Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Blog
Pesquisar …
Pesquisar
Conteúdos exclusivos
Assine para ser o primeiro a receber os conteúdos!
Email Env
Ao marcar essa opção, você estará concordando com a nossa politica de privacidade.
Chat comercial
Última atualização em 07/06/2023
Mas sabia que isso não é totalmente verdade? Se você quer entender melhor por que, continue
lendo este post. Você vai aprender:
O que é PMO?
Para que serve um PMO?
Diferença entre gerente de projetos e PMO
Quais os tipos de PMO
Funções de um PMO
Benefícios de implantar um PMO
Como implantar um PMO em 7 passos
Boa leitura!
Você também pode fazer download deste post em formato de e-book:
Baixe o e-book!
O que é PMO?
A sigla PMO (Project Management Office) significa escritório de projetos em português, e é uma
estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de
projetos.
Ele é responsável por criar metodologias que serão aplicadas ao gerenciamento de projetos,
além de dar suporte aos gerentes dos projetos, oferecendo orientações e ferramentas.
É importante ressaltar que esses tipos de PMO não são evolutivos. Cada um deles indica a forma
como a organização quer controlar seus projetos, podendo inclusive ter mais que um tipo de PMO em
uma mesma organização.
A ideia é que o PMO organize e armazene todo o histórico de projetos realizados anteriormente e as
“lições” aprendidas com cada um. Dessa forma, as boas práticas serão aquelas que levaram projetos
anteriores ao sucesso e que devem ser repetidas.
Essa estrutura pode, ainda, ser responsável pela Gestão do Portfólio de Projetos, o que inclui
realizar reuniões de acompanhamento com os gerentes de projetos, alinhar a comunicação, além
de gerar relatórios dos projetos da empresa. Assim, se a alta diretoria deseja saber o status dos
projetos da organização, basta falar com o escritório de projetos.
Como cada organização é diferente da outra, pode ser que o PMO de uma empresa seja composto
por apenas uma pessoa, enquanto o PMO de outra empresa seja composto por várias pessoas.
Além disso, pode ser que o PMO de um negócio tenha uma sala específica para ele, enquanto em
outra organização os participantes do PMO não tenham sala fixa.
Se fôssemos enumerar as principais funções de um PMO em uma empresa, teríamos uma lista
parecida com essa:
Mais para frente vamos falar especificamente sobre cada uma dessas funções.
Uma organização pode ter mais de um escritório de projetos. Embora muitas pessoas confundam o
PMO com o cargo de gerente de projetos, não é correto dizer isso. Vamos descobrir o motivo!
Atribuições do PMO:
Mas tenha em mente que embora as funções sejam parecidas, o PMO está preocupado com questões
estratégias da organização por inteiro, enquanto o gerente de projetos sempre vai atuar gerenciando
os aspectos específicos de determinado projeto.
Como já mencionamos, é possível que o Project Management Officer, o profissional que faz parte do
escritório de projetos, seja também o gerente de um projeto dentro da empresa, por isso pode haver
essa confusão, porém o que você precisa saber é que há diferenças entre as funções de um
profissional e outro.
Chat comercial
Os papéis e as responsabilidades em um escritório de projetos são muito elásticos. Mas, de forma
geral, podemos classificar os escritórios de projetos de acordo com o seu grau de controle e nível de
influência. Conheça a seguir os três tipos de PMO elencados pelo Guia PMBOK®.
Tipos de PMO
1. PMO de suporte
O PMO de suporte é aquele escritório de projetos que tem um perfil mais consultivo e voltado para
o coaching.
Então, seu principal papel é fazer recomendações aos gerentes de projetos que estão distribuídos
dentro da organização, apontando vantagens e desvantagens de cada modelo, técnica ou ferramenta
e sugerindo o melhor caminho a ser seguido em cada projeto.
É também papel do PMO de suporte organizar a documentação dos projetos e garantir que as
informações de projetos anteriores sejam utilizadas como lições aprendidas em projetos futuros.
Não é aconselhável criar controles muito rígidos em organizações imaturas, pois isso geraria apenas
frustração desnecessária.
Primeiro é preciso “educar” os gerentes de projetos sobre as boas práticas e, somente depois,
começar a aplicar qualquer tipo de auditoria. À medida que o PMO vai sendo mais reconhecido dentro
da empresa, ele pode atuar de forma mais efetiva no controle dos projetos.
