Saiba como implantar um

escritório de projetos na sua empresa!

Introdução���������������������������������������������������������������������������������������������� 3

O que é um escritório de projetos?��������������������������������������������� 4

Qual é a importância de um escritório de projetos?�������� 7

Por que ter um escritório de projetos?��������������������������������� 11

Como implementar um escritório de projetos? �����������������15

Conclusão���������������������������������������������������������������������������������������������� 24

Sobre a Project Builder������������������������������������������������������������������ 25

Introdução
Se você já ouviu falar na expressão
“escritório de projetos” ou já sabe o
que isso significa, neste e-book vamos
ajudá-lo a entender os mínimos detalhes
dessa ideia, incluindo todas as fases
de implementação.
Um escritório de projetos é uma
ferramenta voltada para priorização,
planejamento, controle e concretização
dos projetos nas empresas. A sua
organização tem administrado essas
etapas de forma eficiente?
3
A realidade entre os mais diversos
segmentos é que a falta da gestão de
projetos regida por profissionais dessa
área específica faz com que os problemas
ganhem maior proporção nas instituições.
Contudo, se você baixou este e-book é
porque está consciente de que precisa
melhorar o funcionamento desse quadro.
Por isso, vamos explicar como conseguir
retornos sobre o investimento apostando
na cultura organizacional e adotando
estratégias infalíveis. Vamos lá?
O que é um escritório
de projetos?
Um escritório de projetos também é conhecido pela
sigla PMO, que vem de Project Management Office.
Trata-se de um departamento ou um grupo dentro
de um empreendimento, agência ou empresa que se
responsabiliza pela definição e manutenção de padrões
de gerenciamento de projetos.

Sendo assim, o PMO trabalha em prol de fazer com que

a empresa possa colher as vantagens da padronização
dos processos. Não só a padronização, é claro, mas
também o acompanhamento dos processos, políticas e
métodos determinados.

4
As equipes comprometidas com o PMO cumprem uma série de funções diárias, como:

◆◆ produzir relatórios; ◆◆ desenvolver padrões

e processos;
◆◆ acompanhar benefícios;
◆◆ incentivar o uso dos padrões
◆◆ gerir recursos para projetos; e processos definidos;

◆◆ treinar os membros da equipe ◆◆ relatar dados financeiros, como

do projeto; o retorno sobre o investimento.

◆◆ coletar dados sobre o progresso

do projeto;

Em uma lista com subtítulos, podemos dizer que o escritório de projetos tem como
principais funções:

5 O que é um escritório de projetos?

Gestão da informação

Assegurar a eficiência nas tomadas de decisão

— elas precisam ser assertivas e tomadas pelas
pessoas certas, o que só pode acontecer se
houver uma base de informações corretas.

Rastreabilidade

Contribuir para a facilidade de rastreamento

de dados e status ao fornecer a função de
gerenciamento de documentação, conhecimento
organizacional e histórico de projetos.

Transparência

Fornecer informações relevantes e precisas

com uma única fonte de verdade, apoiando as
tomadas de decisão.

6 O que é um escritório de projetos?

 Qual é a
importância de
um escritório
de projetos?
Se você ainda não se convenceu 100% da
importância de implementar um escritório
de projetos, nos sentimos na obrigação de
esclarecer a importância desse investimento.

Quer entender melhor? Continue

acompanhando os próximos tópicos e saiba
como você pode lucrar com isso.

7
Mais rentabilidade

Ao garantir melhor gerenciamento dos projetos da

empresa, os PMOs fazem com que as taxas de sucesso
comecem a crescer. Consequentemente, os resultados do
negócio são impulsionados, incluindo a rentabilidade.

Menos individualismo

As empresas que vivenciam a realidade de um

escritório de projetos desfrutam de vários benefícios
consequentes do trabalho em grupo. Na verdade, o PMO
ajuda a eliminar o individualismo.

Por meio dele, as equipes compostas por especialistas

de múltiplos departamentos da empresa quebram os
limites entre si. Isso torna a instituição muito mais
integrada, abrindo caminho para produtos e serviços
melhores em qualidade.

Qual é a importância de um
8
escritório de projetos?
Foco gerencial no que
realmente importa
A falta de um PMO implantado
faz com que o gerente de projetos
gaste mais tempo não só para
acompanhar os projetos, mas
também para controlar todas as
informações e materiais em jogo.O
escritório, portanto, tem participação
fundamental na centralização do
foco gerencial para onde mais
importa. Afinal, o escritório tira suas
preocupações e promove ganhos
com produtividade.
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Qualificação do time
O PMO também é responsável pela
inclusão de melhores práticas
de gestão, otimizando o tempo e
promovendo constante engajamento
entre os funcionários em diferentes
áreas da empresa.
Isso porque uma das funções
do escritório de projetos,
como já vimos, é desenvolver
e implantar processos
consistentes e padronizados.
Qual é a importância de um
escritório de projetos?
 Aprimoramento de processos

Por último, e não menos importante, o PMO

contribui para que os processos ineficientes
sejam identificados. Nesse panorama, a sua
organização poderá provar de um trabalho
com foco na melhoria contínua, na alta
qualidade do serviço, na redução de retrabalhos
e no de desperdícios.

