24/02/2021 Estudando: Gestão de Projetos | Prime Cursos

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Estudando: Gestão de Projetos

Conceituações

Na área de cofee break

MC: Quanta informação importante estamos recebendo, vocês não acham?

DS: Concordo. No entanto, preciso de mais fatos e dados, para efetivamente poder trabalhar com
gerenciamento de projetos.

PR: Não sei não. Acredito que tudo isso só vai burocratizar mais o meu trabalho.

MC: Burocratizar não, Pedro Rocha. Temos de considerar que novos processos de trabalho, no início, são
complicados, pois são novidades. Mas depois facilitam nossas tarefas e demonstram a eficiência e eficácia
dos nossos resultados.

SB: Aí é que mora o perigo!!!

Risos de todos

MC: Como disse o Sr. PMI, a metodologia de gerenciamento de projetos traz um conjunto de métodos,
técnicas e ferramentas para nos auxiliar na execução de programas e projetos.

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SB: São muitas informações para eu assimilar. Não acredito que isso vai dar certo.

MC: Temos que estar mais abertos às mudanças. Vejam só, demos o primeiro passo ao elaborarmos nossa
planejamento estratégico.

PR: Há, mas esse trabalho ficou só no papel.

DS: Você está precisando de óculos, Pedro. Não reparou que, em todos os andares da empresa, estão os
quadros divulgando nossa identidade organizacional?

PR: Não é que eu não reparei?

MC: E não é só isso. Recebemos material por e-mail. Temos insumos suficientes para trabalharmos nossos
processos, programas e projetos.

DS: Mas existem muitos conceitos que ainda não estão claros.

MC: Vamos voltar para o auditório, acredito que neste segundo tempo tudo será esclarecido.

SB: Lá vamos nós de novo.

1º conceito – PMI

SF: Sejam bem-vindos de volta ao nosso encontro. Espero que tenham aproveitado esse intervalo para
assimilar um pouco mais as informações já repassadas.

PMI: Para aprimorar nossos conhecimentos em gerenciamento de projetos, vamos conceituar alguns termos
importantes para vocês no dia-a-dia.

Todo o nosso trabalho está conceituado conforme as melhores práticas em gerenciamento de projetos
definidas no PMBOK, publicado pelo PMI.

PR: (Em pensamento) – Lá vem ele de novo com essas siglas.

PMI: Mas o que é PMI?

O PMI - Project Management Institute é hoje a maior instituição no mundo exclusivamente dedicada ao
fomento da atividade de Gerenciamento de Projetos. Criada em 1969 na Pensilvânia, Estados Unidos, conta
hoje com mais de 200.000 filiados distribuídos em cerca de 140 países. O PMI compartilha seus padrões
técnicos e éticos com a comunidade internacional de Gerenciamento de Projetos através de organizações
sem fins lucrativos de âmbito regional. São os Capítulos locais do PMI. Hoje são aproximadamente 300
capítulos.

Com o passar do tempo, o PMI® se tornou, e continua sendo, a principal associação profissional em
Gerenciamento de Projetos. Os associados e interessados em Gerenciamento de Projetos têm à sua
disposição uma extensa relação de produtos e serviços oferecidos pelo PMI®. Esses produtos e serviços
estão detalhados no site do PMI®, que vocês podem acessar a qualquer momento. O site é www.pmi.org. Vou
entregar a vocês também um arquivo (LINK) com o detalhamento desses produtos e serviços.

2º conceito – PMBOK

PMI: E PMBOK? O PMBOK – “Project Management Body of Knowledge" (PMBOK® Guide) é um termo que
abrange o universo do conhecimento da profissão de Gerenciamento de Projetos. Esse universo de
conhecimento vem dos praticantes e acadêmicos que utilizam e desenvolvem tanto as práticas amplamente
testadas e aprovadas quanto aquelas modernas e inovadoras, com aplicação mais restrita.

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Um dos principais mecanismos utilizados para compartilhamentos dos padrões técnicos e éticos é a
publicação, sempre atualizada e revista, do PMBOK - Project Management Body of Knowlwdge, um livro que
reúne o corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos.

O livro identifica e descreve o subconjunto do universo do conhecimento de Gerenciamento de Projetos

reconhecido como boas práticas em muitos projetos na maior parte do tempo, havendo consenso pelos
praticantes sobre seus valores e aplicabilidade. Entretanto, a aceitação geral não representa a necessidade
de aplicação uniforme em todos os projetos, devendo ser definido o que é apropriado para cada projeto /
indústria.

O PMBOK® Guide também estabelece uma linguagem comum para a profissão, servindo de referência básica
para qualquer um que se interesse pelo Gerenciamento de Projetos e, como tal, não deve ser encarado como
um documento que contemple a totalidade do conhecimento de Gerenciamento de Projetos. Periodicamente
são realizadas revisões, e novas versões são desenvolvidas.

3º conceito – Projetos
MC: O principal conceito de projetos vem do trabalho desenvolvido pelo PMI?

PMI: Sim. Segundo PMI “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou
resultado exclusivo”.