Chat comercial
2. PMO de controle
O PMO de controle é aquele escritório de projetos que, além de apoiar os gerentes de projetos na
condução das iniciativas, também avalia a conformidade dos projetos.
Ou seja, verifica se os gerentes de projetos e toda a equipe do projeto estão seguindo os modelos,
ferramentas e os processos de gestão de projetos estabelecidos na organização.
Para isso, o PMO de controle se utiliza das auditorias de processos, que permitem identificar quais
pontos do processo não estão sendo completamente seguidos.
Engana-se quem pensa que as auditorias servem apenas para expor as pessoas que não estão
cumprindo as regras. O grande benefício das auditorias está em gerar revisões no processo,
amarrando eventuais “pontas soltas” ou reduzindo alguns controles, conforme os gerentes de
projetos aumentam sua maturidade nos processos.
A partir do momento em que há mais padronização dos processos e uniformidade na maneira como
os gerentes de projetos fazem as coisas, é possível mensurar melhor a qualidade com que os
projetos estão sendo entregues.
3. PMO diretivo
O PMO diretivo é aquele escritório de projetos que possui um grau de controle ainda maior do que
o próprio PMO de controle.
O termo “diretivo” não é usado à toa: esse tipo de PMO é responsável por direcionar os recursos da
organização para os projetos. Portanto, ele é que escolhe quais gerentes de projetos vão trabalhar
em cada projeto e qual quantia de dinheiro pode ser gasta em cada uma das iniciativas.
O PMO diretivo representa um centro de excelência em gestão de projetos e, assim como o PMO
consultivo, também faz recomendações aos gerentes de projetos e é responsável por disseminar a
metodologia de gestão de projetos pela organização.
Chat comercial
Além disso, assim como o PMO de controle, o PMO diretivo também realiza auditorias de
conformidade para verificar se os processos estão sendo seguidos.
Funções de um PMO
Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos
Para que um PMO prospere ele precisa ter processos de gerenciamento de projetos, que nada mais
são do que conjuntos de atividades sequenciadas que ajudam a chegar em determinado resultado.
Com processos bem definidos conseguimos obter padronização e repetibilidade.
Essa é a base para estabelecer os processos de gerenciamento de projetos do seu PMO e da sua
empresa. Como cada organização é diferente, não há comoChat
garantir que o que funcionou para um
comercial
ói bé if i E d i l id d d !
negócio também vai funcionar para outro. Entenda as particularidades da sua empresa!
Clique no link a seguir e saiba mais sobre os processos de gerenciamento de projetos elencados pelo
PMBOK.
Para isso, é preciso gerenciar as demandas que chegam, tentar não desviar da estratégia
organizacional e executar o que é mais importante primeiro, para chegar em melhores resultados
para a organização.
Dessa forma, podemos dizer que a gestão de demandas traz transparência para a gestão de
projetos e visibilidade para a situação dos projetos e a alocação das equipes, além de
proporcionar segurança na tomada de decisões e agilidade para responder às mudanças.
Chat comercial
Um portfólio de projetos, por sua vez, é uma ferramenta que traz uma lista organizada com todos os
projetos e as principais informações sobre eles. Inclui, é claro, a visão de quando cada demanda inicia
e termina e o status da iniciativa. Então, em apenas uma página é possível ter o controle
centralizado das demandas!
Projeto
Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Exemplo: projeto
de construção de uma casa.
Programa
Grupo de projetos relacionados e gerenciados de forma coordenada para obter um benefício maior, o
que não seria possível com a gestão individual dos projetos. Exemplo: programa de ampliação do
market share de uma empresa. Chat comercial
Subportfólio
Carteira de projetos dentro do portfólio corporativo, que trata de questões específicas de um grupo
de trabalho. Ex.: subportfólio de projetos de tecnologia da informação.
Para saber mais sobre esse assunto, leia nosso post sobre portfólio de projetos!
As metodologias clássicas;
As metodologias ágeis;
As metodologias híbridas.
Na gestão de projetos clássica, os projetos têm um ciclo de vida preditivo, em que se busca
antecipar o trabalho do projeto, detalhando-o minuciosamente.
Metodologias clássicas são mais indicadas quando se conhece bem o escopo do projeto e o escopo
do produto. Nesse tipo de gestão qualquer mudança só pode ser feita através do controle integrado
de mudanças, que autoriza o ajuste e o replanejamento do projeto, considerando o novo cenário. Um
exemplo de metodologia clássica é o método cascata.
