TÉCNICAS DE ARQUIVO

UD I – ARQUIVOS
ASSUNTO 6 – FASES DE
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
ST GUSTAVO
 OBJETIVOS

 Identificar as fases de organização de um

arquivo

 Reconhecer os processos de transferência de

documento entre arquivos; e

 Ordenar as fases da organização de um

arquivo ( ORGANIZAÇÃO )
 SUMÁRIO

1. Introdução
2. Desenvolvimento
- Fases de organização de um arquivo;
- Frequência de consulta de documentos;
- Transferência de documentos;
3. Conclusão
FASES DA ORGANIZAÇÃO.
Planejamento e implantação
➣ Planejamento: Análise da situação.
➣ Pesquisa sobre:
1. Material
2. Pessoal
3. Espécie de documento
4. Quantidade de documentos
 FASES DA ORGANIZAÇÃO

Planejamento e implantação

➣ Implantação: Execução dos planos elaborados

1. Emissão ordens e instruções pormenorizadas;
2. Verificação da execução de ordens e
instruções;
 TRANSFERÊNCIA ENTRE ARQUIVOS

Quanto a consulta, os arquivos podem ser:

 Arquivo corrente - Uso constante

 Arquivo intermediário – Uso eventual

 Arquivo definido – Uso praticamente nulo

 TRANSFERÊNCIA

➣ É a operação que tem por fim separar os

documentos que ainda estão sendo usados
daqueles que perderam sua atualidade,
mas não o seu valor.
 FINS FUNDAMENTAIS DA TRANSFERÊNCIA

✓ Separar os documentos inativos ou mortos

dos ativos.
✓ Facilitar o arquivamento e a busca de
documentos nos arquivos de movimento.
✓ Evitar equívocos e erros na execução do
serviço de arquivamento.
✓ Economizar espaço, equipamento e
acessórios.
✓ Reduzir os gastos de conservação dos
documentos inativos ou mortos que ficarão
em caixas de transferência ou arquivos de
menor preço, proporcionando espaço para
novos documentos no arquivo de
movimento.
 MODALIDADE DE TRANSFERÊNCIA
➣ Periódica: Feita em época pré-estabelecida
➣ Simultânea: O documento é transferido
logo que perde a sua atividade.
➣ Contínua: Os documentos mais antigos na
repartição são transferidos ao esgotar-se a
capacidade das gavetas ou dos móveis em
geral, dando lugar aos novos documentos que
chegam.
CONCLUSÃO