A participação simultânea em vários

projectos

O que é gestão de múltiplos projectos?

 A gestão de projectos já é um assunto

conhecido e muito difundido dentro das
empresas actualmente. Agora, o grande
desafio das organizações é como
coordenar simultaneamente diferentes
 projectos, que pedem por recursos,
atenção e demandam gestão. Não é
difícil encontrar empresas usando como
sinónimo os conceitos de gestão de
programa, gestão de portfólio de
projectos e gestão de múltiplos
projectos.
 Essa confusão pode gerar impactos
negativos na gestão do negócio e
comprometer resultados no longo prazo.
 A melhor forma de diferenciar esses
conceitos é que um programa está
directamente relacionado a um grupo
de projectos geridos que necessitam
ser conduzidos de forma coordenada
 para obter benefícios que seriam
inacessíveis se geridos de forma
independente. Por sua vez, um
portfólio (ou carteira) refere-se a um
conjunto de projetos ou programas e
outros trabalhos, agrupados para
facilitar a gestão eficaz desse trabalho,
a fim de atingir os objetivos estratégicos
de negócios.
 Nesse contexto podemos exemplificar
um Portfólio de Projetos de TI
(Tecnologia de Informação), que
englobam todos os projectos desta
área.
 A grande dificuldade de compreender a
diferença entre esses conceitos
acontece pelo facto de que ambos
tratam de gestão de mais de um
projecto executados simultaneamente.

 A gestão de múltiplos projectos consiste

na gestão da alocação de recursos
entre as actividades de vários projectos
que competem pelos mesmos recursos.
Contudo, nesse caso, não está
associado a uma carteira de
investimento ou a um objectivo maior.
 Este modelo de gestão de projectos é
muito comum em empresas de
 prestação de serviço, onde o projecto é
o produto final a ser entregue ao cliente.
 Como exemplo podemos citar empresas
de TI que comercializam ERPs (sistema
de gestão empresarial). Nelas, a gestão
de múltiplos projectos, com o apoio de
um software apropriado, auxilia a
coordenar a alocação de diferentes
consultores (recursos) em projectos de
clientes distintos, com o objectivo final
de colocar o ERP para funcionar em
todos eles, cumprindo actividades e
prazos de entrega.
 Em um ambiente onde os recursos são
limitados, é muito comum que os
projectos os compartilhem. Logo, um
problema frequente na gestão de
múltiplos projectos é a alocação de
recursos concorrentes, afinal,
independentemente de sua origem,
todos os programas e projectos do
portfólio geralmente competem por
esses mesmos recursos.
 Se estamos a gerir uma equipe ou um
programa, é bem provável que haja
múltiplos projectos em andamento ao
mesmo tempo.
 Acompanhar cada detalhe pode tornar-
se complicado em pouco tempo. Se não
tivermos um óptimo processo para gerir
todos esses projectos, ficará difícil
saber qual trabalho a priorizar, de que
maneira pode ajudar a sua equipe
a lidar com a carga de trabalho de
forma eficiente e se os prazos serão
cumpridos conforme o esperado;
 Felizmente, há uma maneira melhor.
Quer você esteja com dificuldades para
 organizar e gerir o trabalho em diversos
projectos ou assegurar que a sua
equipe tenha um volume de trabalho
viável, as dez estratégias a seguir
ajudarão a deixar tudo em dia.

1. Designe um local para concentrar todos

os seus projectos.
 Problema: falta de visibilidade em
todos os seus projectos;
 Solução: planeje e gere todos os
projectos da sua equipe no mesmo
lugar.
Por exemplo, se estiver a gerir um roteiro
de produtos com diversos lançamentos,
desejará saber o número exacto de
lançamentos, o que cada um inclui e
quando ocorrerão. Planear e gerir todos os
seus lançamentos no mesmo lugar permite
ver rapidamente tudo o que está em
andamento, além do status do roteiro
completo.

O que usar como ferramenta para fazer a

gestão de múltiplos projectos? Caso ainda
não esteja usando uma plataforma de
gestão de projectos ou trabalhos, saiba que
se trata da ferramenta perfeita para esse
trabalho, principalmente quando é flexível,
fácil de usar e colaborativa.
2. Defina metas, planos, responsabilidades
e expectativas logo no início
 Problema: há inconsistências nos
entregáveis e processos.
 Solução: defina metas, planos e
responsabilidades com clareza.

