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O QUE É GESTÃO DE
PROJETOS E COMO ELA
AUXILIA NO CONTROLE
DE ATIVIDADES
Postado em: 11/09/2017
Última modificação: 30/03/2021

Tempo de leitura: 7 minutos

Você sabe o que é gestão de projetos? Essa é uma ferramenta

importante e que pode fazer a diferença no dia a dia de suas
atividades, seja em casa ou no trabalho. Venha aprender mais!

Antes de mais nada, você sabe o que é um projeto? Não poderíamos

debater sobre a gestão de projetos sem antes definir o que é um
projeto, não é mesmo?

De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge),

projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto,
serviço ou resultado único e exclusivo. O PMBOK é o guia mais
relevante quando se trata de projetos. Ele é elaborado pelo PMI (Project
Management Institute), a instituição mais renomada do mundo nessa
área.

Dessa forma, pode-se caracterizar um projeto como algo temporário

que necessita de planejamento, execução e controle. Tudo isso serve
para entregar produtos ou serviços de maneira exclusiva através de
etapas determinadas previamente e com recursos limitados.
Todo projeto deve possuir um objetivo claro. Isso porque projetos
demandam recursos humanos e financeiros para serem executados.
Além disso, cada projeto é único porque depende de situações e partes
interessadas diferentes.

Quer um exemplo? Pense bem, prédios residenciais podem ser

construídos com os mesmos materiais e as mesmas equipes.
Entretanto, cada prédio possui circunstâncias únicas (condição do solo,
relevo e tipo de fundação, por exemplo) e também clientes diferentes.
Tais condições fazem cada projeto singular, concorda?

Imagem: Definição de projeto. Fonte: Artia.

É importante ressaltar que um projeto não deve ser confundido com

um processo. Os processos são trabalhos contínuos que produzem
resultados padronizados e definidos. Já um projeto é algo temporário,
que é elaborado progressivamente e gera um resultado único (que
provavelmente não será repetido da mesma maneira).
Por exemplo, um novo veículo é elaborado por meio de um projeto que
planeja desde o design até a estratégia de marketing para a venda. O
projeto pode terminar quando o carro é lançado. Enquanto isso, o
processo começa após toda a concepção do veículo e continua mesmo
depois do término do projeto.

A área de projetos tem crescido significativamente. Você sabia que 20%

do PIB mundial é investido na execução de projetos? Isso significa que
trilhões de dólares são investidos em todo o mundo a fim de criar ou
construir coisas através da gestão de projetos. Você, ou sua empresa,
faz parte desse número?

O QUE É A GESTÃO DE PROJETOS?

Agora que você sabe direitinho o que é um projeto ficou fácil, não? A
gestão de projetos nada mais é do que aplicar técnicas, conhecimentos
e habilidades para que um projeto obtenha sucesso. Ou seja, o
gerenciamento serve para que o objetivo do projeto seja atingido de
acordo com os requisitos estabelecidos durante o planejamento.

Assim, a gestão de projetos visa garantir que o resultado obtido seja

satisfatório tanto para a empresa, em relação aos prazos e custos
estabelecidos, quanto para seu cliente final.

A gestão de projetos viabiliza o alcance dos objetivos de forma

ordenada e com limites de execução. Ela traz um foco delineado às
metas e permite a programação prévia de cada ação. Isso porque, no
geral, o gerenciamento de projetos é dividido em dez áreas:

1. Integração
2. Escopo
3. Custos
4. Qualidade
5. Aquisições
6. Recursos Humanos
7. Comunicações
8. Risco
9. Tempo
10. Partes Interessadas

A integração de todas essas áreas possibilita o planejamento,

monitoramento e controle de todo o projeto. Por isso, cada vez mais
empresas investem, treinam equipes e incentivam a participação em
eventos e especializações da área. Mais que um diferencial competitivo,
uma gestão eficiente de projetos significa tornar a empresa mais ágil,
mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.

COMO A GESTÃO DE PROJETOS AUXILIA O SEU DIA A DIA?

O gerenciamento de projetos te auxilia a tirar as ideias da cabeça (ou do

papel).

Se sua empresa tem aquela obra para fazer há tempos, ou aquele

software para desenvolver, ou até mesmo aquele processo de
atendimento que deveria ter sido padronizado há tempos, então a
gestão de projetos é perfeita para você.

