ARQUIVOLOGIA

PROFESSOR: Edwin Vidal

CONTEÚDO PREVISTO NO EDITAL

ARQUIVOLOGIA – SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

1. Arquivologia 1.1 Importância do Arquivo 1.2 Legislação 1.3
Informação, Suporte e Documento
1.4 Arquivo x Biblioteca x Museu x Centro de Documentação 1.5 Terminologia
Arquivística 1.6 Princípios Arquivísticos
1.7 Classificação dos Arquivos 1.8 Classificação dos Documentos
2. Ciclo Vital dos Documentos 2.1 Arquivo corrente 2.2. Arquivo
intermediário
2.3 Arquivo permanente
3. Sistemas e Métodos de Arquivamento 3.1 Operações de arquivamento
3.2 Tipos, Sistemas e Métodos de Arquivamento
4. Gestão de documentos 4.1 Instrumentos de gestão de documentos
5. Protocolo 6. Gestão Arquivística Digital
3. SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

O futuro da documentação de uma organização,

ou seja, a sua preservação, localização e
acesso, depende primordialmente do bom ou do
mau tratamento que é dispensado a esse
documento em sua fase corrente, ou seja, antes
do arquivamento! Esses eventuais problemas,
fruto de um mau tratamento ao longo de sua
idade corrente, podem e devem ser detectados
e saneados no momento em que o documento
chega à etapa de guarda, ou seja, no momento
do seu arquivamento.
3.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Antes de se guardar os documentos no o Inspeção

arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis o Estudo
ou mesmo em locais de guarda
eletrônicos), o profissional de arquivo o Classificação
deve respeitar uma sequência de etapas. o Codificação
Tais etapas são, na prática, realizadas de o Ordenação
maneira sequencial sem muita distinção
entre onde uma termina e a outra se o Guarda de documentos
inicia. Algumas bancas se referem a
este processo completo como
Classificação ou Rotina de
arquivamento.
3.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Inspeção: Nesta etapa inicial o

profissional deve checar se o documento
está mesmo destinado ao arquivamento.
Para isso deve ser lido o último despacho
para observar se há instrução clara para o
arquivamento. Além disso o arquivista
checa a existência de anexos e se a
classificação atribuída será mantida ou
alterada.
3.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Estudo: O estudo é a leitura cuidadosa

do documento para que se possa
determinar com exatidão em que assunto
o documento deverá ser classificado
(entrada que lhe deverá ser atribuída) e
quais as suas eventuais referências
cruzadas (pode citar outros interessados
no mesmo documento exigindo ações
específicas como a juntada em outro
documento já existente).
 3.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Classificação: Na etapa de classificação

o arquivista, após efetuar o estudo do
documento, deverá identificar os assuntos
principal e secundário do documento,
assim como registrar as suas referências
cruzadas.
A atividade de classificação é puramente
interpretativa e, portanto, depende
totalmente do nível de conhecimento do
responsável em relação as funções da
organização para a qual trabalha.
 3.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Codificação: Na codificação o
arquivista atribui ao documento o
código correspondente a sua
classificação, conforme análise na
etapa anterior.
A codificação reduz o tempo de
ordenação, facilitando o
arquivamento e a localização
posterior.
3.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Ordenação: A ordenação consiste na

reunião dos documentos classificados sob
um mesmo assunto. Caso os documentos
estejam ordenados de maneira adequada,
será possível manter todos os
documentos de um mesmo assunto
reunidos e previamente preparados para
o arquivamento.
Essa etapa tem dois grandes objetivos:
o Agilizar o arquivamento
o Racionalizar o trabalho
 3.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Guarda de documentos: A
guarda é a última atividade
desta sequência pré-
arquivamento e que
consolida o seu resultado.
3.2 TIPOS, SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Arquivamento é conjunto de
operações destinadas ao
acondicionamento e ao
armazenamento de
documentos. O método de
Arquivamento corresponderá à
forma que os documentos
serão armazenados, visando a
sua localização futura, com
condicionamento horizontal e
vertical a pendente da forma do
documento
 SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO

Os métodos de arquivamento
que estudaremos a seguir
pertencem a dois grandes
sistemas: Direto e Indireto.
QUESTÃO 01- IBFC - 2019 - Prefeitura de Cuiabá - MT -
Profissional Nível Médio - Oficial Administrativo

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta.

a) No método alfabético os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados
após o nome, entre parênteses
b) No método numérico cronológico, os documentos são organizados por números, porém
deve-se observar também a data de produção do documento
c) O sistema direto envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou
códigos para se ter acesso ao documento
d) O método dígito-terminal é usado quando há um grande volume de informação
QUESTÃO 01- IBFC - 2019 - Prefeitura de Cuiabá - MT -
Profissional Nível Médio - Oficial Administrativo

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta.

a) No método alfabético os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados
após o nome, entre parênteses
b) No método numérico cronológico, os documentos são organizados por números, porém
deve-se observar também a data de produção do documento
c) O sistema direto envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou
códigos para se ter acesso ao documento
d) O método dígito-terminal é usado quando há um grande volume de informação
QUESTÃO 02- COVEST-COPSET - 2019 - UFPE - ASSISTENTE
EM ADMINISTRAÇÃO

É um exemplo de método de arquivamento ideográfico:

a) dicionário.
b) geográfico.
c) numérico dígito-terminal.
d) soundex.
e) aleatório.
QUESTÃO 02- COVEST-COPSET - 2019 - UFPE - ASSISTENTE
EM ADMINISTRAÇÃO

É um exemplo de método de arquivamento ideográfico:

a) dicionário.
b) geográfico.
c) numérico dígito-terminal.
d) soundex.
e) aleatório.
QUESTÃO 03 - UFGD - 2019 - UFGD - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

Os Arquivos possuem uma diversidade de documentos, que necessitam de tratamento adequado

em sua organização/arquivamento. Paes (2004, p. 61) registra a existência de duas classes de
Métodos de Arquivamento, o Método Básico e o Método Padronizado. A classe do Método Básico
possui quatro possibilidades distintas de organização documental que, também, podem subdividir-
se para melhor adequação dos trabalhos do local.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3 ed. rev. ampl.
Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004.
Assinale a alternativa que apresenta uma forma de ordenamento do Método Básico.
a) Rôneo.
b) Variadex.
c) Automático.
d) Ideográfico
e) Soundex.
QUESTÃO 03 - UFGD - 2019 - UFGD - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