Sem um fluxo de trabalho ou um processo

de planeamento de projectos padrão, é
provável que cada projecto seja gerido de
forma diferente. Como resultado, há
inconsistências nos entregáveis, perde-se
tempo configurando um novo processo a
cada vez, e maiores são as chances de
algum trabalho ser esquecido.

 Para resolver esses problemas,

certifique-se de que o planeamento, o
processo e as responsabilidades da sua
equipe ficaram claros desde o início. No
âmbito do projeto, isso significa definir
claramente as metas, todas as etapas e
partes do trabalho que devem ser
concluídas, qual é o prazo de cada uma
e quem serão os responsáveis.

 Não se esqueça de reservar um tempo

para o feedback e as aprovações,
 pois,estes podem ser facilmente
ignorados se você estiver com pressa
de concluir um projecto sem ter um
planeamento bem definido à sua
disposição.

 Em seguida, faça com que os

planeamentos, processos e
responsabilidades fiquem claros
no âmbito do programa. Defina os
objectivos da equipe e comunique com
clareza os projectos que contribuirão
para que esses objectivos sejam
alcançados. Os objectivos do projecto
devem ajudar a sua equipe a atingir os
 dela, que, por sua vez, contribuirão para
que a empresa alcance suas metas.

 Para aproveitar todos os benefícios da

gestão de projectos, estabeleça
algumas convenções para toda a
equipe. Por exemplo, para projectos
grandes, solicite aos líderes dos
projectos que elaborem um brief antes
de definir o planeamento dos projectos.
Além disso, crie modelos para os
projectos que a sua equipe desenvolve
com frequência, pois eles ajudarão a
garantir que os projetos sejam
realizados sempre da mesma forma,
 sem a necessidade de redefinir as
etapas de cada um deles.

3. Priorize o trabalho que terá o maior

impacto
 Problema: você não sabe quais
projectos a priorizar para a sua equipe.
 Solução: observe como os projectos
contribuem para as maiores metas da
empresa. Qual deles terá o maior
impacto? Este é o seu ponto de partida.
Embora possa parecer tentador lidar com
os projectos mais fáceis primeiro, resista.
Em vez disso, priorize-os levando em
consideração qual terá o maior impacto
nas metas da sua empresa.

 A escritora Kasey Fleisher Hickey diz o

seguinte: “Suas principais prioridades
devem alinhar-se a essas metas e
contribuir para que você fique um passo
mais perto de atingi-las”. Portanto,
priorize o trabalho de forma estratégica
tanto no macro (ou seja, passando um
projecto de pouco impacto para o
próximo trimestre) quanto no micro
(organizando a sua lista de afazeres
diária por ordem de importância).
 Por exemplo, a sua equipe pode estar
trabalhando em cinco lançamentos de
produtos ao mesmo tempo. Embora
sejam semelhantes em termos de
esforço e trabalho, um deles tem o
potencial de causar um impacto muito
maior na receita do novo cliente.

 Outro produto, contudo, teria um

impacto maior na retenção e no ciclo de
vida do cliente. Como você sabe que o
ciclo de vida do cliente é uma prioridade
mais importante para a empresa,
convém garantir que o segundo produto
seja provido do pessoal necessário
 antes de determinar quem pode
trabalhar nos projetos de prioridade
mais baixa.

4. Capacite a sua equipe a ser flexível

quando as prioridades mudarem
 Problema: a sua equipe não dispõe
de uma forma simples de gerir
prioridades variáveis e reatribuir
trabalhos.
 Solução: obtenha uma visão
abrangente de todo o trabalho da sua
equipe.
 Definir as prioridades da equipe e se
alinhar em relação ao trabalho é
fundamental, mas também é importante
ser flexível o suficiente sempre que
necessário. No entanto, se você
acompanha o seu trabalho em planilhas
e listas de tarefas espalhadas por
inúmeras ferramentas, pode ser difícil
saber em que a sua equipe está
trabalhando em determinado momento.
Consequentemente, quando as
prioridades mudam, não é possível
saber o que precisa ser reagendado,
qual é a carga de trabalho de cada
membro e como monitorar o trabalho
que está sendo colocado em espera.
Uma das formas de evitar isso é
 implementar um processo de controle
de mudanças.

