Competências-chave: flexibilidade e

lidar com ambiguidades

No vídeo anterior, discutimos as quatro competências-chave de um gerente de projeto:
possibilitar a tomada de decisões, comunicar e encaminhar, fortes habilidades organizacionais
e flexibilidade. Com tempo e prática, você dominará essas habilidades para ter sucesso
em uma função de gerenciamento de projetos. Nesta leitura, vamos nos aprofundar em por
que a flexibilidade é essencial para um gerenciamento de projetos eficaz e como você
pode ajudar sua equipe a lidar com a ambiguidade. 

Primeiro, vamos ver as outras competências de gerenciamento de projetos que você

aprendeu até agora.

Possibilitar a tomada de decisão

Você pode ajudar os membros da equipe a se sentirem fortalecidos desde o início de seu
projeto, tornando o processo de tomada de decisão colaborativo. Por exemplo, declare as
metas de resultados específicos e receba informações de sua equipe sobre como atingir
essas metas. Você pode ter uma ideia de como gostaria que certas tarefas fossem
realizadas, mas os membros da sua equipe podem ter abordagens mais criativas ou
eficientes. Capacitar sua equipe para expressar suas opiniões e tomar as próprias
decisões permite que você se concentre nas tarefas gerais de gerenciamento e as priorize.
Além disso, quando você permite que os membros da equipe tenham voz nas decisões,
isso ajuda a promover um ambiente de responsabilidade e proximidade da equipe. 

Comunicar e encaminhar
O gerenciamento de projetos requer a comunicação clara das metas e expectativas do
projeto, funções e responsabilidades dos membros da equipe e feedback construtivo.
Saber como se comunicar com eficácia e quando encaminhar os problemas para a
gerência é a chave para manter você, sua equipe e sua organização no caminho do
sucesso. Quando o encaminhamento for necessário, tente abordar a gerência com o
problema e a solução ou sugestões em potencial. Isso mostrará que você está tomando
iniciativa como gerente de projeto. 

Fortes habilidades organizacionais

Se você demonstrar que é importante, como líder, manter a organização com
monitoramento e comunicações eficientes, sua equipe fará o mesmo. Uma maneira de
fazer isso é usando as ferramentas organizacionais disponíveis, como as seguintes:

 Software de planejamento e programação (modelos, fluxos de trabalho,

calendários)
 Ferramentas de colaboração (e-mail, software de colaboração, painéis)
 Documentação (arquivos, planos, planilhas)
 Ferramentas de garantia de qualidade (avaliações, controladores de produtividade,
relatórios)
Você pode precisar testar diferentes abordagens organizacionais para determinar o que
funciona melhor para você e sua equipe.
Flexibilidade
Todos os gerentes de projeto precisam ser capazes de se adaptar e superar mudanças e
desafios. Vamos explorar mais por que a flexibilidade é uma habilidade essencial de
gerenciamento de projetos e discutir como ela pode ajudar a preparar sua equipe para
mudanças, mitigar riscos e lidar com ambiguidades. 

Planejamento flexível
A mudança é inevitável, e quanto mais flexível você for como gerente de projeto, mais
sucesso terá ao longo de sua carreira. Essas estratégias de planejamento flexível podem
ajudar a gerenciar seu projeto em momentos de imprevisibilidade: 

 Avaliar as restrições externas. Ao planejar seu projeto, leve em consideração

eventos externos, como feriados nacionais, férias de membros da equipe e
licenças médicas. Reservar um tempo extra na programação para esses eventos
inevitáveis com antecedência pode ajudar a minimizar o impacto em seu projeto.
 Planejar os riscos e desafios. Se você considerar os riscos que podem ocorrer,
poderá encontrar soluções para eles com antecedência. Por exemplo, e se alguém
de sua equipe ficar doente ou decidir desistir? Você consegue substituí-los dentro
da empresa? Se não, você pode contratar um prestador de serviço independente?
Faça uma lista de pessoas que podem se juntar à sua equipe se um de seus
membros ficar indisponível. Você também pode avaliar os riscos observando
dados históricos. Reveja seus projetos anteriores e examine os desafios
enfrentados. Em seguida, avalie se desafios semelhantes podem ocorrer no
projeto atual e se prepare para eles. Discutiremos os detalhes do gerenciamento
de riscos posteriormente neste programa.
Calcule a flutuação no cronograma. Flutuação, ou folga, refere-se à quantidade de tempo
que você pode esperar para iniciar uma tarefa antes que isso afete o cronograma do
projeto e ameace seu resultado. Identificar folgas em sua programação pode ajudar no
gerenciamento de recursos, cronogramas e manter seu projeto no caminho certo. Você
aprenderá mais sobre como calcular a flutuação em um curso posterior, quando
discutirmos a criação de um caminho crítico para as tarefas do seu projeto.
Lidar com ambiguidade
A ambiguidade pode ser um grande desafio no gerenciamento de projetos. Os gerentes de
projeto frequentemente enfrentam ambiguidade em metas, requisitos, cronogramas, visão
ou outras áreas relacionadas ao projeto. Sua equipe espera que você lidere em momentos
de ambiguidade e mudança, e a flexibilidade é especialmente importante nesses
momentos. Aqui estão algumas maneiras diferentes de ajudar sua equipe a lidar com a
ambiguidade: 

 Mantenha a calma. Em tempos de incerteza, lidar com a ambiguidade com graça e

equilíbrio ajudará a inspirar os membros de sua equipe a fazer o mesmo. 
 Expresse empatia. Como gerente de projeto, é importante tentar entender o que sua
equipe está pensando e sentindo, especialmente em momentos de ambiguidade.
Deixe os membros da sua equipe saberem que você se preocupa com os desafios
que eles estão enfrentando e que está disponível para apoiá-los.
 Comunique o que você sabe claramente. Defina os aspectos do projeto que são
confirmados e não serão alterados. Isso ajuda sua equipe a ter uma noção melhor
do que esperar, independentemente de quaisquer aspectos do projeto que ainda
sejam desconhecidos ou estejam mudando.
 Tome decisões e cumpra-as. Tente não questionar suas próprias decisões na frente
de sua equipe, pois isso pode levar a uma incerteza maior. Se você precisar mudar
de curso, explique claramente à sua equipe por que escolheu fazer isso. 
Confie na experiência da sua equipe. Aumente a clareza fazendo com que todos em sua
equipe discutam o que já sabem ou acreditam ser verdade sobre os componentes de seu
projeto, como o que está envolvido em tarefas específicas ou recursos necessários, com
base nas próprias áreas de especialização. Em seguida, discuta o que você ainda não
sabe e pense em maneiras de reunir mais informações.

Principal conclusão
Como gerente de projeto, ter a flexibilidade e a capacidade de lidar com a ambiguidade em
um ambiente de negócios que muda rapidamente oferece uma vantagem. Dominar essas
competências, além da tomada de decisões, habilidades de comunicação eficazes e fortes
habilidades organizacionais, permitirá que você inove e cresça como gerente e líder de
projeto.