O guia completo

Ferramentas
de Gestão

15
opções para trazer mais
agilidade, assertividade e
eficiência pro seu negócio
Índice Introdução
3
4 Para que serve ferramentas de gestão

6 Planejamento estratégico

8 Business Model Canvas

10 PM Canvas

12 Ciclo PDCA

13
5W2H
14 Matriz GUT
15
PMBOK
16 Matriz SWOT
17
Kanban
18 Gráfico De Gantt
19 Six Sigma
21
OBZ
22 4 P’s da Inovação
23 Mapa Mental
24
Cultura Organizacional
26
FlowUp
Introdução
Você já teve a sensação de que poderia ser
mais eficiente e/ou ágil no seu negócio?
Pode ser que esse pensamento ronde a sua
cabeça frequentemente. Como empreendedor,
provavelmente o seu cotidiano é tão corrido que
quase não sobra tempo para pesquisar sobre
como otimizar a sua rotina de trabalho.

Estudar pede um tempo que você não tem, mas

que paradoxalmente só vai ter se estudar e des-
cobrir novas formas de conduzir o seu trabalho
hoje. Um dilema sem dúvida.

A boa notícia é que você não precisa fazer tudo

do zero e nem mesmo adivinhar.

Existem diversas ferramentas de gestão que

podem te ajudar nesse processo, e nós vamos
apresentar as principais delas.

Seja na área financeira, resolução de problemas,

revisão de processos, lançamento de produtos,
em qualquer campo de conhecimento você pode
utilizar uma metodologia para alavancar a sua
produtividade.

Por isso, criamos esse e-book: queremos ajudar

você a ir além na gestão do seu negócio, mesmo
que não tenha muito tempo de sobra. Confira
agora 15 importantes ferramentas de gestão e
eleve o patamar da empresa ainda essa semana.

Boa leitura!
Para que servem
as ferramentas de
gestão?
a
Antes de começarmos, é importante estarmos
na mesma página sobre o termo que estamos
abordando. Quando se fala “ferramenta de gestão”, o
que vem à sua cabeça?

Talvez pense em programas ou aplicativos.

Pode até ser, mas não necessariamente. As
ferramentas de gestão são metodologias e
técnicas. Veja como elas podem te ajudar:

• Desenvolver planejamentos;
• Aprimorar processos;
• Estruturar áreas do negócio;
• Verificar riscos;
• Cortar custos.

Por meio delas, é possível obter mais clareza nos

processos, desde o planejamento à execução.
Com isso, a chance de alcançar resultados
melhores fica maior.

Porém, é importante atentar que elas são

um meio, não um fim. Nenhuma ferramenta
pode gerar resultados, por si mesma. Assim, é
necessário conhecê-las e dominar as que fizerem
mais sentido para o seu negócio, para que você
saiba o momento certo de utilizá-las.

Talvez você conheça algumas, mas será que

sabe todo o potencial que elas podem oferecer?
Confira agora as ferramentas de gestão mais
valiosas para o empreendedor!
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é, sem dúvidas, a
ferramenta mais popular na gestão dos negócios.
De tal forma, que muita gente nem chega a
perceber que ele é uma ferramenta, já parece
algo inerente ao processo de gestão.

Essa presença tão forte desta ferramenta nos

empreendimentos é reflexo do cenário altamente
competitivo que vivemos. Logo, saber mapear
bem o caminho e definir metas e objetivos para
chegar lá se tornou uma habilidade necessária,
e é sobre isso que se trata o planejamento
estratégico.

Confira algumas de suas etapas e entenda essa

estratégia como um todo.
Diagnóstico do cenário: estudar a partir
de dados e pesquisa o cenário atual da
empresa, localizando-a de acordo com seu
posicionamento, propósito e histórico;

Identificação do público-alvo: mapear e definir o

público a ser impactado pelo plano;

Definição de objetivos, estratégias e metas:

com base no conhecimento adquirido até aqui,
elaborar objetivos gerais a serem alcançados,
estratégias e as metas para especificar ações;

Definição de indicadores: indicar quais serão as

métricas mais importantes para servir de medida
para o sucesso do plano;

Aplicação e acompanhamento: execução do

plano, conforme definido e acompanhamento
próximo;

Avaliação de resultados: momento de parar e

avaliar o andamento do projeto até aqui, com
base nos indicadores definidos.