 Ao compartilhar com a equipe um único

ponto de referência, é possível
gerenciar múltiplos projetos sem se
preocupar com as prioridades variáveis.
Como o trabalho de todos é visível,
você pode saber rapidamente quais são
as tarefas actuais e a disponibilidade da
equipe. E, se for preciso redefinir as
prioridades das tarefas, redefina-as sem
receio de que as acabem sendo
perdidas.
5. Administre e comunique as expectativas
com clareza
 Problema: você e os demais
participantes não estão alinhados ao
que está acontecendo em um dado
momento.
 Solução: comuniquem-se por meio
da ferramenta em que o trabalho é
realizado.

 As equipes enfrentam problemas

relacionados à comunicação porque
não têm visibilidade suficiente sobre o
próprio trabalho nem sobre o dos
parceiros e demais participantes dos
 diversos departamentos. Quando não
há clareza quanto ao trabalho que os
outros estão fazendo, você não dispõe
do contexto necessário para
compreender por que os cronogramas
estão mudando, se as prioridades
continuam as mesmas e qual é o
andamento do projeto.

 Ao gerir a comunicação onde o trabalho

acontece, você fornece à sua equipe e
aos participantes dos diversos
departamentos o contexto completo do
seu trabalho. Além disso, as
actualizações em tempo real mostram a
 todos como o trabalho está se
desenvolvendo.

A melhor maneira de fazer isso

consistentemente é encontrando e
usando uma ferramenta de gestão de
trabalho que permita
compartilhar actualizações de status e
de progresso exactamente onde o
trabalho acontece. Em vez de buscar
dados e actualizações em planilhas,
documentos e outras ferramentas, você
pode facilmente colectar todas as
informações com apenas um clique e,
 então, compartilhá-las com os demais
participantes com outro clique.

6. Analise o trabalho em todos os projectos

para equilibrar as cargas de trabalho e os
cronogramas
 Problema: você não sabe qual é a
quantidade de trabalho (pouco ou
muito) que cada colega de equipe tem
em mãos.
 Solução: encontre uma forma de
visualizar as cargas de trabalho dos
funcionários em todos os projetos.
 planeamento de cada projecto em um
local diferente esconde mais uma
armadilha: não é possível ver todo o
trabalho que uma pessoa está
realizando em todos os projectos em
que participa. Ou seja, você fica mais
ou menos dependente da sua equipe
para saber se as cargas de trabalho são
grandes ou pequenas. Isso dificulta
antecipar os problemas, como os
prazos perdidos, e evitar que saiam do
controle. Ou, por outro lado, identificar
os talentos subutilizados.
Gerir todos os seus projectos no mesmo
local é um excelente primeiro passo para
resolver esse problema. Porém, também é
interessante poder ver todas as tarefas de
cada projecto, a quem foram atribuídas e
os intervalos de datas para identificar os
funcionários sobrecarregados e os conflitos
existentes no agendamento do projecto.

 Dessa forma, você poderá adiar,

remover ou reatribuir as tarefas para
manter seus projectos em dia. Nem
todas as ferramentas dispõem de filtros
para fazer isso; portanto, opte por uma
ferramenta que ofereça esse recurso.
 Por exemplo, o designer responsável
por uma pequena tarefa, como a edição
de algumas fotos para o seu próximo
lançamento de produto, também esteja,
sem a ajuda de ninguém, elaborando,
imprimindo e entregando folhetos,
cartões de visita e cartazes para uma
conferência que acontecerá no próximo
mês, sendo que há outro designer com
mais disponibilidade. Ao ver a carga de
trabalho de todos lado a lado, é possível
identificar rapidamente essa
discrepância e realocar o trabalho de
forma apropriada.
7. Modifique os agendamentos do projecto
visando maximizar a produtividade da
equipe
 Problema: as datas de início dos
projetos não estão coordenadas. Como
resultado, os funcionários ficam
sobrecarregados, o trabalho é
interrompido, e ocorrem atrasos nos
projetos.
 Solução: agende cada projecto com
o seu portfólio completo em mente.

 Até mesmo um projecto que foi

planeado com o máximo de cuidado
pode sair dos trilhos se o seu
 agendamento não contemplar o escopo
completo dos trabalhos da equipe para
o mês, trimestre ou ano. Por exemplo,
se você tentar lançar três actualizações
diferentes na web ao mesmo tempo,
elas podem acabar entrando em conflito
ou demorar muito mais do que o
esperado porque a sua equipe está
sobrecarregada.