Os Arquivos possuem uma diversidade de documentos, que necessitam de tratamento adequado

em sua organização/arquivamento. Paes (2004, p. 61) registra a existência de duas classes de
Métodos de Arquivamento, o Método Básico e o Método Padronizado. A classe do Método Básico
possui quatro possibilidades distintas de organização documental que, também, podem subdividir-
se para melhor adequação dos trabalhos do local.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3 ed. rev. ampl.
Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004.
Assinale a alternativa que apresenta uma forma de ordenamento do Método Básico.
a) Rôneo.
b) Variadex.
c) Automático.
d) Ideográfico
e) Soundex.
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 SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO: MÉTODOS BÁSICOS

Método alfabético: Esse é o método de sistema direto que tem como elemento
principal das buscas o NOME. Nesse método os documentos são dispostos
seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas
e veremos abaixo. São as 13 regras de alfabetação e as 2 regras de ordenação.
O método alfabético tem como vantagens ser rápido, direto, fácil e barato.
Por outro lado, tende a gerar erros de arquivamento quando seu volume de
documentos é muito grande, em função de cansaço visual, variação na grafia dos
nomes e mesmo equívocos na aplicação das regras de alfabetação e ordenação
abaixo.
 REGRA 01

Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o

prenome.

Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome

 REGRAS 02 E 03

REGRA 02 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados

por hífen não se separam.

REGRA 03 - Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem

a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
 REGRAS 04 E 05

REGRA 04 - As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação

de sobrenomes iguais.

REGRA 05 - Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma,
não são considerados (ver também regra 9).
 REGRA 6

REGRA 06 - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior,

Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não
são considerados na ordenação alfabética. Os graus de parentesco só serão
considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.
REGRAS 07 E 08

REGRA 07 - Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após

o nome completo, entre parênteses.

REGRA 08 - Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,

salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11).
 REGRAS 09 E 10

REGRA 09 - As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser

consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiúscula.

REGRA 10 - Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que

corresponde ao sobrenome da família do pai.
 REGRAS 11 E 12

REGRA 11 - Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados

como se apresentam.

REGRA 12 - Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais

devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins
de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar
a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o
nome.
 REGRA 13

REGRA 13 - Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e

assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão
aparecer no fim, entre parênteses.
REGRA DE ORDENAÇÃO

LETRA POR LETRA - Independente das palavras completas, considera-se cada

uma das letras, na ordem que aparecem.

PALAVRA POR PALAVRA - Nesta regra considera-se primeiro a palavra, depois

parte-se para a primeira letra da palavra seguinte. Antes disso a primeira letra da
palavra seguinte não tem relevância para a ordenação.
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QUESTÃO 04 - UFMT - 2017 - UFMT - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

Considere os nomes abaixo.

Renato dos Santos Araújo.
Emanuela Almeida do Prado.
Renata Alves Teixeira Rocha.
Neymar Santos Júnior.
De acordo com a classificação de arquivo em ordem alfabética (regras de alfabetação), assinale a sequência
correta dos nomes.
a) Santos Araújo, Renato dos. / do Prado, Emanuela Almeida. / Rocha, Renata Alves Teixeira. / Neymar
Júnior, Santos.
b) Araújo, Renato dos Santos. / Prado, Emanuela Almeida do. / Rocha, Renata Alves Teixeira. / Santos
Júnior, Neymar.
c) Santos Araújo, Renato dos. / do Prado, Emanuela Almeida. / Teixeira Rocha, Renata Alves. / Santos
Júnior, Neymar.
d) Santos Araújo, Renato dos. / Prado, Emanuela Almeida do. / Teixeira Rocha, Renata Alves. / Júnior,
Neymar Santos.
QUESTÃO 04 - UFMT - 2017 - UFMT - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

Considere os nomes abaixo.

Renato dos Santos Araújo.
Emanuela Almeida do Prado.
Renata Alves Teixeira Rocha.
Neymar Santos Júnior.
De acordo com a classificação de arquivo em ordem alfabética (regras de alfabetação), assinale a sequência
correta dos nomes.
a) Santos Araújo, Renato dos. / do Prado, Emanuela Almeida. / Rocha, Renata Alves Teixeira. / Neymar
Júnior, Santos.
b) Araújo, Renato dos Santos. / Prado, Emanuela Almeida do. / Rocha, Renata Alves Teixeira. /
Santos Júnior, Neymar.
c) Santos Araújo, Renato dos. / do Prado, Emanuela Almeida. / Teixeira Rocha, Renata Alves. / Santos
Júnior, Neymar.
d) Santos Araújo, Renato dos. / Prado, Emanuela Almeida do. / Teixeira Rocha, Renata Alves. / Júnior,
Neymar Santos.
QUESTÃO 05 - IF-PE - 2019 - IF-PE - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

O método de arquivamento alfabético é um dos mais utilizados em empresas públicas e privadas. Nesse
método, o elemento principal a ser considerado é o NOME. Utilizando o método alfabético e as regras de
alfabetação, ordene de 1 (um) a 5 (cinco) os nomes que seguem:
( ) Pedro Álvares Cabral ( ) Dr. Oswaldo Cruz ( ) Presidente Juscelino Kubitschek ( ) Camilo Castelo Branco ( )
José Maria Dias da Cruz
A ordem CORRETA de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
a) 5–4–3–1–2
b) 4–2–5–1–3
c) 2–4–5–1–3
d) 1–4–5–2–3
e) 2–4–5–3–1
QUESTÃO 05 - IF-PE - 2019 - IF-PE - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

O método de arquivamento alfabético é um dos mais utilizados em empresas públicas e privadas. Nesse
método, o elemento principal a ser considerado é o NOME. Utilizando o método alfabético e as regras de
alfabetação, ordene de 1 (um) a 5 (cinco) os nomes que seguem:
( ) Pedro Álvares Cabral ( ) Dr. Oswaldo Cruz ( ) Presidente Juscelino Kubitschek ( ) Camilo Castelo Branco ( )
José Maria Dias da Cruz
A ordem CORRETA de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
a) 5–4–3–1–2
b) 4–2–5–1–3
c) 2–4–5–1–3
d) 1–4–5–2–3
e) 2–4–5–3–1
MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico é mais um método do

sistema direto, assim como o alfabético. Seu
uso é indicado principalmente quando o
elemento mais importante a ser levado em
conta no documento é a sua procedência ou
local. É um método bastante utilizado para o
arquivo de correspondências.
Tem como principais vantagens ser direto e de
fácil manuseio. Por outro lado, como exige
duas classificações (local e nome do
correspondente) traz um pouco de
complexidade. A ordenação neste caso pode
ser feita por cidade, estado ou país
ORDENAÇÃO POR CIDADE / ESTADO / CORRESPONDENTE

