19/05/2022 18:30 Descomplica | Ferramentas Para A Tomada De Decisão

Unindo as Metodologias ITIL e Ágil

para a melhor Tomada de Decisão

U nindo as Metodologias ITIL e Ágil para a melhor Tomada de

Decisão

Para tomar qualquer decisão se faz necessário entender muito

bem o cenário atual da empresa, setores e processos e identificar as
melhores oportunidades de melhorias contínuas. Para que isso aconteça
com sucesso, os líderes precisam estar alinhados com as ações
semanais que estão ocorrendo na companhia. Esse alinhamento busca
apresentar a todos o que fizeram no passado, se foi com sucesso ou não
e o que pretendem hoje fazer para a próxima semana. Estando todos
alinhados e de acordo, as atividades de melhorias são aplicadas na
empresa.

A quantidade de necessidade de melhorias na empresa sempre vai existir.

O importante neste momento é saber controlar a ansiedade e ter o
equilíbrio necessário para tomar a melhor decisão e no momento certo.
Mesmo sendo todas as atividades muito importantes, quando se define
que tudo é urgente, acaba nada sendo urgente.

Pensando nesse cenário, apresentaremos aqui o conceito das

metodologias ITIL e Ágil para que você possa ter uma base estruturada
para seguir em frente na análise estratégica da melhor tomada de
decisão.

Um dos principais objetivos da apresentação da Metodologia ITIL é

mostrar que por meio de alinhamentos semanais, muitas ações de
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melhorias podem ser realizadas com sucesso e de uma maneira muito

transparente. Quando a Metodologia ITIL se junta com a Metodologia Ágil,
muitas melhorias podem ocorrer na empresa.

A Metodologia ITIL tem dentre suas atividades, a gestão de mudanças

técnicas, mudanças comerciais, gestão de mudanças Emergenciais,
gestão de incidentes e gestão de problemas. Todas estas gestões
também podem ser aplicadas em todos os setores da companhia.
Inicialmente estas metodologias começaram a ser aplicadas no mundo
operacional da Tecnologia da Informação, porém, se vocês forem analisar,
cabe em qualquer seguimento.

Para realizar as melhorias na empresa, uma das premissas a se fazer é

uma reunião de alinhamento com as equipes para entender quais são as
mudanças propostas e quais são os recursos técnicos e humanos que
precisam adquiridos para que a mudança se concretize com sucesso.
Pensando nisso, segue abaixo como os alinhamentos podem ser
realizados nas empresas.

Reunião de Mudança Técnica

Nesta fase, uma reunião semanal é realizada, de preferência, nas

segundas-feiras, onde equipes técnicas se encontram propondo
melhorias no ambiente operacional para agilizar a entrega dos produtos e
serviços que foram ou estão sendo vendidos na empresa. É o momento
de entender as reclamações dos clientes e buscar soluções para
melhorarem a operação da empresa.

Quando juntamos as equipes técnicas, estamos falando de

desenvolvedores, analistas de infraestrutura de TI, engenheiros de
elétrica, ou seja, todas as principais lideranças de cada setor técnico.
Dando um exemplo, se é necessário atualizar um sistema no próximo final
de semana para ele ser mais rápido, será que tecnicamente é possível?
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Nesta reunião outra equipe pode informar que tecnicamente não é

possível, pois a equipe de elétrica sabe que vai faltar energia no bairro,
informado com antecedência pela provedora de energia.

Esta reunião tem como objetivo aproveitar o tempo das equipes para
estudarem o que é tecnicamente possível de se realizar e se todos estão
de acordo com estas ações. Após o acordo, as mudanças propostas e
aprovadas seguem para uma reunião de mudança com uma visão
estratégica e comercial.

Reunião de Mudança Comercial com visão Estratégica do Negócio

Nesta etapa, o mesmo processo de reunião semanal se repete, porém,

com os tomadores de decisões estratégicas da empresa. Eles já possuem
a lista de mudanças que são possíveis de serem realizadas na semana e
analisam se estrategicamente são viáveis para o negócio. A equipe neste
caso, são os principais líderes da empresa que possuem tomadas de
decisões estratégicas.

