GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O QUE É UM PROJETO?

Cada projeto cria um produto, serviço ou resultado único. O resultado do projeto pode ser
tangível ou intangível. Embora elementos repetitivos possam estar presentes em algumas
entregas e atividades do projeto, esta repetição não muda as características fundamentais e
exclusivas do trabalho do projeto. Por exemplo, prédios de escritórios podem ser construídos
com materiais idênticos ou similares e pelas mesmas equipes ou equipes diferentes.
Entretanto, cada projeto de prédio é único, com uma localização diferente, um design
diferente, circunstâncias e situações diferentes, partes interessadas diferentes, etC. Um
projeto pode criar: • Um produto que pode ser um componente de outro item, um
aprimoramento de outro item, ou um item final; • Um serviço ou a capacidade de realizar um
serviço (p.ex., uma função de negócios que dá suporte à produção ou distribuição); • Uma
melhoria nas linhas de produtos e serviços (por exemplo, um projeto Seis Sigma executado
para reduzir falhas); ou • Um resultado, como um produto ou documento (por exemplo, um
projeto de pesquisa que desenvolve o conhecimento que pode ser usado para determinar se
uma tendência existe ou se um novo processo beneficiará a sociedade).

TRIANGULO DA GESTAO DE PROJETOS

O triângulo da gestão de projetos aborda o problema das “restrições triplas”: a necessidade

de equilibrar o escopo, os custos e o tempo, a fim de manter um produto final de alta
qualidade. Cada gestor de projeto que se frustrou ao tentar manter a equipe produtiva com
tempo limitado, orçamento insuficiente e um escopo demasiado amplo viu o triângulo da
gestão de projetos em ação. Não há uma só variável do triângulo de projetos que possa sofrer
mudanças sem que haja ganhos e perdas nas duas outras pontas do triângulo. O trabalho do
gestor de projetos é balancear os três elementos a fim de manter o projeto dentro do
orçamento e em dia, sem deixar de atender as especificidades do escopo. Decompomos e
examinamos a seguir as três pontas do triângulo da gestão de projetos, como elas se
relacionam e como os gestores podem mantê-las em equilíbrio para garantir o êxito do
projeto.

Como o escopo, os custos e o tempo se relacionam

ESCOPO

A definição do escopo do projeto é um elemento essencial do seu planejamento. Sem uma

declaração de escopo clara, o projeto pode se desvirtuar e ficar além da capacidade da sua
equipe de concluí-lo, causando atrasos e esgotamento. O escopo do projeto ajuda a visualizar
todo o ciclo de vida do seu projeto e garantir que os seus objetivos sejam atingíveis.
Especificamente, a definição do escopo de um projeto permite fazer o seguinte: Assegurar
que todos os participantes entendam com clareza os limites do projeto. Gerir as expectativas
dos participantes e conseguir a sua adesão. Reduzir os riscos do projeto. Orçar e gerir
recursos de modo apropriado. Adequar o projeto aos seus principais objetivos. Prevenir
desvios de escopo. Estabelecer um processo de solicitação de alterações (para projetos
complexos).

Cuide para evitar o “desvio de escopo” finalizando os planejamentos do projeto e obtendo o

aval dos participantes em todas as questões pertinentes antes de começar a produção.
CUSTOS

Para os propósitos do triângulo de projetos, os custos não se limitam às quantias monetárias.

Por vezes chamado de “recursos”, esta ponta do triângulo inclui todas as ferramentas,
equipamento e suporte necessários para a conclusão do projeto.

A variável de custos e recursos leva em conta mais do que o capital; geralmente, todos os
aspectos desta ponta podem ser vinculados ao valor financeiro. Por exemplo, incluir
funcionários requer orçamento adicional para salários; aproveitar uma oportunidade para
manter o escritório aberto por mais tempo demanda orçamento extra para o gasto com
energia elétrica.

TEMPO

Havendo corte de orçamento ou ampliação do escopo, você precisará achar formas

inteligentes de compensar em uma ou mais restrições temporais do projeto, como estendendo
prazos, adicionando horas ou fazendo outros ajustes de cronograma.

FATORES CRÍTICOS DO SUCESSO

AVALIAÇÃO DO RESULTADO

Eficiência: fizemos um uso racional dos recursos? Antes de mais nada, é fundamental avaliar
se a equipe cumpriu com as metas de gastos estabelecidas já no início do projeto ou, ainda,
se a meta estabelecida na fase de planejamento realmente é razoável. Qualquer projeto deve
ser avaliado em um contexto, seja organizacional (interno), seja mercadológico (externo). Se
houver um aumento expressivo de custos – em outras palavras, desperdícios – pode ser que o
próprio fruto do projeto perca a sua competitividade, caso seja um produto ou serviço, ou
ainda, que os recursos financeiros do empreendimento fiquem comprometidos. A eficiência,
portanto, é um critério fundamental.

Eficácia: concluímos as etapas de ação? Evidentemente, quando estabelecemos um

planejamento não nós restringimos a estabelecer metas de gastos, como também muitas
outras. Para dizer que o projeto teve eficácia é essencial verificar se todo o escopo, os
objetivos e as metas foram conquistados. Quer um exemplo? Uma campanha governamental
de vacinação pode ter como objetivo aplicar determinada vacina em cerca de 10.000 pessoas,
no prazo de 2 meses, nas regiões sul e sudeste. Se cada uma dessas metas foi conquistada,
podemos dizer que fomos eficazes em nosso projeto. No entanto, será que podemos dizer
que obtivemos efetividade? É o que veremos a seguir.

Efetividade: qual foi o impacto do projeto? Pode parecer que se formos eficazes e eficientes
certamente o projeto terá sucesso, certo? Não é bem assim. Agora é chegado o momento de
se avaliar os verdadeiros impactos do projeto. No exemplo citado anteriormente, não
deveríamos ficar satisfeitos apenas com a execução do plano. Apenas o monitoramento de
novas incidências da doença a ser controlada poderá dizer quais foram os verdadeiros
impactos da ação. Em alguns casos, inclusive, os impactos são maiores do que o esperado.

Estabeleça objetivos, metas, indicadores e métricas. Para concluir, podemos observar que a
avaliação de um projeto depende da formulação de indicadores de performance e de outras
métricas para sabermos se realmente houve sucesso ou não. Para isso, devemos antes de
mais nada estabelecer nossos objetivos e metas, afinal de contas, não há como controlar algo
que não tem forma e resultados preestabelecidos.