UNIFAI – CENTRO UNIVERSITÁRIO ASSUNÇÃO BIBLIOTECONOMIA

Dafne do Prado S. Martins de Oliviera Dalila Athayde Andrade Schaden Emerson da Silva Jaqueline Sidiney Geraldo da Cunha

METODOS DE ARQUIVAMENTO

Trabalho apresentado à disciplina de Arquivologia, no curso de Biblioteconomia/ Noturno 4º semestre Professora. Maria Cecilia

São Paulo 2011

SUMÁRIO

1 - INTRODUÇÃO...............................................................................1 2 - OBJETIVOS.....................................................................................2 3 - CONCEITOS E DEFINIÇÕES........................................................3 3.1 – ARQUIVAMENTO...................................................................... 3.2 – ARQUIVO.................................................................................... 3.2.1 - ARQUIVO CORRENTE............................................................ 3.2.2 - ARQUIVO PERMANENTE...................................................... 3.3 – FUNÇÃO...................................................................................... 3.4 – VALORES.................................................................................... 3.5 - SISTEMA DIRETO...................................................................... 3.6 - SISTEMA INDIRETO.................................................................. 3.7 - SISTEMA SEMI-INDIRETO....................................................... 4 – METODOS DE ARQUIVAMENTO............................................. 4.1 – MÉTODO ALFABÉTICO.......................................................... 4.1.1 – VANTAGENS......................................................................... 4.1.2 – DESVANTAGENS................................................................. 4.1.3 – REGRAS DE ALFABETAÇÃO............................................ 4.2 – METODO GEOGRÁFICO....................................................... 4.2.1 – VANTAGENS........................................................................ 4.2.1 – DESVANTAGENS................................................................ 4.2.3 – MODELOS............................................................................. 4.3 – METODOS NÚMERICOS....................................................... 4.3.1 – SIMPLES............................................................................... 4.3.2 – CRONOLOGICO.................................................................. 4.3.3 – DIGITO TERMINAL.............................................................. 4.3.4 – VANTAGENS........................................................................................... 4.3.4 – DESVANTAGENS................................................................. 4.3.5 – MODELOS............................................................................. 4.4 – METODOS IDEOGRÁFICOS – ASSUNTOS .......................... 4.4.1 – METODOS POR ASSUNTO.................................................. 4.4.1.1 - MÉTODO ALFABÉTICO.................................................... 4.4.1.2 - ORDEM DICIONÁRIA........................................................ 4.4.1.3 - ORDEM ENCICLOPÉDICA................................................ 4.4.2 - MÉTODO NUMÉRICO DE ASSUNTO................................. 4.4.2.1 - MÉTODO DUPLEX............................................................. 4.4.2.2 - MÉTODO DECIMAL.......................................................... 4.4.2.2.1 - ÍNDICE ALFABÉTICO.................................................... 4.4.2.3 – UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA.......................... 4.4.3 – VANTAGENS...................................................................................... 4.4.4 – DESVANTAGENS.............................................................................. 4.4.5 – MODELOS........................................................................................... 4.5 – METODO PADRONIZADOS.................................................................. 4.5.1 - MÉTODO VARIADEX.........................................................................

............4 – MODELO....................................................................................................3 – DESVANTAGENS............ REFERÊNCIAS...................................... 4............ CONCLUSÃO..............................................................................................4................................2 – VANTAGENS.......................................................................... 4............................................5.. ...................5....5........

para que serve e objetivo concentuando-os. o que é. Cronologico e Digito Terminal Ideograficos (Assuntos) Alfabetico – Enciclopédico e Dicionário Numericos – Duplex. Decimal e Unitermo ou Indexacao Coordenada Padronizados Variadex . Basicos Alfabetico Geografico Numerico – Simples.1 – INTRODUÇÃO O presente trabalho foi elaborado com o objetivo mostrar os métodos de arquivamento. exemplificando as vantagens e desvantagens dos métodos envolvidos.

localização rápida. conservação do acervo e melhor aproveitamento de mão-de-obra. maior agilidade operacional. permitindo exelentes resultados em padronização. .2 – OBJETIVOS O objetivo do trabalho é demonstrar os metodos de arquivamento. eliminação de riscos.