Dando um exemplo, pode ser aprovada uma mudança técnica de

atualização do sistema para o dia 30 de março, porém, para o
departamento financeiro, não é estratégica esta mudança visto que toda a
empresa estará em fechamento do dia 28/03 ao dia 04/04. Ou seja, não
recomendam a parada na empresa para realizarem esta atividade que
pode ser realizada após o fechamento.

Reunião de Mudança Emergencial

Esta reunião é emergencial, normalmente feita por telefone, onde as

mesmas aprovações são exigidas, porém, para algo mais grave que
possa estar ocorrendo e precisam tomar uma decisão urgente.
Lembramos que se tudo é urgente, nada é urgente. Ou seja, esta ação
precisa realmente ser emergencial. Se um dos líderes entenderem que
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não é emergencial, ela entra para a fila da próxima reunião de mudanças

e fica como entendimento que esta mudança poderia ter sido planejada
com antecedência. Tendo os recursos disponíveis, a empresa aprova ou
não esta decisão.

Gestão de Incidente

Aqui são tratadas as soluções de incidentes que já ocorreram. Por

exemplo, foi vendido um espelho de vidro e no momento da entrega
quebraram a peça. Uma equipe se reúne rapidamente para analisar se
existe outra peça em estoque para reposição imediata, se existe equipe
para providenciar o novo espelho com urgência ou se terão que avisar o
cliente que o impacto ocorreu e o novo prazo é 30 dias.

Gestão de Problemas

Quando um incidente se repete com frequência, ele deixa de ser um

incidente e vira um problema. Nesta fase um comitê é montado para
entender a causa raiz deste problema e como ele pode ser resolvido de
uma vez por todas. Como exemplo, citamos um caso de queda de
energia frequente na rua de uma empresa. Pelo menos uma vez ao mês
faltava energia. Quando o comitê foi se aprofundar no tema, descobriram
que estavam roubando produtos de energia elétrica que eram
responsáveis pela transmissão no local. Reportado como vandalismo, a
equipe providenciou maior segurança no local para evitar roubos e repetir
os transtornos.

Quando estes alinhamentos são realizados, as equipes de vendas e

operações começam a ficar mais próximas e todos entendem exatamente
o que podem melhorar, quais são os recursos humanos e técnicos
disponíveis e quando farão as atividades. Após todas as ações
aprovadas, um comunicado formal é enviado aos funcionários explicando

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o período da mudança, tempo de parada de algum serviço, para que

possam se planejar e não serem pegos de surpresa.

Conhecendo os conceitos da Metodologia Ágil

Estas ações precisam ser humanamente possíveis de serem realizadas

durante o prazo desejado, para que não se enganem ao montarem seus
planejamentos. Trabalhando com este conceito de metodologia ágil, é
possível obter mais resultados com o foco e o planejamento bem definido.

Tenha Equipes Excelentes!

Não dá tempo de ter pessoas trabalhando no seu time com baixa

autoestima, desmotivação ou que realmente não queiram se desenvolver
em conjunto com a empresa. Para trabalhar com metodologia ágil,
precisamos ter pessoas dedicadas as metas estabelecidas pela empresa,
com o comprometimento e responsabilidade para fazer cada ação
acontecer.

Trabalhe com Milestones e Prazos pré-definidos

Identifique o que é humanamente possível de se realizar com os recursos

humanos que a empresa possuí. A partir de então, crie as etapas
necessárias para que o projeto possa ser concluído com sucesso.
Visualize cada etapa por semana. O que pode ser feito nesta semana
para dar o andamento no projeto e atender aos prazos estabelecidos.