Quando o principal elemento para a

identificação dos arquivos é a cidade (e não o
estado, como abaixo), deve-se adotar a ordem
alfabética das cidades, independentemente do
estado ao qual pertençam. Neste caso não há
qualquer destaque para as capitais.
ORDENAÇÃO POR ESTADO / CIDADE / CORRESPONDENTE

Quando se organiza o arquivo priorizando o estado, as capitais devem ser

alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabética em
relação as demais cidades listadas. Atenção, pois, essa é uma pegadinha muito
comum em prova. A banca traz cidades que, na ordem alfabética, viriam antes da
capital, porém, se a ordenação é por estado, a Capital sempre vem antes das
demais cidades, independentemente da ordem alfabética. Veja abaixo os
exemplos (Salvador x Ilhéus, Recife x Belo Jardim e São Paulo x Santos).
ORDENAÇÃO POR PAÍS

Quando o foco principal da ordenação é o país, alfabeta-se o próprio país em

primeiro lugar, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão
alfabetadas após a capital que, nesta ordenação, novamente ganha relevância.
 MÉTODO NUMÉRICO

O método numérico é utilizado quando o

principal elemento de referência em um
documento é um número. Como a busca
não é realizada diretamente nos
documentos (como nos métodos alfabético
e geográfico), o método numérico é
considerado indireto.
Nele é preciso recorrer a um índice que
fornecerá o número do documento ou da
pasta de arquivamento para localização.
Existem três tipos de métodos numéricos
(todos indiretos!): método simples, método
cronológico e método dígito-terminal.
.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

Numérico simples - O método

numérico simples consiste na
atribuição de um número a cada
correspondente ou cliente,
obedecendo sempre à ordem de
entrada ou de registro.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

Note que as correspondências têm suas pastas numeradas na ordem em que

foram recebidas. A primeira correspondência a chegar tinha como remetente a
Secretaria da Fazenda, depois veio mais uma, de Regina Augusto da Silva e
assim por diante.
Para facilitar a localização das pastas, cria-se um índice alfabético, apontando a
numeração de cada um dos remetentes e, nesse caso, aplica-se a ordenação
alfabética e todas as suas regras. Veja abaixo:
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Neste método, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a

data. Desta forma quem é numerado é o próprio documento e não a pasta. É
um método muito utilizado no sistema público por meio do uso de seus
sistemas de protocolo único (fichas ou registros eletrônicos), ou seja, uma
numeração única e sequencial que é atribuída aos documentos produzidos e
recebidos.
MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL OU CLASSIFICADO

Este método surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo

de arquivamento de grande volume de documentos que têm com elemento
principal de identificação o número. Consiste em decompor o número do
documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita para a
esquerda, formando pares. Isso mesmo! Da direita para a esquerda, ao
contrário do que estamos acostumados.
MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL

Importante saber também que cada dupla de dígitos tem um nome. E é

importante lembrar que a contagem é feita da direita para esquerda. Sendo
assim, veja o exemplo a seguir:
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MÉTODO IDEOGRÁFICO

Método ideográfico (por assunto): O

método ideográfico é aquele no qual o
principal elemento a ser considerado é
o assunto. Não é de fácil aplicação pois
está sempre submetido a interpretação
do usuário, além de tornar necessário o
completo conhecimento das atividades da
instituição. Contudo, é bastante flexível. É
recomendado para grandes massas
documentais e grandes quantidades de
assuntos. É também chamado de Método
Específico por algumas bancas..
MÉTODO IDEOGRÁFICO
MÉTODO IDEOGRÁFICO

Duplex: no método Duplex a

documentação é dividida em classes, por
assuntos, partindo-se do geral para o
particular e não há limite para a criação de
novas classes (ao contrário do método
decimal que veremos na sequência), o
que é uma grande vantagem quando os
dois são comparados.
 MÉTODO IDEOGRÁFICO

Decimal: O método ideográfico numérico decimal baseia-se no sistema decimal de Melvil

Dewey e hoje é universalmente conhecido. A divisão dos assuntos novamente parte do
geral para o particular e cada classe é novamente dividida em subclasses. Note que é
bastante semelhante ao método Duplex que acabamos de estudar.
A maior diferença é que no método decimal as classes podem ser no máximo 10 (9
principais e uma reservada para demais assuntos) Esse procedimento acaba criando
certa complexidade para o método, assim como a limitação imposta pelo limite das
classes que podem ser utilizadas.
Por outro lado, uma vantagem é o fato de que todos os assuntos relacionados com
determinado tópico ficam reunidos em grupos, assim como os números formam
nomenclaturas fáceis de serem retidas na memória.
O número das classes é composto por três algarismos separados por um ponto. A parte
inteira do número é composta por três algarismos, já a parte decimal pode ou não existir e
pode ter um, dois, três ou mais algarismos.
MÉTODO IDEOGRÁFICO
MÉTODO IDEOGRÁFICO

o Unitermo ou Indexação Coordenada (este método não tem sua aplicação

recomendada a arquivos convencionais, mas vem sendo utilizado com grande
êxito nos arquivos especiais e especializados. Nesse método atribui-se a cada
documento um número em ordem crescente, sempre de acordo com sua entrada
no arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em
que ele é procurado.)
MÉTODOS PADRONIZADOS
MÉTODOS PADRONIZADOS

Método variadex: o método Variadex introduz as cores como elementos

auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização
dos documentos. O funcionamento do método se baseia em dividir os arquivos em
seções menores, diminuindo o campo de pesquisa.
Neste método trabalha-se com 5 cores, conforme abaixo:
MÉTODOS PADRONIZADOS

Método automático: No método automático os documentos são arquivados

com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. É um
método que não encontra aplicações práticas no país e praticamente não é
cobrado em concursos. Não vale a pena investir muito tempo por aqui.
Método soundex: no método soundex as unidades de arquivamento são
ordenadas por código, independentemente da sequência alfabética. Tal código é
originado pelo som das consoantes dos nomes, ou seja, pela fonética e pela
pronúncia dos nomes. É mais um método que não tem aplicação prática no
Brasil.
 MÉTODOS PADRONIZADOS

