ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

1. COMREENDE QUATRO ETAPAS.

1.1. LEVANTAMENTO DE DADOS - nada mais é do que um estudo sobre as características da entidade, como suas
normas, funções, etc, a fim de entender o que deve ser conservado no arquivo.
1.2. ANÁLISE DE DADOS – com os dados acima, o arquivista pode dar início ao diagnóstico, que pode ser maximalista
ou minimalista.
1.3. PLANEJAMENTO – superadas as etapas anteriores, o arquivista passa a elaborar o plano arquivístico.
1.4. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO – finalizando essas etapas, o arquivista gerará um documento final
composto por três partes fundamentais
1.4.1. Situação real encontrada.
1.4.2. Análise e Diagnóstico.
1.4.3. Plano de Ação.

2. OPERAÇÃO DE ARQUIVAMENTO/CLASSIFICAÇÃO OU ROTINA DE ARQUIVAMENTO (DESPENCA EM PROVA)

2.1. INSPEÇÃO – profissional deve chegar se o documento está mesmo destinado ao arquivo.
2.2. ESTUDO – leitura cuidadosa para determinar com exatidão em que assunto o documento deverá ser classificado.
2.3. CLASSIFICAÇÃO – identifica o assunto do documento e registra suas referências cruzadas.
2.4. CODIFICAÇÃO – atribui ao documento código correspondente a sua classificação.
2.5. ORDENAÇÃO – reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto.
2.6. ARQUIVAMENTO.

3. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
3.1. MÉTODO HORIZONTAL – consiste em colocar um documento sobre o outro. É aconselhado para mapas, plantas,
etc. Não é recomendado para arquivo corrente, pois sua consulta é lenta.
3.2. MÉTODO VERTICAL – consiste em colocar os documentos na vertical, na ordem, um atrás do outros, permitindo
consulta rápida e manuseio. Recomendado para documentos com alto uso, como documentos do arquivo corrente.
3.4. MÉTODO BÁSICO possui várias subdivisões, as mais importantes são:
3.4.1. Alfabético
3.4.2. Geográfico – utilizado para arquivos de correspondência.
3.4.2.1. CIDADE/ESTADO/CORRESPONDENTE – não há destaque pra capital. ESTADO/CIDADE/CORRESPONDENTE –
primeiro a capital, depois o resto. PAÍS/CIDADE/CORRESPONDENTE – primeiro capital.
*CESPE AFIRMA QUE É O MÉTODO RECOMENDADO PARA ARQUIVAMENTO LEVANDO EM CONSIDERAÇÃO
PROCEDÊNCIA E LOCAL.
3.4.3. Numérico
3.4.3.1. Número simples utiliza um número para cada correspondente/entidade, geralmente utilizado em arquivos
especiais ou especializados. Após, pra facilitar, cria-se um índice alfabético.
3.4.3.2. Numérico Cronológico, ordem numérica + data, o próprio documento é numerado, não a pasta. É utilizado
nos memorandos do serviço público.
3.4.3.3. Numérico Digito-Terminal – decompõe o documento em pares de dois dígitos e lê-se da direita para a
esquerda. Se o número tiver menos de 5 dígitos, adiciona-se 0. Ordena-se da direita para a esquerda.
3.4.4. Ideográfico – por assunto e se relaciona ao plano de classificação.
3.4.4.1. Método ideográfico alfabético utilizado quando volume e a diversidade de assuntos da documentação alvo
de arquivamento são pequenos.
3.4.4.2. Método ideográfico numérico decimal ou sistema decimal de Melvil Dewey é universalmente conhecido.
Utiliza sistema numérico com base 10. 9 classes principais e uma 1 reservada para demais assuntos. As classes são
compostas por 3 algarismos separados por um ponto.

4. GESTÃO DE DOCUMENTOS – Pelo DTBA, há menção expressa de que a gestão de documentos compreende as
fases do arquivo corrente e intermediário. NÃO ABRANGE PERMANENTE. Além disso, diz respeito as funções de
produção, tramitação, uso, avaliação e ARQUIVAMENTO, visando eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
MNEMÔNICO PUTAA (PRODUÇÃO, USO, TRAMITAÇÃO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO (não nessa ordem).
3.4.5. Esses métodos também se classificam em métodos diretos e indiretos. Os direitos a consulta é feita
diretamente nos arquivos, enquanto o indireto utiliza-se um índice que faz remissão à posição do documento no
arquivo. Há ainda o alfanumérico, que é semi-indireto.
3.4.6. Pelo novo decreto, no âmbito da Administração Federal serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação
de Documentos. As Comissões são ÓRGÃOS TÉCNICOS, responsáveis tanto por orientar quanto por realizar o
processo de análise, avaliação e seleção de documentos, para garantir a destinação final, nos termos da legislação do
SIGA.
*CAI EM PROVA: há diferença entre sistema, tipo e método.
Método: básicos e padronizados (alfanumérico, alfabético, etc...)
Sistema: indireto ou direto
Tipo: horizontal e vertical