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1. Iniciação
Todo projeto surge de alguma ideia, certo? Então comece definindo as
questões básicas, colocando-as no papel e organizando de acordo com as
prioridades. Afinal, não haverá frutos sem que antes o solo seja regado.
Existem documentos que podem te ajudar a ter um rumo mais definido, como
o escopo e a estrutura analítica do projeto.
Identifique as informações mais relevantes
O primeiro passo ao iniciar o projeto é definir quais são as informações básicas
para o início do projeto. Essas informações servem para definir o rumo que o
projeto irá tomar. São elas:
Nome do projeto
Defina qual nome será dado ao projeto. Relacione-o com as questões que
serão abordadas ao longo do projeto. Isso também é importante para identificar
o projeto caso haja mais de um sendo executado ao mesmo tempo.
Tipo de projeto
O seu projeto é pessoal ou para sua empresa? Ele é social e tem um caráter
cultural ou é acadêmico? Deixe-o explícito, afinal ele será importantíssimo no
decorrer do projeto.
Justificativa
Por que realizar esse projeto? O que te trouxe até ele? A justificativa é
importante para você compreender melhor o motivo da criação do projeto. Além
disso, a justificativa do projeto também ajudará a envolver e engajar os
participantes do projeto nas etapas seguintes, pois eles saberão o propósito do
trabalho que estão desenvolvendo.
Objetivo
Onde você deseja chegar com esse projeto? Se for um projeto para sua
empresa, quais mudanças ou melhorias você deseja obter quando concluí-lo?
Planeje bem essa etapa para que tudo ocorra melhor depois, e não deixe de
atribuir metas objetivas e relacionadas a indicadores.
Descrição
Contextualize todo o cenário do projeto. Exponha, da forma mais clara
possível, como, onde e quando o projeto deve ser realizado e a finalidade dele.
Escopo
Criar um escopo antecipadamente em parceria com os stakeholders é, muitas
vezes, o que diferencia um projeto de sucesso de um que acaba abandonado
no meio do caminho. É importante que você estipule tudo que seja necessário
para a realização do projeto, sem deixar escapar algo que possa interferir no
andamento dele, e também o que não entra no escopo. Assim, mantém-se as
expectativas todas na mesma página.
Restrições
O que pode atrapalhar no andamento do projeto? Quais são os limites do que
podemos fazer? Entender quais são as restrições e o que são é um passo
fundamental para não perder as rédeas.
As restrições são todos os fatores que limitam a execução de uma
iniciativa. Elas também podem ser definidas como as condições impostas à
realização do projeto, que devem ser obrigatoriamente cumpridas pelo gerente
do projeto e sua equipe.
As restrições mais conhecidas são as de prazo, orçamento e qualidade do
projeto. Quando esses fatores limitantes não são cumpridos, há mais chances
de um projeto falhar.
2. Planejamento
Depois que o fundamental para o início do projeto foi decidido, é hora de
planejar todas as ações e dividir as atividades entre a equipe. Essa etapa é
importantíssima, pois a execução do projeto depende do próprio planejamento.
Depois, liste todas as tarefas e o tempo que deve ser utilizado para executar
cada uma delas. Não tenha pressa, pois todo o seu projeto será executado de
acordo com esse caminho, assim como uma casa é construída a partir da
planta.
3. Execução
Chegando aqui, o seu projeto já deve estar 100% detalhado e engatilhado para
colocar em prática. Entretanto, é sempre bom fazer uma revisão e analisar se
faltou algo.
Por exemplo: se o projeto for a construção de uma casa, ao mesmo tempo que
um profissional esteja instalando as janelas, um outro profissional pode estar
cuidando da parte das torneiras.
Refine o projeto
Você analisou o projeto por inteiro, conversou com a sua equipe, fez ajustes.
Tudo está de acordo, mas será que existem melhorias? Tenha o costume de
sempre analisar partes que podem ter sido esquecidas, refinando e
melhorando sempre que possível.
4. Monitoramento e Controle
Se tudo foi feito da maneira correta, seguindo os passos aqui citados, a chance
do projeto ser um sucesso é muito grande. Quando tudo dá certo, o
acompanhamento pós-implementação é uma maravilha. Porém, há vezes em
que um erro que foi previsto lá no início se concretize, ou até mesmo que
aconteça um imprevisto, e nessa hora o gerente de projetos precisar retomar a
posição de maestro e lidar com isso!
Documente tudo
É importante anotar, diariamente, todo o andamento do projeto, do início ao
fim. Além de mostrar comprometimento, é uma chance de avaliar o
desempenho dos seus colaboradores fora de uma rotina comum.
Documentar tudo auxilia caso haja erros inesperados, te dando suporte e uma
base de conhecimento que pode ser útil para mapear riscos nos próximos
projetos.
5. Conclusão
Ao finalizar o projeto, é interessante fazer uma revisão geral de tudo que foi
feito e utilizar isso para os próximos projetos. Passe um feedback para todos os
colaboradores e peça para que eles também deem um para você. Se tudo
ocorreu perfeitamente, use esse modelo para os próximos, se não, analise os
pontos que deram errado e os corrija.