Temporário, pois cada projeto tem início e fim definidos; e Exclusivo, pois o produto ou serviço gerado é
diferente, em algum ponto, de qualquer produto ou serviço existente.

DS: Mas quais são as principais características de um projeto?

PMI: Um projeto possui várias características, dentre as quais eu destaco:

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• ele é sempre Multifuncional, pois requer recursos de várias áreas, sejam recursos humanos, materiais ou
financeiros;
• envolve incertezas relativas a escopo, prazos e conteúdo de forma geral, que, no início, são grandes, mas
diminuem com seu andamento;
• podem sofrer Alterações de escopo, custo e prazo durante sua realização;

PR: Você já classificou os projetos. Poderia me dar exemplos de projetos?

PMI: É claro! Exemplos de Projetos:

• construção de uma usina siderúrgica;

• desenvolvimento de um software de computador;
• construção de um prédio;
• lançamento de um novo modelo de automóvel;
• implantação de um Sistema da Qualidade;
• implantação de um sistema de medição de nível do aço para produção de lingotes.

4º conceito – Gerenciamento de Projetos

PMI: Falei, na primeira parte do nosso encontro, sobre metodologia de gerenciamento de projetos. Agora
explico a vocês o que é gerenciamento de projetos.

Segundo PMI “Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e

técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”.

Todo projeto deverá ter um responsável a quem chamamos de Gerente de Projeto. Este Gerente é o
responsável pelo gerenciamento do projeto.

Gerenciar um projeto inclui:

1. identificar necessidades, estabelecer objetivos claros e alcançáveis;

2. balancear as demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo;
3. adaptar as especificações dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das
diversas partes interessadas.

SB: Em resumo, para gerenciar projetos, temos que ser um super herói.

risos

MC: Mas gerenciamento de projetos é só isso?

SB: Só isso?!

PMI: Segundo descrição do PMBOK, o gerenciamento de projetos existe em um contexto mais amplo que
inclui o gerenciamento de programas, o gerenciamento de portfólios e o escritório de projetos. Normalmente,
existe uma hierarquia de plano estratégico, portfólio, programa, projeto e subprojeto, na qual um programa
constituído de diversos projetos associados contribuirá para o sucesso de um plano estratégico.

5º conceito – Programas

PR: Tudo muito lindo, mas ainda não sei como isto vai facilitar o meu trabalho. Vamos acabar misturando
“alhos com bugalhos”.

PMI: Como acabei de dizer, o gerenciamento de projetos existe em um contexto muito mais amplo. Dessa
forma temos como gerenciar projetos, através de programas.

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Um Programa é um grupo de projetos relacionados entre si, administrados e coordenados de forma

centralizada para se obterem benefícios e controles não disponíveis, se administrados individualmente.

Programas possuem um Ciclo de Vida e projetos podem ser acrescentados ao longo do ciclo conforme
necessidade e objetivos.

Programas podem incluir elementos de trabalho fora do âmbito do escopo de seus projetos. Os projetos de
um programa podem ser associados a linhas específicas de um negócio ou a tipos gerais, como infra-
estrutura e melhoria interna de processos. Programas também envolvem séries repetitivas ou cíclicas de
ações.

Exemplos:

• O programa de um novo modelo de carro pode ser dividido em projetos de desenho técnico e atualização de
cada componente principal (por exemplo, transmissão, motor, interior, exterior), enquanto a fabricação
acontece na linha de montagem;
• Empresas realizam programas de construção anual, uma operação regular e contínua que envolve muitos
projetos.

O gerenciamento de programas compreende a administração coordenada e centralizada dos projetos que o

compõem, visando a alcançar os objetivos estratégicos e os benefícios do programa.

A estrutura do programa precisa ser revisada e ajustada periodicamente, em resposta ao desempenho interno
e a fatores externos governamentais, tecnológicos, políticos e econômicos.

Pontos-chave a respeito de programas e projetos:

• executar um programa é como operar um negócio;

• ambos têm os clientes e outros envolvidos com interesse no resultado;
• ambos têm uma missão contínua, um propósito e uma visão;
• ambos também precisam de estratégias e planos com metas de longo prazo e objetivos;
• o programa é composto por todos os projetos que, direta e indiretamente, conduzem ao atendimento de sua
meta;
• em gerenciamento de programas, os elementos principais são planejamento, orçamento, estimativas de
recursos, liderança e coordenação;
• o coordenador de programa deve produzir uma série de planos específicos e relacionados, que incluem
planos estratégicos, execução, custos, pessoal, comunicação, negócio e tecnologia;
• projetos bem definidos aumentam as chances de sucesso do programa;
• programas são dinâmicos e requerem revisão periódica e ajuste.

MC: Podemos afirmar que os “Programas são completamente dependentes dos seus projetos, subprojetos e
processos, e o sucesso do programa global é diretamente proporcional ao sucesso desses elementos”?

PMI: Exatamente. Em outras palavras, o sucesso do programa é diretamente proporcional ao sucesso dos
projetos que o compõem.