Método rôneo e mnemônico: Os métodos rôneo e mnemônico são considerados

obsoletos. Enquanto no rôneo combinam-se letras, números e cores, no mnemônico,
criam-se mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a
memória do arquivista.
Método Alfanumérico: o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e
números. Ele é analisado a parte pois não é incluído nem entre os métodos básicos e
nem entre os padronizados. Além disso é considerado um método de sistema semi-
indireto, ou seja, nem direto e nem indireto.
QUESTÃO 06 - IBFC - 2016 - SES-PR - TÉCNICO
ADMINISTRATIVO
O arquivamento de documentos tem vários métodos. Aquele método que é utilizado quando a ordenação dos
documentos é feita por assunto denomina-se:
a) Ideográfico.
b) Alfabético.
c) Numérico.
d) Geográfico.
QUESTÃO 06 - IBFC - 2016 - SES-PR - TÉCNICO
ADMINISTRATIVO
O arquivamento de documentos tem vários métodos. Aquele método que é utilizado quando a ordenação dos
documentos é feita por assunto denomina-se:
a) Ideográfico.
b) Alfabético.
c) Numérico.
d) Geográfico.
QUESTÃO 07 - IBFC - 2020 - EBSERH - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO
Sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivo, assinale a alternativa que preencha correta e
respectivamente as lacunas.
"Arquivo _____ são documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro e que devem ser
guardados por longo período. _____,refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu
suporte. No método de arquivamento _____ o principal elemento é o assunto. O método geográfico de
arquivamento é classificado como integrante do sistema _____."
a) Ativo / Espécie / ideográfico / direto
b) Morto / Gênero / ideográfico / direto
c) Morto /Espécie / alfabético / indireto
d) Ativo / Gênero / ideográfico / indireto
e) Morto / Espécie / alfabético / direto
 QUESTÃO 08 - IBFC - 2018 - PREFEITURA DE DIVINÓPOLIS -
MG - SECRETÁRIO ESCOLAR
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações
aos seus usuários, com rapidez e presteza. A respeito das técnicas de arquivamento, os elementos básicos são a
classificação e a codificação. Os métodos de classificação mais utilizados são:
I. Método alfabético – normalmente usado em ordem crescente (de A até Z) sendo útil pela facilidade de
organização e localização de documentos.
II. Arquivamento por assunto – utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de pessoas ou de
documentos, mas sim os assuntos.
III. Método numérico – usam-se números, geralmente em ordem crescente e é mais útil em documentos como
relatórios paginados e outros em que há numeração de código ou páginas.
IV. Método eletrônico – são programas ou sistemas informatizados, com campos de dados e busca diversificados,
que não usam papéis e sempre com a opção de segurança para impedir a perda de dados ou arquivos.
Assinale a alternativa correta:
a) I, II e III apenas
b) I, III e IV apenas
c) I e III apenas
d) I, II e IV apenas
 QUESTÃO 08 - IBFC - 2018 - PREFEITURA DE DIVINÓPOLIS -
MG - SECRETÁRIO ESCOLAR
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações
aos seus usuários, com rapidez e presteza. A respeito das técnicas de arquivamento, os elementos básicos são a
classificação e a codificação. Os métodos de classificação mais utilizados são:
I. Método alfabético – normalmente usado em ordem crescente (de A até Z) sendo útil pela facilidade de
organização e localização de documentos.
II. Arquivamento por assunto – utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de pessoas ou de
documentos, mas sim os assuntos.
III. Método numérico – usam-se números, geralmente em ordem crescente e é mais útil em documentos como
relatórios paginados e outros em que há numeração de código ou páginas.
IV. Método eletrônico – são programas ou sistemas informatizados, com campos de dados e busca diversificados,
que não usam papéis e sempre com a opção de segurança para impedir a perda de dados ou arquivos.
Assinale a alternativa correta:
a) I, II e III apenas
b) I, III e IV apenas
c) I e III apenas
d) I, II e IV apenas
 QUESTÃO 09 - IBFC - 2019 - EMDEC - ANALISTA
ADMINISTRATIVO JR

O método de arquivamento utilizado para guardar um documento deve considerar as características,

identificando o aspecto pelo qual o documento é consultado. De acordo com essa informação, assinale a
alternativa correta.
a) numérico simples é o método utilizado quando o elemento principal para a recuperação da
informação for o número do documento
b) Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos devem ser ordenados
alfabeticamente, para facilitar a posterior localização. Esta forma de ordenação refere-se ao método de
arquivamento alfabético
c) Para tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser
combinado com cores, para identificar a letra procurada. Este método é denominado Colordex
d) Quando o arquivamento é feito por cidades, havendo a separação por estado, não há a necessidade
de se colocar as capitais no início
 QUESTÃO 09 - IBFC - 2019 - EMDEC - ANALISTA
ADMINISTRATIVO JR

O método de arquivamento utilizado para guardar um documento deve considerar as características,

identificando o aspecto pelo qual o documento é consultado. De acordo com essa informação, assinale a
alternativa correta.
a) numérico simples é o método utilizado quando o elemento principal para a recuperação da
informação for o número do documento
b) Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos devem ser ordenados
alfabeticamente, para facilitar a posterior localização. Esta forma de ordenação refere-se ao método de
arquivamento alfabético
c) Para tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser
combinado com cores, para identificar a letra procurada. Este método é denominado Colordex
d) Quando o arquivamento é feito por cidades, havendo a separação por estado, não há a necessidade
de se colocar as capitais no início
QUESTÃO 10 - IBFC - 2016 - EMDEC - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO JR

Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que trabalha e, para tanto, necessita saber
como eles podem ser armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o assunto e iniciou a
tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao tipo de ordem:
I. Ordenar por data.
II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.
a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III
c) Apenas I e III
d) I, II e III.
QUESTÃO 10 - IBFC - 2016 - EMDEC - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO JR

Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que trabalha e, para tanto, necessita saber
como eles podem ser armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o assunto e iniciou a
tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao tipo de ordem:
I. Ordenar por data.
II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.
a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III
c) Apenas I e III
d) I, II e III.
 ARQUIVOLOGIA
PROFESSOR: Edwin Vidal
 ARQUIVOLOGIA
PROFESSOR: Edwin Vidal
GESTÃO DE DOCUMENTOS

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

a produção, tramitação, utilização, avaliação e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também
chamado administração de documentos.
Objetivos: procura racionalizar
todas as atividades dos
documentos ao longo do seu ciclo
de vida e imprimir agilidade a todo
o processo de busca e
disponibilização das informações
buscadas.
 MODELOS DE ARQUIVO E TIPOS DE PASTA

É comum encontrarmos diferentes tipos de pastas utilizadas na organização dos

mais variados tipos de arquivos. Além das pastas, também são utilizados caixas e
envelopes.

