A produtividade tornou-se uma prioridade para empresas e pessoas

nos últimos tempos, com essa métrica de desempenho recebendo

mais atenção do que nunca. Há um boom no mercado de software de
produtividade e filosofias, também, o que é bom no sentido de que
temos muitas ferramentas do nosso lado.

Mudar hábitos é a chave para a produtividade

Para maximizar a produtividade, você tem que mudar seus hábitos de
trabalho e este é o aspecto mais desafiador, especialmente quando o
próprio local de trabalho formou esses hábitos em você e em todos ao
seu redor.
Mudar os hábitos de uma pessoa não é suficiente; você tem que
reprogramar o grupo pensar em uma organização inteira para remover
a resistência a mudanças generalizadas.
Um dos maiores problemas com a cultura do trabalho moderno é a
ênfase em estar ocupado. O tipo de pensamento que, se você
completou sua lista de tarefas, então você claramente não tem
trabalho suficiente em sua lista – mas onde termina essa mentalidade?

Não é assim.

Os hacks de produtividade são hábitos que equipes e trabalhadores

modernos precisam formar e muitos deles vão exigir que você,
coletivamente como uma equipe, quebre algumas práticas de trabalho
estabelecidas e retreine a maneira como sua mente opera no local de
trabalho.

1
Então vamos começar.

2
#1: Pare de fazer multitarefas
A primeira coisa que você precisa fazer antes de maximizar a
produtividade é parar de “multitarefar”. Este é um daqueles hábitos
há muito estabelecidos de pessoas ocupadas que estão desesperadas
para economizar tempo fazendo mais de uma coisa ao mesmo tempo
ou alternar entre tarefas.
Infelizmente, multitarefa é uma falsa eficiência que acaba custando
mais tempo do que economiza. E, para piorar as coisas, estudos
mostraram que a multitarefa tem uma ampla gama de impactos
negativos na mente humana.

"Para quase todas as pessoas, em quase

todas as situações, multitarefa é
impossível. Quando pensamos que somos
multitarefas, na maioria das vezes não
estamos realmente fazendo duas coisas
ao mesmo tempo – mas, em vez disso,
ações individuais em rápida sucessão." –
Centro Acadêmico da Cleveland Clinic

3
Pessoalmente, eu sempre fui um pouco para multitarefa e pensar que
vai me poupar tempo. Mas eu posso ver claramente que levo mais
tempo para completar cada tarefa se eu tentar lidar com mais de uma
coisa de cada vez para que minha própria experiência prove que os
inúmeros estudos que dizem que multitarefa não funciona estão
certos.

Saber disso é uma coisa, mas mudar o hábito é outra coisa e este é de
longe o hábito de produtividade mais difícil que tive que quebrar.
Assim que há um revés ou o tempo parece curto, é fácil
instintivamente reverter para multitarefa, em uma tentativa
desesperada de recuperar o tempo, mas só piora as coisas.
Para se livrar da multitarefa para o bem, você precisará da equipe certa
que entenda que é uma falsa eficiência e as ferramentas para ajudá-lo
a se concentrar em tarefas individuais.

4
#2: Estabeleça uma única meta para cada dia
Para esquecer a multitarefa, você tem que retreinar sua mente para
se concentrar em tarefas individuais. Isso vai contra tudo o que nossas
vidas digitais ocupadas nos encorajam a fazer, mas a solução para esse
problema também está na mesma tecnologia digital que o exacerba.

Use ferramentas incentivam você a definir uma meta única para cada
dia de trabalho, o que constantemente reforça a ideia de focar em
tarefas individuais. Você pode quebrar metas diárias em várias tarefas
ou sessões de trabalho, onde você só trabalhará nessa tarefa
específica (e nada mais) para o tempo alocado.
Não há tempo para multitarefa.

5
#3: Trabalhe em períodos curtos
A mente humana só pode se concentrar na mesma tarefa por tanto
tempo, embora estudos científicos não tenham sido capazes de
fornecer um número conclusivo. Alguns estudos sugerem que as
pessoas começam a perder o foco após 10-20 minutos, enquanto
outras são um pouco mais generosas. Certos estudos mais recentes
apontam para uma atenção muito menor na era digital.
De qualquer forma, uma hora é muito tempo em termos de manter o
foco e é por isso que faz sentido trabalhar em períodos curtos. Um dos
princípios de produtividade mais populares é a Técnica Pomodoro,que
envolve trabalhar em sessões de 25 minutos seguidas de uma pausa
de cinco minutos.