pois.2 – ARQUIVO É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo/instituição/entidade/pessoa.3 – FUNÇÃO A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. 3.2 .2. o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. 3.2.ARQUIVO CORRENTE Conjunto de documentos em curso de uso freqüentes também denomindado arquivo de movimento. Arquivo Intermediario. do que guardar (arquivar) é achar. rapidamente (recuperar as informações) no momento desejado. Mais importante.ARQUIVO PERMANENTE Conjunto de documentos que são preservados respeitada a destinação estabelecida. . O termo arquivo pode também ser usado para designar conjunto de documentos e o móvel para guarda de documentos. adequado as suas finalidades e é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes. 3.3 – CONCEITO E DEFINIÇÕES 3. Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devido lugares em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com método definido. Arquivo em deposito. local onde o acervo documental devera ser conservado. Finalidade.1 – ARQUIVAMENTO A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de diretios e obrigações. o que so se efetivara se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. 3.Conjunto de documentos colocados sob a guardda de um arquivo permanente embora não pertençam ao ser acervos.1 .A principal finalidade dos arquivos é servir a administração constituindo-se com o decorrer do tempo em base do conhecimento da historia. que aguardam destine disponibilizar as informações contidas MPs documentos para a ação final. Cada ramo de atividade exige um método diferente.

SISTEMA SEMI-INDIRETO É a combinação entre letras e números mais conhecido como método alfanumérico. desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. É um método direto.7 . sendo permitido o uso do termo secundário. 3.2005) 4.3. para se localizar o documento.1 – MÉTODO ALFABÉTICO É o mais simples. realizado pelos historiadores em geral. 3. com as respectivas letras.2 – DESVANTAGENS . é preciso antes consultar um índice ou um código 3.1. respeitadas as normas gerais para a alfabetação.1 – VANTAGENS Os documentos ficam armazenados em ordem rigorosamente alfabética e sua localização não necessita de pesquisa em algum índice tão somente ir seguindo a ordem alfabética.SISTEMA DIRETO É aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde esta guardado. Nesse método. 4. valor primário. posteriormente esses documentos passam a ter um valor residual. 4 – METODOS DE ARQUIVAMENTO 4. que valera. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.4 – VALORES Se ao tempo da produção. as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética. eles serviram a dimensão jurídica e administrativa (usio primário.5 .1.SISTEMA INDIRETO É aquele em que. valor de prova). (PAES. pois não se inclui nem na classe de método básico nem padronizado e é considerado sistema semi-indireto. porque a pesquisa é feita diretamente no documento. de cunho mais amplo que o restrito ditado jurídico e administrativo contido no teor documental. tramitação e vigência dos documento a (chamada primeira idade arquivistica).6 . através de guias divisórias. É o seu valor secundário.

Antunes. Paulo. J. Humberto Porto-Seguro. 3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo. Pedro Paulo Macedo Paulino Andrade Jarbas Vasconcelos Macedo. Paulino Macedo. João Pereira. São . 4. Jonas Pereira José. Heitor Villa-Lobos Humberto Castelo-Branco Luciano Porto-Seguro Villa-Lobos. Luciano 4) Sobrenomes formados com Santo. Jarbas 2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.seguem as regras dos nomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Mário do . Paula d’ Câmara.3 – REGRAS DE ALFABETAÇÃO 1) Nas pessoas físicas. Pedro Paulo Andrade.Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético. Aníbal. Pereira. Heitor Castelo-Branco. João. Maria São Paulo. “da”. J. Couto. Paula d’Alencar Luíza da Câmara José de Oliveira Mário do Couto Alencar. ou ligados por hífen. Antunes. Jarbas Andrade. “e” não são consideradas. tais como “de”. não se separam. Paulo Santa Rita. Luíza da Oliveira. “do”. Pereira João Pereira José Pereira Jonas Pereira Pereira. João Antunes Aníbal Antunes Paulo Antunes Antunes. quando o volume de documentos é muito grande. Luís 5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de nomes iguais. Pedro Paulo Vasconcelo. 6) As partículas. Paulo Santa Cruz Maria Santa Rita Luís São Paulo Santa Cruz. José de. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes e a falta de atenção e compreensão de quem executa o trabalho. Santa. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Paulino Vasconcelos.1.

