a fool with a tool is still a fool!

Março de 2009 - Nº 03

Metodologia de Gestão de Projectos:

Desenvolver ou Comprar?
Optar entre desenvolver internamente ou comprar a sua Metodologia de Gestão de Projectos é uma
decisão que muitas organizações acabam inevitavelmente que ter de tomar. Se estiver envolvido com a
gestão de projectos e quiser melhorar a sua taxa de sucesso e a da sua organização, então precisará de
implementar alguma forma de metodologia de gestão de projecto. Uma metodologia dá-lhe um “mapa”
para realizar as entregas dos projectos, fornecendo à sua equipa elementos de estrutura, num ambiente
de trabalho frequentemente caótico e pressionado pelos prazos.
Deste modo, é necessária a implementação de alguma forma de metodologia de gestão de projecto para
entregar os projectos com sucesso, mas neste caso deverá …

Desenvolver internamente ou Contratar a terceiros a sua Metodologia de Gestão de Projectos?

Antes de o ajudarmos a encontrar uma resposta a esta pergunta, vamos definir o que é uma “metodolo-
gia”. Assim, uma metodologia é um conjunto predefinido de etapas/processos que descrevem como um
projecto deve ser gerido do principio ao fim. Define o que necessita ser feito, por quem, quando e como.
Também descreve como o tempo, o custo, a qualidade, as alterações, os riscos e os problemas devem ser
controlados para assegurar que o projecto é entregue a tempo, dentro do orçamento, e de acordo com
o âmbito acordado.

Fornece um mapa completo das entregas, de modo que seja possível controlar os projectos da mesma
maneira todas as vezes, entregando os projectos mais rapidamente e mais eficientemente do que an-
teriormente. Assim, a questão que se coloca é a de que deve ser a organização a criar este mapa (ou
“metodologia”) de raiz, ou deve adoptar um já existente? Seguem-se as etapas necessárias para tomar
essa decisão com maior eficácia.

Etapa 1. ANALISAR O SEU AMBIENTE

Quanto bem sucedidos são os projectos na sua empresa? Que projectos falham e quais têm êxito? Porque
se atrasam os projectos? Que problemas ocorrem geralmente? Todas as equipas usam os mesmos proces-
sos de projecto? Que processos trabalham eficientemente e quais necessitam de melhoria? Respondendo
a estas perguntas, pode identificar os problemas comuns do seu ambiente de projecto e enumerar as
áreas que necessitam ser melhoradas.

Etapa 2. DEFINIR OS SEUS REQUISITOS

Depois de ter identificado as áreas de problema e os processos que precisam de ser melhorados, está
pronto para definir as suas exigências para uma metodologia do projecto. Defina exactamente o que quer
da sua metodologia. Que processos pretende e qual o nível de profundidade. Por exemplo, necessita de
processos detalhados que o ajudem a planear os projectos, ou quer procedimentos para contratar e con-
trolar fornecedores? Documente as suas necessidades tão detalhadamente quanto possível e marque-as
como imperativas ou opcionais.
Etapa 3. LISTAR AS SOLUÇÕES
Neste momento já sabe exactamente o que quer de uma metodologia. Agora, tem três opções:

a) Criar uma nova metodologia a partir do zero. Se tiver especialistas em gestão de projectos in loco
com tempo disponível para criar uma nova metodologia detalhada, esta será uma boa opção para o
seu caso. Eles terão necessidade de realizar workshops para definir o ciclo de vida global do projecto,
as melhores práticas e padrões de referência quando se documentarem os processos e a implementa-
ção de cursos de formação para desenvolver a nova metodologia na organização. É uma quantidade
enorme de trabalho e levará bastante tempo, mas poderá valer a pena.
b) Comprar uma nova metodologia já existente no mercado. Hoje em dia já se pode adquirir, fazer o
download e iniciar a implementação de uma metodologia de gestão de projectos em poucos minutos.
A vantagem é que poupa meses de trabalho e energia, ao invés de ter que criar a sua própria metodo-
logia desde o início. A desvantagem é que poderá não se encaixar perfeitamente no seu ambiente de
projecto e terá que treinar todos os seus funcionários nos novos processos e procedimentos incluídos
nesta metodologia.

Esta opção é a melhor para pequenas empresas que não executem grandes projectos, uma vez que nor-
malmente não têm o tempo necessário para criar uma metodologia própria e precisam de melhorar o pra-
zo de entrega dos projectos, dado que o sucesso dos seus projectos afecta directamente a rentabilidade
da própria empresa.

c) Comprar e personalizar uma metodologia. Se já possui alguns processos de projecto que sabe que
funcionam e simplesmente deseja melhorar algumas áreas do seu ambiente de projecto, então a
melhor opção é a compra de uma metodologia personalizável e incorporar nela os seus processos já
existentes, de modo a criar rapidamente uma nova metodologia de gestão de projectos personalizada
que se encaixe perfeitamente no seu ambiente.

O PMPT - Project Management Practical Toolkit permite-lhe fazer isso. Poderá adoptar imediatamente
novos processos que se baseiam em padrões mundiais de gestão de projectos, ao mesmo tempo que ainda
usa os seus próprios processos já existentes e que sabe à partida que funcionam de forma adequada para
o seu negócio. Geralmente, leva cerca de uma a duas semanas para integrar os processos existentes com
a metodologia adquirida, poupando assim meses de árduo esforço e permitindo obter uma metodologia
personalizada e perfeitamente ajustada ao seu ambiente.

Etapa 4. CLASSIFICAR AS OPÇÕES

Uma vez identificados cada um dos potenciais das opções disponíveis, irá querer classificá-los em termos
de custo e esforço total exigido, capacidade de atender aos requisitos definidos, e capacidade de lidar
com projectos de diferentes dimensões.

Etapa 5. TOMAR A DECISÃO

Com base na quantidade de tempo, competências e orçamento que tiver disponível, deverá agora ser
capaz de tomar uma decisão clara quanto à questão de saber se deve partir do zero, se de comprar e
implementar, ou se deve comprar e personalizar uma metodologia de gestão de projectos para o seu am-
biente de projecto. Só mais um conselho: Se decidir “comprar” uma metodologia, deverá assegurar-se
que a mesma:
• É totalmente configurável;
• Está baseada em padrões internacionais;
• Pode lidar com todos os tipos e dimensões de projectos;
• Pode ser implementada de forma rápida e fácil;
• É simples de acompanhar e acrescenta valor real aos seus projectos.

Seguindo estes cinco passos para tomar uma decisão sobre se desenvolver internamente ou comprar ex-
ternamente uma metodologia de gestão de projectos, irá potenciar fortemente o êxito na concretização
dos seus projectos.

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