PRINCE2 - Outra maneira

de gerenciar projetos na
administração pública

2 Princípios do PRINCE2

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Conteudista:
Tiago Chaves Oliveira (conteudista, 2022);

Diretoria de Desenvolvimento Profissional.

Enap, 2022

Enap Escola Nacional de Administração Pública

SAIS - Área 2-A -70610-900 - Brasília, DF

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Sumário

Unidade 1: Os Princípios e aplicações do PRINCE2.............................................................4

1.1 Justificativa contínua do negócio................................................................................................................ 5

1.2 Aprender com a experiência........................................................................................................................ 6

1.3 Papéis e responsabilidades definidos....................................................................................................... 6

1.4 Gestão por etapas........................................................................................................................................... 7

1.5 Gestão por exceção......................................................................................................................................... 8

1.6 Foco no produto............................................................................................................................................... 9

1.7 Adequação ao ambiente do projeto.........................................................................................................10

Referências..............................................................................................................................................................12

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MÓDULO

2 Princípios do PRINCE2

Neste módulo, serão apresentados os princípios do PRINCE2.

Unidade 1: Os Princípios e aplicações do PRINCE2

Objetivo de aprendizagem
Ao final desta unidade, você deve ser capaz de explicar os princípios e aplicações do PRINCE2. Vamos começar!

Os princípios do PRINCE2 determinam as boas práticas que devem ser seguidas por todos os projetos que
adotam o método. Eles são universais e foram estabelecidos a partir de lições aprendidas em diferentes
projetos, ao longo de vários anos. Os sete princípios PRINCE2 são:

Princípios do PRINCE2.
Fonte: CEPED/UFSC (2021). Adaptado de Axelos (2017)

A seguir, você verá cada um dos princípios em detalhes.

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1.1 Justificativa contínua do negócio

Este princípio, que é tido como o grande ponto positivo do PRINCE2, afirma que sempre deve haver uma
razão que justifique o início de um projeto. Essa justificativa deve ser registrada e aprovada, além de
permanecer válida e ser revalidada ao longo de todo o projeto.

A justificativa de negócios orienta a tomada de decisões, garantindo que o projeto permaneça alinhado aos
benefícios buscados e que contribua com os objetivos da organização.

Caso de Negócios ou Planos de Negócios.

Fonte: CEPED/UFSC (2021). Adaptado de Freepik

Segundo o manual, na maioria das organizações, a justificativa de negócios é documentada em um Caso de

Negócios, Planos de Negócios ou documento similar. O formato e a forma de formalização da justificativa
podem variar dependendo da cultura, dos padrões organizacionais, das necessidades e das circunstâncias.

Embora a justificativa deva permanecer válida ao longo do projeto, ela pode mudar. Portanto, é importante
que o projeto e a justificativa em evolução permaneçam consistentes.

Se um projeto não puder mais ser justificado, ele deve ser interrompido. Interromper um projeto nessas
circunstâncias é uma contribuição positiva para uma organização, pois seus recursos podem ser direcionados
a outros projetos mais valiosos.

Organizações que não seguem esse princípio podem descobrir que os projetos prosseguem mesmo quando há
poucos benefícios reais associados a eles, o que gera ineficiência em relação ao alcance dos objetivos almejados.

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1.2 Aprender com a experiência
O PRINCE2 é baseado no empirismo, ou seja, as equipes aprendem com as experiências. As lições aprendidas
são discutidas, registradas e os ensinamentos são postos em prática ao longo da vida do projeto.

Como os projetos geram resultados únicos, eles são desafiadores. É possível que a equipe não tenha experiência
em como realizá-lo, o que torna ainda mais relevante o registro de lições aprendidas dentro da organização.

O processo de aprendizado com a experiência ocorre em todo o PRINCE2:

• Ao iniciar um projeto, os projetos anteriores ou semelhantes devem ser revisados para ver se os
aprendizados podem ser aplicados ao atual empreendimento. Caso seja o primeiro esforço do tipo
na organização, pode-se considerar a busca de experiência externa;

• As lições aprendidas devem ser registradas ao longo de todo o projeto, nas principais entregas e
nas dificuldades enfrentadas.

• Na conclusão do projeto, devem ser deixadas lições a serem aplicadas em oportunidades futuras.

Importante destacar que lições aprendidas são aquelas que provocam mudanças. Se não, são apenas lições
identificadas, não aprendidas. Então, é responsabilidade de todos os envolvidos no projeto buscar as lições
aprendidas ao invés de esperar que alguém as forneça.

1.3 Papéis e responsabilidades definidos

De acordo com o PRINCE2, cada projeto deve ter bem definidos os papéis e responsabilidades dentro da
organização, considerando os interesses do negócio, dos clientes e dos fornecedores envolvidos.

