Lean PMO

Toda organização que gerencia projetos busca a excelência nesse

processo. É uma tendência natural a empresa procurar melhorar seu
gerenciamento, programa e portfólio. O objetivo principal das
companhias é ampliar a capacidade de gerar valor e melhorar o
alinhamento entre o trabalho executado e os objetivos estratégicos
definidos pela alta gestão. Com esse foco, as organizações priorizam
ações e processos que permitam:

- Melhorar a comunicação entre as áreas;

- Ampliar a colaboração entre os envolvidos;
- Desenvolver os talentos;
- Criar mecanismos para priorizar projetos que gerem mais valor para o
negócio.

A adoção de uma unidade organizacional é uma solução bastante

comum entre as empresas. Esse setor é o que chamamos de PMO
(Project Management Office ou Escritório de Projetos, em português).
O Project Management Institute (PMI) já diversas análises sobre a
importância do trabalho desse setor.

A PMO Frameworks evidencia esse potencial de contribuição junto às

empresas. Ainda assim, muitas organizações encontram dificuldade em
definir o papel e um posicionamento estratégico com o intuito de
alcançar sucesso no longo prazo e de alavancar o PMO como forma de
apoiar a realização dos objetivos estratégicos da organização.
Há um número significativo de companhias nas quais a função do
PMO está em expansão, da mesma forma que existe um forte desejo de
ampliar o papel de PMO e focar na estratégia de negócio através do
aumento de seu escopo de atuação e responsabilidade. A intenção é
atingir os objetivos e as metas da organização.

Todo PMO tem a missão de melhorar a gestão de projetos

dentro de uma organização, então a grande questão é: como
evidenciar que o valor do PMO supera os investimentos
necessários para sua implantação e manutenção?

Os resultados alcançados devem gerar valores significativos o bastante

para justificar a redução de custos em projetos, a melhoria da
performance e a qualidade do projeto. Uma das soluções apontadas
pelo PMI para que as organizações melhorem essa equação é pensar em
um Lean PMO.

O pensamento que predomina entre os empresários é de que o PMO

precisa ser grande. Mas essa regra não se aplica a todas as companhias.
Preparamos esse ebook com o objetivo de mostrar que é possível criar
um PMO enxuto e eficiente.

Vamos mostrar como funciona um Lean PMO, desde a

estruturação, passando pela manutenção, até chegar às formas de
evidenciar sua geração de valor.

Boa leitura e bons projetos!

1
Inovações de processos e de produtos surgem a todo instante. Por
isso ter um centro de apoio e de informação que possa auxiliar o
gerente de projetos é tão importante.

A diferença entre uma organização que tem um PMO de outra que

não possui este serviço é mesma de um viajante munido de mapas,
GPS e internet de outro sem essas ferramentas e com poucas
informações sobre o local.

Existem diversos modelos para o escritório de projetos. Em

algumas empresas o escritório de projetos é responsável por todas
as atividades referentes ao gerenciamento, administração e execução
dos projetos.

Existem também empresas que preferem que o escritório seja o

responsável apenas pela consolidação das informações em uma visão
geral de todos os projetos na organização. Nesse segundo modelo o
PMO dá apoio e aponta possíveis falhas na sequência dos projetos.
Seu foco institucional está no procedimento de gerenciamento. Esse
grupo de suporte providencia metodologia, ferramentas, processos,
modelos e serviços para os gestores.

Independente do modelo adotado, é o PMO que vai mostrar as

melhores práticas de gerenciamento e auxiliar o gerente a
conduzi-las. Sua principal função será a de minimizar problemas. Ao
otimizar processos, o trabalho desta central gera resultados e lucros
para as empresas.
Diferencial de mercado
Métodos sistemáticos e eficientes de implementar novos
procedimentos, técnicas e ferramentas de gestão de projetos
corporativos são levados para o dia a dia das empresas através de um
escritório de gerenciamento de projetos.

A eficiência na execução de planos estratégicos determina o sucesso ou

o fracasso de uma companhia, por isso a demanda por um centro de
gerenciamento de projetos é crescente. Ao diminuir o número de
falhas e acelerar o andamento das atividades, a empresa contará com
um diferencial em relação aos concorrentes.

Com um PMO, a organização melhora consideravelmente os

padrões de produtividade das metas de curto, médio e longo prazo.
Compreender a importância e descobrir a melhor forma de trabalhar
o PMO dentro das empresas faz parte do próprio processo de
adoção dessa ferramenta.