Essa é uma ferramenta muito importante de

se conhecer mais a fundo, já que se tornou
praticamente o método padrão de se planejar a
longo prazo.

Aprenda mais sobre Planejamento

estratégico com nosso guia
Business Model Canvas
O Business Model Canvas, ou apenas Canvas, é
uma metodologia de planejamento de negócios,
primariamente, mas que também pode ser usada
para inovação. Ele ficou popular por conseguir
resumir em um único diagrama, tudo o que é
essencial para montar um negócio. Confira os
seus 9 blocos.

Proposta de valor: aquilo que diferencia o seu

negócio dos demais e que vai te destacar frente
a concorrência;

Segmento de clientes: definição do público que

a empresa deseja atingir;

Canais: escolha dos canais por meio dos quais

a empresa vai se comunicar e alcançar os seus
clientes;

Relacionamento: a forma com que se vai atrair e

manter um relacionamento com o cliente;

Receitas: definição do modelo de negócios, ou

seja, a forma como que a empresa vai ganhar
dinheiro;

Recursos: listagem de tudo o que for

necessário para que o negócio funcione,
recursos humanos e infraestrutura necessária;

Atividades: delimitação das atividades principais

da empresa, para que ela cumpra a sua proposta
de valor;
Parcerias: mapeamento de fornecedores e
parceiros estratégicos;

Estrutura de custos: levantamento dos custos

gerais para colocar o negócio de pé.
Vale lembrar!
Não podemos deixar de comentar sobre o Lean
Canvas, outra ferramenta adaptada do BMC pelo
jovem engenheiro elétrico Ash Maurya que conta
com objetivos similares, porém, focada em outro
momento do negócio: quando ele ainda está
sendo idealizado pelo seu criador. Leia nosso
texto sobre o tema para conhecer melhor esta
ferramenta também.

Descubra como construir o seu própria Canvas

com nosso artigo completo
 PM Canvas

GP PITCH

POR QUÊ? O QUÊ? QUEM? COMO? QUANDO? QUANTO?

STACKHOLDERS
JUSTIFICATIVA PRODUTO EXTERNOS PREMISSAS RISCOS
(Passado) (& Fatores externos)

OBJ SMART REQUISITOS

EQUIPE GRUPO DE ENTREGA LINHA DO TEMPO

BENEFÍCIOS
(Futuro)

RESTRIÇÕES CUSTO

O PM Canvas é uma ferramenta adaptada do

Canvas original, só que voltada especificamente
para as demandas de planejamento de projeto.

O objetivo é o mesmo: tornar mais simples e

visual o planejamento. Porém, aqui nesse modelo,
a tela é dividida em 13 blocos, que podem ser
unidos em 5 grandes grupos de afinidade para
melhorar a compreensão. São eles:
Por quê?

Esse grupo deve ser o primeiro a ser preenchido,

pois, é dele que sairá as informações para
direcionar o resto do planejamento. Nele, estão
incluídos os quadros de Justificativa, Objetivo
SMART e Benefícios.

O quê?

Aqui é a área para detalhar o que está sendo

proposto, qual é o produto, suas especificações
e o que vai surgir ao final de tudo. Nessa área se
preenche os quadros de Produto e Requisitos.

Quem?

Nessa área se define todas as pessoas que

estarão envolvidas no projeto, tanto os
responsáveis por cada tarefa, quanto os
parceiros externos necessários. Nesse grupo
estão contidos os blocos: Stakeholders e Equipe.

Como?

Aqui serão definidas as metas do projeto e os

caminhos para alcançá-las. Dentro desse grupo
são preenchidos os blocos de Premissas, Grupo
de Entrega e Restrições.

Quando e quanto?

Essa é a parte mais desafiadora, na qual é

necessário prever os prazos e custos para
o desenvolvimento do projeto. Faz-se isso
preenchendo os blocos de Riscos, Linha do
Tempo, Custos.