6º conceito – Portfólios

DS: Nem todos os conceitos estão muito claros para mim. Posso dizer que gerenciamento de programas é a
mesma coisa que gerenciamento de portfólio?

PMI: Não. Portfólio é mais amplo. Portfólio é o conjunto de projetos e/ou programas de uma organização,
entidade ou gerente. Os projetos e/ou programas que compõem um portfólio não são necessariamente
dependentes ou diretamente relacionados.

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PR: Agora bagunçou minha cabeça. Então para que utilizamos gerenciamento de programas, se podemos
utilizar o gerenciamento de portfólios?

PMI: As empresas utilizam o gerenciamento de portfólios quando já possuem uma estrutura bem consolidada
de gerenciamentos de projetos.

Dessa forma, o gerenciamento de portfólio passa a ser um processo de decisão dinâmico, através do qual
uma lista de projetos para novos produtos (e para Pesquisa & Desenvolvimento) é constantemente atualizada
e revisada. Neste processo, novos projetos são avaliados, selecionados e priorizados; os existentes podem
ser acelerados, eliminados ou "despriorizados"; e recursos são alocados e realocados aos projetos ativos.

Segundo Ricardo Vargas, Gerenciamento de Portfólio significa gerir o conjunto dos projetos e programas com
um todo sistêmico. Mas não é um todo indiferenciado. É, sim, um sistema que comporta diferentes graus de
contribuição estratégica. Requer agrupar e discriminar todas as iniciativas, permitindo:

• a alocação diferenciada dos recursos,

• a alocação adequada dos esforços para atingir os objetivos; e
• a gestão ótima dos investimentos.

DS: Mas que benefícios a empresa tem em utilizar o Gerenciamento de Portfólios?

PMI: O Gerenciamento de Portfólios está diretamente vinculado às estratégias da empresa. Se vocês

lembrarem o que eu disse anteriormente, as estratégias traduzem a direção da empresa para o alcance dos
objetivos. Dessa forma temos os seguintes benefícios:

• permite validar a estratégia corporativa;

• permite o gerenciamento de recursos;
• liga os resultados dos projetos com as estratégias organizacionais;
• mantém a visibilidade de todas as informações vitais dos projetos;
• facilita o acesso e as comunicações dentro da organização; e
• subsidia a tomada de decisões.

SB: Tenho uma memória visual. Você não teria por acaso uma representação gráfica de como todas as
informações estão relacionadas?

PMI: Tenho sim. Veja a o próximo slide.

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PMI: Agora ficou mais claro?

SB: Ficou sim. Obrigado.

7º conceito – Convênios

PR: Trabalhamos hoje com um volume grande de convênios. Podemos considerar que cada convênio é um
projeto?

PMI: Nem sempre um convênio é igual a um projeto. Vocês sabem a definição de convênio?

MC: Convênio é um instrumento jurídico. São acordos firmados por entidades públicas de qualquer espécie,
ou entre essas e organizações particulares, para a realização de objetivos de interesse comum dos partícipes.

PMI: Exatamente. Assim temos convênios que representam um projeto ou convênios que representam um
programa onde podemos desenvolver vários projetos.

PR: Podemos dizer que somos parceiros de entidades públicas no desenvolvimento de ações?

PMI: Sim, podemos. Essas parcerias são concretizadas por meio de convênios que definem ações, em
regime de cooperação, com ênfase nos aspectos relativos à qualidade, produtividade, inovação, capacitação,
desenvolvimento de estudos, novos produtos e processos produtivos.

Os convênios firmados entre as empresas e os seus parceiros geram ações que resultam em projetos, os
quais são juridicamente contratualizados, especificando escopo, prazo e custo.

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8º conceito – Contratos

DS: Podemos dizer que convênio é o mesmo que contrato?

PMI: Não. Contrato é um acordo em que os participantes têm interesses diversos e opostos, ou seja, quando
se deseja, de um lado, o objeto do acordo ou ajuste, e do outro, a contraprestação correspondente, ou seja, o
preço Contrato é um instrumento utilizado para firmar, perante terceiros, o compromisso de adquirir ou
oferecer serviços, materiais e outras obrigações reciprocamente estabelecidas.

Os contratos podem variar em tamanho, conteúdo e propósito. De forma geral, há diversos tipos de contratos,
como de prestação de serviços e de representação, compra e venda de bens e/ou produtos.

MC: Dessa forma podemos dizer que um convênio, além de definir um programa ou projeto, também é
composto de vários contratos para sua execução.

PMI: Isso mesmo. Bem pessoal, termino aqui a minha apresentação. Espero ter contribuído com informações
que lhes permitam aprofundar seus conhecimentos em gerenciamento de projetos.

SF: Gostaria de agradecer a todos pela participação neste encontro. Tenho a certeza de que demos o primeiro
passo para a implantação de uma boa gestão de projetos na empresa. O Sr. Paulo Martins Inácio estará à
disposição para quaisquer esclarecimentos que vocês necessitem tendo em vista o bom desenvolvimento de
suas tarefas. Desejo a vocês um ótimo trabalho.

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