Oscar de. Brito. Francisco Rios. Brito Neto. João (Ministro). ser consideradas. Gordon 11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Cabral. José de Pina de Mello. Angel del. Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Júnior Sebastião de Pádua Sobrinho Antônio de Brito Neto Almeida Filho. José de Pina de Mello. Ramalho. Winston Gaulle. Júnior. Oscar (General). Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome . Antônio de Almeida Filho. Oviedo y Bãnos. Antônio de. Paul MacCarthey Mac Adam. Angel del. Paulo (Professor). 8) Os títulos são colocados no fim. árabes são registrados como se apresentam. Teixeira. Antônio de los 12) Os nomes orientais . João (Ministro). Brito.japoneses. Oscar de. Wilson de Oliveira Júnior. Paulo (Professor). José Oviedo y Bãnos Francisco Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antônio de los Rios Oviedo y Bãnos. Paula (Dra. Gordon O’Brien MacCarthey. Sebastião de.7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. que corresponde ao sobrenome de família do pai. Neto.). Ramalho. John. Sebastião de. John Mac Adam Giulio di Capri.. Pádua Sobrinho. Oscar (General).. Winston Churchill Charles de Gaulle John Kennedy Paul Schmidt Churchill. Francisco Arco y Molinero. John Schmidt. Ministro João Cabral Professor Paulo Ramalho General Oscar Teixeira Dra. Pádua Sobrinho. entre parênteses. Teixeira.). Charles de Kennedy. Oliveira Júnior. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome . Wilson de Brito Neto. chineses. Rios.quando escritas com letras maiúsculas.mas não são considerados na ordenação alfabética. Giulio di Capri O’Brien. Paul. Paul 10) As partículas podem ou não. 9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Al Ben-Hur Li Yutang Anuar el Sadat Al Ben-Hur Li Yutang Anuar el Sadat . Paula (Dra. Paula Brito Cabral. Antônio de los Arco y Molinero.

entre parênteses. romanos ou escritos por extenso.2. A Insinuante Fundação Joaquim Nabuco EMBRATEL Banco do Brasil The Library of Congress A Colegial The Bank of Boston Pesca do Vale e Cia.A.1 – VANTAGENS É direto e de fácil manuseio. O elemento considerado é o local. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas por áreas geográficas. . Bank of Boston (The) Colegial (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Insinuante (A) Library of Congress (The) Pesca do Vale e Cia 14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do país. Banco do Brasil Banco Real S. Reuniões. deverão aparecer no fim. etc.1 – DESVANTAGENS Exige duas classificações – local e nome do correspondente. Conferências. preposições que compõem os nomes. Library of Congress (The) The Washington Post 15) Nos títulos de Congressos. The Washington Post The Financial Times The Library of Congress Estados Unidos.13) Os nomes de firmas. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam.2 – METODO GEOGRÁFICO O método geográfico é do sistema direto.2. As melhores ordenações geográficas são: Nome do estado. II Conferência de Saúde Quarto Encontro de Ecoturismo 3o Congresso de Direito II Feira de Pequenos Empreendedores Conferência de Saúde (II) Congresso de Direito (3 o) Quarto Encontro de Ecoturismo (Quarto) Feira de Pequenos Empreendedores (II) 4. Não se considera para ordenação os artigos. os números arábicos. empresas. Banco Real S.A. Financial Times (The) Estados Unidos. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e respectiva localização. 4. cidade e correspondente 4. Assembléias.

) Pernambuco Recife Dantas. Devem ser usadas guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos Estados.MODELOS a) Nome do Estado. José (General) Rio de Janeiro Campos Acioly.4. Paulo (Dr. João (Dr. Cidade e correspondente. independente da ordenação alfabética das cidades.3 .2. Observe ainda que as capitais vêm na frente das cidades. Paulo São Paulo Lorena Vitório. Alfredo * Observe a ordem por Estado. ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE São Paulo São José dos Campos Silva. Maria Pernambuco Caruaru Lima. FIGURA 5 São Paulo Rio de Janeiro Pernambuco .) Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares.

FIGURA 6 Lorena .Minas Gerais Brasília .b) Nome da Cidade. CIDADE São Paulo Santos Rio de Janeiro Rio de Janeiro Recife Lorena Itambé Brasília Brasília ESTADO São Paulo São Paulo Rio de Janeiro Campos Pernambuco São Paulo Paraíba Minas Gerais Distrito Federal CORRESPONDENTE Correa. Pedro Silva. José (Dr. Paulo Bonfim. Carlos Nava.as capitais são ordenadas alfabeticamente.Distrito Federal .apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados.) Gondim. Pedro Correa. Renato * Não é necessário o uso de guias . Pedro (Juiz) Rabelo. Isac Ivo. deve-se observar rigorosa ordem alfabética das cidades . Tiago Souza. sem destaque.Paraíba Brasília .São Paulo Itambé . e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.São Paulo Limeira . Estado e correspondente. Quando se organiza um arquivo por cidades.

