CARLOS ERNESTO LEON CORNIVELL

FLUXOGRAMA PROCESO DE DIAGNÓSTICO

GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
EMPRESA MOBILCOM

Disciplina: ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS

Professor: Elias Rocha

LONDRINA
2021
1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem como objetivo dar continuidade ao Roteiro já apresentado na

Situação de Aprendizagem 1 a través de uma representação gráfica do processo usando a

metodologia do Fluxograma de Processos.

A partir da situação problema hipotética da MOBILCOM. Se apresenta o fluxograma

orientativo do processo diagnóstico inicial para melhorar seus processos documentares e de

arquivo.

2 DESENVOLVIMENTO

Seguindo o estabelecido no livro Organização e Controle de Documentos (SENAI,

2013) para a realização de FLUXOGRAMAS se apresenta a seguinte proposta de diagrama de

fluxo para o processo diagnóstico na MOBILCOM :

DIAGNÓSTICO INICIAL SISTEMA GESTÃO DOCUMENTAL

inicio

Identificar, classificar e
higienizar os documentos

Arquivos Não
arrumados, Organizar e higienizar
limpos e documentos
organizados?

Sim

Não Propor Tabela de

Existe uma
Temporalidade com politicas
Tabela de
e tempos de transferência
Temporalidade?
entre arquivos

Sim

Constatar a existência de algum

sistema de gestão documental

A empresa tem Não

um Protocolo Elaborar Libro ou Planilha
para a gestão de Protocolo Documental
documental?

Sim

1
 1

Não
Tem sistema de
recebimento, Propor um sistema de gestão
registro, controle documental para cada etapa
e expedição de no processo documental
documentos?
sistematizado

Sim

Organizar o acervo documental

seguindo algum critério

Classificar com pastas

Não
Existe algum separadas, ordenadas por
plano de cores ou alfabeticamente,
classificação tanto em formato físico
documental? quanto em formato digital

Sim

Não
Tem algum Colocar ficheiros, etiquetas
instrumento ou em gavetas, pastas, caixas
organização para
que permitam uma pesquisa
a pesquisa de
documentos?
mais eficiente

Sim

Padronizar os documentos
produzidos na empresa

2
 2

Não
Formular um sistema que
Existe um
sistema de implique uma estrutura
padronização dos predefinida do cabeçalho de
documentos? todos os documentos

Sim

Reavaliar o acervo documental

existente

Sim
Documento
duplicado, sem Eliminar, arquivar ou
valor atual ou atualizar documento
já sem uso?

Não

A empresa dispõe Sim Imprimir listagens dos

de Sistema de documentos, identificando
automação sua localização em caso de
eletrônica de
problemas com o sistema.
documentos?

Não

Avaliar o espaço físico utilizado

para conservação e guarda da
documentação

3
 3

As condições Não
físicas
(temperatura, Propor modificações na
humidade relativa) iluminação, climatização ou
iluminação são humidade.
apropriadas?

Sim

Verificar a existência de material

e mobiliário apropriado

Existem matérias Organizar espaço físico e

Sim
amontoados ou verificar existência de caixas
bagunçados que para armazenar, pastas,
atrapalhem o
pastas suspensas, estantes
sistema de gestão
documental? fixos e deslizantes, etc.

Não

Determinar as pessoas
responsáveis do Sistema de
Gestão Documental

Fim
3 CONCLUSOES

A representação gráfica do Roteiro Inicial para o diagnóstico da gestão documental

na MOBILCOM a través da técnica do Fluxograma do Processos, permite uma visão

sequencial e bem organizada das etapas que vão ser o baseamento de uma futura proposta

para melhora na gestão do acervo documental na empresa.

REFERÊNCIAS

Serviço Nacional de Aprendizagem Industria. (SENAI) – ORGANIZAÇAO E CONTROLE

DE DOCUMENTOS. Departamento Regional de Santa Catarina. Brasília, Serie Gestão, 2013.