Projetos envolvem pessoas. Nenhum planejamento ajudará o

sucesso do projeto se as pessoas erradas estiverem envolvidas,
se as pessoas certas não estiverem envolvidas, ou ainda se as
pessoas envolvidas não souberem o que se espera delas e o
que esperar dos outros.

Um projeto é tipicamente multifuncional e pode envolver mais de uma organização. As estruturas

organizacionais envolvidas no projeto podem ser diferentes, com diferentes hierarquias, prioridades,
objetivos e interesses. Por esse motivo, os projetos devem ter uma estrutura explícita de equipe de
gerenciamento de projetos, consistindo em papéis e responsabilidades definidas e acordadas entre as
pessoas envolvidas no projeto, além de um meio de comunicação eficaz entre elas.

Partes interessadas.
Fonte: CEPED/UFSC (2021). Adaptado de Axelos (2017).

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Todos os projetos têm as seguintes partes interessadas:

• Patrocinador: endossa os objetivos do projeto e garante os recursos que são investidos na busca
dos benefícios almejados;

• Cliente: serão os usuários dos produtos a serem gerados pelo projeto. O uso que farão dos produtos
gerados vai propiciar a obtenção dos benefícios esperados; e

• Fornecedores: fornecem os recursos e os conhecimentos exigidos pelo projeto. Podem ser internos
ou externos à instituição.

Portanto, todas as três partes interessadas precisam ser representadas de forma eficaz na equipe de
gerenciamento do projeto.

Se o resultado do projeto não atender às necessidades dos usuários, ou se os insumos necessários não
puderem ser fornecidos pelos fornecedores, o fracasso é inevitável.

A devida definição dos papéis e responsabilidades dentro do projeto fornece a todos os envolvidos a
resposta para a pergunta: “o que se espera de mim?”.

Veremos mais detalhes sobre as partes interessadas quando estudarmos o tema Organização. Fique atento (a)!

1.4 Gestão por etapas

O PRINCE2 divide o projeto em seções sequenciais, chamadas de etapas de gerenciamento. Um projeto

PRINCE2 é planejado, monitorado e controlado, etapa por etapa.

Etapa de gestão é aquela que define um marco para o

acompanhamento geral do projeto em termos de alinhamento
em relação ao Caso de Negócio, ao desempenho do projeto
até o momento, aos riscos e ao planejamento para próxima
etapa. A revisão é realizada com o objetivo de decidir a
continuidade do projeto.

A escolha das etapas de gerenciamento adequadas para um projeto depende de uma série de fatores, incluindo:

• O tamanho e a complexidade do projeto (por exemplo, etapas de gerenciamento mais curtas oferecem
mais controle, enquanto etapas de gerenciamento mais longas reduzem o esforço de gestão);

• Pontos de controle necessários durante o ciclo de vida do projeto; e

• Políticas e padrões organizacionais.

No PRINCE2, um projeto deve ter pelo menos duas etapas de gerenciamento: uma etapa de iniciação e pelo menos
mais uma etapa de gestão. Quanto mais complexo e arriscado for um projeto, mais etapas serão necessárias.

A gestão por etapas garante que a decisão de executar um projeto seja tomada antes do trabalho detalhado do
projeto. Esse processo garante também a existência de pontos de revisão e decisão para constante avaliação
da viabilidade do projeto em intervalos definidos, em vez de deixá-lo ser desenvolvido sem acompanhamento.

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Ao final de cada etapa, a a alta administração autoriza o início da próxima, caso o projeto continue fazendo
sentido sob o ponto de vista do negócio. Se o projeto não tiver mais um caso de negócios válido, ele pode
ser encerrado prematuramente.

1.5 Gestão por exceção

O PRINCE2 permite a governança apropriada dos projetos a partir da definição das diferentes
responsabilidades sobre a direção, o gerenciamento e entrega do projeto.

A prestação de contas (accountability) do projeto é estabelecida pela definição de tolerâncias para a tomada
de decisões no nível da gestão, delimitando a autoridade delegada ao gerente do projeto. As tolerâncias
são estabelecidas sobre os seis aspectos de desempenho do projeto.

Custo Tempo Qualidade

O limite de gastos A quantidade O quanto o produto
superior ou inferior de atraso ou de gerado pode variar
permitido em relação adiantamento em relação aos
a um orçamento permitido para a critérios de qualidade
acordado. conclusão do projeto. acordados.

Escopo Benefícios Riscos

Variação permitida Variação permitida Limites de tolerância

sobre o que se previu sobre os benefícios em relação aos riscos
entregar. pretendidos. identificados.