PASTA SUSPENSA PASTA AZ PASTA CATÁLOGO OFÍCIO PASTA SANFONADA PASTA GRAMPO
 MODELOS DE ARQUIVO E TIPOS DE PASTA

PASTA ABA ELÁSTICO CAIXA BOX OU ARQUIVO DE GAVETAS ARQUIVO FICHÁRIO ARQUIVO DESLIZANTE
CAIXA DE ARQUIVO
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
ATIVIDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

As principais atividades de gestão de

documentos são: classificação, avaliação,
seleção e destinação.
Classificação: é a análise e identificação do
conteúdo de documentos, seleção da categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados,
podendo-se lhes atribuir códigos. A classificação
deve ocorrer no protocolo, no momento do
registro do documento, o que também facilita as
tarefas arquivísticas que vêm em seguida.
ATIVIDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Avaliação: é o processo de análise de

documentos de arquivo, que estabelece os
prazos de guarda e a destinação, de acordo
com os valores que lhes são atribuídos.
Valor Primário (também chamado de
administrativo ou imediato) - valor atribuído a
um documento em função do interesse que
possa ter para a entidade produtora.
Valor Secundário (conhecido também por
histórico ou mediato) - valor atribuído a um
documento em função do interesse que possa
ter para a entidade produtora e outros usuários
 ATIVIDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Seleção: é a separação dos documentos de

valor permanente daqueles passíveis de
eliminação, mediante critérios e técnicas
previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.
ATIVIDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Destinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de

documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
O documento pode ter 3 tipos de destinação:
- Eliminação: destruição após o cumprimento do prazo de guarda e não existência de
valor secundário.
- Transferência: envio dos documentos para arquivo intermediário para cumprimento do
prazo de guarda e espera de sua destinação final. A Transferência pode ser permanente
(realizada em intervalos irregulares) ou periódica (seguindo cronograma de intervalos
regulares).
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo permanente considerando que já
cumpriu seus prazos de guarda e possui valor secundário, seja ele histórico, probatório
ou informativo. O Recolhimento, por sua vez, pode ser sistemático (de acordo com
cronograma), regular (sempre que ultrapassado o limite de uso primário) ou selvagem
(sem qualquer critério).
ATIVIDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Plano de Classificação é o esquema de

distribuição de documentos em classes, de
acordo com métodos de arquivamento
específicos, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da
análise do arquivo por ela produzido.
Expressão geralmente adotada em arquivos
correntes.
Esta ferramenta serve para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido
por um órgão no exercício de suas funções ou
atividades.
INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Tabela de temporalidade é o
instrumento de destinação,
aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de
guarda tendo em vista a
transferência, recolhimento,
descarte ou eliminação de
documentos. A tabela de
temporalidade traz duas informações
críticas para a atividade de avaliação:
o prazo de guarda e a destinação
final do documento.
QUESTÃO 11 - IDECAN - 2019 - UNIVASF - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO
Considera-se o plano de classificação de documentos o instrumento de gestão documental utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido e recebido ou acumulado pelo Órgão da Administração
Pública no exercício de suas funções e atividades. Logo, a classificação de documentos se dá
a) pela atividade meio que repete a mesma informação sobre os documentos e o grupo funcional.
b) pelo conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
c) pelo agrupamento de atividades afins, correspondendo a uma vertente da função.
d) pela sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos sob o mesmo tema.
e) pela estrutura organizacional da Administração Pública, item competência do Órgão.
QUESTÃO 11 - IDECAN - 2019 - UNIVASF - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO
Considera-se o plano de classificação de documentos o instrumento de gestão documental utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido e recebido ou acumulado pelo Órgão da Administração
Pública no exercício de suas funções e atividades. Logo, a classificação de documentos se dá
a) pela atividade meio que repete a mesma informação sobre os documentos e o grupo funcional.
b) pelo conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
c) pelo agrupamento de atividades afins, correspondendo a uma vertente da função.
d) pela sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos sob o mesmo
tema.
e) pela estrutura organizacional da Administração Pública, item competência do Órgão.
QUESTÃO 12 - IDECAN - 2016 - UFPB – ARQUIVISTA

Acerca da teoria das três idades, assinale a afirmativa INCORRETA.

a) A tabela de temporalidade é a representação esquematizada da teoria das três idades.
b) A eliminação de documentos com valor secundário ocorre nos arquivos de terceira idade.
c) A avaliação documental consiste em identificar os valores para os documentos e analisar seu ciclo de
vida.
d) A passagem do documento do arquivo de primeira idade para o de segunda idade é chamada
tecnicamente de transferência.
QUESTÃO 12 - IDECAN - 2016 - UFPB – ARQUIVISTA

Acerca da teoria das três idades, assinale a afirmativa INCORRETA.

a) A tabela de temporalidade é a representação esquematizada da teoria das três idades.
b) A eliminação de documentos com valor secundário ocorre nos arquivos de terceira idade.
c) A avaliação documental consiste em identificar os valores para os documentos e analisar seu ciclo de
vida.
d) A passagem do documento do arquivo de primeira idade para o de segunda idade é chamada
tecnicamente de transferência.
 ARQUIVOLOGIA
PROFESSOR: Edwin Vidal
 ARQUIVOLOGIA
PROFESSOR: Edwin Vidal
 PROTOCOLO

As atividades de protocolo consistem num conjunto de operações que visam o

controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos
recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a assegurar sua imediata distribuição,
localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações.
PROTOCOLO

Recebimento: procedimento de entrada de documentos

na Unidade com atribuições de Protocolo ou nas demais
unidades do órgão/entidade.
Classificação: 1 - organização dos documentos de um
arquivo ou coleção, de acordo com um plano de
classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. 2
Análise e identificação do conteúdo de documentos,
seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 3 Atribuição
a documentos, ou às informações neles contidas, de
graus de sigilo, conforme legislação específica. Também
chamada classificação de segurança.
PROTOCOLO

Registro:
1 Anotação sistemática em livro próprio.
2 Unidade de informação logicamente indivisível.
 PROTOCOLO

Distribuição: na etapa de distribuição, os documentos que foram recebidos,

classificados e registrados são preparados para serem encaminhados aos
respectivos destinatários internos. Não se esqueça que tanto na etapa de
distribuição como na expedição (que veremos adiante), há envio de documentos
aos destinatários.
PROTOCOLO

Expedição: em relação à expedição,

devemos considerar que é o
procedimento de remessa das
correspondências ou documentos
para outras instituições (destinatários
externos). A diferença entre distribuição
e expedição é que na distribuição o
destinatário é interno, já na expedição o
destinatário é externo.
PROTOCOLO

Controle de tramitação: curso do

documento desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de sua
função administrativa. Também chamado
movimentação ou trâmite. É vedada a
tramitação de documento, avulso ou
processo, sem o respectivo registro no
instrumento de encaminhamento e de
controle da tramitação, disponíveis em
sistema informatizado ou
excepcionalmente em formulário.
 PROTOCOLO