6
Então o que eu faço é quebrar meu dia em períodos de duas horas e,
em seguida, usar a Técnica Pomodoro para ter duas sessões de 25
minutos por hora, interrompida por intervalos de cinco minutos. Às
vezes também crio sessões de 50 minutos e tenho uma pausa de dez
minutos para compensar o resto da hora.
Acho que isso torna mais fácil para mim organizar minha agenda e me
mantém trabalhando em tarefas diferentes dentro de 25 minutos.

#4:Faça pausas regulares

Se você seguir a Técnica Pomodoro ou uma abordagem semelhante ao
trabalho em períodos curtos, você naturalmente se verá fazendo
pausas regulares. Isso dá à sua mente a chance de se recuperar do foco
intenso, mas você tem que saber como você gasta seu tempo de
inatividade.
Seu instinto pode ser abrir o Tik-Tok ou o Instagram, mas esse ataque
digital de conteúdo não permite que sua mente realmente "desligue".
Para maximizar o benefício de cada pausa, você deve evitar qualquer
coisa que seja mentalmente desgastante de qualquer forma. Isso é
especialmente verdade para intervalos curtos onde você vai ter que
voltar ao trabalho em questão de minutos. Para uma pausa de cinco
minutos realmente contar, você vai precisar evitar qualquer coisa que

7
divida sua atenção, envolva qualquer tomada de decisão ou exija
concentração.
Sua mente está trabalhando duro durante cada sessão e agora você
quer se concentrar o mínimo possível. A melhor coisa que você pode
fazer é sair completamente e pensar em nada ou meditar para relaxar
sua mente e corpo. Outra boa opção é fazer alongamentos mantendo
sua mente limpa, dando a si mesmo uma pausa cognitiva, mas
também uma importante pausa física de estar sentado.

8
#5: bloqueie aplicativos e sites de distração
De acordo com uma pesquisa realizada pelo RescueTime, o
trabalhador digital médio não pode passar de 6 minutos sem verificar
seu e-mail ou mensagens instantâneas. A natureza digital do nosso
trabalho e da vida social nos deixa constantemente verificando se há
notificações e essa distração constante dificulta nossa capacidade de
focar em tarefas por períodos até mesmo curtos de tempo.
Isso realmente tem que mudar.

Há uma série de ferramentas bloqueadoras de sites e aplicativos no

mercado e você pode escolher um deles para usar ou simplesmente
deixar seu celular no modo silencioso e manter outras ferramentas
como e-mail e messenger corporativo fechados, você decide.

9
#6: Crie um espaço de trabalho dedicado
Este é crucial se você trabalhar em casa ou remotamente. Não se sente
no sofá ou na mesa de jantar; criar um espaço de trabalho dedicado
onde você pode ir trabalhar e depois deixá-lo quando terminou o
trabalho.
Passei muito tempo trabalhando na estrada e, para mim, o melhor que
pude fazer foi trabalhar em cafés ou espaços de co-working, embora
nunca tenha gostado de espaços de co-working, para ser honesto.
Se você está trabalhando em casa, aproveite o espaço que você tem
para criar um home office dedicado ao trabalho e nada mais.

10
#7: Escolha as ferramentas certas de
gerenciamento de projetos/tarefas
Há toneladas de aplicativos de produtividade para ajudá-lo a fazer
mais. A primeira coisa que você vai querer é uma boa plataforma de
gerenciamento de projetos/tarefas e, novamente, há muitas opções
disponíveis.

Trello, Monday e Asana são ótimas opções para plataformas de

gerenciamento de projetos e há dezenas de ferramentas de
gerenciamento de tarefas, onde se pode fazer suas próprias listas de
tarefas.

11
#8: Criar metas compartilhadas dentro das
equipes
Priyanka B.Carr e Gregory M.Walton publicaram um estudo onde
demonstram que metas compartilhadas aumentam a motivação de
equipes e indivíduos.
O ScienceDirect hospeda este estudo conjunto onde lista os destaques
e os principais achados:

 Um aspecto definidor da sociedade humana é que as

pessoas trabalham juntas em direção a fins comuns.
 Cinco experimentos examinaram sinais que evocam um
estado psicológico de trabalhar em conjunto.
 Como hipótese, esses sinais aumentaram a motivação
intrínseca à medida que as pessoas trabalhavam sozinhas.
 Os resultados foram diversos, por exemplo, persistência da
tarefa, prazer, escolha.
 Esses sinais também aumentaram os sentimentos de
trabalhar juntos, mas não outros processos.

