Assistente Administrativo

O Assistente Administrativo é um profissional responsável por auxiliar os

gerentes e executivos de uma empresa na execução de tarefas
administrativas. Eles são geralmente encarregados de organizar reuniões,
monitorar o fluxo de trabalho, criar e manter arquivos, organizar
documentos, fazer o contato com clientes, ajudar na preparação de
relatórios, executar os projetos e outras funções administrativas.

A função do Assistente Administrativo inclui tarefas e responsabilidades

que variam dependendo da natureza da empresa e do cargo. Por exemplo,
um Assistente Administrativo em uma empresa de contabilidade pode ter
a responsabilidade de manter os registros financeiros, enquanto um
Assistente Administrativo em uma empresa de marketing pode ser
responsável pela criação de campanhas de marketing.

O Assistente Administrativo geralmente trabalha em estreita colaboração

com outros funcionários da empresa para garantir que tarefas sejam
cumpridas dentro do prazo e que as metas sejam alcançadas. Além disso,
ele precisa ter um conhecimento amplo dos processos e procedimentos da
empresa, bem como uma boa capacidade de organização e de coordenação
de tarefas.

Para ser um Assistente Administrativo de sucesso, é importante ter

habilidades de comunicação excepcionais, ser altamente organizado, ter
excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e poder se adaptar
rapidamente a mudanças. O Assistente Administrativo também deve ter
excelentes habilidades de aprendizado, pois estará lidando com várias
tarefas diferentes ao mesmo tempo.
Uma vez contratado, o profissional deve seguir as políticas e
procedimentos da empresa, fornecer informações aos funcionários e
gerenciar as solicitações dos clientes com precisão e rapidez. Além disso,
ele deve ser capaz de identificar problemas e encontrar soluções eficazes
de forma rápida e eficiente.

No geral, o Assistente Administrativo é uma peça-chave para o sucesso de

qualquer empresa, pois é responsável por garantir que as tarefas
administrativas sejam cumpridas dentro do prazo e que os objetivos sejam
alcançados. Seu papel é fundamental para o bom funcionamento da
organização.

O Assistente Administrativo é um profissional muito versátil e com um

amplo campo de atuação. Com o crescimento das empresas e o aumento da
complexidade dos processos administrativos, é cada vez maior a demanda
por profissionais qualificados para desempenhar este cargo.

Esses profissionais costumam ter um salário justo e podem desfrutar de

ótimos benefícios, como programas de treinamento, vale-transporte, vale-
alimentação e planos de saúde.

Portanto, se você está buscando uma carreira estável e desafiadora, a

profissão de Assistente Administrativo pode ser uma boa opção.
 FUNÇÕES DESEMPENHADAS POR ASSISTENTES ADMINISTRATIVOS

Tratamento de Documentos

A entrada e saída de documentos devem ser registradas para garantir a

segurança e a devida organização. Alguns dos métodos usados para
registrar a entrada e saída de documentos incluem o uso de planilhas,
sistemas de gerenciamento de documentos, etiquetas e marcações. As
Registrar a
planilhas podem ajudar a manter um registro de documentos por data de
entrada e a saída
entrada e saída e por quem os recebeu ou enviou. Sistemas de
de documentos
gerenciamento de documentos também podem ser usados para rastrear
documentos, bem como acessar a informação deles. Etiquetas e marcações
podem ser usadas para identificar documentos e identificar de onde eles
vieram e para onde eles estão sendo enviados.

Conferir notas fiscais é verificar se os valores, quantidades, descrições dos

produtos ou serviços contidos nestes documentos estão corretos.
Conferir notas Faturas de pagamentos devem ser verificadas para confirmar se os valores
fiscais, faturas de faturados correspondem aos dados informados no contrato ou pedido de
pagamentos e compra e se os pagamentos foram efetuados de acordo com os prazos
boletos estipulados.
Boletos devem ser verificados para garantir que os dados constantes nele
estejam corretos, como o valor e data de vencimento. Além disso, também

Triar documentos é a ação de organizar documentos por ordem de

importância ou por categorias. Geralmente, é um processo realizado em
empresas ou escritórios, para aumentar o nível de organização dos
documentos armazenados. Isso facilita o acesso e a recuperação dos
mesmos, quando necessário.

1. Comece separando os documentos por tópicos. Por exemplo, se estiver

organizando documentos relacionados a um projeto, tente separá-los por
etapas do projeto, tópicos relacionados ou status do projeto.
Triar documentos 2. Crie categorias de documentos. Por exemplo, documentos de referência,
documentos de status, documentos de discussão, etc.
3. Revise os documentos individualmente e determine sua relevância para
o assunto. Se algo não tiver relação com o assunto, descarte-o.
4. Crie pastas ou diretórios para armazenar os documentos relevantes. Por
exemplo, você pode criar uma pasta para documentos de referência e
outra para documentos de status.
5. Use softwares de gerenciamento de documentos, como o Microsoft
SharePoint, para armazenar e classificar seus documentos.
6. Etiquete
 É a atividade de dividir e distribuir documentos entre diferentes
destinatários. Esta atividade pode ser manual ou automatizada,
dependendo da quantidade de documentos e da complexidade da
distribuição. Em geral, é utilizada em cenários como escolas, empresas e
Distribuição de
governos, onde é necessário distribuir documentos em grandes
Documentos
quantidades. A distribuição pode ser feita por e-mail, correio ou qualquer
outro método de transferência de arquivos.

Conferir dados e datas envolve verificar e certificar se os dados fornecidos

estão corretos e se as datas fornecidas são precisas. Isso pode incluir
verificar documentos, dados de computador e registros de informações.
Conferir dados e
Também pode significar verificar a validade de um documento, certificando
datas
se as informações fornecidas são precisas. Além disso, conferir dados e
datas também pode envolver verificar registros para encontrar erros,
inconsistências ou inconsistências de dados e datas.

Verificar documentos significa verificar sua autenticidade e verificar se

todas as informações contidas nele estão corretas. Isso pode ser feito de
várias formas, desde verificar as informações com os documentos originais,
Verificar
verificando as assinaturas e selos, até a verificação de impressão digital ou
documentos
outras tecnologias de segurança. Verificar documentos também pode
significar conferir se eles estão completos e se todas as informações estão
corretas.

Identificar irregularidades nos documentos significa procurar por qualquer

tipo de inconsistência ou imprecisão no conteúdo dos documentos. Isso
Identificar
pode incluir erros de digitação, informações contraditórias, informações
irregularidades
faltantes ou incorretas, assinaturas ausentes, entre outros. É importante
nos documentos
que os documentos sejam revisados regularmente para garantir que
estejam precisos e de acordo com as normas legais aplicáveis.

Para localizar documentos, existem vários métodos diferentes. O primeiro

passo é determinar onde os documentos estão armazenados. Se forem
documentos impressos, pode-se procurar fisicamente, utilizando palavras-
chave para descrever o que está sendo procurado. Se forem documentos
Localizar digitais, pode-se usar a pesquisa de palavras-chave, seja na própria pasta
documentos de computador ou em um mecanismo de busca na internet. O uso de uma
ferramenta de gerenciamento de arquivos também pode ser útil, pois
permite que sejam filtrados e classificados de acordo com o conteúdo.
Além disso, também é possível recorrer a mecanismos de busca
específicos, como o Google Docs ou o Dropbox.