Defina as prioridades das ações propostas

Se tudo é urgente, nada é urgente! O Time de vendas precisa filtrar as

prioridades para que tudo esteja sob controle e alinhado com todas as
pessoas que fazem parte do projeto. Seja equipes de vendas, gestores,
diretores, fornecedores e clientes.

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Prioridade Imprescindível

Quando uma ação tem essa prioridade, é sinal de que desta semana não
pode passar. Ou seja, o que precisa ser feito para que esta ação possa
atingir o seu prazo. O que não pode ser feito para que esta ação
ultrapasse o prazo. Qual é o resultado e retorno dos investimentos que a
empresa terá concluindo esta ação.

Prioridade Importante

Quando uma ação tem essa prioridade, entende-se que não é

imprescindível, mas tem seu mérito de importância, ou seja, é uma ação
que merece a atenção para ser realizada dentro da semana, respeitando
a sua prioridade de importância. Vale também a reflexão do resultado que
a empresa pode ter quando esta atividade for concluída.

Prioridade “Seria Bom Ter”

Quando uma ação tem essa prioridade, entende-se que não chegou a
sua hora de urgência para ser realizada, porém, será de bom agrado se a
equipe puder concluir nesta semana. Muitas destas atividades são
realizadas quando existe um tempo vago e naquele momento, a atividade
pode ser tirada da frente pois os recursos técnicos e humanos estão bem
próximos para concluir a atividade. É o lucro do projeto, pois não tem a
devida importância, porém, é uma atividade que já pode ser tirada da
frente, assim, antecipando o cronograma.

Responsáveis

Para cada ação, um responsável é nomeado para que todos saibam com
quem está a atividade e qual é o prazo estipulado. Este responsável pode
deixar claro qual é o prazo e quem são os terceiros que estão fazendo
parte da equipe que atenderá essa ação. Ação sem responsável é o

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mesmo que cão sem dono. Quando precisam cobrar por um status, não
existe o dono da ação para cobrar ou saber o status atual.

Status

É muito importante que um status macro esteja declarado para que todos
possam entender se a ação está em andamento, parada, cancelada ou
concluída.

Status Detalhado

Neste ponto é apresentada a causa raiz do projeto, onde quem ler, não
terá dúvida sobre a posição atual da atividade e de quem está
dependendo para dar andamento até a conclusão desta ação.

Prazo

Todos os prazos precisam ser humanamente possíveis. Não adianta criar

um prazo irreal onde podem fazer de tudo que não vão atingir. Sabemos
que para construir uma casa, precisamos da especialidade de um
arquiteto, de engenheiros, de materiais, de equipes de construção, ou
seja. Por mais rápido que façam, para tudo tem um prazo certo.

Aplicando ambas metodologias, você consegue mapear todas as

melhorias necessárias da empresa, sabendo filtrar quais são de fato
emergenciais, quais podem ser feitas com planejamento e dentro todas,
quais são imprescindíveis, importantes e que seria bom ter na semana da
reunião de alinhamento.

Atividade Extra

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Com base no artigo abaixo, qual é o melhor horário para realizar as

mudanças

https://www.linkedin.com/pulse/o-que-%C3%A9-reuni%C3%A3o-de-cab-
gest%C3%A3o-mudan%C3%A7a-e-quais-s%C3%A3o-ti-l-rodrigues/

Referência Bibliográfica

• Livro: Gestão de Negócios em Serviços, Lucratividade por meio de

Operações e Satisfação dos clientes, Henrique L. Corrêa – Mauro
Caon.

• Artigo: O que é reunião de CAB, Gestão de Mudanças e quais são as

suas importâncias no ambiente de TI: https://www.linkedin.com/pulse/o-
que-%C3%A9-reuni%C3%A3o-de-cab-gest%C3%A3o-
mudan%C3%A7a-e-quais-s%C3%A3o-ti-l-rodrigues/

• Livro: SCRUM: A Arte de Fazer o Dobro do seu Trabalho na Metade do

Tempo – Jeff Sutherland & JJ Sutherland.

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