Atuação: ação pela qual um documento

recebido no protocolo passa a constituir
processo, mas também pode ser entendida
como uma sequência de operações
técnicas que tem por finalidade dar forma
processual ao conjunto de documentos
acumulados no decorrer de uma ação
administrativa, visando encaminhamento,
manifestação e decisão.
 QUESTÃO 13 - 2014 - COLÉGIO PEDRO II - AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

Em relação ao protocolo, assinale a alternativa INCORRETA.

a) Excluem-se registro e classificação das atividades atribuídas ao serviço de protocolo.
b) Considera-se também protocolo o livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
c) Constitui um dos métodos de controle envolvidos na fase de utilização de documentos dentro da
administração de documentos/gestão documental.
d) Fazem parte da rotina de atividades de um profissional de protocolo a distribuição das
correspondências recebidas e, ainda, o controle de tramitação de documentos.
e) Uma ficha de protocolo armazena informações sobre a movimentação do arquivo e deve conter,
dentre outras informações, a data de entrada do documento, bem como o assunto.
 QUESTÃO 13 - 2014 - COLÉGIO PEDRO II - AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

Em relação ao protocolo, assinale a alternativa INCORRETA.

a) Excluem-se registro e classificação das atividades atribuídas ao serviço de protocolo.
b) Considera-se também protocolo o livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
c) Constitui um dos métodos de controle envolvidos na fase de utilização de documentos dentro da
administração de documentos/gestão documental.
d) Fazem parte da rotina de atividades de um profissional de protocolo a distribuição das
correspondências recebidas e, ainda, o controle de tramitação de documentos.
e) Uma ficha de protocolo armazena informações sobre a movimentação do arquivo e deve conter,
dentre outras informações, a data de entrada do documento, bem como o assunto.
 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

Despacho: é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a

uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.
Os despachos podem ser informativos (de participação, encaminhamento ou que
determinem providências administrativas) ou decisórios (fundamentados, de
aprovação ou não aprovação).
Juntada: é a união de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a
processo, realizando-se por anexação (em caráter definitivo) ou apensação (em
caráter temporário).
Desapensação: ocorre quando há a necessidade de separar processo(s),
anteriormente, juntado(s) por apensação.
Desentranhamento: consiste na retirada de folhas/documentos do processo de
forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado.
 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

Desmembramento: consiste na retirada de folhas/documentos do processo de

forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo
processo.
Atenção aqui com a menção a “formação de um novo processo”. É isso que
diferencia o desmembramento do desentranhamento. Essa é uma pegadinha
clássica das bancas.
Empréstimo: O empréstimo de documentos, avulsos ou processos, não se
caracteriza como desarquivamento, pois ocorre para fins de referência,
consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a
consequente continuidade da ação do documento.
 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DIGITAL

Documento digital: para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA),

documento digital é um documento codificado em dígitos binários, acessível
por meio de sistema computacional.
 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DIGITAL

Digitalização: é o processo de conversão de um documento para o formato digital

por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. Atenção para não confundir
documento nato digital com documento digitalizado!
 QUESTÃO 15 - IBFC - 2019 - SESACRE - AGENTE
ADMINISTRATIVO

Considere que: _____ é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e
expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.
O(A) _____ compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por
onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.
Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas
a) Apensamento / anexação
b) Protocolo / protocolo
c) Arquivo / arquivo
d) Armazenamento / busca
 QUESTÃO 15 - IBFC - 2019 - SESACRE - AGENTE
ADMINISTRATIVO

Considere que: _____ é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e
expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.
O(A) _____ compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por
onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.
Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas
a) Apensamento / anexação
b) Protocolo / protocolo
c) Arquivo / arquivo
d) Armazenamento / busca
 QUESTÃO 16 - IBFC - 2019 - SESACRE - AGENTE
ADMINISTRATIVO

O protocolo, como área, possui atribuições específicas a serem observadas, devido à sua importância em
qualquer política de gestão documental e a especificidade das atividades realizadas. A respeito das
atribuições do procedimento do protocolo em documentos, analise as afirmativas abaixo.
I. Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente o que for digitalizado, registrar, distribuir e
tramitar os documentos de origem externa recebidos pelas unidades do órgão ou entidade, assim como o
enviar ao Arquivo Geral ou especial, conforme definição interna de cada Unidade, os documentos originais em
suporte papel, em CDs, DVDs, entre outros.
II. Expedir documentos via correios quando não for possível a expedição eletrônica.
III. Caso haja violação dos documentos recebidos via Correios, comunicar o fato à área de documentação do
órgão ou entidade e à área ou ao servidor destinatário.
Assinale a alternativa correta
a) Apenas a afirmativa I está correta
b) Apenas a afirmativa II está correta
c) Apenas a afirmativa III está correta
d) As afirmativas I, II e III estão corretas
 QUESTÃO 16 - IBFC - 2019 - SESACRE - AGENTE
ADMINISTRATIVO

O protocolo, como área, possui atribuições específicas a serem observadas, devido à sua importância em
qualquer política de gestão documental e a especificidade das atividades realizadas. A respeito das
atribuições do procedimento do protocolo em documentos, analise as afirmativas abaixo.
I. Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente o que for digitalizado, registrar, distribuir e
tramitar os documentos de origem externa recebidos pelas unidades do órgão ou entidade, assim como o
enviar ao Arquivo Geral ou especial, conforme definição interna de cada Unidade, os documentos originais em
suporte papel, em CDs, DVDs, entre outros.
II. Expedir documentos via correios quando não for possível a expedição eletrônica.
III. Caso haja violação dos documentos recebidos via Correios, comunicar o fato à área de documentação do
órgão ou entidade e à área ou ao servidor destinatário.
Assinale a alternativa correta
a) Apenas a afirmativa I está correta
b) Apenas a afirmativa II está correta
c) Apenas a afirmativa III está correta
d) As afirmativas I, II e III estão corretas
 QUESTÃO 16 - IBFC - 2020 - EBSERH - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO

O setor de Protocolo é, comumente, o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos. Acerca desse assunto, assinale a alternativa incorreta.
a) Quando o setor de Protocolo é centralizado, os documentos e atividades de controle ficam em um
único local na organização
b) Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao
arquivo
c) São vantagens do sistema descentralizado: treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo,
maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos e nítida delimitação de responsabilidades
d) A tramitação é um conjunto de procedimentos formais definidos pela empresa. É o caminho que o
documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função)
 QUESTÃO 16 - IBFC - 2020 - EBSERH - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO

O setor de Protocolo é, comumente, o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos. Acerca desse assunto, assinale a alternativa incorreta.
a) Quando o setor de Protocolo é centralizado, os documentos e atividades de controle ficam em um
único local na organização
b) Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao
arquivo
c) São vantagens do sistema descentralizado: treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo,
maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos e nítida delimitação de
responsabilidades
d) A tramitação é um conjunto de procedimentos formais definidos pela empresa. É o caminho que o
documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função)
 QUESTÃO 17 IBFC - 2019 - PREFEITURA DE CUIABÁ - MT -
PROFISSIONAL NÍVEL MÉDIO - OFICIAL ADMINISTRATIVO

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta.

a) No método alfabético os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome,
entre parênteses
b) No método numérico cronológico, os documentos são organizados por números, porém deve-se
observar também a data de produção do documento
c) O sistema direto envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou códigos para se
ter acesso ao documento
d) O método dígito-terminal é usado quando há um grande volume de informação
 QUESTÃO 17 IBFC - 2019 - PREFEITURA DE CUIABÁ - MT -
PROFISSIONAL NÍVEL MÉDIO - OFICIAL ADMINISTRATIVO

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta.

a) No método alfabético os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome,
entre parênteses
b) No método numérico cronológico, os documentos são organizados por números, porém deve-se
observar também a data de produção do documento
c) O sistema direto envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou códigos
para se ter acesso ao documento
d) O método dígito-terminal é usado quando há um grande volume de informação
 QUESTÃO 18 IBFC - 2015 - HMDCC - TÉCNICO EM
ADMINISTRAÇÃO

As sentenças abaixo discorrem sobre protocolo e classificação de documentos. Analise-as, atribua valores (V)
verdadeiro ou (F) falso e assinale a alternativa que representa a sequência correta de cima para baixo:
( ) Protocolo é o setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e
tramitação de documentos. ( ) Classificação de documentos é a seqüência de operações que, de acordo com
as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir em
classes os documentos de um arquivo (por nome, geografia, assunto, data...).
f) V, V.
g) F, V.
h) V, F.
i) F, F.
 QUESTÃO 18 IBFC - 2015 - HMDCC - TÉCNICO EM
ADMINISTRAÇÃO

As sentenças abaixo discorrem sobre protocolo e classificação de documentos. Analise-as, atribua valores (V)
verdadeiro ou (F) falso e assinale a alternativa que representa a sequência correta de cima para baixo:
( ) Protocolo é o setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e
tramitação de documentos. ( ) Classificação de documentos é a seqüência de operações que, de acordo com
as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir em
classes os documentos de um arquivo (por nome, geografia, assunto, data...).
f) V, V.
g) F, V.
h) V, F.
i) F, F.
 QUESTÃO 19 IBFC - 2020 - EBSERH - Assistente
Administrativo

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei de Arquivos nº 8.159/1991). Acerca desse assunto,
assinale a alternativa correta.
a) As fases da gestão de documentos são: recebimento, manutenção e destinação final
b) Tramitação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda
e a destinação final, de acordo com os valores que lhes são atribuídos
c) Documentos de guarda temporária são aqueles de interesse passageiro, que não possuem valor
administrativo, legal ou fiscal para o órgão ou entidade
d) Os prazos de guarda não se vinculam à determinação do valor do documento, mas ao tempo
necessário para seu arquivamento nas fases corrente e permanente, procurando atender, exclusivamente, às
necessidades da administração que o gerou
e) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento ou eliminação de
documentos
 QUESTÃO 19 IBFC - 2020 - EBSERH - Assistente
Administrativo

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei de Arquivos nº 8.159/1991). Acerca desse assunto,
assinale a alternativa correta.
a) As fases da gestão de documentos são: recebimento, manutenção e destinação final
b) Tramitação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda
e a destinação final, de acordo com os valores que lhes são atribuídos
c) Documentos de guarda temporária são aqueles de interesse passageiro, que não possuem valor
administrativo, legal ou fiscal para o órgão ou entidade
d) Os prazos de guarda não se vinculam à determinação do valor do documento, mas ao tempo
necessário para seu arquivamento nas fases corrente e permanente, procurando atender, exclusivamente, às
necessidades da administração que o gerou
e) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência,
recolhimento ou eliminação de documentos
 QUESTÃO 20 IBFC - 2020 - TRE-PA - TÉCNICO JUDICIÁRIO

Acerca da importância da implementação dos programas de gestão de documentos, assinale a alternativa

incorreta.
a) estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos
para um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica
b) servem como instrumentos de organização embora não consigam articular as ações para enfrentar
os problemas/questões
c) facilitam a identificação dos problemas/ questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os objetivos
d) nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s)
produto(s)
 QUESTÃO 20 IBFC - 2020 - TRE-PA - TÉCNICO JUDICIÁRIO

Acerca da importância da implementação dos programas de gestão de documentos, assinale a alternativa

incorreta.
a) estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos
para um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica
b) servem como instrumentos de organização embora não consigam articular as ações para
enfrentar os problemas/questões
c) facilitam a identificação dos problemas/ questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os objetivos
d) nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s)
produto(s)
 QUESTÃO 21 VUNESP - 2019 - UFABC - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

Na biblioteca da Universidade Saberes e Conhecimentos optou-se por organizar documentos tendo por base
a divisão por 10 classes principais, que, por sua vez, são divididas em subclasses. O nome desse método de
arquivamento é
a) variadex.
b) duplex.
c) numérico dígito-terminal.
d) de classificação decimal.
e) numérico cronológico.
 QUESTÃO 21 VUNESP - 2019 - UFABC - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

Na biblioteca da Universidade Saberes e Conhecimentos optou-se por organizar documentos tendo por base
a divisão por 10 classes principais, que, por sua vez, são divididas em subclasses. O nome desse método de
arquivamento é
a) variadex.
b) duplex.
c) numérico dígito-terminal.
d) de classificação decimal.
e) numérico cronológico.
 QUESTÃO 22 IBFC - 2019 - PREFEITURA DE CUIABÁ - MT -
PROFISSIONAL NÍVEL MÉDIO - OFICIAL ADMINISTRATIVO

O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos materiais. Combater as causas de deterioração
pode prolongar a vida útil de livros e documentos. Acerca das condutas, em relação à conservação dos
materiais, assinale a alternativa incorreta.
a) Aplicar um tratamento de conservação dentro do limite do necessário e orientar-se pelo absoluto
respeito à integridade estética, histórica e material de uma obra
b) Adotar o princípio da proveniência, uma vez que, o material de arquivo não pode ser submetido a
qualquer procedimento ou tratamento que não possa ser desfeito, caso necessário
c) Formular um diagnóstico do estado geral de conservação da obra e uma proposta quanto aos
métodos e materiais que poderão ser utilizados durante o tratamento
d) Documentar todos os registros históricos porventura encontrados, sem destruí-los, falsificá-los ou
removê-los
 QUESTÃO 22 IBFC - 2019 - PREFEITURA DE CUIABÁ - MT -
PROFISSIONAL NÍVEL MÉDIO - OFICIAL ADMINISTRATIVO

