ENTENDENDO A GESTÃO DE TAREFAS PARA FAZER UM

PLANEJAMENTO EFICIENTE

Projetos são comuns a praticamente todas as empresas e, mesmo assim,

continuam sendo sempre desafiadores para a maioria dos profissionais.
Frequentemente ouvimos que projetos estão atrasados ou que o custo estimado de
um foi ultrapassado. Esse problema constante pode ser explicado pela ausência de
uma gestão de tarefas eficaz.

O que é Gestão de Tarefas?

Como já falamos neste outro artigo, toda empresa que trabalha de maneira eficiente
conta com uma gestão de projetos bem definida e competente, que consegue
acompanhar e ordenar todo o trabalho de seus membros e suas áreas, para que o
negócio esteja sempre desenvolvendo-se e avançando.

Gerenciar projetos exige, ainda, que o gerenciamento de tarefas também seja feito,
afinal todo projeto conta com inúmeras etapas e atividades, e é fundamental que
tudo esteja bem definido e direcionado, sendo realizado da maneira correta e no
tempo definido, para que todo o planejamento seja cumprido até o objetivo da
melhor maneira possível.

Logo, a gestão de tarefas compreende essa divisão de obrigações dentro dos

projetos, para que seja equilibrada entre todos os membros  –  evitando
sobrecarregar um enquanto deixa outro mais ocioso – e assim conseguindo fazer
com que as tarefas sejam realizadas com o tempo e a dedicação necessárias,
dentro do prazo devido.

Importância do planejamento e gerenciamento de tarefas

Todo projeto é único, tem um tempo determinado. O término é alcançado quando o
objetivo inicial é atingido. Muitas vezes, o objetivo do projeto é algo complexo e
grandioso e, portanto, é imprescindível definir como será feito, quando, quanto
custará e quem será o responsável por cada tarefa.

A partir dessas definições é possível elaborar uma programação e as estratégias

que serão utilizadas para atingir o objetivo desejado. Esse processo é chamado
de planejamento e proporciona diversos benefícios, como redução dos custos,
organização do fluxo de caixa, previsibilidade de riscos, redução e/ou cumprimento
do prazo, melhor utilização dos recursos, entre outros.

Elaborar um planejamento de tarefas e realizar o controle e gerenciamento destas

facilita também a identificação de problemas antecipadamente e aplicação de ações
corretivas.

Benefícios do gerenciamento de tarefas

Como dito acima, o principal objetivo da gestão de tarefas é monitorar para que o
planejamento seja realizado de maneira equilibrada e coerente entre os membros
da equipe, gerenciando o tempo gasto na realização das atividades de um projeto.
Isso contribui diretamente em vários aspectos como:

Melhor visualização das tarefas que estão sendo trabalhadas

Há projetos e projetos. Alguns são menores e é mais fácil ter controle dele de
maneira geral, enquanto outros são maiores, mais abrangentes e exigem mais
dedicação em seu acompanhamento.

O gerenciamento de tarefas permite um acompanhamento mais preciso das

atividades que estão sendo realizadas pela equipe, ou por área, ou membro, nas
etapas atuais do projeto, tornando possível até que tarefas similares sejam
agrupadas para serem realizadas ao mesmo tempo ou por uma determinada
pessoa.

Priorização de tarefas

A gestão de tarefas utiliza de maneira mais eficiente a categorização de tarefas

(melhor explicado abaixo), para que seja dado prioridade ao que realmente é
necessário fazer primeiro, ou até mesmo para que o gestor saiba a quem delegar
uma tarefa fora do previsto e que precisa ser realizada de imediato.

Essa categorização feita e seguida devidamente auxilia para que os membros

trabalhem sempre de maneira ordenada, dando prioridade às atividades de maior
importância para o projeto e permitindo também que cada um consiga ajustar suas
atividades à sua rotina e dentro do tempo disponível.

Adendo: Tipos de tarefas

As tarefas classificam-se em quatro diferentes níveis de acordo com seu nível de
urgência. Esse nivelamento é essencial para a organização do planejamento da
equipe. São eles:

 Emergencial
Esse é o tipo de tarefa que tem que “passar na frente” de todas e geralmente
não está na programação pois aparece para sanar uma falha no
planejamento ou um equívoco de execução em alguma das tarefas. Não
colocá-la como prioridade pode acarretar em problemas sérios para o projeto;
 Urgente
As tarefas urgentes também necessitam passar na frente das outras
planejadas, porque normalmente são atividades fora do planejado que
precisam ser realizada antes de virar um problema mais sério (tarefa
emergencial);
 Dentro do prazo
As tarefas que estão nesta categoria seguem o planejamento, e geralmente
conseguem ser feitas de maneira a obter um resultado final como esperado
e, obviamente, dentro do prazo estipulado;
  Planejada
As atividades da categoria “planejada” estão no cronograma desde o início,
porém ainda não começaram de fato a serem executadas. Às vezes,
dependem do resultado final de outras atividades para serem iniciadas.
Quando um projeto é planejado, todas as tarefas são “tarefas planejadas”. À
medida do andar do projeto, elas vão mudando de categoria de acordo com a
realização do cronograma. O ideal é que todas as tarefas planejadas sejam
realizadas como o programado, sem que tarefas ‘emergenciais e/ou urgentes’
apareçam para “atrapalhar”. Isso exige um melhor planejamento inicial e
um acompanhamento constante de todos os processos do projeto.

Centralização de informações e comunicação

É primordial que em todo projeto, os membros envolvidos tenham acesso aos dados
necessários para sua realização. A centralização de informações torna-se
indispensável para que as atividades sejam feitas sem impedimentos que possam
atrasar até mesmo a conclusão do planejamento.

Assim acontece com a comunicação. É muito importante que ela também seja
centralizada para que todos consigam comunicar-se de maneira mais prática e
rápida, além de indicar aos envolvidos como está o andamento das tarefas.

Cumprimento de prazos

Falta de planejamento ou desorganização geralmente levam a atrasos das metas

estipuladas. Isso é um problema sério e que deve ser evitado ao máximo.

A gestão de tarefas ordena todas as atividades de acordo com o cronograma do

projeto, tornando claro os objetivos e prazos que a equipe deve cumprir, de maneira
realista e tangível.

Aumento da produtividade da equipe

Já falamos por aqui sobre o equívoco de se pensar que uma

pessoa multitask (ou multitarefa, em tradução literal) é um profissional produtivo.

A verdade é que quanto mais tarefas uma pessoa tem a fazer, mais sobrecarregada
ela fica, aumentando a chance de ela ter que realizar várias atividades ao mesmo
tempo para que consiga “dar de conta de tudo”. É aquela coisa, muita ocupação e
pouca produtividade.

O gerenciamento de tarefas entra como um grande aliado à produtividade de uma

equipe, já que com ele é possível melhorar a rotina dos membros através da
organização de demandas e prazos, respeitando também a capacidade de
produção de cada colaborador.

Dicas de como fazer um bom planejamento de

tarefas
Divida o projeto em partes menores

Para criar tarefas, não é necessário nada mais do que dividir o projeto em partes
menores. Essa divisão, geralmente, é feita pelo líder do projeto ou pela
pessoa/equipe responsável pelo planejamento. É importante dizer que, quanto mais
tarefas forem criadas, maior será o esforço para gerenciar o projeto como um todo e
maior o nível de detalhamento do planejamento, ou seja, o equilíbrio é essencial
durante essa etapa.

Mais tarefas = “maior esforço para gerenciar” e “maior controle”

Menos tarefas = “menor esforço para gerenciar” e “menor controle”

As tarefas de um projeto geralmente têm durações definidas em horas ou em

dias, dependendo de alguns fatores. Veja a seguir:

A natureza do projeto

Em projetos de TI, Arquitetura e Marketing, por exemplo, são comuns etapas de

curta duração, podendo existir tarefas como “criar um script de update no banco de
dados” ou “inserir as cotas do projeto”, com duração aproximada de uma hora.

Já em projetos de Engenharia, as tarefas costumam ter duração de 40 a 80 horas,

ou até mesmo dias, semanas e até meses. Etapas como limpeza do terreno podem
durar 40 horas, enquanto a execução da fundação dura, em média, 80 horas. Já a
execução da alvenaria de um prédio pode durar vários meses.

O porte do projeto

Em projetos muito longos, não se tem o costume de trabalhar com tarefas de

pequena duração, podendo até mesmo eliminar a divisão em horas, adotando
apenas a quantidade de dias.

No caso da construção de um empreendimento que está previsto para ser finalizado

em 3 anos ou na implantação e teste de um novo sistema em uma grande empresa,
é habitual a criação de tarefas com suas durações definidas em dias ou mesmo em
semanas.

O controle que se deseja ter do projeto

A divisão do projeto em tarefas deve ser condizente com o controle que o gestor
deseja exercer. Muitas tarefas e com menor duração são condizentes com projetos
detalhados, onde o gestor tem muito controle sobre cada detalhe do que está sendo
realizado. Gerenciar em mais detalhes para ter maior controle exige maior tempo e
esforço por parte dos gestores.

