ESCOLAS E FERRAMENTAS PARA O

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

NETPROJECT
 Introdução 03
SUMÁRIO
AS ESCOLAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Metodologias Tradicionais 04

Metodologia Ágil 05

Metodologias Visuais 05

AS FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Ferramentas Tradicionais 07

Ferramentas Ágeis 09

Ferramentas Visuais 09

Encerramento 10

Seed e o NetProject 11
 Introdução

Todo negócio – independente do tamanho, área de atuação, natureza

e objetivos – precisa de ESTRATÉGIA e PLANEJAMENTO. Isso pode
parecer óbvio na teoria, mas na prática essas atividades se tornam
desafios, já que precisam ser implementadas em harmonia com a
realidade do empreendimento.

Não adianta ter estratégia e planejamento se elas não se adequam

ao seu negócio, principalmente em um contexto de mudanças. Mas
como orquestrar tudo isso? A gestão organizacional deve buscar
equilíbrio entre as operações atuais, criando e gerenciando as mu-
danças necessárias à sustentabilidade e crescimento.

O gerenciamento efetivo de projetos é uma maneira de realizar es-

tas mudanças, mas para alcançar sucesso é necessário conhecimento
sobre as práticas mais aderentes, além do domínio de habilidades e
técnicas específicas para o gerenciamento de projetos. E aqui entra a
ideia do e-book da Seed Intelligence Company!

Vamos apresentar para você as principais Escolas de Gerenciamento

de Projetos: a tradicional, a ágil e a visual. Você vai saber, também, os
objetivos de cada metodologia e como aplicar suas ferramentas.

Coloco-me à disposição para dúvidas e esclarecimentos e lhe convido

para conhecer o software da Seed – o NetProject. Mais que controlar
tarefas, o NetProject proporciona o gerenciamento estratégico atra-
vés de ferramentas específicas para as necessidades de cada cliente.
Se você tem interesse em especializar o gerenciamento de seus pro-
jetos, entre em contato conosco. Será um prazer tê-lo conosco!

Hayala Curto
CEO – Seed Intelligence Company
hayala@seedintelligence.com

Conheça o Netproject
www.netproject.com.br
 AS ESCOLAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Metodologias Tradicionais

Planejamento é uma tarefa essencial para qualquer metodologia de Gerenciamento de Pro-

jetos. A diferença é que nos métodos tradicionais a antecipação de todas as etapas do proje-
to. Tão importante quanto prever o resultado final é planejar todo o percurso para alcançá-lo.

PMBOK

O Guia PMBOK, Guia de Melhores Práticas da PMI (Project Management Institute), padroniza,
identifica e conceitua todos os componentes e processos de um projeto e com isso garante
os instrumentos necessários para o planejamento prévio de cada etapa. É importante ressal-
tar que o Guia PMBOK não se trata de uma metodologia em si, porque não oferece aborda-
gens diferentes e nem contempla as particularidades de cada negócio.

Na verdade, o PMBOK fornece um conjunto de dez áreas do conhecimento que são aplicá-
veis a maioria dos projetos e que abrangem os ciclos de vida dos processos e as boas práticas
de gerenciamento. Com esse guia é possível entregar um resultado de qualidade tendo em
vista o escopo, prazo e custos definidos. Os insumos para produzir o trabalho do projeto fi-
cam por conta dos recursos humanos e das aquisições. As comunicações devem contemplar
as partes interessadas do projeto, assim como seus possíveis riscos devem ser monitorados
para manter o alinhamento entre expectativas e incertezas. A integração funciona como a
orquestração de todos estes aspectos – afinal, harmonia é o segredo aqui!

PMBOK X PRINCE
? ?

PRINCE2™

PRINCE2™ é abreviação de Projects In Controlled Enviroments (Projetos em ambientes con-

trolados) e constitui a metodologia de gerenciamento de projetos utilizada pelo Governo Bri-
tânico há muitos anos. Ele se baseia no planejamento, delegação, monitoramento e controle
de todos os aspectos do projeto, tendo em vista a motivação dos envolvidos para atingir os
objetivos e respeitando as metas de tempo, custos, qualidade, escopo, benefícios e riscos.

