, se a meta foi
alcançada. Se os objetivos foram alcançados, esta nova sistemática de ação é padronizada; em caso
de não atendimento da meta, volta-se a etapa inicial e um novo método deve ser planejado, um novo
plano de ação deve ser elaborado.

Pdca Como Ferramenta De Garantia Da Qualidade

ETAPAS AÇÕES

Planejar o trabalho a ser realizado por meio de um plano de ação após a identifi-
cação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do
P (PLAN) problema (projeto da garantia da qualidade).

Realizar o trabalho planejado de acordo com o plano de ação (execução da ga-

D (DO) rantia da qualidade, cumprimento dos padrões).

Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que
foi planejado no plano de ação (verificação do cumprimento dos padrões da qua-
C (CHECK) lidade).

Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário,

haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os proces-
sos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, re-
A (ACT) visão das atividades e planejamento.

Utilização
O PDCA é uma das ferramentas mais consagradas do mundo para resolução de problemas, seu es-
copo de utilização é tão amplo que até mesmo a ISO 9001:2015recomenda a utilização da metodologia.
Segunda a norma, pode-se aplicar o ciclo PDCA em qualquer processo do SGQ.

É possível, por exemplo, organizar a tratativa de não conformidades tendo como base um ciclo PDCA,
tornando o processo muito mais eficiente. Alguns softwares de Gestão da Qualidade já incorporam au-
tomaticamente a ferramenta no processo, o que torna mais clara a execução do processo e aumenta
os níveis de excelência.

Para ver como funciona o PDCA na prática, veja nosso post sobre Plano de Ação: Planejamento, Exe-
cução e Conclusão.

Conceito PDCA

PDCA (Plan, Do, Check, Act, ou em português, Planejar, Fazer, Verificar e Agir) é uma ferramenta de
qualidade de quatro fases, amplamente utilizada para a solução de problemas, controle e melhoria
contínua de processos e produtos. É também conhecido como o Ciclo de Deming, ciclo de Shewhart ou
ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act).

O objetivo do PDCA é ajudar a entender como um problema surge e como deve ser solucionado. Im-
portante ressaltar que o foco do Ciclo de Deming é na causa e não nas consequências.

Assim que uma oportunidade de melhoria é identificada, são definidas ações para promover as mudan-
ças necessárias. Desse modo, espera-se que os resultados sejam atingidos com mais qualidade e
eficiência.

Esta ferramenta parte do pressuposto de que o planejamento não é algo imutável. Assim como o orça-
mento empresarial, que precisa ser acompanhado de perto para que sejam feitos ajustes caso neces-
sário, o mesmo acontece com o PDCA. Exatamente por isso que ele é um ciclo contínuo, ou seja, pode
(e deve) ser aprimorado e repetido a fim de que a melhoria contínua dos processos seja atingida.

Você pode estar se perguntando: mas este método foi desenhado para a área de qualidade? Como
o departamento financeiro pode se beneficiar do PDCA? Na verdade, todas (exatamente, TODAS) as
áreas da estrutura organizacional podem fazer uso do Ciclo de Deming, desde a qualidade até a con-
troladoria.

Quer um exemplo? Nós, aqui da Treasy, não tomamos nenhuma decisão sem nos basearmos em fatos
e números (o famoso Data Driven). Imagine o Orçamento Empresarial. Já pensou no problema que o
fluxo de caixa de sua empresa terá se ele for elaborado e não for acompanhado? Se houver um pro-
blema no orçamento e não forem tomadas as providências, a empresa corre inclusive o risco de ir à
falência.

Mais abaixo mostraremos como o Ciclo PDCA pode fazer a diferença na área de controladoria (espe-
cialmente na questão do Planejamento Orçamentário), mas como entendemos que antes de pensar
em monitorar o orçamento é preciso saber direitinho como ele funciona, separa essa primeira dica: We-
binar sobre orçamento empresarial na prática. Para acessar o material, é só clicar no banner:

Bom, mas antes de falar sobre como o PDCA é aplicado na área de controladoria, vamos ver cada uma
de suas etapas.

