E afinal o que é a metodologia 5w2H?

Se existe uma metodologia que facilita e dá maior clareza aos processos de gestão e
planejamento nas empresas, com certeza, esta é o 5w2h. Por isso mesmo, tanto
empreendedores como empresários usam este método para organizar seus planos
estratégicos e desenvolver novos projetos.

A ferramenta 5w2h tem origem na indústria automobilística, mais especificamente na do

Japão, onde foi desenvolvida. No início foi associada aos processos de gestão da qualidade
total, nas linhas de produção de carros. Logo depois foi expandida para outras áreas, sempre
com a intenção de ajudar a coordenar o passo a passo da elaboração e execução de um
projeto ou plano de ação, por exemplo.

O método atua como uma espécie de checklist das demandas, apoiando o profissional a ser
bem mais assertivo no desenvolvimento do seu trabalho. Um de seus diferenciais está em
ajudar a formatar melhor as ideias e os projetos por meio da definição clara de cada uma de
suas etapas e responsabilidades.

Usar o 5w2h é importante porque embora na teoria o líder tenha bem claro quais são os seus
objetivos ao demandar as atividades, a efetividade de sua delegação só se mostra quando, na
prática, os colaboradores envolvidos entendem perfeitamente qual é a meta, como fazer o
trabalho e, especialmente, o seu papel para alcançar estes resultados.

Entenda a Ferramenta 5w2h

A sigla 5W2H representa cinco palavras em inglês, que são e representam respectivamente:

What – o que será feito?

Todo plano de ação deve ter uma especificação, ou seja, prospectar patrocínios para algum
evento ou prospecção de novos clientes, montar uma plataforma digital, entre outros.

Why – por que será feito? (objetivo)

Por que esta ação deve ser executada? Toda ação deve ter um motivo. Uma empresa não pode
definir um plano sem desconsiderar fatores importantes. Por exemplo: “Por que queremos
prospectar patrocinadores para o evento? Por que iremos criar uma nova plataforma. O
Porque ajuda o gerente a refletir sobre a atividade como um todo em uma hierarquia de
priorização.

Where – onde será feito? (local).

Pode ter um ou muitos locais. Isso dependerá da tarefa. Definir esse ponto no plano ajudará
você a considerar a mudança e seus custos no prazo e no orçamento.
VOCÊ É FELIZ?

When – quando será feito (prazo)

Quando a ação deve ser tomada? Importante definir data de início e término da ação,
considerando os riscos do projeto. O cumprimento do cronograma deve ser uma meta do
plano de ação.

Who – por quem será feito (pessoa responsável)

Quem deve executar a ação? Um plano de ação sem responsabilidade tem poucas ou
nenhuma chance de conclusão. Também não há equipe ou grupo de pessoas responsáveis
pela atividade. No final, é necessário ter uma pessoa responsável, mesmo que haja outras
pessoas envolvidas na execução.

How – como será feito? (qual a metodologia ou ferramenta aplicada)

Neste item, uma especificação mais detalhada do plano de ação é introduzida. Pode ser um
detalhamento de atividades, datas e responsável por cada uma.

How Much – quanto custará? (investimento financeiro)

Todo plano de ação deve ter um orçamento. Pode ser geral, mas a melhor estratégia é fazer
isso em etapas.

Quando e como usar a ferramenta 5W2H?

O 5W2H é usado quando a empresa deseja realizar tarefas com mais eficiência e agilidade,
aumentando assim a produtividade como um todo. Para esclarecer esse problema, observe
alguns exemplos de atividades nas quais a ferramenta 5W2H pode ser usada:

Aumentar a lucratividade de uma empresa

Aumentar a base de clientes de uma empresa

Realizar planejamento de mídia para parceiros

Executar o planejamento de redução de custos para uma empresa

Definir a estratégia de vender uma empresa

Planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria

Sabendo o que cada termo significa fica bem mais claro compreender como usar o método no
dia a dia de uma empresa e também a entender como ele realmente pode ajudar a facilitar a
execução dos projetos. Para isso, é essencial que todos os itens listados sejam colocados no
papel e apresentados pelo gestor à equipe. Assim todos podem visualizar as informações
levantadas e tomar consciência delas e de sua função e responsabilidades.
Ao responder todos estes questionamentos é hora de partir para a ação, pois a simplicidade,
objetividade e clareza do 5w2h não deixa muita margem para dúvidas. Portanto, se você é
líder do projeto, coloque em prática o que foi definido neste planejamento e coordene todas
as etapas do checklist junto aos seus profissionais, dando-lhes todo o suporte necessário à
execução e finalização da tarefa do modo e no tempo certo.