Qual é a importância de um
10
escritório de projetos?
Por que ter um
escritório de
projetos?
Não é novidade que a preocupação com a gestão
de processos e projetos tem subido em grau de
importância ultimamente. Mais do que nunca, as
empresas estão percebendo que precisam remir o
tempo, tirando maior proveito dele e de seus recursos.

A verdade é que um projeto só pode ser eficiente

quando há organização. Por sua vez, para assegurar
a constância dessa cultura organizacional, muitos
empresários correm atrás de implementar um
escritório de projetos.

11
É esse centro de gerenciamento
que passa a coordenar as atividades
envolvidas do começo dos
procedimentos até a entrega do
produto ou fim do serviço.
Também é verdade que alguns
gestores de empresas em fase
de crescimento resistem na hora
de delegar a organização de seus
projetos para outros profissionais.
Isso, geralmente, acontece porque
ainda se acredita que há mais valor
no conhecimento específico do
cotidiano de trabalho do que no
compartilhamento das tarefas.
12
No entanto, quem tem experiência
de trabalho é capaz de relatar o
quanto o processo de planejamento
suga o tempo do profissional e que o
melhor caminho é direcioná-lo
para especialistas.
A seguir, vamos abordar um
pouco mais sobre alguns
porquês dessa prática. Os
tópicos também ajudarão você
a refletir sobre três vantagens
que precisará acompanhar
assim que implementar o
escritório de projetos.
Por que ter um escritório de projetos?
Centralização do
controle processual
Uma cadeia de comunicação alongada entre
a gestão e a operação aumenta as chances de
ocorrerem ruídos. Quando o PMO atua com
liberdade para a tomada de decisões pontuais,
acompanhando as diretrizes do CEO, a empresa
pode desfrutar de produtividade e assertividade
nos processos.
Esse benefício acontece porque,
quando o escritório de projetos passa
a atuar influenciando a produção, sua
autonomia está ligada à visão dos
headers da empresa, que nem sempre
têm a disponibilidade de acompanhar a
produção com tanto afinco.
13
Acompanhamento de
métricas da produção
A monitoria das estatísticas que indicam o
progresso da produção é fundamental para
qualquer segmento do comércio ou indústria. O
PMO tem como função determinar quais são as
métricas que importam de fato.
Esse resultado tem grande relevância na análise
de sucesso da empresa, garantindo a eficácia dos
procedimentos internos e fatores externos.
Na verdade, podemos até mesmo dizer que o
acompanhamento das métricas é uma prioridade
para o escritório de projetos. Portanto, nada
melhor do que deixar esses relatos na mão de
quem sabe fazer.
Por que ter um escritório de projetos?
 Economia de escala
em aquisições

Quando não existe um PMO atuante, é muito

comum os líderes, coordenadores e gestores de
projetos utilizarem diferentes ferramentas para
gerenciamento. Um exemplo recorrente está nos
modelos de apontamento de horas, que podem
mudar de acordo com o responsável pelo projeto.

O PMO resolve essa questão padronizando as

ferramentas utilizadas por toda a empresa. Com
isso, um dos benefícios que a manutenção de um
padrão pode oferecer é a redução dos custos de
aquisição de licenças e treinamentos.

14 Por que ter um escritório de projetos?

Como
implementar
um escritório
de projetos?
Se você está convencido de que a
implementação do PMO é a melhor solução para
o negócio, chegou a hora de saber mais sobre os
detalhes que acompanham essa instalação.

Para explicar melhor, dividiremos o assunto em

etapas que demonstrarão a importância de cada
uma delas para que o seu escritório de projetos
funcione. Vamos lá?

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 Implementação gradual

A melhor maneira de implementar um

PMO bem-sucedido é tendo a evolução
gradual como linha de frente. Queremos
dizer com isso que a capacidade de
gerenciar projetos tem a ver com passos
que precisam ser respeitados. Cada
um deles vai demonstrar o valor das
mudanças implantadas.

Dentre os tipos de abordagens adotadas,

você pode ficar entre:

16 Como implementar um escritório de projetos?

Projeto-piloto

Selecione um número pequeno de projetos ou, talvez,

um programa já existente para usar como piloto. O
importante é entrar em um período ativo de testes
e prototipagens, adotando uma metodologia de
gerenciamento de projetos em esquema de PMO.