Como funciona o ciclo PDCA ou ciclo de Deming?

Já citamos as quatro etapas (Plan Do Check Act) e agora chegou a hora de ver cada uma separada-
mente.

# 01 – Plan (Planejar)

Por ser o início de tudo, nesta etapa são definidos metas e objetivos do ciclo (olha as metas Smart aí!).
Em outras palavras: qual o problema a ser resolvido? É também aqui que são estabelecidos os Indica-
dores de Desempenho (ou Key Performance Indicator, KPI). É importante que esses indicadores sejam
definidos, pois mostrarão se o objetivo final está sendo alcançado.
Em suma, são considerados os itens:

Levantamento de fatos;

Levantamento de dados;

Elaboração do fluxo de processos;

Identificação dos itens de controle;

Elaboração de uma análise de causa e efeito;

Colocação dos dados sobre os itens de controle;

Análise dos dados;

Estabelecimento dos objetivos.

Portanto, nesta fase são identificados os fatores que influenciam o problema, bem como suas possíveis
causas. Na fase de planejamento nasce o Plano de Ação. Uma boa dica aqui é utilizar o famoso 5W2H,
uma ferramenta que pode ser útil em inúmeros momentos, sendo utilizada desde o Planejamento Es-
tratégico, Tático e Operacional até mesmo para o planejamento e acompanhamento de pequenos pro-
jetos ou mesmo atividades rotineiras.

Caso você queira saber mais sobre o assunto, recomendamos dois artigos:

5W2H – Reduzindo incertezas e ganhando produtividade para os planos de ações de sua empresa

Plano de Ação – O passo a passo da ideia à concretização de seus objetivos!

#02 – Do (Fazer)

Ok, problemas identificados e metas traçadas é hora de colocar a mão na massa. Lembra do Plano de
Ação criado na etapa #01? Pois bem, este é o momento do Ciclo PDCA que coloca em prática tudo o
que foi planejado.

Nesta etapa deve-se cuidar para que não ocorram desvios. Do contrário, ou seja, caso não seja possí-
vel executar aquilo que foi planejado, será preciso retornar à primeira fase e analisar os motivos que
levaram aos desvios. Por isso, a segunda fase do PDCA é vista também como um teste, pois esta é a
hora de verificar o que está funcionando e o que precisa ser mudado.

A fase da execução é subdividida em três etapas:

Treinamento dos funcionários e gestores envolvidos no projeto;

Execução propriamente dita; e

Colheita de dados para uma posterior avaliação.

Quando tudo estiver seguindo de acordo com o planejamento segue-se para a terceira etapa.

#03 – Check (Checar)

Antes de mais nada, anota aí: esta fase deve iniciar junto com a implementação do Plano de Ação. Isso
porque acompanhar os resultados o mais cedo possível significa que você estará mais apto a saber se
os resultados serão atingidos.

Trocando em miúdos, na terceira etapa ocorre um monitoramento de cada atividade do plano de ação,
sendo possível:

Comparar o previsto com o realizado;

Identificar gaps a serem sanados e oportunidades de melhoria; e

Avaliar a metodologia de trabalho adotada.

Portanto, a fase de checagem identifica brechas no projeto.

#04 – Act (Agir)

Hora de atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver). Do contrário, haverá a pa-
dronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e
auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento).

A quarta etapa representa fim e começo simultaneamente, pois após uma minuciosa avaliação dos
problemas e erros anteriores o ciclo PDCA reinicia seguindo novas diretrizes. Por isso, é sempre im-
portante lembrar que ao encerrar o ciclo (fim das ações corretivas) um novo planejamento deve iniciar.

Isso ocorre porque o objetivo é o aprimoramento das atividades e processos. Aliás, toda empresa deve
sempre seguir a filosofia do Ciclo PDCA: aprimorar sempre.

