Lição 6 - Funções Administrativas

Para administrar um empreendimento, os gestores necessitam de várias

ferramentas. Falamos de instrumentos fundamentais que, no dia a dia,
possibilitam o gerenciamento dos negócios, a estruturação, a correção de
eventuais problemas, o acompanhamento e demais tarefas administrativas.
Nesta lição estudaremos as funções principais da Administração, que são:
planejamento, organização, direção e controle. Você conhecerá não apenas
a importância destas funções, mas principalmente como se desenrolam du-
rante a operacionalização dos negócios.

Podemos então considerar a administração como uma tarefa que possibili-

ta alcançar objetivos previamente definidos, com maior eficiência. Para tal,
temos o PODC: planejamento, organização, direção e controle. Para conhe-
cer as funções de um administrador de empresas, vamos estudar sobre o
que cada função administrativa significa.

Ao término desta lição, você deverá ser capaz de:

• Entender os princípios do PODC: planejamento, organização, direção e
controle.

1. Algumas Considerações
Este é um dos temas mais básicos da disciplina de administração: o PODC,
uma sigla que representa os princípios de planejamento, organização, dire-
ção e controle, e as quatro funções administrativas estão divididas entre as
teorias Clássica e Neoclássica.

Sabemos que existem basicamente dois tipos de trabalho, o trabalho técnico e

o trabalho administrativo, falaremos aqui do trabalho administrativo. Quan-
do falamos em administração o que vem à mente é: gerenciar, tomar conta,
e é exatamente isto que o trabalho administrativo faz, aplica o esforço físico
e mental de uma pessoa para conseguir resultados gerenciando outras pes-
soas, quando estudadas separadamente são denominadas funções adminis-
trativas, quando estudadas em conjunto compõem o processo administrativo.

1.1 Planejamento Administrativo

Planejamento é uma palavra que significa o ato ou efeito de planejar, criar

um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. Esta palavra
pode abranger muitas áreas diferentes. O planejamento consiste em uma im-
portante tarefa de gestão e administração, que está relacionada com a prepa-

64
ração, organização e estruturação de um determinado objetivo. É essencial
na tomada de decisões e execução dessas mesmas tarefas. Posteriormente, o
planejamento também, e a confirmação se as decisões tomadas foram acer-
tadas (feedback).

Por exemplo, um indivíduo que utiliza o planejamento como uma ferramenta

no seu trabalho, demonstra um interesse em prever e organizar ações e pro-
cessos que vão acontecer no futuro, aumentando a sua racionalidade e eficá-
cia. Existem três níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional. O
estudo dos sistemas, proposto por L. Bertalanffy, originou grandes avanços na
área tecnológica do planejamento, revolucionando a educação, a organização
militar e a forma como são tratados os problemas ecológicos.

No Brasil, o Ministério do Planejamento foi criado em janeiro de 1962, e o seu

nome foi alterando ao longo dos anos, até se tornar no Ministério do Plane-
jamento, Orçamento e Gestão – MPOG. Este ministério tem como alguns dos
seus objetivos fazer o planejamento e a coordenação de políticas de gestão
da administração pública federal e viabilizar novas fontes de recursos para
planos do Governo.

1.2 Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é um importante componente do planejamento

empresarial, que facilita de forma substancial a gestão de uma empresa. Pen-
sar e fazer planos de uma maneira estratégica é essencial no contexto do em-
preendedorismo, porque facilita na determinação de objetivos e estratégias
para alcançar esses objetivos.

Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis de forma efi-

ciente, aumentando a produtividade de um indivíduo ou empresa. A gestão
do tempo é crucial para qualquer empresa, pois é um dos recursos mais va-
liosos à nossa disposição. A gestão estratégica dos riscos também é uma área
importante para qualquer empresa.

O planejamento financeiro também pode ser incluído em uma forma de pla-

nejamento estratégico. É de grande importância para a empresa, sendo que
remete para a previsão das receitas e despesas, criando uma estimativa dos
meios financeiros que serão necessários para o futuro e manutenção da em-
presa.

1.3 Planejamento Tático

O conceito de mais valor para este nível de decisão é “administrar”. No nível

tático os envolvidos têm o objetivo de criar metas e condições para que se
alcance sucesso na administração. É o nível que intermedeia os outros dois
(estratégico e operacional), ou seja, é o nível de gerência intermediária.

65
 Entre os ocupantes deste nível de gestão estão os gerentes, coordenadores,
supervisores, líderes de projetos, dentre outros. Eles têm o objetivo de cuidar
para que as pessoas, os processos e os recursos estejam em ação e alinhados
às decisões estratégicas.

1.4 Planejamento Operacional

Nesse nível da administração estão as pessoas que executam as ações e metas

traçadas pelo nível tático para atingir os objetivos das decisões estratégicas.
São os que estão em contato com a “ponta”, ou seja, com o final do processo.