A resposta aqui está na criação de um forte espírito de equipe baseado

em metas, conquistas e recompensas compartilhadas. Para que isso
aconteça, você precisa da plataforma de gerenciamento de projetos
certa que lhe permite criar metas compartilhadas, bem como tarefas
colaborativas e individuais.

12
#9: Escolha as ferramentas de colaboração
certas
As ferramentas de colaboração ajudam as equipes a se comunicar de
forma mais eficaz e trabalhar em conjunto em tarefas/projetos
conjuntos. As ferramentas que sua equipe vai precisar dependem de
como você quer trabalhar juntos. Por exemplo, uma equipe interna
pode ter necessidades relativamente modestas de ferramentas de
colaboração, enquanto equipes com trabalhadores remotos
dependerão mais fortemente deles até mesmo para comunicações
básicas e tarefas em grupo.

O Slack é tão bom quanto qualquer ferramenta de comunicação de

equipe no mercado, transformando as mensagens instantâneas em
uma ferramenta de produtividade genuína. Para compartilhamento

13
básico de documentos e colaboração, o Google Drive pode oferecer
tudo o que você precisa.

#10: Saiba quando trabalhar sozinho

A colaboração é constantemente mencionada na discussão sobre
produtividade, mas trabalhar em conjunto nem sempre significa que
fazemos mais. Há muitos estudos que mostram que a colaboração
nem sempre é útil para a produtividade, mas não devemos precisar de
muitos estudos confirmar isso.
Sabemos que há momentos em que estamos melhor trabalhando
sozinho.
O importante para as equipes é saber quando a colaboração é benéfica
e quando é hora de trabalhar sozinho. Você precisa entender se é
melhor trabalhar sozinho ou em equipe para cada tarefa que deseja
realizar.
Essa é uma das razões pelas quais não sou fã de espaços de co-
working. Isso não significa que eles não são benéficos para mim de
certa maneira eu entendo que eles são mais benéficos para muitas
outras pessoas.
Somos todos diferentes e precisamos nos esforçar para tirar o melhor
de nosso tempo seja individualmente ou em equipe.

14
#11: Saiba quando dizer "não"
Este é um com o qual eu ainda luto mais do que gostaria. Estou
melhorando em dizer "não" aos clientes e colegas, mas quase me dói
dizer que não posso fazer algo por eles. O problema é que assumir
compromissos demais compromete a qualidade do trabalho que vou
conseguir entregar - não só para a pessoa em questão, mas para todas
as pessoas envolvidas no meu trabalho também.
Então eu realmente tenho que me forçar a dizer "não" quando não é
realista assumir mais tarefas.
Estou em um ponto agora onde finalmente estou me recusando a
trabalhar nos fins de semana ou trabalhar à noite.

Ao aprender a dizer "não" e maximizar a produtividade em outras

áreas, eu sou naturalmente capaz de fazer mais pelos meus clientes e
colegas do que eu faria se eu continuasse concordando em assumir
tudo. Assim, eu me sinto bem em dizer "não" quando eu preciso
porque eu sei que é o melhor para mim e meus clientes e colegas. Eu
também sei que já estou perto de alcançar a máxima produtividade e
assumir demais só vai arruinar o equilíbrio que encontrei.

Este problema é resolvido simplesmente mudando minha maneira de

pensar e este é realmente o passo chave com a maioria dos hacks de
produtividade. As ferramentas e técnicas ajudarão, mas você
realmente tem que mudar a si mesmo e sua maneira de pensar para
quebrar velhos hábitos e alcançar um nível mais alto de produtividade.

15
#12: Evite interrupções
Antes, falamos sobre trabalhadores digitais constantemente
verificando aplicativos e pesquisas mostraram quanto tempo
podemos levar para nos recuperarmos de tais distrações – até 25
minutos, de acordo com alguns estudos. As notificações são um
problema real e a constante enxurrada de e-mails e mensagens em
Apps são grandes assassinos da produtividade que muitas vezes não
conseguimos resolver.
Trabalhar em períodos curtos vai ajudá-lo a maximizar a
produtividade, mas isso não vai acontecer se você estiver
constantemente sendo interrompido por colegas ou clientes.

