Gerência de Projetos – Práticas Alinhadas ao PMI

Aula 04
Grupo de Processo: Planejamento

Objetivos Específicos
• Reconhecer as ferramentas para coleta e definição de requisitos, bem como
a definição dos pacotes de trabalho do projeto.

Temas
Introdução
1 Grupo de Processos: “Planejamento”
2 Definição do escopo
Considerações finais
Referências

Professora
Ana Alice de Lucas Ruschel
 Gerência de Projetos – Práticas Alinhadas ao PMI

Introdução
Nesta aula, faremos um estudo dos 4 processos da área de escopo do grupo
planejamento: planejar o gerenciamento do Escopo, Coletar os Requisitos, Definir o
Escopo, Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

O objetivo dessa área de conhecimento é identificar todo, e somente ele, o trabalho

a ser desenvolvido. É o início do planejamento e uma etapa muito importante para se ter
sucesso em um projeto.

Trabalharemos o planejamento do escopo como uma importante ferramenta para o

sucesso dos projetos.

Se você se considera um bom comunicador, hora de colocar em prática suas habilidades!

Bons estudos!

1 Grupo de Processos: “Planejamento”

1.1 Escopo - conceitos importantes

Antes de iniciarmos nossos estudos, precisamos conceituar requisito e escopo.

Segundo Heldman (2013, p.102), os requisitos:

“(...) descrevem as características das entregas. Também podem incluir elementos

como funcionalidades ou condições específicas da entrega para satisfazer os
objetivos do projeto. Os requisitos quantificam e priorizam os anseios, necessidades
e expectativas do patrocinador e das partes interessadas do projeto”.

São exemplos de requisitos:

• “O sistema deve disponibilizar opções de uso para pessoas com deficiência visual”

• “ Todo pedido deve ser identificado pelo CPF do cliente”

“Escopo” é algo mais abrangente, referente ao que se quer atingir no projeto. Pode ser
dividido em escopo do produto e escopo do projeto.

Segundo o PMI (2013, p.105):

Escopo do produto traz as características e funções que caracterizam um produto,

serviço ou resultado; enquanto escopo do projeto é o trabalho que deve ser realizado
para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções
especificadas. O termo escopo do projeto é visto como incluído no escopo do produto.

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Podemos dizer que o escopo do produto é um conjunto de requisitos. O

escopo do projeto envolve também a parte técnica e todo o trabalho que
faremos para entregar o produto que estamos desenvolvendo.

1.2 Planejar o gerenciamento do escopo

O primeiro processo, planejamento do escopo, é um plano auxiliar ao plano de projeto.
Nele, determinamos como vamos analisar os requisitos do projeto, como vamos documentá-
los e controlá-los.

Para criar o plano de escopo, precisaremos das seguintes informações: termo de abertura
de projetos, informações sobre a empresa (processos já usados, informações históricas,
cultura organizacional).

O PMI sugere o uso de 2 ferramentas para a idealização desse plano:

• Opinião Especializada: consulta com especialistas no assunto. Normalmente

consulta-se gerentes de projeto experientes ou qualquer pessoa com experiência e/
ou habilidade para desenvolvimento do plano de projeto.

• Reuniões: com equipes do próprio projeto, incluindo todas ou algumas partes

interessadas.

O ideal é que o plano seja desenvolvido a 4 mãos, de forma colaborativa, formal ou

informal, detalhado ou não, dependendo da especificidade dos projetos e da empresa.

Normalmente, o plano é composto por informações a respeito de como será coletado o

escopo, do processo evolutivo de passagem do documento de escopo para a estrutura analítica
do projeto, de como a linha de base do escopo será criada e mantida, todo o processo de controle
de mudanças e dos critérios de aceitação do produto ou serviços, resultantes do projeto.

1.3 Coletar requisitos

Quando iniciamos o projeto, já é pensado para que ele se destina, as justificativas, as
expectativas. Porém, nada ainda de forma detalhada.

O processo de coleta de requisitos tem como objetivo documentar a totalidade das

expectativas das partes interessadas. Isso, no entanto, não significa que você precisa fazer o
levantamento completo no início do projeto. O seu planejamento pode ser feito em ondas
sucessivas, alimentando essas expectativas a cada fase do seu ciclo de vida.

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Na coleta de requisistos, será necessário utilizar todas as suas habilidades

de comunicador. Muitas vezes, a parte interessada não saberá expressar o seu
desejo, e nesse caso o problema é seu, gerente de projetos.

Para a coleta de requisitos, o PMBOK (2013) sugere algumas ferramentas, que você
poderá utilizar para auxiliá-lo nessa tarefa. Vejamos algumas delas:

• Entrevistas: procure utilizar essa técnica na conversa com especialistas do assunto

tratado. Não vai adiantar muito, você entrevistar pessoas que conhecem pouco o
negócio em questão. Para um bom aproveitamento da entrevista, formule questões
antecipadamente, porém, utilize sua criatividade e percepção para perguntas
espontâneas que podem surgir durante a conversa. A entrevista pode ser tanto
formal, quanto informal.

• Discussões em grupo: técnica bastante utilizada sem muita formalização. Reúne

partes interessadas e especialistas para discussão de expectativas sobre o projeto.
É recomendado que seja feita com o auxílio de um moderador, para que a discussão
seja o mais interativa possível e de modo que todos participem.

• Técnicas de criatividade em grupo:

▫▫ Brainstorming: mais conhecida como tempestade de ideias, o brainstorming

é uma técnica muito utilizada. O objetivo dessa técnica é a coleta de ideias
diversificadas e opiniões múltiplas.