 Para que isso não aconteça, programe

e coordene o trabalho da sua equipe
levando em conta todo o escopo da
operação, e avalie implementar um
plano de gestão de incidentes. Aqui vão
algumas dicas:

 Alterne as datas de início de

projectos semelhantes: especialmente
se o mesmo grupo estiver trabalhando
em diversos projectos, pode ser útil
alternar as datas de início e as datas
planeadas para conclusão de cada
projecto, para que as pessoas não
tentem terminar os trabalhos de cinco
projectos diferentes ao mesmo tempo.
Em vez disso, poderão focar-se em
um trabalho antes de começar o outro.
 Preste atenção às
dependências: precisa concluir a
renovação da infraestrutura antes de
criar um site novo? Nesse caso,
agende o projeto dependente para
depois da data de conclusão prevista
para o primeiro.

 Sinalize tarefas repetidas: se uma

mesma tarefa existir em dois projectos
diferentes, consolide as duas
instâncias. Certifique-se de que essa
tarefa, seja ela a integração de um
novo fornecedor ou uma compra de
equipamentos de filmagem e
marketing, seja concluída dentro do
 prazo para garantir que ambos os
projetos fiquem em dia.
 A sincronização dos cronogramas
pode fazer toda a diferença para
manter múltiplos projectos em dia e
contribuir para que a sua equipe seja
a mais produtiva possível.

8. Atribua trabalhos sem perder a

visibilidade
 Problema: há uma linha tênue entre
fazer o microgerenciamento e ser um
gerente ausente. Como encontrar o
equilíbrio?
 Solução: compartilhe com a equipe
um ponto central de referência para
poder consultar os trabalhos sempre
que necessário.
 Nenhum gestor, seja de produto ou de
projectos, quer microgerenciar.
Contudo, é praticamente impossível ser
um líder eficaz quando você perde as
tarefas de vista e não sabe que
trabalhos estão sendo realizados pela
equipe. A boa notícia é que há diversas
soluções possíveis.

 Ao compartilhar um núcleo central de

informação e referência com a equipe,
 você pode acompanhar o trabalho que
todos estão realizando. Quando todo o
trabalho da sua equipe reside num
projecto compartilhado universalmente,
você obtém insights dinâmicos sobre as
tarefas de cada membro, bem como as
datas de conclusão e progressos
correspondentes. Isso lhe permite
verificá-las quando for preciso sem
recorrer ao microgerenciamento.

9. Monitore e salve os seus fluxos de

trabalho, em vez de reinventar a roda todas
as vezes
 Problema: você precisa recriar os
fluxos de trabalho ao iniciar cada
projeto.
 Solução: crie modelos e simplifique
o seu processo de planeamento de
projectos.
 Imagine esta situação: você acabou de
finalizar a sua campanha de
marketing trimestral e já está se
preparando para o próximo trimestre.
No entanto, você não se lembra ao
certo como configurou o seu trabalho;
ele mudou bastante desde então, e
você já está fazendo a gestão de
múltiplos projectos tal como estão. Além
 disso, você desconhece os elementos
iniciais. Então, como replicar a
campanha sem ter a certeza de que
nenhuma tarefa crucial será esquecida?

 Para não reinventar a roda a cada novo

projecto, crie modelos e simplifique a
maneira de começar novos projectos.
Assim, é possível reutilizar os seus
fluxos de trabalho com modelos.
Quando chegar o momento de
coordenar um novo projecto, basta usar
o seu modelo personalizado para
começar de forma mais rápida e
eficiente.
 Certifique-se também de actualizar
regularmente o seu modelo com as
novas tarefas e etapas adicionadas ao
processo, ou com os novos fluxos de
trabalho que forem sendo criados.

 Considere o seu modelo como um

documento dinâmico: para que o
processo seja o mais eficiente e preciso
possível, é necessário actualizá-lo
constantemente com novos insights e
boas práticas. Por fim, não se esqueça
de manter o modelo disponível no
núcleo central de informação e
referência da equipe, para que todos
 possam ter acesso e começar os
projectos com facilidade.

Conclusão
Gerencie múltiplos projetos com sucesso,
todas as vezesComo líder de equipe, gerir
diversos projectos ao mesmo tempo
costuma ser a realidade do seu dia a dia.
Esperamos que estas dicas ajudem você a
acompanhar todos os detalhes do seu
programa, manter a organização, cumprir
os prazos e alcançar sempre as suas
metas.