E o melhor: ela serve para a vida pessoal também. Sabe aquela viagem
que parece cara demais ou aquela infiltração no teto que nunca é
resolvida? A gestão de projetos pode te ajudar!

O que queremos dizer é que um projeto pode ser aplicado de diversas

maneiras. Não importa se trata de uma equipe enorme ou apenas você
mesmo, o gerenciamento de projetos pode ser bastante volátil.

A ideia central aqui é passar para o papel ou para o computador aquele

objetivo a ser atingido. A partir disso, a gestão de projetos auxilia
dividindo suas ações em tarefas menores, planejando os custos e os
prazos necessários. No final, é possível conquistar sua meta.

E COMO FAZER ACONTECER?

Agora você pode estar imaginando que a gestão de projetos é legal,

mas como fazer acontecer? Se você for começar do zero, pode parecer
difícil no início. Entretanto, após estabelecer todos os conceitos, seus
projetos ficarão bem mais fáceis de se concretizarem.
Gerenciar um projeto é se manter alerta e flexível para não perder o
controle e o foco inicial. Manter o objetivo mesmo quando as coisas
parecem ir de mal a pior é um dos grandes desafios. Vamos ver os
passos necessários para iniciar seu projeto?

Trataremos aqui de maneira a desenvolver a gestão de projetos em

uma empresa. Se você deseja aplicar em algum projeto pessoal, sua
escala apenas será menor.

Um ponto central: todo projeto tem que ter alguém que o gerencie. Um
gerente de projeto é o principal elemento para unir as informações,
processar e tomar as próximas decisões. É por esse motivo que é
importante que o gerente se comunique bem com toda a equipe e
tenha a habilidade de tomar decisões.

É necessário envolver a equipe, clientes e fornecedores de tal forma

que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto.
E afinal, todos são mesmo. Se alguém não cumprir sua parte, é possível
que alguma coisa não saia como planejado.

Decidiu seu gerente?

Decidido quem será o gerente e qual será a equipe do projeto, é preciso

escolher a metodologia para a gestão de projetos. A metodologia é o
que guia todos os envolvidos durante o período do projeto, por isso é
importante que todos estejam familiarizados com ela (o que pode exigir
treinamentos).

A metodologia dependerá da cultura organizacional de sua

empresa. Por exemplo, equipes acostumadas com processos longos e
exigentes podem se adaptar melhor às práticas difundidas pelo
PMBOK. Por outro lado, equipes mais visuais podem receber melhor a
metodologia Kanban.

Portanto, conheça bem a sua equipe e busque metodologias que façam

sentidos para ela. Metodologias adequadas direcionam os
colaboradores para aquilo que deve ser feito e padroniza tarefas,
gerando assim, menos dúvidas e discussões.

O tipo de projeto também modifica a forma de gerenciá-lo. É possível

criar padrões para indicadores e responsabilidades? As atividades
seguirão um fluxo de trabalho? É preciso analisar o que cabe melhor ao
andamento de seu projeto.

E um projeto não exige apenas um objetivo final….

Defina metas para cada etapa planejada. Não só um objetivo

final. Quanto mais nítido for o alinhamento de expectativas entre a
equipe e as partes interessadas, melhor será a avaliação do trabalho e
das entregas.

A partir daí, é possível definir um escopo do projeto. Nele, é definido

uma visão holística de todo o projeto. Um dos motivos mais comuns de
atrasos e estouro de orçamentos é a constante modificação do escopo.
Por isso, não meça esforços para alinhar e definir previamente o
planejamento de um bom escopo.

Com isso, seu projeto pode ser iniciado e gerenciado. Há diversos

softwares de gestão de projetos que podem ser utilizados para facilitar
muitas ações ao longo desse período.
Além disso, existem muitas empresas especializadas em gerenciamento
de projetos que podem prestar consultorias à sua empresa ou até
mesmo, desenvolver seu projeto de maneira terceirizada.

O sucesso de um projeto depende de muitos fatores. Planeje bem,

busque capacitações e reveja suas ações. A gestão de projetos é um
meio comprovadamente eficaz para atingir seus objetivos dentro de um
orçamento e com os menores riscos possíveis.

Esperamos que após essa leitura você possa tirar suas ideias da mente
e colocar em prática. Não temos dúvidas de que a gestão de projetos
pode mudar para melhor seus planos.

Tem alguma dúvida ou sugestão? Tem interesse na gestão de

projetos? Fale com um de nossos especialistas, temos a solução
perfeita para você!

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