Nos projetos PRINCE2, são estabelecidos controles para que, caso as tolerâncias forem excedidas – o que
é chamado de exceção pelo PRINCE2 –, a questão seja imediatamente escalada para a próxima alçada de
gestão para uma decisão sobre como proceder. Além disso, deve haver um mecanismo de garantia para que
cada alçada gerencial tenha certeza de que tais controles são eficazes.

A prática de "Gerenciar por exceção" garante o uso eficiente do tempo da alta administração, levando ao
seu olhar apenas situações que mereçam a sua atenção, sem remover o seu controle. O método garante que
as decisões sejam tomadas no nível certo da organização.

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1.6 Foco no produto

De acordo com o sexto princípio, um projeto PRINCE2 se concentra na definição e entrega de produtos,
com destaque aos requisitos de qualidade aplicáveis.

Segundo o manual, projetos com esse foco são geralmente mais bem-sucedidos do que projetos cujo foco
principal é o esforço a ser realizado. Isso ocorre porque o objetivo de um projeto é atender às expectativas
das partes interessadas de acordo com o negócio.

Para atender às expectativas, considerando que o propósito do projeto pode ser interpretado de formas
diferentes, deve haver um alinhamento da compreensão sobre os produtos a serem produzidos e sobre os
critérios pelos quais eles serão aprovados.

Para o PRINCE2, um produto é uma entrada ou saída, tangível

ou intangível, que pode ser descrito com antecedência, criado
e testado. O PRINCE2 possui dois tipos de produtos: produtos
de gestão e produtos especializados.

Em um projeto com foco na definição e entrega, os produtos a serem gerados são definidos e acordados
antes do início das atividades necessárias para produzi-los. O conjunto de produtos acordados define o
escopo de um projeto e fornece a base para o planejamento e o controle.

O foco em produtos:

• garante que sejam realizados apenas os esforços que contribuam diretamente para a entrega de
um ou mais produtos, ou seja, não são realizados trabalhos além dos necessários para entregar os
produtos acordados;

• ajuda a controlar o escopo do projeto e suas mudanças;

• reduz o risco de insatisfação do usuário e de conflitos no momento da aceitação dos produtos

gerados, já que, no início do projeto, é realizado o alinhamento de expectativas.

Os produtos devem ser descritos para clarificar o entendimento sobre suas características, finalidades,
composições, derivações, formatos, critérios e método de qualidade aplicáveis. Esse detalhamento permite
a definição de estimativas de esforço, de recursos, de dependências e de cronogramas de atividades para
a sua elaboração.

Projetos que usam uma abordagem de entrega ágil irão focar, inicialmente, no propósito, na derivação e
nos critérios de qualidade do produto. Mais detalhes sobre a composição e o formato do produto surgirão à
medida do seu desenvolvimento.

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1.7 Adequação ao ambiente do projeto

Você chegou ao sétimo princípio do PRINCE2! Por ser um método universal de gerenciamento de projetos,
pode ser usado em qualquer tipo de projeto, geografia ou cultura, desde que seja devidamente adaptado para
se adequar ao ambiente, tamanho, complexidade, importância, capacidade da equipe e ao risco envolvido.

A adaptação exige que o gerente do projeto e a alta administração façam escolhas e tomem decisões
proativas sobre como o PRINCE2 será aplicado.

Decisões proativas sobre como o PRINCE2 será aplicado.

Fonte: Freepik.

Ao adaptar o PRINCE2, é importante lembrar que o gerenciamento de projetos eficaz requer informações
(não necessariamente documentos) e decisões (não necessariamente reuniões).

A documentação do projeto deve descrever como o método foi adaptado para o projeto específico, de modo
que todos os envolvidos no projeto entendam o fluxo a ser seguido e as suas responsabilidades específicas.

Importante destacar que, caso o PRINCE2 não seja adaptado, é

improvável que o esforço e a abordagem de gerenciamento do
projeto sejam apropriados às necessidades do projeto. Usar o
método sem adaptação pode levar ao gerenciamento de projeto
“mecanicista” (um método seguido à risca) em um extremo, ou
ao gerenciamento de projeto “heroico” no outro , com um método
que não é seguido de forma alguma.

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Muito bem! Você conseguiu chegar ao final do segundo módulo, no qual aprendeu sobre os princípios do
PRINCE2. Você viu as necessidades de:

• justificativa contínua do negócio;

• aprender com a experiência;

• definir papéis e responsabilidades;

• gerenciar por etapas;

• gerenciar por exceção;

• manter o foco no produto; e

• fazer a adequação ao ambiente do projeto.

Que bom que você chegou até aqui! Agora é a hora de você testar seus conhecimentos e ver se você
compreendeu os principais pontos desenvolvidos. Para isso, acesse o exercício avaliativo disponível no
ambiente virtual. Bons estudos!

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Referências

AXELOS. Managing Successful Projects with PRINCE2. Norwich: TSO (The Stationery
Office), 2017.

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