O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos materiais. Combater as causas de deterioração
pode prolongar a vida útil de livros e documentos. Acerca das condutas, em relação à conservação dos
materiais, assinale a alternativa incorreta.
a) Aplicar um tratamento de conservação dentro do limite do necessário e orientar-se pelo absoluto
respeito à integridade estética, histórica e material de uma obra
b) Adotar o princípio da proveniência, uma vez que, o material de arquivo não pode ser
submetido a qualquer procedimento ou tratamento que não possa ser desfeito, caso necessário
c) Formular um diagnóstico do estado geral de conservação da obra e uma proposta quanto aos
métodos e materiais que poderão ser utilizados durante o tratamento
d) Documentar todos os registros históricos porventura encontrados, sem destruí-los, falsificá-los ou
removê-los
 QUESTÃO 23 IBFC - 2018 - CÂMARA MUNICIPAL DE
ARARAQUARA - SP - ANALISTA EM INFORMAÇÃO

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. Para Gonçalves “A(O)

___________corresponderia às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter
corrente, a partir da análise das funções e atividades do organismo produtor de arquivos”. Para Gonçalves “o
procedimento técnico de _____________ alcança, portanto, os tipos documentais (identifica-os e articula-os
entre si), mas considera sobretudo a forma e as razões que determinaram sua existência (como e por quê
foram produzidos)”. Enquanto a(o) ___________ “aborda os tipos documentais especialmente do ponto de
vista das consultas que lhes forem feitas”... Gonçalves (1998, p. 11,12)
a) arranjo, classificação e ordenação
b) ordenação, classificação e arranjo
c) classificação, descrição e arranjo
d) arranjo, ordenação, catalogação
e) classificação, classificação e ordenação
 QUESTÃO 23 IBFC - 2018 - CÂMARA MUNICIPAL DE
ARARAQUARA - SP - ANALISTA EM INFORMAÇÃO

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. Para Gonçalves “A(O)

___________corresponderia às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter
corrente, a partir da análise das funções e atividades do organismo produtor de arquivos”. Para Gonçalves “o
procedimento técnico de _____________ alcança, portanto, os tipos documentais (identifica-os e articula-os
entre si), mas considera sobretudo a forma e as razões que determinaram sua existência (como e por quê
foram produzidos)”. Enquanto a(o) ___________ “aborda os tipos documentais especialmente do ponto de
vista das consultas que lhes forem feitas”... Gonçalves (1998, p. 11,12)
a) arranjo, classificação e ordenação
b) ordenação, classificação e arranjo
c) classificação, descrição e arranjo
d) arranjo, ordenação, catalogação
e) classificação, classificação e ordenação
 QUESTÃO 24 FCM - 2019 - IFN-MG - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

É correto afirmar que no processo de ordenação eficaz de documentos de arquivo, o assistente administrativo
deve considerar, exceto
a) a rotina.
b) os empilhamentos.
c) a forma de consulta.
d) a movimentação interna.
e) os elementos informativos.
 QUESTÃO 24 FCM - 2019 - IFN-MG - ASSISTENTE EM
ADMINISTRAÇÃO

É correto afirmar que no processo de ordenação eficaz de documentos de arquivo, o assistente administrativo
deve considerar, exceto
a) a rotina.
b) os empilhamentos.
c) a forma de consulta.
d) a movimentação interna.
e) os elementos informativos.
 QUESTÃO 25 SUGEP - UFRPE - 2019 - UFRPE - ASSISTENTE
EM ADMINISTRAÇÃO

Um dos principais métodos de arquivamento é o alfabético. Esse método é um dos mais usados nas
empresas por apresentar o benefício de ser muito simples e rápido. O elemento principal levado em
consideração nesse esquema é o nome. Já o método numérico cronológico é caracterizado quando:
a) a organização dos documentos é realizada pela data.
b) os documentos são organizados por estado ou país.
c) a organização dos documentos é por assunto.
d) os documentos são ordenados por números.
e) o método simples deixa de ser eficiente e se utilizam números maiores, com muitos dígitos.
 QUESTÃO 25 SUGEP - UFRPE - 2019 - UFRPE - ASSISTENTE
EM ADMINISTRAÇÃO

Um dos principais métodos de arquivamento é o alfabético. Esse método é um dos mais usados nas
empresas por apresentar o benefício de ser muito simples e rápido. O elemento principal levado em
consideração nesse esquema é o nome. Já o método numérico cronológico é caracterizado quando:
a) a organização dos documentos é realizada pela data.
b) os documentos são organizados por estado ou país.
c) a organização dos documentos é por assunto.
d) os documentos são ordenados por números.
e) o método simples deixa de ser eficiente e se utilizam números maiores, com muitos dígitos.
 QUESTÃO 26 IDECAN - 2014 - CNEN - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO

Nos termos da terminologia arquivística, usualmente adotada no Brasil, assinale a afirmativa correta quanto
aos métodos de ordenação de documento em um arquivo.
a) Método variadex: ordenação que tem por eixo a conjugação discricionária de vários critérios de
arquivamento de documentos.
b) Método duplex: ordenação que tem por eixo a conjugação de dois métodos de arquivamento de
documentos, a critério do arquivista.
c) Método soundex: ordenação que tem por eixo a fonética e a grafia dos nomes que intitulam os
documentos de um determinado arquivo.
d) Método dígito-terminal: ordenação que tem por eixo um código numérico dividido em grupos de
dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos.
e) Método numérico: ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em
dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.
 QUESTÃO 26 IDECAN - 2014 - CNEN - ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO

Nos termos da terminologia arquivística, usualmente adotada no Brasil, assinale a afirmativa correta quanto
aos métodos de ordenação de documento em um arquivo.
a) Método variadex: ordenação que tem por eixo a conjugação discricionária de vários critérios de
arquivamento de documentos.
b) Método duplex: ordenação que tem por eixo a conjugação de dois métodos de arquivamento de
documentos, a critério do arquivista.
c) Método soundex: ordenação que tem por eixo a fonética e a grafia dos nomes que intitulam os
documentos de um determinado arquivo.
d) Método dígito-terminal: ordenação que tem por eixo um código numérico dividido em grupos de
dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos.
e) Método numérico: ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim
por diante.
OBRIGADO!!!