TÉCNICAS DE ARQUIVO

UD I – ARQUIVOS
ASSUNTO 1 – ARQUIVO
ST GUSTAVO
 OBJETIVOS

 Conceituar arquivo;

 Definir documentos;

 Reconhecer a finalidade e as funções de um

arquivo; e

 Analisar o material a ser arquivado.

 OBJETIVOS

 Conceituar arquivo;

 Definir documentos;

 Reconhecer a finalidade e as funções de um

arquivo; e

 Analisar o material a ser arquivado.

 SUMÁRIO
1. Introdução.
2. Desenvolvimento:
a) Conceituação de arquivos;
b) Conceituação de documento;
c) Finalidade dos arquivos;
d) Condições de arquivamento e
e) Análise do material a ser arquivado.
3. Conclusão.
 INTRODUÇÃO

É de fundamental importância o arquivamento

bem organizado e aparelhado em toda e
qualquer atividade produtiva humana.
 Documentos, fichas, formulários que
recebem registros das atividades são
verdadeiros instrumentos de trabalho que
precisam ser cuidadosamente guardados em
lugares acessíveis e seguros.
 O arquivo não pode ser considerado como
simples local de guarda de papéis
colecionados segundo os pendores e
habilidades individuais.
 Os arquivos constituem-se hoje em um
núcleo de informações registradas em
documentos, de acordo com uma
classificação racional e sistemática, mantidos
em locais próprios, acessíveis e seguros.
 DOCUMENTO
CONCEITUAÇÃO
ARQUIVO

DOCUMENTO é todo e qualquer instrumento

capaz de fixar e transmitir uma informação e
que podem ser objeto de arquivamento.
 EXEMPLOS DE DOCUMENTOS:
- Fichas de Serviço de Vtr;
- Mapas estatísticos;
- Cartas Topográficas;
- Ofícios Expedidos;
- DIEx, Arranchamentos (assinados);
- Registros de interesse da seção.
ARQUIVO - É toda coleção de documentos
conservados, visando a utilidade que poderá
oferecer futuramente, separados por finalidade.
Análise do material a ser arquivado
Chegando a documentação à seção de arquivo,
cabe ao arquivista fazer:
 separação;
 seleção;
 classificação;
 arquivamento.
RACIONALIZAÇÃO, EFICIÊNCIA,
PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA
Qual a FINALIDADE dos arquivos?
- A GUARDA, CONSERVAÇÃO e SEGURANÇA de
toda documentação, de forma ordenada e
sistemática;
- Permitir ACESSO fácil e rápido;
Que FUNÇÕES os arquivos desempenham?

Os arquivos têm como FINALIDADE:

- A GUARDA e CONSERVAÇÃO de toda

documentação, de forma ordenada e
sistemática;
- Permitir ACESSO fácil e rápido;
Os arquivos desempenham algumas funções:

Reconstituir rapidamente o passado;

Servir de fonte e base de informações;

Ordenar as ações;

Continuidade administrativa;

Proteger a documentação.
 Organização dos arquivos

Os arquivos devem ser organizados de forma a

proporcionar:
• Segurança;
• Precisão;

• Simplicidade;

• Flexibilidade;

• Acessibilidade.
•Segurança: O arquivo deve apresentar condições
mínimas de segurança, incluindo-se medidas de
prevenção contra incêndio, extravio, roubo e
deterioração. Dependendo da natureza do
arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo
ou dificultando o livre acesso a documentos
confidenciais.
•Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de
precisão na consulta a documentos e assegurar a
localização de qualquer documento arquivado,
ou de qualquer documento que tenha sido dele
retirado.
•Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de
fácil compreensão. As possibilidades de erros são
reduzidas em arquivos simples e funcionais. O
número e a variedade de documentos não
exigem necessariamente um arquivo complexo e
de difícil entendimento.
•Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o
desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou
órgão público, ajustando-se ao aumento do
volume e à complexidade dos documentos a
serem arquivados. As normas de classificação não
devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a
atividade de arquivamento.
•Acesso: O arquivo deve oferecer condições de
consulta imediata, proporcionando pronta
localização dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos
aumenta a cada ano, em virtude da necessidade
cada vez maior de informações. O arquivo não se
reduz apenas a guardar documentos; significa
também uma fonte inesgotável de informações,
que pretende atender ao máximo a todos e a
todas as questões.
 CONCLUSÃO - ARQUIVOS

• RACIONALIZAÇÃO (OBJETIVIDADE);

• EFICIÊNCIA (TEMPO);

• PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA (TRABALHO

CONTÍNUO).
ARQUIVO CENTRAL DOS CORREIOS E
TELÉGRAFOS – REGIÃO CENTRAL DO
RIO DE JANEIRO.
 PARA REFLETIR:
COMO GUARDAMOS OS NOSSOS ARQUIVOS
PESSOAIS EM NOSSA CASA?
QUANTO TEMPO GASTAMOS PARA ACHAR ALGUM
DOCUMENTO ARQUIVADO QUE PRECISAMOS?
DE ACORDO COM A IMPORTÂNCIA DOS ARQUIVOS,
DE QUE MANEIRA OS GUARDAMOS? (EM CAIXAS
IDENTIFICADAS, ARMÁRIOS, PRATELEIRAS,
COFRES, OU FICAM AMOSTRA)