O escopo de um projeto

Como fazer um Escopo de Projeto em cinco passos

Existem algumas etapas fundamentais na hora de elaborar um escopo de projeto. São elas:

1. Criar um plano de gerenciamento de escopo do projeto

O plano de gerenciamento de escopo do projeto ajuda a dar o start nos trabalhos. Ele fornece orientações
sobre como o projeto deverá ser administrado, pois determina a forma de definir, validar e controlar o
escopo. Esse plano é criado a partir do termo de abertura do projeto, dos ativos de processos
organizacionais e de outros fatores ambientais da empresa.

Conheça o significado de cada um desses termos:

Termo de abertura do projeto: descrição alto nível do projeto e das características do produto.

Ativos de processos organizacionais: conjunto de políticas e procedimentos, informações históricas, base

de conhecimento de lições aprendidas etc.

Fatores ambientais da empresa: conjunto de elementos que afetam a organização, como cultura
organizacional, infraestrutura, administração de pessoal, condições de mercado etc.

2. Entender as necessidades do cliente

Uma necessidade é algo extremamente importante para alguém. A capacidade de captar exatamente
aquilo que o cliente do projeto precisa é uma habilidade a ser aprimorada. Não adianta apenas perguntar:
quais são suas necessidades? É preciso ir a fundo na mente do cliente para saber do que ele realmente
precisa e separar isso de desejos secundários.

Para entender as necessidades do cliente podem ser utilizadas várias ferramentas, como: entrevistas,
oficinas facilitadas, observação, grupos de discussão etc. É interessante utilizar essas ferramentas com a
abordagem do Design Thinking, que é centrada nas pessoas e preza valores como colaboração, empatia e
experimentação.

3. Levantar os requisitos

Nessa etapa são levantados os requisitos que o produto ou serviço precisa ter para que os objetivos do
projeto sejam cumpridos. Os requisitos nada mais são do que converter as necessidades do solicitante do
projeto em condições ou capacidades que precisam ser atendidas e são facilmente mensuráveis.

Requisitos podem ser divididos em:

Requisitos funcionais: comportamentos do produto. Exemplo: processos.

Requisitos não-funcionais: condições ambientais necessárias para que o produto ou serviço seja eficaz.
Exemplo: confiabilidade.

4. Descrever as entregas do projeto e seus responsáveis

Consiste em criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que decompõe hierarquicamente o projeto em
partes menores para facilitar a gestão. Dessa forma, a EAP traz uma visão mais detalhada do trabalho a
ser feito e das entregas que deverão resultar desse trabalho.

O desdobramento mínimo da EAP é formado por pacotes de trabalho, que contêm as atividades que
possibilitarão as entregas. É papel do gerente de projeto garantir que não tenha trabalho demais nem de
menos.
Importante: o nível de detalhamento da EAP varia de projeto para projeto. Uma dica legal para saber a
hora de parar é quando você percebe que a entrega pode ser atribuída a uma pessoa sem que ela precise
da ajuda de outras pessoas para executar seu trabalho.

Para criar a estrutura analítica do projeto é possível contar com duas ferramentas: a decomposição e a
opinião especializada.

Decomposição: técnica que consiste em dividir e subdividir o escopo do projeto em partes menores.

Opinião especializada: é o ato de consultar um especialista para extrair conhecimento especializado.

5. Validar e monitorar o escopo do projeto

Nesse momento o cliente e o patrocinador aceitam (ou recusam) o escopo do projeto, com base nos
critérios estabelecidos no plano de gerenciamento (primeiro item desta lista). A validação possibilita
o monitoramento, que consiste em acompanhar o andamento do projeto e lidar com eventuais solicitações
de mudanças e ações corretivas ou preventivas.

O principal objetivo do monitoramento é evitar desvios no projeto (Scope Creep). Para isso podemos
utilizar a análise de variação, uma ferramenta para verificar se existe diferença entre a linha de base do
projeto e o seu desempenho real e qual a dimensão dessa diferença.

Agora que você já sabe como fazer um escopo de projeto, conheça alguns dos desafios que normalmente
acontecem durante esse processo e evite surpresas!

Desafios na hora de montar um Escopo de Projeto

Separamos os três desafios mais comuns na elaboração de um escopo de projeto. São eles:

1. Falta de clareza nos requisitos

Os requisitos de um produto precisam ser objetivos e refletir precisamente as necessidades do cliente. Por
isso, gaste tempo na elaboração dessa lista e revise a forma como os requisitos estão sendo
comunicados. Verifique se estão entendíveis e não causam ambiguidade. Essa simples atitude pode evitar
enormes problemas no futuro, além de ser uma garantia para você e para o cliente.

2. Detalhamento excessivo das atividades

Planejar um projeto não significa desdobrá-lo em tarefas microscópicas, mas sim materializar de forma
inteligente todo o trabalho a ser feito para garantir que nada será esquecido. Isso quer dizer que a
estrutura analítica do projeto precisa trazer um detalhamento simples, mas equilibrado. Nem tão simples
ao ponto de ser ineficiente, nem tão complexo a ponto de causar ansiedade em quem lê.

3. Falta de comunicação entre a equipe

Outro ponto importantíssimo para ficar atento é a falta de comunicação no time do projeto. Estabelecer um
alinhamento entre as pessoas envolvidas na execução do projeto é fundamental para o bom andamento
dos trabalhos. Quando as pessoas não possuem uma visão geral do produto final, dificilmente criarão a
sinergia que possibilita a agilidade. Isso pode ser contornado por meio de uma abordagem mais
colaborativa sobre o projeto, como o Design Thinking.