Sabia que o PM Canvas foi criado por um

brasileiro? Conheça mais sobre essa história
e sobre a ferramenta clicando aqui.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma ferramenta que se
popularizou na década de 1950, mas que ainda
é utilizada até hoje. Com essa ferramenta as
empresas conseguem aprimorar seus processos
e produtos de forma bastante simples, basta
seguir 4 passos básicos:

Planejar (Plan): analisar o cenário e formular

estratégias para alcançar o objetivo, definindo
métricas para medir o progresso;

Fazer (Do): colocar o plano em prática, conforme

as diretrizes e prazos;

Verificar (Check): avaliar resultados, comparando

com o planejamento para encontrar possíveis
desvios;

Agir (Act): aplicar possíveis mudanças para

melhorar o processo.

O segredo para conseguir tirar o melhor dessa

ferramenta é respeitar os ciclos, mantendo
a constância, assim o negócio pode evoluir
progressivamente. Quer saber como aplicar o
Ciclo PDCA na sua empresa, então acesse o
nosso guia completo!

Planejar Fazer
(Plan) (Do)

Ciclo

PDCA
Agir Verificar
(Act) (Check)
 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta muito simples e
versátil que pode ser aplicada em diversas áreas.
Ela funciona como uma espécie de checklist e
ajuda a equipe a ter mais clareza do produto/
problema/projeto que pretende abordar. É uma
excelente metodologia para ser aplicada antes
de começar qualquer coisa.

Por meio de 7 perguntas, ela consegue

esclarecer bastante. Duas dessas perguntas
começam com “H”, as outras 5 começam com
“W”, daí o nome. Confira quais são elas:

• What (O quê será feito?);

• Why (por que será feito?);

• Where (onde será feito?);

• When (quando será feito?);

• Who (por quem será feito?);

• How (como será feito?);

• How much (quanto vai custar?).

O que?
Quanto (What)
custa Por que?
(How much) (Why)

Ficou curioso para saber

Como
(How) 5W2H Onde
(Where)
mais? Confira nosso
artigo completo!

Quem Quando
(Who) (When)
Matriz GUT
A matriz GUT é uma ferramenta especificamente
voltada para a resolução de problemas. Por
meio dela é possível classificar os problemas
de acordo com os pilares que lhe dão o nome
(gravidade, urgência, tendência), para assim
poder planejar melhor uma estratégia de solução.

Em termos de gravidade, o gestor indica o

tamanho do impacto que aquele problema
pode gerar, se não for solucionado. No quesito
urgência, é pensado em relação ao tempo.
Algumas questões possuem prazos definidos,
sejam pela lei ou por acordos, portanto é preciso
levar isso em consideração. Por fim, é preciso
analisar a capacidade daquele problema se
repetir ou continuar crescendo.

Para todos esses quesitos, é dada uma nota

de 1 a 5, sendo 1 risco baixo e 5 risco alto. Com
esses resultados, fica mais fácil prever cenários e
decidir uma estratégia de atuação.

Veja só como fica uma matriz GUT pronta:

Aprenda a fazer a sua matriz

GUT. Clique para saber mais!
PMBOK
O PMBOK (Project Management Body of
Knowledge) é uma ferramenta de gestão
bastante utilizada no mundo todo. Trata-se de
um guia organizado pelo instituto PMI (Project
Management Institute), que tem como objetivo
documentar e padronizar as melhores práticas
para a gestão de projetos. Ou seja, é um guia
completo para qualquer um que queira se
debruçar em aprender mais sobre o tema.

Ao todo ele inclui 49 processos e 10 áreas do

conhecimento, que a cada edição são revisadas.
Um prato cheio para quem deseja gerir melhor
seus projetos e ter mais sucesso.

Todavia, esta ferramenta é mais utilizada para

profissionais que trabalham com os chamados
“projetos estáticos”. Estes são projetos que,
ao terem alguns de seus aspectos definidos,
como o seu escopo, não tendem a mudar. Por
exemplo: o projeto de construção de uma ponte.
Dificilmente este escopo irá mudar durante a
criação do projeto.

Se você tem interesse em projetos

estático, não deixe de conferir o nosso
artigo completo sobre o tema

Profissionais que trabalham com projetos

mais dinâmicos, como o desenvolvimento de
softwares, os quais podem iniciar com um
escopo e terem seu escopo alterado diversas
vezes durante o andamento do projeto,
necessitam utilizar metodologias mais ágeis de
gestão, que são mais flexíveis.