O PRINCE2™ possui uma abordagem que distingue o gerenciamento do projeto do desen-

volvimento do produto, sendo adaptável a qualquer tipo ou tamanho de negócio. Sua me-
todologia garante uma estrutura para delegação, autoridade e comunicação durante todo o
projeto. Desta forma, todos os riscos são revistos e analisados.
Comparando o Guia PMBOK e PRINCE2™, podemos afirmar que o PMBOK é baseado em
processos, ferramentas e técnicas e diz o que fazer no projeto, já o PRINCE2™ é baseado em
princípios, processos, temas e adequação do projeto e diz como fazer. Apesar dessa diferen-
ça, existe um nível de compatibilidade e aderência entre esses métodos tradicionais. Muitas
vezes, o PRINCE2™ é a materialização do PMBOK e a mistura de ambas pode ser um trunfo
na gestão tradicional de projetos.

Metodologia Ágil

Scrum

Qualquer negócio está imerso em um ambiente de transformações que acontecem cada vez
mais ágeis. É justamente aí que o Scrum se torna necessário. Com uma metodologia simples,
esse framework é capaz de gerenciar todo esse dinamismo e complexidade – e isso pode ser
a solução para o seu projeto!

Através de valores e princípios, sua metodologia aplica-se como pilares que sustentam as
práticas de cada empreendimento de forma particular. Isso quer dizer que o Scrum conse-
gue se adaptar às demandas do projeto, mas este deve estar bem
sustentado pelo conjunto do seu método.

Como o Scrum é uma metodologia ágil, seu

desenvolvimento é iterativo, ou seja, o
projeto é dividido em iterações que
nada mais são que ciclos, programas
de ações – os S p r i n t s . At r a vé s
dos objetivos es- tabelecidos pelo
Product Owner e sua equipe, cria-
se uma lista de todas as funcio-
nalidades neces- sárias, chamada
de ProductBack- log. Através do
Sprint Planning Meeting define-
se o planejamento e as prioridades
de cada Sprint – o Sprint Backlog.

O Sprint tem duração média de 2 a 4 semanas

e, a cada dia de trabalho,
Daily Scrum, um espaço de
dizados e oportunidades. Ao fi-
implementadas são apresentadas no Sprint
feito para planejar o próximo Sprint.
a equipe se reúne para o
troca de experiências, apren-
nal do Sprint, as funcionalidades
Review Meeting e o Sprint Retrospective é

Metodologias Visuais

Uma imagem vale mais que mil palavras, certo? Essa é a ideia das metodologias visuais: uti-
lizar a gestão visual como ferramenta eficaz para administrar um negócio. A gestão visual é
formada por métodos e ferramentas simples que permitem entender com uma rápida olha-
da a situação real de um projeto.
 Nessa olhadinha é possível entender como estão as fases do proje-
to, como elas deveriam estar, quais obstáculos podem estar atrapa-
lhando e quais providências estão sendo executadas para resolvê-los.
Mas atenção: não pense que essas metodologias são simples murais
repletos de informações nos quais nada se pode fazer naquele momento.

Na verdade, a gestão visual objetiva o contrário: simplificar o entendimento

global e crítico do projeto, apontando informações essenciais para a tomada
rápida de decisão. Assim, a gestão visual traz uma significativa contribuição
para aumentar o desempenho das empresas.
Canvas de Projeto

O Business Model Canvas, mais conhecido como Canvas, é uma ferramenta para organizar ideias,
clarificar metas e tornar as fases do projeto mais compreensíveis para os envolvidos. Elementos
típicos aos sistemas tradicionais de gerenciamento de projetos, como stakeholders, custos e cro-
nogramas são itens que compõem esse mapa visual.

O objetivo do método é promover uma assimilação mais intuitiva e veloz, acompanhando as

tendências que atestam que o aspecto visual tem grande força para o planejamento estratégico.

O Portfólio ModelCanvas permite catalogar projetos da organização e priorizá-los de acordo com

suas estratégias no gerenciamento de recursos e custos e racionar recursos críticos construindo
Portfólio Canvas

uma agenda de projetos sequenciada de forma estratégica. Sua proposta é usar o pensamento
visual e a simplificação para rapidamente catalogar projetos da organização, priorizá-los de acor-
do com objetivos estratégicos e racionar recursos críticos.