Na sequência deste ebook, é possível ter uma ideia sobre o que é PMO,
qual sua função e quais os elementos do Lean PMO. Além de
entender porque o lean management é importante nesse processo e
como implantá-lo.
2
O principal propósito do PMO será prover soluções para melhorar a
performance da organização no que diz respeito à gestão de projetos. O
bord da companhia, gerentes de projetos e demais áreas de negócios
são clientes em potencial deste prestador de serviços interno. Além dos
desafios de evidenciar o valor gerado pelo escritório de projetos, o
PMO terá de gerenciar e atender esses clientes com necessidades
diferentes e, em algumas vezes, até mesmo conflitantes.

Durante a estruturação do PMO é fundamental identificar as reais

necessidades de cada grupo de clientes, assim como definir o escopo de
atuação do PMO e sua evolução. Uma ferramenta muito útil no
processo de estruturação do PMO é o Business Model Canvas, que
permite estruturar um negócio em uma folha e assim definir qual é sua
proposta de valor para cada “segmento cliente” dentro da
organização.

Para implantar e organizar um escritório de projetos deve-

se considerar pontos essenciais para atingir o sucesso em todos os
projetos. Seguindo o ciclo PDCA separamos os principais pontos que
devem ser estruturados durante um projeto de implantação de um
PMO:
PLAN
Primeiramente, uma comissão é designada para organizar a formação
da equipe e definir como ela irá trabalhar. Depois é feita a escolha do
gerente de projetos, que deve ter pleno conhecimento sobre a realidade
da empresa, seu atual estágio de maturidade, assim como as
prioridades do PMO.

Uma ferramenta muito útil para apoiar o planejamento do LEAN PMO

é o PM CANVAS. Nele você e sua equipe irão estruturar o
planejamento preliminar do seu projeto, definindo claramente os 13
blocos e as principais entregas do projeto de implantação do PMO
(Veja outro ebook em que falamos sobre como estruturar seu PM
CANVAS).

É o gerente de projetos quem vai realizar um plano de trabalho para a

equipe. Essa estratégia deve conter os setores que requerem uma
ação mais imediata, bem como a forma de executá-las pelo
PMO. Nessa etapa, será necessário um projeto piloto que aponte as
bases da atividade do PMO.

Também deverão ser realizados alguns projetos voltados para o

escritório. Dali sairá algumas definições importantes: a formação da
equipe, o espaço de utilização, os custos, os ganhos, os prazos, a
comunicação.

Também serão definidas as atividades que vão anteceder a

implementação bem como as competências esperadas dos profissionais
que vão compor a equipe. Da mesma forma em que a estimativa dos
riscos a serem enfrentados e a obtenção de suporte de outras áreas
devem ser mensuradas.
DO
Definido o projeto com os gastos e ganhos, chega o momento de
implementar o que foi estabelecido na etapa de
planejamento. É fundamental ter um projeto estruturado na sua
ferramenta de gestão de projetos com todas as atividades que
serão executadas. Durante a execução será importante entregar
todos os produtos necessários para o escritório de
projetos operar plenamente.

Também é feita a organização estrutural como definição da ferramenta

de gestão de projetos que será adotada (seja um software, sejam
planilhas eletrônicas), relatórios e templates. Nessa altura, ocorre a
realização de um projeto que de fato será aplicado e a busca por
recursos em outros setores. O escritório (finalmente) começa a operar.
check
É nesse estágio que a aplicação de todos os componentes do PMO é
iniciada. Nesse ponto começamos a medir com o objetivo de evidenciar
o valor gerado pelo PMO. O PMO implantado tem que ser capaz de
gerar valor de maneira a justificar seu investimento e seu custo de
manutenção. Durante a operação do PMO, além de prestar seus
serviços para seus diferentes clientes, é fundamental medir os
benefícios gerados assim como metrificar esse valor.

Durante a operação o PMO irá acompanhar a evolução da organização,

a adoção da metodologia, a melhoria dos indicadores de projeto, a
utilização da ferramenta de gestão de projetos adotada e a diminuição
de não conformidades e incêndios. Para quem construir o Canvas da
Iniciativa, será o momento de medir se os benefícios definidos foram
atingidos.