Lorena França . Roger FIGURA 7 Inglaterra . alfabeta-se primeiro o país. PAÍS Rússia Portugal Portugal Portugal Inglaterra Inglaterra França França França CAPITAL Moscou Porto Coimbra Lisboa Liverpool Londres Rennes Lorena Paris CORRESPONDENTE Gagarin. Ringo Smith.c) Outros países Nas correspondências com outros países.Rennes França . Pedro Rocha.Londres França . Yuri Guimarães. seguido da capital e do correspondente.Paris .Liverpool Inglaterra . Brigite Vadin. Fernando Star. Pierre Bardot. João Dias. Paul Bardin.

3 – METODOS NÚMERICOS Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado. cadastro de pessoal em escritórios. sem o qual é impossível localizar os documentos. Esse método é adotado em quase todas as repartições públicas. É um método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelâneas. recurso utilizado para reunir documentos em número bastante reduzido.onde é obedecida a ordem de entrada.3. a busca se dá pelo número e a data do processo. além do número e da data.CRONOLOGICO Neste método. vídeos. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos. A numeração é seqüencial.3.1 . O método numérico simples. . etc) e especializados (projetos de engenharia. automatizado ou não. uma vez que.2 . Tem como vantagem o maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro. sem preocupação com a ordem alfabética. além da ordem numérica. Além do registro das pastas ocupadas. constituindo-se num processo único. ordenado em rigorosa ordem numérica. 4. Observe na Figura 9. o arranjo de “correspondentes eventuais”. Os métodos numéricos são indiretos. em fichas.SIMPLES O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente . em livro ou fichas. deve-se observar a data. o que não justificaria a abertura de pastas individuais. existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético. feitas algumas adaptações. é aplicado aos arquivos especiais (discos. fitas. depois de numerado. estão contidas informações úteis. é colocado numa pasta onde. O documento.4. a partir daí. Os métodos numéricos são: a) Simples b) Cronológico c) Digito-terminal. Sendo um método indireto exige duplicidade de pesquisa. para se localizar um documento ou pasta. O documento recebe um número (protocolo) e a data. inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. em fichas. prontuários médicos e hospitalares. etc). 4. em geral é chamado processo. é indispensável o índice alfabético-remissivo.

3. obrigatoriamente.3. etc. em seguida documentos terminados em 53 (valor secundário). hospitais. devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura. . 4. Mas idenfica-las é impressindivel.3. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e os documentos. Como a leitura é feita da direita para a esquerda. considerando-se o grande volume de documentos do arquivo. são lidos da direita para a esquerda formando pares.4 – DESVANTAGENS Ambos necessitam de um índice remissivo e caso não tenha um controle eletrônico necessita de um rigidez no controle manual. O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espaço destinados aos números terminados em 70 (primários). INSS.têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. além da expansão equilibrada do arquivo.4. no arquivamento de grande volume de documentos. bancos. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. o grupo 70 = grupo primário. e finalmente documentos com valor terciário. Decompondo-se o número 945.esse método é ideal para instituições que precisam arquivar um crescente número de documentos: Caixa Econômica/BNH.4 – VANTAGENS Não tem a necessidade de separar as documentações em ordem de assunto ou alfabética. além de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto número de documentos . armazenados com finais de números 94. e o grupo 94 = terciário.3 – DIGITO TERMINAL Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros. o grupo 53 = secundário. Entre as vantagens desse método está a rapidez na localização dos documentos. 4. contando com o recurso da automação. De acordo com Paes.370 . os documentos são numerados seqüencialmente e sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números.

3.E 10 Fundação Getúlio Vargas .E 2 E 3 Lúcia Villa-Verde Rodrigues.2 E 2 Carlos São Pedro Ribeiro.E 1 Castro. Luis Carlos .4 2 Walter Rodrigues 1 Paulo de Castro Correspondentes Efetivos Paes. Carlos . Walter . Oswaldo .5 – MODELOS FIGURA 8 GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES E 10 Oswaldo Paes Villa Verde .L. Pedro . Oswaldo .5 Correspondentes Eventuais 6 Fundação Getúlio Vargas 5 Oswaldo Peixoto 4 Banco do Brasil 3 Luis Carlos Ribeiro Banco do Brasil . Arquivo : teoria e prática . M.3 E 1 Pedro Nava Filho Peixoto.E 3 São Paulo. Paulo de .1 Índice alfabético (fichas) Registro em pasta FONTE : Paes.6 Nava Filho.Lúcia .4.