Benefícios do PDCA

Ao entender melhor como funciona o Ciclo PDCA fica mais fácil entender as vantagens desta ferra-
menta. Por isso, elencamos abaixo alguns de seus benefícios:

Facilita a tomada de decisão;

Promove o trabalho em equipe através de brainstorming e resolução de problemas;

Busca a melhoria contínua, ou seja, ao invés de se conformar com o bom foca no melhor;

Aprendizado contínuo;

Evita que sejam implementadas soluções de baixa eficiência e que haja desperdício de tempo (temos
algumas dicas para gestão de tempo);

Garante um diagnóstico apurado sobre os processos, tratando das falhas e procurando soluções con-
tinuamente;

Fornece um método padronizado para alcançar a melhoria contínua que pode ser usado por qualquer
departamento para resolver problemas novos e recorrentes;

Torna os processos de gestão mais ágeis, claros e objetivos;

Padronização da linguagem e a melhoria da comunicação;

Soluciona problemas com eficácia e inteligência.

Como a melhoria não acaba nunca (melhoria contínua, lembra?), quanto mais a patrimona do PDCA
enraíza-se na sua empresa, mais benefícios são analisados.

Como o Ciclo PDCA pode fazer a diferença para a área de controladoria

Ao nos basearmos em dados para a tomada de decisão ganhamos de brinde a possibilidade de adotar
a Melhoria Contínua como filosofia empresarial. E, como você viu, é exatamente isso que prega o Ciclo
PDCA.

Falando especificamente da Área de Planejamento e Controladoria, acompanhe o raciocínio: se todo o

mês sua empresa melhorar em 10% o seu resultado, no final de um ano a melhoria acumulada vai ser
de quase 200%, certo? Ao adotar o Ciclo de Deming como ferramenta de melhoria contínua da Gestão
Orçamentária a meta não parece inalcançável.

Isso porque primeiro o profissional de controladoria planeja e depois acompanha os resultados, identi-
ficando o que está saindo como esperado e o que está desviando, podendo, então, atuar para corrigir
os desvios. Além disso, com os dados orçamentários sua empresa pode comparar o quanto está cres-
cendo mês a mês.
Quando falamos no Ciclo PDCA percebemos que na maior parte dos casos as empresas focam muito
bem nas duas primeiras fases (PD, planejar e executar), mas se esquecem das etapas CA (checar e
agir). No entanto, é exatamente por meio da análise dos desvios (seja para melhor ou para pior) que é
possível descobrir formas de otimizar o processo sendo executado.

Pense o seguinte: a equipe elaborou o Planejamento Orçamentário, o que é de extrema importância

para Gestão Empresarial. Para isso, definiram-se metas (Receitas) e limites (Despesas) para um perí-
odo futuro. Todavia, no decorrer do ano, ou seja, ao executar o orçamento, foi preciso mudar algumas
estratégias.

Com isso, na hora de checar resultados foram observados desvios em relação às metas definidas no
planejamento estratégico. Neste ponto surge a necessidade de uma Revisão Orçamentária. Após todas
as análises e revisões terem sido feitos e com os desvios corrigidos, o planejamento orçamentário foi
reelaborado para adequar-se ao novo cenário (etapa Agir). Dessa forma o PDCA completou sua traje-
tória.

Como falamos, o ciclo não tem fim, e isso pode ser perfeitamente entendido pela controladoria, afi-
nal, acompanhar o controle orçamentário da empresa é fundamental para uma gestão saudável
de fluxo de caixa (falamos sobre isso em um artigo).

Já que estamos batendo tanto na tecla de planejar o orçamento, executá-lo, acompanhar os resultados
e fazer os ajustes necessário, vamos aproveitar e desmistificar algo que ouvimos muito por aí.

Engana-se quem pensa que Orçamento Empresarial é apenas para grandes empresas. Pelo contrário,
é um dos instrumentos de gestão mais democráticos e que traz benefícios a qualquer negócio, inde-
pendente do porte ou ramo de atuação.

Para auxiliar sua empresa nesta tarefa, elaboramos um guia gratuito que traz de forma prática e obje-
tiva como elaborar um Orçamento Empresarial para sua empresa. Clique no banner e saiba mais:

O guia está dividido em 06 partes:

Introdução ao orçamento empresarial;

Elaboração do planejamento orçamentário;

Consolidação dos resultados (elaboração do DRE Projetado);

Análise de 05 indicadores indispensáveis à gestão facilmente obtidos no DRE;

Simulação de cenários alternativos;

Acompanhamento e controle orçamentário.