A resposta é bem simples: bloqueie as notificações durante as sessões

de trabalho e use status de indisponibilidade em ferramentas de
comunicação para evitar interrupções.

16
#13: Use um aplicativo de agendamento para
reuniões
Organizar reuniões e sessões de trabalho em grupo pode ser um
pesadelo para as equipes digitais. Se você tem um monte de
trabalhadores remotos em sua equipe, esta tarefa é ainda mais difícil
e pior ainda se você tem membros da equipe espalhados por
diferentes fusos horários.

A boa notícia é que existem aplicativos de agendamento que podem

tirar os intermináveis e-mails de ida e volta.

#14: Torne as reuniões produtivas

Quando você tiver reuniões, certifique-se de que elas também sejam
produtivas. Um problema comum que eu experimentei como um
trabalhador remoto é fazer parte de equipes que parecem ter reuniões
toda semana por causa disso com as mesmas pessoas

17
presentes mesmo quando eles realmente não precisam ter uma
reunião.
As reuniões que achei mais produtivas são as que usamos o tempo
para discutir e resolver problemas que estão atrapalhando o
progresso. É aqui que as ideias de grupo podem realmente brilhar.
Infelizmente, passei muito tempo em "reuniões" ouvindo as pessoas
falarem sobre o que fizeram/farão quando não preciso ouvir essa
informação, a menos que eu seja o gerente da equipe.

#15: Agendar notificações

Você deve ter notado que eu não sou um grande fã de notificações
mas isso vem de saber o quanto de uma distração eles foram para mim
no passado.
Quando comecei a trabalhar remotamente, disse a todos os clientes
que "estou apenas a um e-mail de distância" e me orgulho de
responder a e-mails quase instantaneamente.
Em princípio, ainda gosto da ideia, mas, na prática, simplesmente não
é viável.
Toda vez que eu permito que uma notificação interrompa meu fluxo
de trabalho, deixando-a interromper o trabalho que estou fazendo
para outro um cliente. A melhor coisa para todos, inclusive eu, é que
me concentro na tarefa em questão, faço com a minha melhor
habilidade e abdondo outras coisas quando chegar a hora.
Então agora eu bloqueio aplicativos de comunicação durante minhas
sessões e libero as notificações apenas durante as pausas de duas
horas que faço (20 minutos para tarefas administrativas e 40 minutos
para o tempo real de intervalo).

18
#16: Desligue após o trabalho
Para mim, esta é uma das partes mais difíceis sobre ser fazer, em geral.
Também não estou sozinho nessa dificuldade.
De acordo com o relatório State of Remote Work 2019 da Buffer,
desligar-se após o trabalho é a parte mais difícil de trabalhar
remotamente/de casa.

Para mim, isso volta a saber quando dizer "não". É uma batalha pessoal
que tem mais a ver com você do que com seus clientes, equipe ou
empregador.

A resposta fácil para mim foi bloquear notificações para que eu não as
veja fora do horário de trabalho.

19
#17: Não fique atolado em muita tecnologia
Nós falamos de um monte de ferramentas de software neste e-Book
que podem ajudá-lo a aumentar a produtividade e há muitas outras
grandes ferramentas por aí. Dito isso, devo apontar um perigo
inerente em tornar-se excessivamente dependente de softwares. Ou,
mais do que isso, o tipo errado de software ou o excesso deles.
Use as ferramentas que você precisa, mas certifique-se de que elas
estão realmente melhorando sua produtividade. Você não quer passar
cinco horas por semana olhando para análises sobre o seu
desempenho de produtividade se as ferramentas estão apenas
economizando três horas, por exemplo.

Torne 2021 mais produtivo

Embora tenhamos falado de algumas ferramentas de software neste
e-Book, a ênfase aqui é em formar hábitos produtivos e simplesmente
escolher as ferramentas que o ajudarão a se concentrar em atingir
suas metas. Para se tornar mais produtivo, você tem que estar
disposto a mudar a maneira como você pensa sobre organizar e
completar tarefas, mas você também vai precisar do tipo certo de
equipe, com o tipo certo de mentalidade, para nutrir uma relação de
trabalho verdadeiramente produtiva.
Então, hackeie o seu pensamento com os 17 pontos que vimos neste
e-Book e faça de 2021 o seu ano mais produtivo da história.

Matheus Santana

20