É o método mais aconselhado nos casos de grandes volumes de documentos e variedade de assuntos.2 .4. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. determina-se o assunto pelo qual se há de arquivar”. Neste caso.3 A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução. 4. 4. .1. Exemplo: gaveta de um arquivo. depende da correta interpretação dos documentos sob análise. podem ser adotados: . “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser arquivados por assuntos. Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ.4.1 .Método numérico 4.1.4.3 .ORDEM ENCICLOPÉDICA Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética. do Departamento de Pessoal de uma instituição pública.1. obedecendo-se à seqüência das letras. deve-se adotar um método alfabético que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou ordem enciclopédica.4.4.ORDEM DICIONÁRIA Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.4 – METODOS IDEOGRÁFICOS – ASSUNTOS Alfabetico Enciclopédico Dicionário Numericos Duplex Decimal Unitermo ou Indexacao Coordenada 4. disposto em ordem dicionária.Método alfabético . No arquivamento por assunto. conforme o que está sendo tratado no texto do documento.1 – METODOS POR ASSUNTO Para Castro.MÉTODO ALFABÉTICO Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é mais importante do que o nome ou o endereço do indivíduo ou da entidade.

em dado momento passou a trabalhar para postos de gasolina. pois basta marcar com um número (símbolo) cada papel.1 . para indicar o local exato onde o documento deverá ser arquivado. já incluídos em subclasses. Se.2. por outro lado exige que o arquivista tenha cuidado para não abrir pastas para temas (pastas primárias) ou assuntos. partindo do gênero para a espécie e desta para a minúcia (detalhes do gênero).MÉTODO NUMÉRICO DE ASSUNTO O sistema numérico. conforme os assuntos. 2) Um código de classificação. Usando-se métodos numéricos é indispensável: 1) Um índice alfabético. Exemplo: um escritório de contabilidade foi criado para assessorar contabilmente empresas e indústrias. Utiliza-se neste sistema os métodos: . O arquivista terá que abrir outra classe em seu código que refletirá mais esta novidade: . LUBRIFICANTES 11 FERRAMENTAS 12.2 . A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s): * Organização * Documentação * Necessidade do usuário. o método permite a abertura ilimitada de classes. onde se tem que prever antecipadamente todas as classes.4. por um lado. No método a relação entre as partes é indicada por um traço de união. Seu arquivo inicialmente tinha as seguintes classes principais: 01 CONTABILIDADE 02 EMPREGADOS 03 MÓVEIS 04 IMÓVEIS 05 SEGUROS 06 TRANSPORTES 07 METAIS 08 FERRAGENS 09 TINTAS 10 ÓLEOS. Este método não possui a dificuldade apresentada pelo método decimal. aplicado à classificação por assunto facilita as operações.4.método duplex .MÉTODO DUPLEX Aqui a documentação é dividida em classes.MATERIAL DE CONSTRUÇÃO Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material elétrico.4.método decimal 4.

... que estão separados dos demais por um ponto. três ou mais algarismos. a estrutura do Método duplex.. Portanto... etc. tabela ou esquema.. MATERIAL ELÉTRICO 13-1 FIOS 13-1-1 FITAS ISOLANTES 13-1-2 OUTROS CONDUTORES 4.... 1.2. CONTABILIDADE 1-1 CONTAS A RECEBER 1-1-1 CONTAS DO GOVERNO 1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA 1-2 CONTAS A PAGAR 1-2-1 BANCOS 1-2-1-1 ULTRAMARINO 1-2-1-2 FRANCÊS 1-2-1-3 ALEMÃO 1-2-1-4 DO BRASIL . denominada código de assuntos e de um índice que permite sua rápida localização. estabelece a relação entre as partes através de um traço-de-união.a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos... grupos .. por sua vez.. A parte decimal pode não existir.. A tábua.13 MATERIAL ELÉTRICO 14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO..2 ... 10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES 10-1 ÓLEOS 10-1-1 ISOLANTES 10-1-2 LUBRIFICANTES . Cada classe.. dois.. Tal classificação distirbui os assuntos em nove classes.. como pode ter um. .. representam cada uma das dez classes. A décima classe é reservada para os assuntos de caráter muito genérico.”3 O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. já estabelecidas. Conforme abaixo... 13. recebendo as denominações: divisões.. .4. e não ..... Castro adianta que “.. subgrupos...MÉTODO DECIMAL Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecário norte-americano). com a classificação adotada tem o nome de classificador ou código.. está subdividida em subclasses e uma décima para generalidades e assim sucessivamente. a parte inteira do número é sempre composta de três algarismos. que não devem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes.... A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos...