Aproveite, coloque a mão na massa e aplique o PDCA!

Plan Do Check Act: dicas para implementação

O modelo do PDCA é intuitivo e fácil de colocar em prática. Além disso, os benefícios com sua aplicação
são vários. Por esse motivo, está na hora de pensar em implementar esta metodologia na sua empresa.

Para aproveitar o máximo desta ferramenta, veja algumas dicas que separamos:

Treine todos os colaboradores: faça com que todos entendam o que é e como funciona o ciclo PDCA.
O treinamento inicia-se pela equipe de gestão, mas todos devem ter conhecimento dela. Ao fornecer
aos colaboradores uma compreensão básica do ciclo de Deming todos estarão mais preparados para
sua utilização.

Faça com que o Ciclo seja utilizado: sabemos que sempre que uma nova iniciativa é aplicada existe
uma certa resistência por parte de algumas pessoas. No entanto, faça com que o uso do ciclo PDCA
seja obrigatório para os processos que ocorrem dentro da empresa.
Lembre-se de que é um ciclo: pense em uma roda. É assim que você deve imaginar o PDCA. Embora
existam situações em que o sucesso da implementação é encontrado na primeira execução, a maioria
das mudanças ou melhorias precisarão passar pelo processo de Plan, Do Check, Act várias vezes para
obter os melhores resultados. Aliás, certifique-se de que todos entendam que o foco é melhoria contí-
nua.

Mensure os resultados: ter resultados documentados com cada mudança ajudará a liderança da em-
presa na tomada de decisão e na execução de outros projetos. Dados devem ser coletados e mensu-
rados em todas as etapas do ciclo.

Além dessas dicas, ao aplicar o PDCA devem ser evitadas algumas práticas como:

Fazer sem planejar;

Definir metas e não definir os métodos para atingi-las;

Definir metas e não preparar o pessoal para executá-las;

Fazer e não checar;

Planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário;

Parar após o fim do ciclo.

Por fim, lembre-se que comunicação e liderança eficazes são imprescindíveis para a execução das
quatro etapas do ciclo PDCA.

Concluindo

Não tem como negar: empresas que se estruturam dentro das quatro etapas do ciclo PDCA saem na
frente quando a questão é atingir objetivos e melhorar continuamente. Também conhecido como Ciclo
de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA tem como objetivo ajudar a entender como um problema
surge e como deve ser solucionado.

Importante ressaltar que o foco é na causa e não nas consequências. O PDCA busca a melhoria con-
tínua e, por consequência, a qualidade máxima de todos os projetos e operações da empresa (bem
como produtos e serviços).

O mais importante de tudo é que, justamente por ser um ciclo, sua aplicação não se encerra e a cada
utilização melhores serão os processos de sua empresa. Por fim, lembre-se que o conceito PDCA pode
– e deve – ser usado em todas as áreas da organização (inclusive na controladoria).

Agora chegou a sua hora de contar para nós se você já aplica o PDCA nas atividades da sua área. Em
caso afirmativo, compartilhe conosco sua experiência. Aproveite e deixe sua opinião sobre este artigo
e compartilhe-o entre seus colegas.

Ciclo PDCA: uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos!

O Total Quality Control (Controle Total de Qualidade) surgiu nas grandes indústrias e tem por objetivo
aplicar melhorias contínuas nos processos.

Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA - responsável por planejar processos, aplicá-los, prever fa-
lhas, solucioná-las e conferir resultados. O Ciclo PDCA possui uma vasta área de aplicação, podendo
ser útil a diferentes tipos de empreendimentos, pois atua em diversas frentes focando na melhoria
contínua. Portanto, é útil para desde grandes indústrias a pequenos comércios.
Você já usa o PDCA na sua empresa, sabe para que ele serve e que vantagens essa ferramenta de
gestão traz para a melhoria dos processos, projetos e produtos desenvolvidos por sua equipe? Sim,
sim e sim? Então merece os parabéns, porque esse é um sinal mais que claro de que você está real-
mente preocupado em trabalhar com mais eficiência! Já se as respostas foram negativas, vale ficar de
olho no nosso post de hoje, porque vamos mostrar direitinho o que o Ciclo PDCA pode fazer por você
e por sua equipe! Pronto?

