ALANE STEPHANYE ANDRADE BATISTA

ANTONIO ROMUALDO PINHEIRO FILHO

CARLOS ERNESTO LEON CORNIVELL
IRANI MARIA DA SILVA BARBOSA
POLIANA DA SILVA SIQUEIRA

PRINCIPAIS ETAPAS PARA

ELABORAR UM CRONOGRAMA

Disciplina: ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Professor: Elias Rocha

LONDRINA
2021
INTRODUÇÃO:

Os mercados cada vez são mais dinâmicos e concorridos. Os clientes exigem que

os produtos sejam entregues com prazos curtos, menores custos e mais qualidade e as

empresas fazem os seus melhores esforços por satisfazer essa demanda. É por isso que as

organizações têm aumentado a sua preocupação em gerenciar melhor as suas atividades

usando os cronogramas como grandes aliados nesse processo.

Um cronograma é uma ferramenta que mostra a sequência temporal das atividades

e das metas a serem atingidas por um projeto, um processo, um setor ou mesmo por toda

uma empresa. São instrumentos fundamentais para organizar o trabalho operacional e o dia

a dia das empresas (SENAI, 2013).

Entre as muitas vantagens do uso do cronograma como ferramenta organizacional

destacam (GIL, 2020; PROJECT BUILDER, 2021):

 Estima o tempo das atividades

 Mostra o desempenho da equipe

 Suporta alocação de recursos

 Aumenta a eficiência geral da equipe

 Acompanha o progresso do projeto

 Evita atrasos nas entregas

 Atualiza os stakeholders do projeto

O presente trabalho destaca a importância de que todo projeto de sucesso começa

com um bom cronograma, estabelecido pelo gerente e alinhado com toda a equipe e propõe

um roteiro ou passos para conseguir elaborar um cronograma significativo e eficiente.

DESENVOLVIMENTO

Os cronogramas costumam ser elaborados pelo próprio gestor, em parceria com

stakeholders ou com os responsáveis pelas diversas áreas e tarefas. Nos seguintes

parágrafos se propõe uma sequencia de etapas para a realização efetiva de um cronograma:

1. DEFINIR AS ATIVIDADES E TAREFAS DO PROJETO.

O primeiro passo para montar um cronograma é definir o escopo geral daquele

trabalho, delimitando o que será realizado de fato e identificando todas as tarefas para

realizá-lo. Nesta primeira etapa ou passo não é preciso se atentar a uma ordem especifica

ou aos detalhes. Apenas se sugere escrever tudo o que se acredita será necessário para

alcançar os resultados do projeto e o prazo ideal de entrega.

2. FAZER UMA ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP).

Após determinar o escopo do projeto, o próximo passo é estruturar as entregas a

serem executadas por meio da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) que consiste em

descompor o projeto em entregas menores e mais fáceis de serem gerenciadas ou separar as

atividades de nível macro e depois fazer o mesmo com as de nível micro. Para fazer uma

EAP deve-se criar uma lista de tarefas incluindo tudo que deve ser feito e entregue

enquanto o trabalho está sendo executado. E muito importante definir a sequência em que

as tarefas precisam ser executadas e as suas dependências. O analise dessas dependências

permite à equipe estar preparada para evitar e eventualmente lidar com problemas futuros

de programação.

3. ESTABELECER AS PRIORIDADES

Uma vez que se tem todas as atividades listadas, devem-se estabelecer as

prioridades de execução. A recomendação é fazer uma nova lista, dessa vez separando e
gerenciando as atividades por ordem de importância e execução tendo claro o

sequenciamento avaliando quais são aquelas tarefas que, para iniciarem, precisam esperar a

conclusão de uma anterior. Cuidar desse sequenciamento de atividades é uma forma de

preparar todos para entregar o projeto dentro do prazo, no cronograma e sem confusões

(SITEWARE, 2019).

A ideia é evitar retrabalhos e perda de tempo consertando erros que poderiam ser

evitados apenas se atentando ao cronograma. Com isso, todos os colaboradores ficam

cientes que se não focarem na sua missão podem prejudicar o colega e a performance geral

do projeto (GIL, 2020).

4. IDENTIFICAR OS RECURSOS NECESSÁRIOS

A próxima etapa é atribuir recursos para cada tarefa. Esse planejamento é

imprescindível, uma vez que um recurso pode ser atribuído a outro projeto em paralelo e

você precisa se preparar para os imprevistos. É muito importante se questionar sobre quais

são os recursos necessários para cada atividade, no somente recursos materiais, mas

também saber exatamente o recurso humano quem estará fazendo a atividade, conhecer

qual o orçamento disponível e delimitar um esboço claro do trabalho a realizar para assim

garantir que as tarefas tenham o acompanhamento adequado e, consequentemente,

excelência em sua execução (SITEWARE, 2019).

5. ESTIME O TEMPO PARA COMPLETAR AS TAREFAS

Uma vez estejam organizadas e em ordem de prioridade, e preciso estimar a

duração de cada tarefa para deixar o cronograma completo. Este talvez seja o passo mais

importante na programação, já que pode impactar nos custos do projeto.