miscelânea 690 .Ciências e Artes Domésticas 650 ..Ciências Aplicadas 7 .Engenharia 630 . É difícil para um arquivista iniciante determinar quais as classes principais..Manufaturas .dispensa um índice alfabético. SUBDIVISÃO DA CLASSE 610 610 .Filosofia 2 .Indústrias Químicas 670 .se as classes não forem bem definidas.Medicina 620 .Clínica Médica 616-1 .Religião 3 .Obras gerais 1 .Ciências Aplicadas 610 ..Sistema respiratório À medida que se apresenta um assunto. que compreendem em si todos os assuntos contidos nos documentos produzidos ou recebidos pelo órgão .cada instituição tem a sua classificação particular.Fisiologia Humana 616 .Anatomia 612 . partindo-se sempre do geral para o particular.Ciências Puras 6 . deve-se procurar onde colocá-lo.Agricultura 640 . Não existe uma classificação universal para arquivos .Belas Artes 8 ... TRECHO DA CLASSIFICAÇÃO DE DEWEY: CLASSES 0 .Filologia 5 .Construção . EXEMPLO DA TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO .Medicina 611 .Cardiologia 616-2 . SUBDIVISÃO DA CLASSE 6 600 .. Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo da classificação decimal. Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação de Dewey nunca a classificação propriamente dita.Serviços Gerenciais 660 . encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em locais diferentes.Literatura ...Ciências Sociais 4 .

denominado número de registro. datas. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha índice.Redes 4.que funcionará como instrumento auxiliar na recuperação da informação.Sistema de bibliotecas 520 .Documentação e Informação 510 . de acordo com sua entrada no arquivo. para facilitar a localização dos documentos. deve ser assinalado no documento.. como no decimal.2. Uma vez numerado. lugares.2. deve-se elaborar o índice alfabético . Esse número.Formação 220 . .. fenômenos.Cursos 210 .Mestrado 232 . assuntos. com êxito.Administração geral 100 .Automação e processamento de dados 531 .4.. 500 .Sistema de arquivos 530 .Especialização 230 .ÍNDICE ALFABÉTICO Tanto no método duplex. A finalidade deste número é identificar e localizar o documento quando solicitado.Pesquisas 110 . 4.2.. 2004) O método consiste em se atribuir a cada documento. controlado através de livro próprio.1 .4. uma vez concluído o plano de classificação.. um número em ordem crescente. 200 .. Não é recomendada sua aplicação nos arquivos convencionais. (PAES.Aplicada ao trabalho 112 .3 – UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA O Método Unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube em princípios de 1950. sob a forma de palavra-chave. a indexação coordenada vem sendo utilizada.. de onde devem ser destacados todos os elementos identificadores que servirão à pesquisa posterior: nomes. ou grupo de documentos.Doutorado . nos arquivos especiais e especializados.Psicologia 111 .000 . objetos etc.Pós-Graduação 231 . em lugar visível e previamente determinado. fatos ou acontecimentos.Aplicada à educação ..Sistemas 532 . procede-se à análise do documento.

sejam eles numericos ou alfabeticos.4 – DESVANTAGENS Nestes metodos a desvantagem pode ocorrer na fase do diagnostico da documentação.4.VANTAGENS Todos os assuntos relacionados a um determinado tópico ficam reunidos em grupos. 4.3 .4.4. . onde tem que levar em conta a instituição e o meio onde ela está inserido.

4.4.5 – MODELOS FIGURA 9 ORDEM DICIONÁRIA Verbas Transferências Promoções Máquinas Fichas Pessoais Férias Dotações Diárias Demisões Créditos Ajuda de custo Admissão Departamento de Pessoal .

FIGURA 10 ORDEM ENCICLOPÉDICA Impressão Exposição Distribuição Publicações Aplicada ao trabalho Aplicada à educação Psicologia Economia Ciência Política Administração Pesquisas Mestrado Formação Especialização Doutorado Cursos Departamento de educação .