Como se percebe, os três níveis são igualmente importantes e contam com

seus objetivos e agentes envolvidos para que a organização alcance seus re-
sultados.

2. Mais Considerações Sobre Estratégia

2.1 Estratégia Organizacional

Estratégia organizacional é a criação, implementação e avaliação de decisões

dentro de uma organização, que lhe permitem atingir os seus objetivos em
longo prazo. A estratégia organizacional especifica a missão da organização,
visão e objetivos, e desenvolve políticas e planos, muitas vezes, em termos de
projetos e programas, criados para atingir as metas da organização.

2.2 Processos de Estratégia

A estratégia organizacional está relacionada a estudos organizacionais, um

campo acadêmico que analisa as organizações e o que as torna um sucesso
ou um fracasso. Ela fornece orientações gerais para a organização. Formular
uma estratégia é a combinação dos três processos principais seguintes:

O primeiro processo é realizar uma análise da situação da organização inter-

na e externa, micro e macro ambiental. Isso significa descobrir tanto o que
está acontecendo com seus concorrentes quanto com cada parte da organi-
zação.

O segundo processo envolve a definição de objetivos, tanto de curto prazo

quanto de longo prazo. Isto significa criar declarações de visão e missão.

O processo final é o desenvolvimento de um plano estratégico que fornece

detalhes sobre a forma de alcançar os objetivos da organização.

66
Exercícios Propostos

1. Assinale a alternativa correta:

( ) a) Planejamento é uma palavra que significa o ato ou efeito de planejar,
criar um plano para otimizar a alcance de um determinado objetivo.
( ) b) Planejamento é a forma de se antecipar aos problemas financeiros da
organização.
( ) c) Planejamento é a forma de agir após o ocorrido, sendo ele positivo ou
negativo para a empresa.
( ) d) Planejamento é toda ação que envolve a área operacional da empresa,
visando facilitar os processos de produção.
( ) e) Planejamento é o processo corretivo diante das ações em andamento,
visando corrigir possíveis problemas existentes.

2. Assinale a alternativa que contém as vantagens de se fazer um planeja-

mento:
( ) a) Não existe vantagem, pois gera muita ociosidade na empresa.
( ) b) A principal vantagem é de identificar os problemas atuais, para agir em
curto prazo.
( ) c) Um indivíduo que utiliza o planejamento como uma ferramenta no seu
trabalho, demonstra um interesse em prever e organizar ações e pro-
cessos que vão acontecer no futuro, aumentando a sua racionalidade e
eficácia.
( ) d) Um indivíduo que utiliza o planejamento como uma ferramenta no seu
trabalho, precisa entender que isso irá gerar prejuízos, pois o planeja-
mento só funciona em empresas que buscam lucro em longo prazo.
( ) e) As vantagens são mais reais pra empresas do ramo financeiro, pois a
mesma irá ganhar rentabilidade devido ao prazo de espera.

3. Sobre o conceito de planejamento estratégico:

( ) a) Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis em
longo prazo, reduzindo os custos com funcionários.
( ) b) Planejar estrategicamente significa guardar os recursos disponíveis de
forma eficiente.
( ) c) Planejar estrategicamente significa distribuir os recursos com empre-
sas públicas ou privadas, visando o aumentando da produtividade e
rentabilidade da empresa.
( ) d) Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis de forma
eficiente, aumentando a produtividade de um indivíduo ou empresa.
( ) e) Planejar estrategicamente significa aplicar os recursos disponíveis em
mercado de ações, visando planejar sua utilizar em longo prazo.

67
 4. Sobre estratégia organizacional:
( ) a) É a criação de processos dentro de uma organização, que lhe permitem
reduzir os custos na produção em curto prazo.
( ) b) É a criação, implementação e avaliação de decisões dentro de uma or-
ganização, que lhe permitem atingir os seus objetivos em longo prazo.
( ) c) É a e avaliação de decisões dentro de uma organização, que lhe permi-
tem atingir os seus objetivos em curto prazo.
( ) d) É a implementação de decisões dentro de uma organização, que lhe
permitem atingir os seus objetivos em médio prazo.
( ) e) É a forma que a empresa determina os investimentos e demissões nos
momentos difíceis.

5) Sobre o objetivo do processo de estratégia organizacional:

( ) a) Tem o objetivo de facilitar o processo de produção e fabricação, diante
dos custos da matéria prima.
( ) b) Tem o objetivo de ligar os departamentos estratégicos com o operacio-
nal, visando reduzir os custos.
( ) c) É um facilitador no processo de divulgação da marca, visando facilitar
o planejamento estratégico.
( ) d) Fornece orientações simples para a organização, além de formular
uma ação diante dos concorrentes.
( ) e) Ela fornece orientações gerais para a organização, além de formular
uma estratégia é a combinação dos três processos principais.

68