O Portfólio Canvas é uma ferramenta estratégica que contribui de forma significativa para a cons-
trução rápida e visual de um portfólio de projetos. A aplicação do Canvas consiste no uso de um
painel dividido em blocos que contêm a programação com a sequência de projeto, a seleção de
melhor conjunto de projetos para o negócio, a medição da contribuição de casa projeto para os
objetivos da organização e o catálogo de projetos com as fases que têm a intenção de consumir
recursos nos próximos períodos.

Mapas mentais são ferramentas visuais para o planejamento de projetos. São uma forma de ge-
renciar informações visando as etapas iniciais do gerenciamento, nas quais as tomadas de deci-
Mapa Mental

sões definem os rumos centrais do projeto.

O objetivo do mapa mental é mostrar os pontos importantes das ideias e permitir que a equipe
possa verificar como elas se conectam e como integrá-las rumo à estratégia. Quanto mais conhe-
cimento sobre o que, para que serve, por que, onde se aplica e como, maiores são as chances de
sucesso no andamento do projeto. Assim, esse método funciona como um brainstorming,uma
chuva de ideias,na qualpretende-se auxiliar a visualização e a análise das possíveis alternativas
para os projetos em curso ou o relacionamento com o detalhamento da estrutura analítica do
projeto.

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 AS FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Ferramentas Tradicionais

Termo de Abertura: é o documento que inicia o

projeto criando a metodologia de gerenciamento de
projetos. O termo de abertura serve de base para o
trabalho da equipe.

Declaração de Escopo:
apresenta os resultados que um projeto irá gerar, bem
como as condições em que o trabalho será realizado.
Essa fase acontece antes do início do projeto e todos
os envolvidos devem concordar com seus termos.

Lista de Requisitos: define os detalhes sobre o escopo do projeto. Nesse do-

cumento são determinados os caminhos a serem tomados e as especificidades
e funcionalidades que devem estar presentes no produto final.

Lista de Partes Interessadas: aponta as pessoas e or-

ganizações que estão envolvidas e podem ser afetadas
pelo projeto e registra as informações relevantes rela-
cionadas aos interesses coletivos. Essa etapa também
deve ser executada antes do início do projeto.

EAP: significa Estrutura Analítica do Projeto e repre-

senta as entregas de um projeto. Após ser elaborada
e aprovada, ela passa a ser a base para a elaboração
do cronograma do projeto e deve conter subprodu-
tos necessários ao gerenciamento do projeto, como
relatórios, planos, documentação administrativa e
treinamentos.

Dicionário da EAP: traz os detalhes necessários para

cada elemento da EAP, definindo as tarefas e orientan-
do a equipe do projeto. Contém informações sobre
como o trabalho será realizado, questões técnicas, etc.

Cronograma: é uma ferramenta de gerenciamento

de tempo, já que determina quando cada atividade
deve ser iniciada e concluída em um encadeamento
lógico e sequencial. Seu principal objetivo é garantir
que cada etapa seja cumprida dentro do prazo acor-
dado, mantendo qualidade e satisfação.
Plano de Riscos: visa minimizar a exposição do projeto a eventos negativos.
Inclui as etapas de planejamento, identificação, análise, planejamento de res-
postas, monitoramento e controle de riscos de um projeto.

Plano de Comunicações: descreve como os processos de comunicação serão

gerenciados desde a identificação das partes interessadas até o encerramento
do projeto.

Listas de Verificação: funciona como o famoso checklist, no qual a equipe

identifica o que pode ser controlado e define os itens que devem ser verifica-
dos.

Plano de Aquisições: serve como guia para a equipe de projeto em relação as

aquisições.Ele descreve de forma detalhada como serão executados todos os
processos de aquisição.

Lista de Recursos: determina os tipos e as quantidades de recursos necessá-

rios para cada atividade do projeto. Esse documento pode incluir a base de es-
timativa para cada recurso, assim como as premissas de quais tipos de recursos
serão aplicados, suas disponibilidades e quantidades.

Solicitação de Mudança: se mudar é inevitável, de-

finir o controle de mudanças no planejamento do
projeto é fundamental. É esse documento que hie-
rarquiza solicitações de mudança e registra as dinâ-
micas refeitas.

Plano de Projeto: é a principal referência para a

equipe do projeto, pois descrevecomo os processos
serão executados, controlados, monitorados e en-
cerrados. Desta forma, guia a equipe durante todo
o projeto.