.. introduzindo as cores para facilitar não apenas o arquivamento mas a recuperação.1 . a qual indicará a seção alfabética correspondente para sua ordenação.5. 4.5. as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial..2 – VANTAGENS Facil identificação atraves das cores combinadas com a ordem alfabetica. 4.MÉTODO VARIADEX Com o crescimento das instituições e consequentemente sua massa documental outros medotos de arquivamento foram criados para atender a demanda e um destes é o Metodo Variadex onde se combina as cores juntamente com os números. Como seria impossível determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto.. Cursos Especialização Mestrado Doutorado Processamento de dados Psicologia (Pesquisas) Aplicada à Educação MÉTODO DUPLEX 0 5-2 4 5-1 2 2-2 2-3-1 2-3-2 5-3 1-1 1-1-2 DECIMAL 000 520 400 510 200 220 231 232 530 110 112 4. Há outros como o automático e o soundex que não tem aplicação na prática no Brasil e o Rôneo e o mnemônio são obsoletos.5 – METODO PADRONIZADOS 4.FIGURA 11 ÍNDICE ALFABÉTICO ASSUNTO Administração Geral Arquivos (Sistemas) Assistência Técnica Biblioteca (Sistemas) . ..5. E foi concebido pela Remington Rand. Este método é variante do alfabético.3 – DESVANTAGENS Ter o custo de adquerir fichas e os pastas com cores diferentes para facilitar a identificação. uma vez que seriam necessárias 26 cores distintas para representar o alfabeto.

e abreviações E. M. D. N e abreviações O. e abreviações I. K. G.4. V. F. Y. C. S. W. J. T. B. L. U. Z e abreviações Cores Ouro Rosa Verde Azul palha .4 – MODELO Letras A. H. P. Q e abreviações R. X.5.

Por ser o metodo mais simples.Os documentos ficam armazenados em ordem rigorosamente alfabética e sua localização não necessita de pesquisa em algum índice tão somente ir seguindo a ordem alfabética. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes e a falta de atenção e compreensão de quem executa o trabalho. Onde as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética. porque a pesquisa é feita diretamente no documento. onde todas as técnicas desenvolvidas auxiliam na busca coerente de dados. com as respectivas letras. quando o volume de documentos é muito grande. disseminação e organização do conhecimento humano. considerando que o resgate da informação seja o NOME. O trabalho nos deu a visão de que é importante alem da escolha do método tambem o seu entendimento e análise para que possamos perceber como este processo irá afetar a rotina e mudar alguns conceitos dentro da instituição e como podemos utilizá-lo de forma coerente para transmitirmos a mensagem que queremos. Desvantagens . Como já descrito anteriormente as vantagens e desvantagens deste método são: Vantagens . as dificuldade encontradas foram mesclar os conceitos de autores diferentes e o entendimento do mesmo pelo grupo. Nosso grupo apos algumas discussões sobre qual metodo nos os identificamos. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Se existir um sistema qualificado que permita a recuperação em tempo hábil.Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético. . facilitará o atendimento ao cliente. Com este trabalho pudemos constatar que O METODOS DE ARQUIVAMETO escolhido por cada instituição é de grande importância para o controle da Informação existente. decidimos pelo MÉTODO ALFABÉTICO. ou seja na recuperação da Informação independente do metódo adotado. É de extrema importante termos em mente sempre a adequação do que a empresa necessita.CONCLUSÃO Para a execução do trabalho foram elaborados pesquisas para fazer o levantamento do assunto tratado. respeitadas as normas gerais para a alfabetação. Trata-se de um método direto. através de guias divisórias. O assunto metodos de arquivamento é um tema que merece um dispendimento de tempo para pesquisa sobre os métodos mais utilizados de arquivamento não apenas no Brasil mas também no mundo. sempre levando em conta processo de recuperar a importação independente do suporte que estiver inserido. pois tomamos por base um arquivo de dossiês de alunos de um instituição de ensino.

Arquivística = técnica. 225p. p. Marilena L. v.1. D. GASPARIAN. . de Moraes e. CASTRO. 1985. 1997.REFERÊNCIAS PAES. A. 3ª ed. 2v.C.39-45. Brasília : ABDF. .M. Arquivologia = ciência. Arquivo: teoria e prática.Rio de Janeiro : FVG.

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