QUICK WINS

Quick Wins representam vitórias rápidas conquistadas com ações de baixo

custo, baixa complexidade de implementação e alto grau de benefícios. Este
termo vem se popularizando nas empresas brasileiras graças às diversas
vantagens que geram na gestão de processos.

 Alcançar vitórias rápidas sem dúvida é o sonho de todo gestor. Afinal quem
não quer fazer melhorias com facilidade e alcançar grandes benefícios sem
muita complexidade e sem se enfiar em projetos intermináveis? 

O que são quick wins na gestão de processos?

 Quick wins são oportunidades de melhoria nos processos de uma
empresa, com fácil implementação e alto potencial de ganhos significativos em
um curto espaço de tempo.

Tudo começa identificando problemas nos processos que podem ser resolvidos
de uma forma simples com ações que podem ser executadas rapidamente.
Através disso é possível planejar o que será feito e colocar para funcionar.

Exemplo? Suponhamos que, na análise de um processo, você identificou que

existem etapas do fluxo que podem ser excluídas para torná-lo muito mais
rápido e que, de quebra, essa mudança seria simples e rápida, sem grandes
investimentos. O resultado gerado por essa melhoria seria a diminuição do
tempo de execução do processo, então esse processo de melhoria pode ser
considerado uma quick win.

Características das quick wins:

Maior ganho: as quick wins devem produzir benefícios agregados aos

processos, como: aumentar a rentabilidade da empresa, acelerar a execução
de um fluxo, reduzir custos, aumentar a produtividade da empresa ou outros.
Esses resultados devem ser percebidos em pouco tempo;

Fácil implementação: implementar essa melhoria deve ser um processo

rápido e simples, ou seja, não deve resultar em projetos gigantes que levam
muito tempo. Essas otimizações mais enxutas geralmente têm uma aceitação
melhor da equipe, pois geralmente não exigem muito treinamento e são fáceis
de se executar;

Curta duração: depois de tudo o que falamos, isso já está implícito, mas não
custa reforçar que: para se analisar, implementar e chegar aos resultados nas
melhorias de quick wins não é recomendado que se gaste muito tempo. O ideal
é sejam eles conquistados em dias ou no máximo semanas;

Baixos custos: os investimentos necessários para se conseguir quick wins

não devem ser elevados, em alguns casos pode até não haver custos;
Poucos riscos: geralmente não oferecem grandes riscos na implementação,
ou depois dela;

Recursos mínimos: as melhorias de quick wins não exigem novas habilidades

ou uma capacitação profunda dos indivíduos envolvidos e também não
necessitam de muitos recursos de diferentes naturezas para acontecer.

Como implementar quick wins em 4 etapas?

Nossos processos estão cheios de oportunidades de melhorias que podem
ser aproveitadas, por isso uma análise profunda é extremamente importante.
Mas para te ajudar a aproveitar melhor essas oportunidades de melhoria
rápida, eu vou te mostrar a seguir os 4 passos indispensáveis para
implementar as quick wins na sua empresa.

1-Identificar

 Nós estamos frequentemente falando de resultados e soluções, mas muitas

vezes é necessário falar de problemas, pois é assim que podemos encontrar
as oportunidades de melhoria.

Então o primeiro passo para começar um processo que pode gerar uma quick
win é identificar pontos problemáticos nos processos que já existem. 

 Podemos usar diversas ferramentas para entender o cenário atual e planejar

estrategicamente as ações e soluções que podem ser implementadas. Um bom
exemplo é o Diagrama Tartaruga, que já pode te dar uma visão interessante e
descomplicada dos seus processos.
 A ferramenta fica a critério da empresa, o mais importante é reunir os esforços
mentais da equipe para discutir e avaliar diferentes pontos dos processos com
a finalidade de encontrar as oportunidades ideais de otimização. 

 Provavelmente nesse processo você irá identificar diversas oportunidades de

melhoria, então é importante criar um sistema de priorização das ações a
serem tomadas, ou seja, escolher o que fazer primeiro. Uma dica é escolher os
que oferecem ganhos mais relevantes para o seu negócio.

2- Analisar

 Antes de implementar uma ação de vitória rápida é necessário compreender

se as melhorias propostas apresentam as características que citamos nesse
texto.

No livro Modelagem de Processos, de Rubens Cavalcanti, o autor recomenda o

uso de uma ferramenta que se chama QWC (quick win canvas) para a
documentação das suas quick wins, que nada mais é que uma adaptação do
canvas convencional, veja:

 Com isso você pode visualizar o potencial da sua quick win e identificar se
realmente será fácil e rápido implementar a solução desejada, isso é
importante para evitar surpresas. 

3- Implementar

 Depois de identificar, analisar e chegar a um consenso com seu pessoal é

hora de implementar suas ações de ganhos rápidos. Lembre-se que a
implementação das quick wins deve ser rápida e descomplicada, por isso
escolha métodos simples, ferramentas enxutas e fáceis de lidar. 

Seu plano de ação pode ser baseado em um PDCA, uma ferramenta de gestão
de processos focada em melhoria contínua: Plan (planejar), Do (executar), C
(checar) e A (agir), por exemplo

 Nesta etapa existem dois fatores críticos de sucesso para quick wins, são eles:
a comunicação e a capacitação da equipe. 
Essa parte é bastante crítica porque é onde o seu processo de melhoria pode
se estender e demorar mais que o esperado. Para uma boa adesão dos
participantes faça uma comunicação eficiente, garanta que todos entendam a
proposta e capacite seu time para colocar as mudanças em prática. Quando
tudo for concluído, não esqueça de voltar e falar dos resultados.

4- Avaliar resultados

 Tudo pronto, implementado e em uso? Hora de medir os ganhos e avaliar a

eficiência da melhoria. Essa etapa é tão importante quanto todas as outras,
mas muitas vezes é ignorada.

Compare os cenários, antes e depois das alterações, e avalie a performance

dos processos pós melhorias.  Só depois disso poderemos considerar que as
quick wins realmente aconteceram. 

Outra recomendação é adotar a cultura de melhoria contínua para otimizar

com frequencia suas quick wins ou encontrar outras oportunidades de
melhoria.