Na gestão de projetos ágil, por sua vez, os projetos têm um ciclo de vida adaptativo, em que o
escopo é detalhado progressivamente, à medida que são conhecidas mais informações sobre o
projeto.
Metodologias ágeis são mais indicadas em ambientes em que as condições mudam com frequência.
Um exemplo de metodologia ágil é o Scrum, mais comumente referenciado como framework.
E, por fim, na gestão de projetos híbrida, os projetos são conduzidos a partir da fusão de conceitos.
Então, conforme as necessidades, podem ser adotadas práticas tanto da gestão clássica como da
gestão ágil. Um exemplo de metodologia híbrida é o Euax Acelera, framework de gestão de negócios
elaborado pela Euax Consulting.
Chat comercial
Aproveite e leia o nosso e-book sobre gestão de projetos e saiba mais sobre o assunto.
1. Matriz 4×4
Leva em consideração dois critérios, que podem ser escolhidos por quem está montando a matriz.
Os mais comuns são custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto.
Cada critério recebe uma nota, em uma escala de 1 a 4. Com base nessas informações, conseguimos
montar um plano cartesiano, com quatro quadrantes. Dependendo de qual quadrante determinado
projeto se encaixar, diferentes ações podem ser tomadas.
2. Matriz GUT
Essa ferramenta de priorização leva em consideração três critérios: gravidade, urgência e tendência,
sendo que a letra inicial de cada palavra forma o acrônimo GUT.
Cada um desses critérios deve receber uma nota, que vai de 1 a 5. Depois, basta multiplicar a nota que
cada critério recebeu para obter o GUT, isto é, o score do projeto. Uma vez que você tenha feito isso
com cada projeto, basta montar um ranking decrescente das pontuações!
Entenda melhor como aplicar lendo nosso post sobre matriz GUT. Você também pode baixar uma
planilha pronta, que faz os cálculos automaticamente para você. É só clicar no banner abaixo:
Chat comercial
3. Matriz BASICO
A matriz BASICO leva em consideração cinco critérios: benefícios para a organização, abrangência
dos resultados, satisfação do cliente interno, investimento requerido, cliente interno satisfeito
(grau de impacto) e operacionalidade simples (grau de facilidade).
Sua aplicação é similar à da matriz GUT. No entanto, em vez de multiplicar as notas dos critérios, é
preciso somá-las. Mas o resto é igual: após atribuir um score para cada projeto, basta ordená-los do
maior para o menor.
Entenda melhor essa ferramenta de priorização lendo nosso post sobre matriz BASICO.
4. Matriz RICE
A matriz RICE considera quatro critérios na hora de selecionar os projetos. São eles:
Para calcular o score RICE você precisará multiplicar rice, impact e confidence e depois dividir pelo
effort. Confira um exemplo desse cálculo no nosso post sobre matriz de priorização.
Qualquer uma dessas ferramentas dará uma pontuação para cada iniciativa, conforme os critérios
definidos. Essa pontuação será a base para gerar um ranking e, a partir dessa sequência, estabelecer a
ordem de execução dos projetos.
Importante destacar que o PMO, em conjunto com um comitê de priorização, deve ter reuniões
periódicas que reavaliam a lista de iniciativas e sua priorização. É importante frisar que essas
cerimônias devem ser rotineiras, para garantir que as coisas certas sejam feitas no momento certo.
Agora que você já conhece as principais funções de um PMO, e como ele é útil para a organização,
vamos te mostrar como está o cenário do escritório de projetos nas empresas brasileiras. Confira:
Chat comercial
Chat comercial
Chat comercial
Chat comercial
Agora vamos te contar todos os benefícios que um escritório de projetos traz para a sua empresa, não
deixe de ler!
A partir do momento em que existem processos padronizados para gerenciar os projetos, é natural
que a qualidade dos projetos aumente, pois esses processos já foram testados e adaptados,
ampliando as chances de sucesso.
Chat comercial
4. Facilidade em tomar decisões
O escritório de projetos é responsável por organizar os dados sobre os projetos, mensurar os
indicadores e apresentar o status dos projetos em reuniões periódicas.
Com os relatórios e outros documentos sempre em mãos, os líderes conseguem ser mais assertivos,
claros e seguros em suas decisões, pois elas estarão embasadas em informações e critérios
confiáveis.