Modelo de maturidade

Trace um diagnóstico da situação atual. Com base

nisso, você deverá construir um plano de ação com a
pretensão de evoluir a maturidade por meio de fases
em que as entregas são bem definidas de acordo
com a demanda da empresa.Vale ressaltar que as
duas abordagens podem ser adotadas de forma
complementar. As empresas que estiverem em estágios
iniciais de gerenciamento de projetos podem adaptar o
fluxo de trabalho de acordo com a realidade do negócio.

17 Como implementar um escritório de projetos?

Requisitos fundamentais do PMO

Para garantir o sucesso dos projetos, o PMO deve

atuar de modo a obter os seguintes requisitos:

Equipe de projetos eficiente

O escritório de projetos precisa ser ágil e prático.

O ideal é que ele não seja um departamento
burocrático, mas que funcione como um
facilitador, ajudando na produção do início até o
fim do processo.

Desenvolvimento de um
programa de treinamento
Sendo assim, você deverá mover esforços para
Para início de conversa, o PMO necessita elaborar um programa de treinamento, seja com
focar o desenvolvimento das pessoas envolvidas a seleção de empresas externas para ministrar a
na operação. formação, seja com iniciativas internas.

18 Como implementar um escritório de projetos?

Seleção e treinamento de
um time de fornecedores
Ainda dentro do mesmo tópico, é também
importante que os membros do PMO não só
identifiquem como também desenvolvam
treinadores. O sucesso do escritório de projetos
está no auxílio prestado e na formação de
novos treinadores.
Por isso, é importante que as equipes sejam
constantemente observadas, com foco na
identificação de pessoas com potencial. Vale
lembrar que esses treinadores deverão manter
suas incumbências atuais, porém recebendo
responsabilidades adicionais.
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Coordenação de equipes
Como você leu neste e-book, o escritório
de projetos tende a atuar em equipes
multidisciplinares. Na prática, a coordenação
do trabalho de equipes separadas é um dos
grandes desafios do PMO. Trata-se de um papel
fundamental que deverá ser listado por qualquer
gestor que deseja implementar essa iniciativa.
Muitas vezes, um membro do PMO pode
ser o primeiro a identificar quando o
trabalho de duas equipes começa a
entrar em conflito ou quando existe
sobreposição, gerando assim ainda
mais valor para as iniciativas.
Como implementar um escritório de projetos?
 Apresentação de resultados

Quando se trata da área de projetos, o PMO tem

algumas funções específicas. Uma delas é a
apresentação de resultados. Esse momento é
muito comum entre as empresas, incluindo uma
reunião ou, pelo menos, o compartilhamento de
um relatório quanto ao status de cada projeto.

No caso de se tratar de uma reunião, o encontro

deve contar com a participação do pessoal
envolvido no time de desenvolvimento com
o Product Owner ou o Scrum Master. Se for
um relatório de status, o PMO deve auxiliar na
elaboração de um documento padronizado.

20 Como implementar um escritório de projetos?

Comitê de projetos

O comitê de projetos é formado por profissionais

com poder de decisão. Ele é importante para o
sucesso dos projetos porque o que se trabalha
em uma área pode afetar várias outras. Além
disso, os recursos disponibilizados para os
projetos costumam ser compartilhados com
outras tarefas, gerando certa concorrência.

Ainda podemos listar mais uma causa que

destaca a relevância do comitê, que é a
necessidade de transparência a respeito do
status dos projetos. Por isso, esse comitê precisa
se reunir constantemente. Ele, inclusive, pode
ser agrupado da seguinte forma:

21 Como implementar um escritório de projetos?

 Informativo

Com foco na transparência dos processos e

decisões, esse formato deve deter:

◆◆ informações sobre as ações

realizadas pelo PMO e os seus
impactos para o cliente e para
as áreas;

◆◆ informações sobre o andamento

dos principais projetos.

22 Como implementar um escritório de projetos?

Deliberativo

Com aspecto mais voltado para a deliberação de

tarefas, esse formato deve:

◆◆ priorizar projetos;

◆◆ autorizar ou não investimentos;

◆◆ decidir pelo cancelamento

de projetos;

◆◆ definir quais projetos deverão

ou não ser iniciados.

É extremamente importante que o comitê

de projetos seja organizado por líderes com As reuniões desse grupo devem ser periódicas
autorização para decidir, representando as áreas e ligadas à periodicidade dos status Report
afetadas pelos projetos. dos projetos.

23 Como implementar um escritório de projetos?

 Conclusão
Agora, que você sabe mais sobre o
funcionamento de um PMO, também precisa
ter a certeza de que é impossível mudar os
processos na sua empresa do dia para a noite. O
escritório de projetos exige planejamento e tem
que ser implementado de maneira gradativa, a
fim de atingir os resultados desejados.

No entanto, esperamos que este e-book tenha

ajudado você a compreender quais são as
verdadeiras funções do PMO, assim como a
aplicabilidade delas no fluxo de processos. Se
tiver alguma dúvida, fique à vontade para visitar
o nosso blog e, principalmente, falar conosco.
Estamos à sua disposição.

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