Continue a leitura para conhecer algumas

ferramentas deste tipo!
 Matriz SWOT

A matriz SWOT, ou análise SWOT, é uma

ferramenta para auxiliar na tomada de decisões.
Por meio dela, é possível ter mais clareza sobre
as forças e fraquezas internas e externas ao seu
negócio.

A análise é feita a partir de 4 aspectos:

Forças (Strengths): são os pontos fortes da

empresa em relação à concorrência;

Fraquezas (Weaknesses): são as desvantagens e

falhas internas que reduzem sua competitividade;

Oportunidades (Opportunities): variações

do mercado que podem ser positivas para a
empresa, caso aproveitem;

Ameaças (Threats): fatores externos que podem

prejudicar a empresa e elevar seus riscos.

A SWOT é ótima para auxiliar no seu

planejamento estratégico, mas também pode
servir para tomar decisões em qualquer situação,
seja no lançamento de um novo produto ou para
mapear oportunidade em um novo mercado-
-alvo. Aprenda o passo a passo para montar a
sua com o nosso conteúdo completo.

Força Fraqueza
(strength)
S W (weakness)

Oportunidade
(opportunity)
O T Ameaças
(threats)
Kanban
O método Kanban é uma ferramenta de
visualização dos fluxos de trabalho. Por meio
dele, é possível mapear todas as atividades da
equipe, posicioná-las segundo o seu estágio
e acompanhar a sua evolução de forma muito
objetiva.

A maneira de fazer isso é dividindo um quadro

em várias colunas, onde cada uma representa
um estágio do fluxo de trabalho. Em um Kanban
clássico, por exemplo, há apenas 3 colunas:
“tarefas novas”, as que não foram iniciadas; “em
andamento”, as tarefas que estão em processo
de produção; e “finalizadas”, para identificar o
que já foi concluído.

A partir daí, o gestor poderá granular (o que

significa detalhar mais profundamente, dividindo
ainda mais as etapas de trabalho) o fluxo de
trabalho conforme for necessário, utilizando
um dos principais fundamentos do Kanban:
realizar gradualmente pequenas mudanças para
incrementar o fluxo de trabalho.

Esse método costuma não gerar resistências

por parte da equipe, justamente por fazer
mudanças graduais no fluxo de trabalho, que
serão simples de serem implementadas. Com o
tempo, a equipe vai adaptando o método a sua.

Descubra mais sobre o

método Kanban
Gráfico de Gantt
O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão
de projetos em que é possível ver claramente
o andamento das tarefas, conforme o tempo.
Visualmente falando, é como se fosse uma
planilha estruturada em barras, em que cada
uma dessas barras representa uma tarefa em
andamento.

A grande ênfase do Gráfico de Gantt está na

facilidade da visualização das tarefas, em relação
ao tempo. Por isso, acaba sendo muito utilizado
em longos e grandes projetos.

A sua empresa trabalha com projetos desse tipo?

Então, conheça mais sobre essa ferramenta em
nosso artigo completo.
Six Sigma
A Six Sigma é uma ferramenta de gestão que
nasceu na década de 90 na Motorola, como
objetivo de reduzir desperdícios na linha de
produção e maximizar os lucros. Ela apresenta
dois métodos principais, cada um com 5 etapas:
o DMAIC e o DMADV. O primeiro serve para
trabalhar processos já existentes e o outro se refere
a processos novos. Confiras as etapas de cada um.

DMAIC

Definir o problema: qual o problema que exige

uma solução?;

Mensurar: verificar as relações de causa e efeito

para encontrar a solução do problema;

Analisar: analisar os dados disponíveis

minuciosamente, buscando padrões e
oportunidades de melhoria;

Melhorar (Improve): utilizar os dados coletados

até aqui para propor soluções de melhorias para o
processo;

Controle: etapa perene, o processo implementado

precisa ser monitorado de perto para evitar e
corrigir desvios.