Foco do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de
gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de
quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar a entender não
só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas
consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes
para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e
eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é
uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no
decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente
esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira
possível.

Origem do Ciclo PDCA

Na década de 20, um físico norte-americano chamado Walter Andrew Shewart - muito conhecido por
sua atuação na área de controle estatístico de qualidade - criou o ciclo PDCA. Porém, só na década de
50 ele foi popularizado em todo mundo pelo, também americano, professor William Edwards Deming,
conhecido por dedicar-se às melhorias dos processos produtivos dos EUA durante a segunda guerra
mundial e por ter o título de guru do gerenciamento de qualidade.

Fases do Ciclo PDCA

Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não significa que elas aconteçam
linearmente. Na verdade, essa divisão serve apenas de ilustração para que possamos entender como
o processo de melhoria contínua acontece.

Planejar

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Que problema você re-
solverá dessa vez? Por que é preciso resolver essa questão?

Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. Ele
deve ter conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só
então, selecionar o mais adequado e assertivo para o projeto em questão.

Também é nesse momento que você e sua equipe definirão os indicadores de desempenho, que mos-
trarão se o objetivo final está mesmo sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo qual é
possível avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa ou qualitativa, ca-
paz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado.

É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de trabalho usada para encontrar
a solução de tal questão, assim como é também nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano
de ação, isto é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.

Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishkawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2Hpode-

rão ser muito úteis nesta fase, para dar suporte à tomada de decisões. Quanto melhor for o planeja-
mento, melhores metas serão atingidas. Deve-se lembrar que a fase de planejamento é sempre a mais
complexa e a que exige mais esforços. No entanto, quanto maior for o número de informações utiliza-
das, maior será a necessidade do emprego de ferramentas apropriadas para coletar, processar e dispor
estas informações.
Fazer

Após identificar todos os problemas e traçar as metas que devem ser alcançadas, é hora de fazer
acontecer. Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando
para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Se não for possível executar o plane-
jado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Já se a
iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise
dos resultados.

Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para
garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase an-
terior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos
corretos.

Checar

A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação, afinal, quanto
mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu
mesmo certo e se os resultados serão atingidos. Nessa fase é preciso fazer um monitoramento siste-
mático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identifi-
cando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que
podem ser adotadas futuramente. Avaliar a metodologia de trabalho adotada também ajuda a verificar
se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo para se ter mais êxitos
durante o decorrer do projeto.

Para esta fase, é de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é
possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase "checar" mostrará se os
resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.

Agir

Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como
padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que
impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corri-
gindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, vi-
sando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.

Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do ciclo PDCA mesmo sem ter o conhecimento da ferra-
menta. Provavelmente você já tenha executado pelo menos algumas das fases de maneira intuitiva.
Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia, irá possibilitar que você e sua
equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.

Processo de melhoria contínua

Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não prevê um fim para sua
execução. Assim, a cada ciclo concluído dá-se início a outro, sucessivamente, até que seja possível
encontrar um padrão mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa
cada vez mais eficiente em seus processos.

Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou obter melhoria contínua, o
próximo ciclo tende a ser mais complexo. O plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica
mais difícil de aplicar. É necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja preparada para al-
cançar objetivos ambiciosos.

Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois a demora em uma fase
qualquer do projeto pode impactar todas as demais. Então defina um padrão mínimo de qualidade e,
quando atingi-lo, passe para a próxima etapa. Caso futuramente surja a oportunidade de implementar
alguma melhoria a mais, você pode aproveitá-la em um novo projeto ou ainda sugerir ao cliente que
faça a mudança, desde que não haja impacto nos custos ou no prazo do projeto.
O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do controle de qualidade. Por esse
motivo, pode ser empregado com muito sucesso em casos de transição para uma administração vol-
tada para a melhoria contínua.

Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Se você já conhecia o método PDCA e já utilizava em sua companhia antes de ler este post, talvez
também tenha ouvido falar sobre o ciclo PDSA. No meio corporativo existe muita confusão com as
nomenclaturas. Significam a mesma coisa? São métodos diferentes? Podemos dizer que ambos têm o
mesmo objetivo - a melhoria contínua – entretanto, não significam a mesma coisa.

O PDSA foi introduzido após o PDCA, também por Deming. Este método surgiu da necessidade de
aprendizado sobre processos e produtos. O método surgiu para complementar o PDCA adicionando
uma etapa de desenvolvimento de estudo com o objetivo de agregar conhecimento.

Vamos analisar o significado das siglas:

PDCA: Plan (Planejar) - Do (Fazer) - Check (Checar) - Act (Agir)

PDSA: Plan (Planejar) - Do (Fazer) - Study (Estudar) - Act (Agir)

A diferença de um método para o outro se da na substituição da fase Check pela fase Study. Portanto,
percebemos que a terceira etapa do ciclo passou a ser mais completa. Ao invés de apenas checar e
conferir o que está sendo feito, é proposto que seja realizado um estudo, uma análise mais profunda
sobre os fatos.

Podemos entender o ciclo PDSA como uma evolução natural do ciclo PDCA, pois propõe que as pes-
soas ponderem e compreendam mais ao invés de apenas checarem o andamento do projeto.

Adoção do Ciclo PDCA

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qual-
quer tipo de projeto, dos mais simples aos mais complexos, já que ajuda a direcionar a equipe para o
desenvolvimento de melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e oportuni-
dades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os envolvidos visualizem as mudanças rea-
lizadas.

Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do
time, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza. Isso sem contar que o PDCA tam-
bém garante um aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o desenvol-
vimento pessoal e profissional da equipe. Além disso, com a produtividade e a eficiência em alta, você
pode reduzir os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada pro-
jeto.

Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA tem mais chances
de atingir seus objetivos e melhorar continuamente. Aqui, faz-se importante recordar a importância de
compreender o significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A fase de planejamento é
considerada a mais trabalhosa e complexa, porém um bom planejamento facilita a passagem pelas
demais etapas.

No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a importância das medidas. Só
utilizando métricas é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir,
não é possível gerir.

Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios surgem, pois a melhoria não
para nunca. E tudo bem que a adoção do Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento
que você experimenta essa ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais nenhuma iniciativa.

O uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e
soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de quali-
dade é uma maneira eficaz e efetuar o controle dos processos e obter melhorias.
Como aplicar o Ciclo PDCA na minha empresa?

A sigla PDCA significa Plan, Do Check, Act, que se traduz como Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Esses
são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo Planejamento. Existe a possibilidade de utilizar
variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa. Veja como se desenvolve o mé-
todo em sua forma mais usual:

1ª etapa: PLANEJAMENTO

Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na parte estratégica. O objetivo aqui é levantar e
analisar informações para estabelecer objetivos e metas.

É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados, desenvolvendo-os

com base nos valores e diretrizes políticas da empresa, para depois levar em consideração o estabe-
lecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo, a escolha do caminho a ser percorrido para que os
objetivos sejam atingidos e a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso. Além
dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes
de cada um.

Ele é dividido em 4 partes, sendo elas:

1. Identificação do problema

Nessa fase, é importante definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento
da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”, levante o histórico do problema, mostre as per-
das causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado. Para ter uma
melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, fotos ou ferramentas como o Brainstor-
ming ou o 5W2H.

2. Observação do problema

Nessa fase, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas.
Essa pode ser a fase mais demorada do processo, já que as características do problema devem ser
analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem. Após
essa análise, deve ser feito um cronograma de solução para esse problema, a estimativa do orçamento
disponível para a solução do problema e a definição da meta a ser atingida pela equipe na solução
dele.