Não se preocupe, é inerente a qualquer projeto de

implementação conquistar algumas metas e fracassar em
outras. Separe todos os resultados que não atenderam às
expectativas e refaça seu plano de ação com medida para atacá-
los. O importante é criar uma espiral evolutiva, em que a cada rodada
um novo resultado é conquistado.
ACT
Durante essa etapa criamos ações corretivas, ou seja, a correção das
falhas encontradas no passo anterior, cuja eficácia foi verificada. É
nessa fase que se inicia novamente o ciclo levando ao processo de
melhoria contínua.

Nessa etapa é fundamental evitar um comportamento bastante danoso

à execução de tudo o que foi planejado anteriormente: a acomodação.
Sempre é possível melhorar. Não aceite os primeiros resultados.
Procure ampliar sua margem de eficiência, mesmo que tudo tenha
saído de acordo com o que foi programado.

Acompanhe e recicle sua equipe e amadureça os objetivos para os

próximos projetos. A utilização de planilhas e a definição de
indicadores ajudam o PMO na busca pela excelência.
3
O processo de acompanhar a evolução da maturidade de
diferentes áreas da empresa e a execução de seus projetos nem sempre
é algo simples.

Enquanto algumas empresas optam por acompanhar projetos com

planilhas eletrônicas ou softwares instalados localmente, outras já
sabem que isso tem um impacto muito significativo no tempo investido
na qualidade das informações geradas e por isso investem em uma
solução que faça esse trabalho de forma mais profissional.

A nossa recomendação é o Project Builder, uma criação

nossa, utilizada atualmente por empresas de todos os portes pelo
Brasil, em vários setores da economia.

O Project Builder permite acompanhar dentro de um único ambiente

sua estrutura organizacional, os recursos humanos, seu portfólio de
projetos e seus projetos individuais de forma muito simples. Com essa
estrutura é possível gerar de forma dinâmica relatórios que evidenciam
como está a gestão de projetos dentro das diferentes áreas de negócio
de sua organização. Tudo isso dentro de um ambiente colaborativo em
que cada recurso do projeto informa sua execução, publicando
documentos e automatizando a comunicação. A própria ferramenta
evidencia tendências e emite alertas automáticos que notificam os
principais envolvidos antevendo atrasos, para que seja possível tomar
medidas antes que uma crise ocorra.
A composição de um Lean PMO eficiente
Existem determinados pilares sob os quais as equipes devem trabalhar
para desenvolver um modelo de gestão eficiente baseado no Lean
PMO. O que abrange desde a base do projeto, passando pelas
mudanças necessárias, pela orientação de crescimento e até alcançar o
cumprimento dos objetivos.

Métricas de desempenho: são baseadas em indicadores como

tempo, produtividade, rendimento e valor agregado. Com esses dados
em mãos, é possível identificar os resultados obtidos pelo setor. Caso
estejam abaixo do esperado, a ação dos gestores é voltada para o
próximo item.

Planos de ação: Apenas identificar que os resultados não estão dentro

do esperado não basta para modificá-los. A equipe de PMO deverá
definir ações que tragam maior suporte para atingir os resultados
planejados na primeira etapa.

Monitoramento do setor e de estratégias: Além de

acompanhar se as mudanças estão acontecendo de forma gradativa
dentro do setor de implantação, é preciso estar atento às estratégias
escolhidas. Elas são as melhores ou outras poderiam ser aplicadas? Se o
resultado ainda não estiver aceitável, deve-se corrigir o curso
estratégico.

Avaliação: Em todo o tempo é necessário fazer uma avaliação para

ter certeza de que as decisões são as melhores possíveis. Porém, é
necessário estabelecer um tempo para uma avaliação mais detalhada
e precisa. O objetivo é retornar às métricas de desempenho e
fazer uma análise completa já com a implementação da
equipe de Lean PMO. Caso ainda não seja detectada a melhoria
necessária, devem-se implantar novas iniciativas.
Todos esses pilares estão relacionados aos objetivos principais desse
departamento, que é detalhar por meio de projetos todas as metas
empresarias e as estratégias para alcançá-las. O caminho mais seguro é
ser preciso e claro desde o início do planejamento, da execução, do
controle e da finalização dos projetos.

manutenção e geração de valor do Lean PMO

São duas as etapas que visam manter a geração de valor do Lean
PMO. A primeira refere-se a colocar em prática a
manutenção. Onde é possível encontrar mais elementos como
hardwares e softwares que facilitem o trabalho da equipe? Esse é o tipo
de pergunta que deve ser respondida nesse momento. Não se trata de
algo difícil. Muitos casos precisam apenas de atualização.