Dessa forma, há mais visibilidade das iniciativas que estão sendo executadas, de quais pessoas
Chat comercial
estão alocadas em quais projetos e de quanto está sendo gasto em iniciativas. Além disso, a
estão a ocadas e qua s p ojetos e de qua to está se do gasto e c at as A é d sso, a
centralização dos projetos no PMO deixa mais clara qual a relação entre os projetos. Isso possibilita
uma visão do impacto em todo o portfólio.
Implantar um escritório de projetos não significa que você irá mudar tudo do dia para a noite. É algo
que exige planejamento e tem que ser executado de forma gradativa para que alcance os resultados
esperados. Confira nosso passo a passo com algumas dicas para implantar um PMO.
Chat comercial
Entenda como cada etapa funciona:
A comunicação precisa ser muito clara e transparente, inspirar confiança e motivar para a mudança.
Através das estratégias de engajamento certas, você precisa
Chatcriar um alinhamento para que as
comercial
i d i d i â i d j i d !
partes interessadas consigam entender a importância do projeto e apoiem as mudanças!
Uma estratégia de engajamento poderia ser uma reunião com uma apresentação focada nos
benefícios de ter um escritório de projetos, por exemplo.
Afinal, ainda que não existam processos claramente definidos, é difícil que uma organização não
tenha adotado nenhuma prática de gestão de projetos. Com esse diagnóstico, você conseguirá ter
uma melhor percepção sobre o que precisa ser mudado e quais benefícios podem ser obtidos
com o PMO.
Por exemplo, se o seu desejo for apenas dar um apoio para os gerentes de projetos, você vai
implantar um PMO consultivo, e não um PMO de controle. Já se o seu desejo for desenvolver uma
metodologia de gestão de projetos, é melhor implantar um PMO de controle ou um PMO diretivo.
Outro ponto importante é montar o catálogo de serviços do PMO, mapeando os serviços que serão
oferecidos e sob quais condições. Nessa etapa, vale a pena também já ir estruturando o seu portfólio
de projetos e os indicadores de performance. Não esqueça de determinar papéis e
responsabilidades dentro do escritório de projetos!
Chat comercial
5. Construa um novo processo de gestão de projetos
Com base nas práticas de gestão de projetos existentes na organização e no seu esboço do escritório
de projetos, você precisará construir um novo processo de gestão de projetos, que norteará todas as
atividades do escritório de projetos. Esse processo deverá levar em consideração a maturidade da
empresa. Portanto, não existe receita de bolo!
Além disso, não tente implantar o PMO perfeito se a organização ainda não está pronta. Lembre-se
que o ótimo é inimigo do bom e pode matar sua iniciativa de estruturação do PMO.
Então, por exemplo, se estivermos falando da implantação de um PMO corporativo, você pode
começar primeiro dando suporte para os gerentes de projetos de TI e monitorando os projetos dessa
área para depois estender o controle do PMO à toda organização.
Se você deseja ter um alto grau de sucesso nos projetos e levar a sua empresa à maturidade, é
recomendável ter a ajuda de uma consultoria especializada no assunto na hora de implantar um
PMO. A consultoria te ajudará a evitar erros e frustrações durante o processo de implantação, além de
assegurar melhores resultados.
A Euax Consulting, por exemplo, fechou uma parceria com a Rede Lojacorr e implantou um escritório
de projetos e processos na organização. Confira o resultado no vídeo:
Ficou interessado e quer levar a ideia para o seu chefe? Assista ao nosso webinar gratuito sobre PMO
e saiba quais argumentos utilizar!
Assista ao webinar!
Chat comercial
Charles Prada
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre
em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16
anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de
graduação e pós-graduação da área de inovação.
Responder
2. Berthyer Peixoto Lima disse:
11/04/2023 às 10:22
Material muito bom e com as informações precisas, capaz de proporcionar um
conhecimento necessário para entender sobre o assunto.
Responder
Deixe um comentário
O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *
Comentário *
Chat comercial
Nome *
E-mail *
Site
Salvar meus dados neste navegador para a próxima vez que eu comentar.
Publicar comentário
Contato Comercial
Política de Privacidade 0800 002 5000
Contato falecom@euax.com.br
Clientes
Trabalhe Conosco Parcerias
mkt@euax.com.br
Chat comercial