A duração é o período necessário para concluir uma tarefa, sejam dias, semanas ou
meses. Não pode se subestimar o tempo necessário para cada tarefa e sempre tem que se

focar no tempo necessário para a entrega de um trabalho de qualidade.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de

ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, deve-se trabalhar com base

em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de

produtividade podem ser de forte utilidade. MENDES (2020) aponta que essas estimativas

de tempo podem ser quantificadas através das seguintes ferramentas:

Opinião de especialistas: conferindo com alguém familiar ou experiente o que é

necessário para realizar uma atividade específica

Estimativa análoga: é adotada analisando projetos semelhantes em sua organização

para obter estimativas de quanto tempo uma determinada atividade deve levar.

Previsão paramétrica: consiste em uma estimativa por escala de tempo;

Estimativa de três pontos (análise PERT): Basicamente, se calcula uma média

ponderada para três estimativas: pessimista (P), esperada(E) e otimista(O).

6. DESENVOLVER O CRONOGRAMA.

Depois de cumprir as etapas anteriores, neste passo é o momento de construir o

cronograma. A empresa pode fazer uso de algum software de gerenciamento de projetos

para gerar uma representação gráfica e monitorar a programação realizada. O gráfico tem o

papel de trazer uma representação visual de todas as tarefas, divididas em slots que podem

ser simultâneos ou não. Assim, fica mais fácil saber em qual estágio o processo está e o que

ainda deve ser realizado. Segundo Mendes (2019) os principais tipos de cronogramas são:

Gráficos de Gantt: um gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontal

desenvolvido como uma ferramenta de controle de produção. Frequentemente usado

 no gerenciamento de projetos, um gráfico de Gantt fornece uma ilustração gráfica

de um cronograma que ajuda a planejar, coordenar e rastrear tarefas específicas em

um projeto.

Planejamento Macro: planejamento macro é similar a um gráfico de Gantt. Seu

objetivo é fornecer uma visão sintética que seja fácil e rápida de ler para o gerente

do projeto explicar as etapas do projeto. Da mesma maneira que o cronograma deve

ser atualizado durante todo o projeto, é o mesmo para o macro planejamento.

Diagrama de Rede: um diagrama de rede do cronograma do projeto é um tipo de

saída das “atividades de sequenciamento” do processo, de acordo com o Guia do

PMI para o Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK). É usado para

desenvolver e documentar a sequência de atividades.

7. ANALISE CLIENTES E FORNECEDORES ENVOLVIDOS

Neste passo, deve-se identificar e analisar quais clientes e fornecedores estarão

ligados às tarefas estabelecidas. Deste jeito se ajuda a compreender melhor os prazos de

acordo com o pessoal envolvido no projeto. Esquecer algumas relações óbvias entre

setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um

cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar

ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda (GIL 2020).

Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a

seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção e a

operatividade da empresa.

8. MANTENHA O CRONOGRAMA ATUALIZADO

Finalmente, nesta última etapa se estabelece que, uma vez iniciado o projeto, não

pode se deixar o cronograma de lado já que ele é a principal ferramenta para visualizar o
seu status e auxiliar na garantia de uma entrega de qualidade. Muitas equipes gastam muito

tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz

com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os

famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio

desenvolvimento) (MENDES,2020).

Deve se ter em conta que as estimativas de um cronograma podem estar sujeitas a

alterações, daí que é necessário manter o cronograma sempre atualizado. Somente basta

acompanhar o cronograma e os resultados, comparando o planejado com o realizado. Com

base nessa avaliação, será possível saber se é necessário interferir e mudar. Por exemplo, o

atraso em uma atividade-chave, da qual dependem outros resultados, pode exigir uma

atualização no cronograma. Novas demandas, mudanças de planos e imprevistos também

exigem a atualização. Como aponta Project Builder (2021) “o cronograma de atividades se

mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços

estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados”

CONCLUSÃO:

Não tem discussão o poder do cronograma como ferramenta de optimização dos

projetos e atividades numa organização. A efetividade da ferramenta vai depender

fundamentalmente da sequência de eventos ou passos para a realização efetiva de um

cronograma válido e que realmente aporte os benefícios esperados. Daí que os 8 passos ou

fases propostos e discutidos nos parágrafos precedentes constituem um verdadeiro roteiro

que garante a obtenção dos máximos benefícios dessa poderosa ferramenta gerencial. Velar

por seu cumprimento será chave para atingir o objetivo central da ferramenta: aportar mais

e melhor vantagem competitiva para nossa organização.

REFERÊNCIAS

Serviço Nacional de Aprendizagem Industria. (SENAI) – ORGANIZAÇAO E CONTROLE

DE DOCUMENTOS. Departamento Regional de Santa Catarina. Brasília, Serie Gestão,
2013.

SITEWARE. 7 passos de como montar um cronograma de projeto de sucesso. 2019.

Disponível em: https://www.siteware.com.br/projetos/como-montar-cronograma-projeto/
Acesso em 02 dezembro 2021.

GIL ESPINHA, Roberto. 5 passos a seguir para fazer um cronograma de projeto

completo. 2020. Disponível em:https://artia.com/blog/5-passos-para-fazer-um-cronograma-
de-projeto-ideal/. Acesso em 02 dezembro 2021.

PROJECT BUILDER. Como fazer um bom cronograma de projeto?. 2021. Disponível em:
https://www.projectbuilder.com.br/blog/como-fazer-um-bom-cronograma-de-projeto/
Acesso em 02 dezembro 2021.

MENDES, Guilherme. Cronograma: O que é, como fazer e tipos de cronogramas. 2020.

Disponível em: https://www.fm2s.com.br/que-e-e-como-fazer-um-cronograma/. Acesso em
02 dezembro 2021.