O segundo passo é mais complexo. Esse percurso refere-se à análise

dos recursos utilizados. A questão aqui é: eles trouxeram
resultados para os projetos acompanhados pelo PMO?

Se o saldo for positivo, o ideal é pensar em alternativas que

possam otimizar ainda mais os resultados. Agora, se o saldo for
negativo, será preciso analisar os pontos que não deram
retorno. A falha pode estar tanto no projeto quanto nos
membros de sua equipe.

Seja realista quanto à geração de valor. Isso é fundamental para não

criar falsas expectativas. Mas não esqueça que a geração de valor deve
sempre estar acima dos gastos utilizados com o PMO. O gerente deve
criar uma linha do tempo e estabelecer os ganhos em cada período. Por
fim, é feita uma análise e são definidos os procedimentos seguintes.
Elementos do PMO
1. Base priorizada: os projetos passam por mudanças ao longo do
processo. Se a proposta for elaborada a partir de um valor de negócio e
não permitir alterações, essa postura vai interferir no resultado final.

2. Demanda no tempo certo: utilizando o primeiro elemento

coerentemente, é possível cumprir com os prazos estipulados sem
perder tempo. Em vez de rever o projeto, o escritório, através dos
gerentes, poderá assumir uma postura de resultados.

3. Processo simplificado: simplificar significa eliminar todos os

fatores (internos ou externos) que possam travar o projeto. Nada pode
ser mais adequado do que trabalhar de forma simplificada, isso evita
complicações desnecessárias.

4. Equilíbrio na carga de trabalho: cada gerente deve assumir uma

função ou, ao menos, ter a clareza de quais são as ações que cabem a ele
realizar. Deixar que os procedimentos sejam executados sem nenhum
controle gera desorganização.
4
A adoção do Sistema Toyota de Produção pelas empresas não é
recente. Maior produtividade e qualidade dos produtos são
algumas das vantagens desse processo. Pensar no cliente antes e
durante a execução garante que a demanda será atendida sem a
produção de excedente. O que implica em maior qualidade e
menos desperdício de tempo e de dinheiro.

Esses conceitos também são utilizados por startups. Se antes essas

empresas passavam meses desenvolvendo softwares sofisticados
correndo o risco de ninguém se interessar pelo produto, agora o
processo é inverso. Tudo é testado de maneira rápida e com um gasto
financeiro menor.

O processo produtivo não acontece mais de maneira isolada.

Planejamento, conceito, protótipo e lançamento andam juntos com a
avaliação do público-alvo. Uma mudança na rotina das empresas que
acarreta no aumento da satisfação do cliente sem que ele tenha de
pagar pelas falhas e desperdícios que ocorreram até chegar ao produto
final.

O sistema Lean, portanto, adequa espaços, recursos humanos (e

naturais), matéria prima, e, principalmente, tempo. De acordo com
esse conceito, nada pode atrasar mais os processos de produção do que
o desperdício, independente de sua origem. Tudo isso, em tese, leva a
uma simplificação de processos, pois a ideia é eliminar todos os ruídos
ainda na fase do projeto.
5
Essa proposta de redução de desperdício e criação de valor para
a empresa é bastante conhecida entre gerentes e supervisores
de projetos no setor de TI. Apesar de apresentar ideias bastante
atuais para a rotina das organizações, o sistema não é novo.

Criado pela montadora Toyota no Japão, o “lean manufacturing”

começou a ser utilizado nos anos 1950. O período de inovação que
surgiu após a II Guerra Mundial se estendeu para as empresas.
Se antes os olhos dos donos e sócios estavam voltados
unicamente para o processo de produção, a partir daquele
momento todas as dimensões do negócio eram valorizadas.

Ferramentas da filosofia Lean

Existem algumas ferramentas que colaboram com a filosofia Lean.
Dentre elas pode-se citar os programas 5S, Kanban e Kaisen.

Programa 5S - Além de colaborar com a gestão e com a

produção, também ajuda na melhoria das condições de trabalho e na
execução pelos funcionários. Basicamente trabalha com a premissa de
economia e organização.

Kanban - Existem dois pontos principais que objetivam o Kanban: a

produção e o consumo. O trabalho é realizado conforme a demanda
surge. O resultado é a redução dos estoques, a facilitação do processo
administrativo e a redução do consumo de material. O movimento dos
recursos financeiros também é adequado à necessidade.