Definir
(Define)

Controle Mensurar
(Control) (Measure)

Melhorar Analizar
(Improve) (Analyze)
DMADV

Definir objetivos: quais são os objetivos da

empresa com o projeto a ser implementado?;

Mensurar: entender a fundo a necessidade, para

que o produto/processo a ser formado obtenha
sucesso;

Analisar: juntar ideias e possibilidades e debater

para encontrar o melhor caminho;

Desenhar: aqui o produto toma forma e é

trabalhado até estar pronto para os testes;

Verificar: etapa de validação, na qual os testes

devem ser realizados antes de o produto ser
lançado.

Quem sabe você não consegue aplicar essa

metodologia para repensar os processos da sua
empresa?

Aprenda mais sobre a

Six Sigma

Definir
(Define)

Verificar Mensurar
(Verify) (Measure)

Desenhar Analizar
(Design) (Analyze)
OBZ
O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma ferramenta
específica para a área financeira. O seu objetivo
é reduzir custos e eliminar desperdícios, ao
máximo. Para tanto, ela propõe uma revisitação
a todas as necessidades da empresa, com um
detalhe, sem considerar resultados anteriores. A
ideia é como se a empresa estivesse saindo do
zero de novo.

Ela costuma ser muito útil para desinflar

orçamentos e planejar melhor os gastos de acordo
com a realidade da companhia. Utilizando o
Orçamento Base Zero é possível alocar melhor os
recursos e priorizar as verdadeiras necessidades.

Leia também: Como fazer a gestão financeira do

jeito certo?
4 P’s da inovação
A ferramenta dos 4 P’s da inovação não poderia
ser mais autodescritiva. Ela apresenta as 4 áreas
de decisão essenciais para inovar nos negócios.

Propósito: primeiro é preciso entender o objetivo

de gerar inovação, o que se pretende obter?;

Processos: depois de conhecer esses objetivos,

é preciso identificar quais serão os processos
necessários para transformar ideias em soluções
criativas;

Pessoas: para que tudo isso funcione, é preciso

fazer as pessoas cooperarem, esse é o momento
de pensar nisso;

Políticas: por fim, para tornar real, é necessário

modificar a forma como as coisas são feitas até
então, esse é o momento de repensar as políticas
da empresa e construir uma cultura de inovação.

Com esses aspectos mapeados é possível realizar

um autodiagnóstico e impulsionar o seu negócio
rumo à inovação.

Apenas 33,6% das empresas brasileiras são

consideradas inovadoras, segundo o IBGE*.
Tá vendo só? Se você utilizar bem essa
ferramenta, tem grande chance de sair na
frente da maioria.
 Mapa Mental
O Mapa Mental é uma ótima ferramenta para o
momento de ideação ou do resumo de alguma
etapa ou projeto. Essa é uma forma bastante livre
de discorrer sobre um determinado assunto,
podendo acrescentar informações dos mais
diversos tipos, seja em texto, imagem, desenhos,
entre outros.

No início esse processo pode parecer caótico,

mas depois com o quadro preenchido, é possível
ter uma visão mais completa e assim fazer
associações entre os itens levantados. Como é uma
representação visual, ela costuma ser mais fácil de
compreender e de ser lembrada.

Para conhecer mais sobre Mapas mentais, não

deixe de ler nosso guia sobre o assunto

Marketing RH

Mapa
Mental

Dev Design
Cultura organizacional
A cultura organizacional é uma ferramenta de
gestão da empresa que contribui muito com
o engajamento dos funcionários e a busca
pela qualidade e resultados. Empresas que
possuem uma cultura forte costumam ter
menos rotatividade de funcionários, além de
conseguirem se adaptar a novos cenários de
forma mais rápida.

Não há uma metodologia específica para moldar

a cultura da sua empresa à nível da Hubspot ou
da Netflix, por exemplo. O sugerido é fazer uma
análise do cenário atual, projetar objetivos para o
futuro e desenhar ações e atividades que moldem
a cultura da empresa em torno desses objetivos. O
resultado desse processo é a criação do código de
cultura da sua empresa.

Sabia que...
As empresas com uma cultura organizacional forte
são as que melhor se adaptam durante um período
de crise? Descubra o porquê no nosso artigo.
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Gestão empresarial e de Projetos.