▫▫ Mapas mentais: normalmente é utilizada em conjunto com o brainstorming

para consolidar as informações discutidas. Por ser uma ferramenta que
agrupa essas ideias, o mapa mental, geralmente, permite aprofundamento
no assunto de forma natural.

• Técnicas de tomada de decisão em grupo: empregada quando se tem múltiplas

alternativas para se chegar a um ponto único. Para se chegar a um único resultado ou
mesmo uma priorização, podemos utilizar alguns métodos:

▫▫ Unanimidade – todos decidem pela mesma ação

▫▫ Maioria – a maioria (50% +1) decide por um caminho

▫▫ Pluralidade – o maior bloco do grupo opta por um determinado caminho.

▫▫ Ditadura – um membro do grupo decide pelos demais e aponta o caminho

a seguir.

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• Observações: é uma técnica bastante interessante para manutenções. Envolve

a observação do dia a dia do funcionário, para determinar sua interação com um
determinado produto ou serviço. Muito utilizada para manutenção de software,
quando se precisa levantar rotinas de usuários para readequação do produto.

• Protótipos: a prototipagem é muito utilizada e envolve o desenvolvimento de

um modelo funcional, para que o usuário possa interagir com o produto e testá-
lo. É comum que os protótipos não tenham grande parte das funcionalidades
desenvolvidas. O objetivo aqui é gerar uma interação do usuário com o produto, a
fim de levantar novos requisitos, bem como validar aqueles que já foram levantados
por meio de outras ferramentas.

A saída do processo de coleta de requisitos envolve documentação de todos os requisitos

coletados, com uso das ferramentas citadas ou outras e a matriz de rastreabilidade dos
requisitos.

É muito importante que a coleta de requisitos seja realizada envolvendo o

maior número de partes interessadas do projeto e que todas as expectativas
sejam anotadas, discutidas e priorizadas.

2 Definição do escopo
No processo de coleta de requisitos, fizemos um levantamento de todas as expectativas
das partes interessadas. A definição do escopo limita essa coleta ao que realmente será
implementado no projeto.

Definir o escopo envolve uma descrição detalhada dos requisitos e descreve de forma
objetiva o que não será realizado ou o “não escopo” ou “escopo excluído”. Tão importante
como detalhar o que será feito, é importante deixar claro o que “não será feito”. Deixar
subentendido pode gerar sérios problemas na entrega do seu projeto.

Para ajudar nessa tarefa, o PMI sugere o uso de algumas ferramentas:

• Opinião especializada - como citamos anteriormente, a opinião especializada utiliza a

consulta com especialistas no assunto. No caso da definição de escopo, normalmente
consulta-se gerentes de projeto experientes ou qualquer pessoa com experiência e/
ou habilidade para analisar informações ou até mesmo resolver um detalhe técnico.

• Análise de produto - ferramenta utilizada apenas quando a entrega do resultado do

projeto é um produto.
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Segundo PMI (2013, p.122): “A análise do produto inclui técnicas como a decomposição
do produto, análise de sistemas, análise de requisitos, engenharia de sistemas, engenharia
de valor e análise de valor”

Além das ferramentas citadas, o PMBOK também sugere “geração de alternativas” e

“oficinas facilitadas”.

O resultado o processo de definir o escopo é um documento contendo informações

sobre o escopo. Abaixo uma sugestão de itens para esse documento:

• Descrição do escopo e seus critérios de aceitação

• Não escopo

• Novas premissas e novas restrições ou atualização daquelas já identificadas no Termo

de Abertura de Projeto.

• Atualização de partes interessadas (novas identificadas)

2.1 Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A estrutura analítica do projeto é muito parecida com um organograma. Enquanto o
processo “Definir Escopo” gera uma lista do trabalho a ser realizado, a EAP organiza essa lista
em entregáveis.

Segundo o PMI (2013 p.125):

“A EAP é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado

pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas
requeridas. A EAP organiza e define o escopo total do projeto e representa o trabalho
especificado na atual especificação do escopo do projeto aprovada.”

Sua EAP só estará completa e bem definida, se o processo de definição de

requisitos gerou uma lista também completa.

A técnica mais utilizada para construir uma EAP é a decomposição, em que o escopo é
subdivido em partes menores até que estas se tornem gerenciáveis.

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Figura 1 – Estrutura Analítica do Projeto

Fonte: PMI (2013, p.129)

Você não pode ter no seu projeto um entregável muito grande, por
exemplo, uma entrega com 100 horas, cujo gerenciamento é complexo, e nem
uma entrega de 1 hora, cujo esforço para gerenciá-la é maior que o benefício.

Tudo depende do projeto que você está gerenciando!

Na Midiateca, desta aula, você encontrará um link para um vídeo sobre

como elaborar a estrutura analítica do projeto (EAP).

Considerações finais
Nesta aula, estudamos os processos de escopo do grupo de processos planejamento.

Entendemos a importância desses processos como o coração do projeto. Nenhum

projeto será bem-sucedido se seu escopo não estiver bem definido e acordado com as partes
interessadas.

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Mesmo que o projeto que você está gerenciando seja pequeno, não pule etapas. Passe
pela coleta de requisitos, defina e formalize o escopo e crie as entregas.

Não deixe de documentar também o que não será feito no projeto. Esse item pode evitar
muitos problemas ao longo do projeto.

Referências
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK® Guide), Fifth Edition. BrazilianPortuguese. Pennsylvania: PMI, 2013.

HELDMAN, K. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Elsevier,
2009.

VARGAS, R. Site pessoal. Disponível em: http://www.ricardo-vargas.com/pt/. Acesso em:

23/04/2014.

VARGAS, R. Manual Prático do Plano do Projeto. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. Capítulo 3.
Páginas: 82-90

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