Kaisen - Um trabalho em busca da excelência. Essa ferramenta se

propõe a buscar alternativas que melhorem os resultados, tanto em
qualidade quanto em quantidade. É o conceito de melhoria contínua.
6
Basicamente, a proposta de Lean Management é instituir uma
gestão enxuta. Isso implica retirar ou substituir o que não
agrega valor e a utilizar apenas o necessário com intuito de
otimizar os resultados. A seguir, apresentamos os princípios que fazem
parte dessa tarefa de aprimorar os processos de criação, de gestão e de
execução de projetos

1. Reduzir desperdícios - Ao eliminar os excessos, os gestores

otimizam tempo e recursos. Analisar a real necessidade de reuniões e do
tempo utilizado para cada atividade faz parte desse processo.

2. Reduzir inventários e aumentar a capacidade de espaço -

Agilizar os processos de inventário facilita a eliminação de itens que já
não fazem parte daquele ambiente. Com mais espaço disponível, o
ambiente de trabalho melhora e ainda possibilita a instalação de
equipamentos ou armazenagem de matéria prima.

3. Potencializar sistemas de produção - Se uma forma de

produção trouxer resultados significativos para a empresa, o lean
management irá buscar formas de otimizar esse sistema.

4. Desenvolvimento de sistema de abastecimento - Se a

empresa não for abastecida adequadamente pelos fornecedores,
dificilmente conseguirá produzir da forma que planejou.

5. Aumento da flexibilidade e melhoria na aparência - A

flexibilidade é a possibilidade de mudar no meio do processo, se for
necessário. Para que isso seja possível, a empresa precisa se adequar a
essa mudança. Outro fator importante é avaliar o que está dando certo e
quais pontos são menos produtivos.
7
Por complementar a atividade do escritório de gerenciamento de
projetos, o Lean colabora com o trabalho do PMO. Uma prática
comum nos negócios é cuidar do planejamento de outros setores
sem elaborar o próprio plano de ação.

Ao utilizar o Lean no PMO e planejar, num primeiro momento, o setor

de TI e as ações dos gerentes de projetos, por exemplo, o resultado será
um ganho inicial para o planejamento dos demais programas.

Passos para o PMO Adotar a Metodologia Lean

Caso o PMO queira seguir a risca a criação de valores e se
adequar ao processo que propõe a outros setores da
corporação na conclusão de projetos, deverá implementar a
metodologia Lean. Esse passo a passo traz uma ideia clara de como
elaborar um plano para adotar a metodologia Lean.

Implementação do programa 5S: o programa 5S colabora com o

PMO para adequar as ferramentas de trabalho, sempre organizadas em
necessárias e desnecessárias. O programa 5S melhora a organização, a
utilização de recursos, a comunicação e aperfeiçoa a delegação de
tarefas.

Utilização de softwares: otimizar a utilização de programas de

computadores, sempre a procura dos mais completos e de maior
usabilidade, é definidor para que todos trabalhem no mesmo ritmo,
principalmente um de gerenciamento de projetos, como o Project
Builder.
Delegação de tarefas: esse item pode ser parte integrante do programa 5S,
mas é muito importante entender que essa delegação deve ser bem distribuída
para que ninguém fique sobrecarregado ou ocioso.

Horário determinado: estipular o horário de cada tarefa

é fundamental para o cumprimento das metas. Podemos entender dentro desse
processo que para um PMO ser eficiente, deve adotar a mesma postura na
criação de projetos. Caso contrário, o desperdício iniciará na base e o próprio
escritório será mais um elemento de gestão alargada e desnecessária.

Por fim, a utilização do Project Builder, um software facilitador da

gestão de projetos para empresas, será benéfica na tarefa de implantar
um processo de gestão e manufatura enxuta. Um treinamento rápido
será o suficiente para que o gerente entenda seu funcionamento,
mesmo sem nunca ter trabalhado com o software. Isso se deve ao
layout intuitivo que o Project Builder oferece aos usuários. Todo o
desenvolvimento foi feito para a utilização online ou instalada em
servidores locais.

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as Empresas a entenderem e aproveitarem os benefícios da
Gestão de Projetos, conseguindo assim resultados reais e
permanentes para os seus negócios. Fazemos isso hoje de três
formas principais:

Software completo e integrado: para facilitar o

gerenciamento de projetos, programas e portfólios da
sua organização, independente do porte e setor de atuação.
O Project Builder permite gerenciar em uma única ferramenta
todas as ações de sua empresa, do nível estratégico
até o operacional, gerenciando planejamento estratégico,
objetivos, portfólio de projetos, programas, projetos, riscos e
atividades

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