3. Análise do problema

A pergunta a ser feita é “Por que esse problema está acontecendo?” É nessa fase que as causas serão
descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais
prováveis, além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis
fazem parte da seleção de causas do problema. Aqui pode ser usado, por exemplo, o Brainstorming ou
o Diagrama de Causa e Efeito.

4. Plano de ação

Depois de identificadas as causas do problema, é hora de criar ações para extingui-lo. Para isso, é
necessário identificar as possíveis soluções e dividir a participação da equipe no desenvolvimento
desse plano de ação. Depois de elaborar o plano, é hora de levantar os custos das ações e definir quais
recursos serão necessários.

2ª etapa: EXECUÇÃO

Na fase DO, é onde se coloca em prática tudo o que foi analisado pelo Planejamento. É importante que
o Planejamento tenha sido feito devagar e detalhadamente para que não ocorram falhas no resto do
processo. O Fazer é a execução do plano, e é também onde a equipe é treinada para que o método
funcione.

É uma das partes mais importantes do ciclo e deve ser analisada de perto para que não ocorram falhas
no método selecionado. É importante anotar todos os resultados (bons ou ruins) e a data de quando
ocorreram, além de comunicar e treinar os colaboradores selecionados para as ações e seus prazos,
podendo ser utilizadas técnicas de treinamento.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

No CHECK, é onde acontece a análise do que foi executado. Ou seja, é a fase em que ocorre a verifi-
cação dos resultados obtidos com o plano de ação escolhido. Essa fase pode ser desenvolvida durante
todo o ciclo do plano, já que serve para a verificação do trabalho (se ele está sendo executado de forma
correta) e também para seus resultados (quando se verifica estatisticamente seus dados, como falhas
e erros.)

É importante verificar se o que foi planejado já está sendo implantado, além de comparar os resultados
entre o antes e o depois e o desenvolvimento do atingimento da meta proposta. Se os resultados co-
lhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento, na
de Observação do Problema.

4ª etapa: AÇÃO

Por fim, no ACT, são tomadas as ações corretivas para solucionar os problemas que foram verificados
durante o processo. Aqui se corrigem as falhas encontradas no processo anterior para que sejam in-
vestigadas suas causas, evitando que elas ocorram novamente. Depois de solucionar essas falhas, o
processo deve começar de novo. O Ciclo PDCA deve ser sempre retomado, para o constante aprimo-
ramento dos processos e práticas.

Essa fase é dividida em 2 partes:

1. Padronização

Aqui é padronizado o que deu certo no plano de ação, para que o problema não corra risco de reapa-
recer. Essa padronização pode ser feita em uma nova documentação de padrões, ou na alteração dos
documentos já existentes. Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de
comunicação da empresa, como e-mails, reuniões etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe
deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação para os envolvidos na mu-
dança, que precisa ser sucedida de acompanhamento e verificação constante.

2. Conclusão

É onde se faz a avaliação final sobre a atuação da equipe, analisando todos os resultados (com a ajuda
de gráficos, como o Gráfico de Pareto ou a Folha de Verificação). Analisar o que deu certo e o que não
deu, descobrir o que é necessário para melhorar mais ainda o desempenho do processo, verificar se
restou parte do problema, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos
futuros.

Para ter uma melhor visualização dos resultados obtidos com o Ciclo PDCA, é recomendado utilizar
o Gráfico de Pareto, o 5W2H ou a Folha de Verificação.

O Ciclo PDCA é considerado umas das mais simples e eficazes metodologias dentre as ferramentas
de gerenciamento de qualidade atuais. Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia
na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita decisões impulsivas tomadas pela equipe
e desperdícios de recurso, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom
gerenciamento.

Para que esses benefícios surjam com seu uso, é essencial que os colaboradores envolvidos no pro-
cesso tenham cuidados ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo
treinamentos adequados para que os métodos utilizados sejam de domínio de todos para que as etapas
sejam bem-sucedidas.

Por fim, o ciclo precisa ser um processo contínuo! Suas fases devem estar em constante desenvolvi-
mento e não devem ser abandonadas. Quando um ciclo acabar, outro deve começar. Só dessa forma
as melhorias dos processos e das atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.