Já tarefas em menor quantidade e maior duração indicam um controle mais

generalista e superficial.
Ou seja, bom senso é a palavra chave aqui. O nível de controle deverá
ser condizente com os recursos disponíveis para a execução e gestão do projeto em
questão.

Estime o tempo de realização das tarefas

Estimar o prazo de uma tarefa é sempre uma tarefa desafiadora, pois diferentes
pessoas podem ter diferentes percepções sobre quanto tempo será necessário para
uma determinada tarefa ser realizada.

Assim, algumas dicas importantes para estimar o tempo de realização de uma tarefa
é:

a) Considere quem será o responsável por realizar a tarefa: pessoas diferentes

gastam tempos diferentes para realizar uma mesma tarefa;

b) Envolva os mais experientes: normalmente não é uma boa ideia confiar apenas
na estimativa de profissionais com pouca experiência. Assim, uma ótima prática é
envolver as pessoas mais experientes da sua equipe na hora de estimar o tempo
para uma tarefa, ou ao menos revisar os tempos estimados;

c) Consulte um especialista: quando se trata de uma tarefa mais crítica ou de maior

risco para o projeto, onde você não possui a experiência necessária dentro da sua
própria equipe não apenas para estimar o tempo, mas também para fazer uma
análise crítica do trabalho a ser feito, pode ser essencial solicitar a análise e opinião
de um terceiro especialista no assunto, para evitar que a tarefa comprometa ou
traga grande prejuízos ao projeto como um todo.

Dica bônus: evite ao máximo delegar uma tarefa a um membro da sua equipe sem
ter estimado junto com ele o tempo de realização da mesma. Isto porque, ao alinhar
o tempo estimado com o responsável pela tarefa, tendo a sua concordância, ele
estará muito mais comprometido a cumprir com o prazo, já que foi definido por ele
mesmo. Dessa forma, as chances de cumprimento da tarefa no tempo estabelecido
são muito maiores.

Esta é uma estratégia super simples, mas totalmente fundamental e que funciona,
no sentido de conquistar o comprometimento de cada membro da sua equipe no
cumprimento dos prazos estabelecidos para cada tarefa.

Mantenha a coerência e pense em quem executará a tarefa

Assim como é importante verificar as atividades necessárias para a conclusão do

projeto, também é fundamental avaliar o perfil e experiência dos componentes de
sua equipe.

As tarefas de um projeto não devem ser distribuídas aleatoriamente aos membros

da sua equipe, por mais que todos possuem um mesmo cargo ou perfil (ex.: equipe
de programadores). Isto porque pessoas diferentes possuem aptidões e
experiências diferentes. Assim, busque distribuir cada tarefa para a pessoa que
possui maior competência para realizá-la.
Porém, para que a equipe cresça em conjunto, é importante também dar
oportunidade para os membros que não têm experiência em alguma etapa ou
tarefa, mas que desejam aprender.

Faça um cronograma disponível a todos os membros da equipe

Após definir o prazo das tarefas, elabore um cronograma final flexível, de forma que
possíveis riscos já sejam considerados, permitindo que os eventuais problemas
sejam solucionados sem comprometer o prazo final estipulado.

É importante que todos os membros tenham acesso a esse cronograma para

entender o projeto como um todo, ter conhecimento do tempo que têm disponível
para executar as suas atribuições e também avaliem as tarefas que são
interdependentes.

Acompanhe

O planejamento de tarefas é imprescindível para o sucesso de qualquer projeto,

proporcionando redução de custos, cumprimento dos prazos, contenção de
problemas e aumento dos lucros. Entretanto, de nada adianta elaborar um excelente
planejamento se ele não for seguido e atualizado constantemente,  ou seja,
controlado e gerenciado.

Dependendo da equipe, do tamanho do projeto e da duração das tarefas, haverá a

necessidade de reuniões diárias, semanais, quinzenais e/ou mensais.

Essas reuniões servem tanto para resolver problemas que porventura tenham

acontecido, quanto para analisar a etapa que foi concluída e verificar quais os
pontos falhos, os pontos fortes e quais mudanças são necessárias nas tarefas
subsequentes.

É importante que todas as reuniões sejam documentadas e que as decisões

relevantes sejam encaminhadas aos membros da equipe.

Para que seu projeto seja bem-sucedido e o planejamento de tarefas seja eficaz,
assim como o gerenciamento de cada etapa, entre em contato com o Proj4me.
Somos os criadores de um dos sistemas mais eficientes para gestão de projetos e
tarefas!