Ata de Reunião: registra de forma resumida as

ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de
reuniões.

Lista de Pendências: as pendências das reuniões re-

alizadas são registradas nesse documento e as ações
devem ter responsável e prazo para serem cumpri-
das. O ideal é que toda a equipe tenha acesso à lista
para consultar e dar status do cumprimento – funcio-
nando como um “follow-up”.
Ferramentas Ágeis

Quadro Kanban: permite que a equipe desmembre

as funcionalidades a serem desenvolvidas em partes
menores, que são gerenciadas a partir de um dashbo-
ard de controle simples e intuitivo.

Burdown Chart: é o gráfico utilizado pelas equipes

Scrum para representar diariamente o progresso do
trabalho em desenvolvimento. Após cada dia de tra-
balho, o gráfico apresenta a porção da tarefa finaliza-
da em comparação com o trabalho total planejado.

Reunião Diária: conhecida como dailyscrumé uma reunião diária de cerca

15minutos que objetiva o relato de aprendizados, a identificação de desafios e
a priorização de tarefas do Sprint. Recomenda-se que essas reuniões ocorram-
sempre no mesmo local e no início da jornada,estabelecendo assim as metas
para o dia de trabalho que se inicia.

Timeline do Projeto: apresenta a linha de evolução

do projeto e as tarefas que estão com prazos para
vencer.

Ferramentas Visuais

Canvas do Projeto: usa o pensamento visual e a

simplificação para relacionar projetos, priorizá-los de
acordo com objetivos estratégicos e racionar recur-
sos críticos. Com uma abordagem ágil e versátil, é
elaborado de forma colaborativa e descreve e avalia
modelos de negócio.

Canvas de Portfólio: é a aplicação do método Canvas com foco na gestão de

portfólio. É uma ferramenta estratégica que contribui de forma significativa
para a construção rápida e visual de um portfólio de projetos. Consiste no uso
de um painel dividido em blocos que representam os elementos fundamentais
que compõem um portfólio.

Mapas Mentais: é a chuva de ideias – essa ferramenta captura os pensamen-

tos em torno do projetoe organiza os dados de forma a construir uma visão
global e crítica.
Encerramento

Agora você já conhece as principais

Escolas de Gerenciamento de
Projetos: a tradicional, a ágil e
a visual. As três metodologias
trazem abordagens diferen-
tes. Os métodos tradicionais
estão focados no planejamen-
to de todo o processo, os ágeis
se concentram na simplicidade e
flexibilidade da abordagem e as
metodologias visuais implementam
a inteligência do negócio com base na
visualização crítica e global do projeto.

O desenvolvimento de qualquer projeto envolve variáveis que nem sempre

estão previstas no planejamento original. Isso acontece não por falta de co-
nhecimento da equipe, mas pela dinâmica do próprio negócio ou até mesmo
do mercado em que está inserido.

Metodologias são recursos que devem ser escolhidos de acordo com as

necessidades do projeto. Ao optar por uma abordagem, o ideal é que a deci-
são seja resultado de análises e não de preferências pessoais. Profissionais que
dominam somente uma metodologia tendem a ser defensores dela, mas é pre-
ciso cuidado: aplicar a metodologia errada pode levar ao fracasso do projeto.

Por outro lado, as Escolas de Gerenciamento de Projetos podem ser comple-

mentares entre si. Apesar de abordagens específicas, elas podem se adaptar
muito bem as diferentes fases dos projetos. Conhecimento e profissionalismo
são palavras-chave aqui!

Então, se você precisar daquela forcinha, entre em contato conosco e conheça

o NetProject!

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Seed e o NetProject

Há mais de dez anos, a Seed Intelligence Company auxilia todo tipo de em-
presa a alcançar seus objetivos! Nosso sistema, o NetProject, traz para você a
possibilidade de implantar seus projetos de maneira fácil, independente do
segmento ou do tamanho do negócio.

Nossa premissa é “realizar mais com menos” – totalmente aderente à gestão

ágil. Por isso, oferecemos a você a redução de custos e prazos com aumento da
eficiência e visibilidade de gestão. Isso significa que através de menos gastos,
menos esforços, menos tempo, você obtém muito mais retorno, mais planeja-
mento, mais lucro, mais crescimento.

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