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PARTE I - CONTEXTUALIZAO

ARQUIVO - Significado Raiz ARCH => fundao, poder, comando, palcio do governo; Verbo ARCHEION => local de guarda, depsito; Substantivo ARCHIVES => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998)

ORIGEM Antigidade Civilizao Grega, aprox. scs. II ou III a.C; Bblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilnia, onde se guardavam os documentos" Idade Moderna - viso exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administrao, para uso restrito do governo (final do sculo XVIII) Sculo XX, os arquivos abriram-se administrao, aos cidados e aos pesquisadores de diferentes reas.

Gesto documental O que ? Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).

PARTE II - FUNDAMENTAO
(BELLOTO, 1991) VARIVEIS Tipo de suporte Tipo de conjunto Produtor Fins da produo Objetivo Entrada dos documentos Processamento tcnico Comparao entre Arquivo e Biblioteca ARQUIVO Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar nico Fundos; documentos unidos pela origem Mquina administrativa Administrativos; jurdicos; funcionais; legais Provar, testamunhar Passagem natural [ou compra] de fonte geradora nica Registro; arranjo; descrio: guias, catlogos, etc. BIBLIOTECA Impressos manuscritos, audiovisuais, mltiplos exemplares Coleo; documentos unidos pelo contedo Atividade humana individual ou coletiva Culturais; cientficos; tcnicos; artsticos; educativos Instruir, informar Compra, doao, permuta de fontes mltiplas Tombamento; classificao; catalogao: fichrios [ou computador]

Pblico

Administrador e pesquisador

Grande pblico e pesquisador

PRNCIPIOS DE ARQUIVO 1 RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENINCIA Observa a origem da documentao 2 TERRITORIALIDADE Observa a localizao geogrfica da documentao 3 TEORIA DAS 3 IDADES Consiste no Ciclo de vida documental:
Documentos Correntes: consulta freqente Documentos Intermedirios: consulta no freqente, aguardando eliminao ou recolhimento permanente Documentos Permanentes: possuem valor probatrio, histrico e informativo; preservado em definitivo

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


(PAES, 2002) QUANTO S ENTIDADES MANTENEDORAS Pblicos: Federal / Estadual / Municipal Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associaes, Fundaes, Ongs Comerciais (Privados): Empresas / Corporaes / Companhias Familiais ou Pessoais

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 2. QUANTO AO ESTGIO DA EVOLUO Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqente, produzidos ou recebidos, conservados prximo e de fcil acesso Segunda Idade ou Intermedirio: documentos no consultados com freqncia, mas que podem ser utilizados; no precisam ser conservados prximo; tm carter de permanncia transitria Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razo de valor histrico, probatrio ou informativo para o passado; tm carter definitivo

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


3. QUANTO EXTENSO DA ATUAO Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda no se concluram (arqs. Correntes) Setoriais: atrelados aos rgos operacionais (arqs. Correntes/Intermedirios) Centrais ou Gerais: locais para destinao final dos documentos correntes/intermedirios (arqs. Permanentes)

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


4. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS Especial: guarda dos documentos segundo o formato fsico ou suporte Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS


QUANTO EXTENSO DA ATUAO
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO

o arquivo onde se acondiciona os documentos aps a fase de maior operao e utilizao descentralizado: encontra-se prximo a estao de trabalho com moderado indice de utilizao Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas

QUANTO EXTENSO DA ATUAO

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS ARQUIVO CENTRAL

Local onde so armazenados os documentos procedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a ltima etapa do ciclo de arquivamento Acondicionamento: Caixas Evita duplicidade de documentos Mantm a padronizao Rene assuntos correlatos

QUANTO S ATIVIDADES SETORIAL Receber, registrar e controlar a tramitao e a expedio dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento corporativo dos documentos. Organizar e manter os documentos nos padres estabelecidos Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADES


CENTRAL - Administrar e atualizar a TTD - Manter a padronizao estabelecida - Receber a documentao proveniente dos Arquivos operacionais e setoriais - Preservar a memria da empresa - Preparar os documentos p/: microfilmagem e digitalizao

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADES


CENTRAL - Atender as pesquisas - Realizar emprstimos - Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos - Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais

CARACTERSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO S ATIVIDADES


CENTRAL - Providenciar requisitos tcnicos para a preservao dos documentos na rea de armazenamento, no que se refere a sua localizao, iluminao, climatizao e defesa contra insetos... - Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades - Divulgar as atividades do Arquivo

PARTE III PROCESSAMENTO DA INFORMAO ARQUIVISTICA


O que toda Organizao produz independente de seu tamanho ou tipo de negcio?
Documentos

Informaes

Conhecimento

DOCUMENTOS TM SUA HISTRIA

Encontramos o registro de idias ou acontecimentos m pedras, mrmores, marfim, metal... Com a imprensa, o registro passou a ser em papel... Com o avano tecnolgico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...

Todas as pessoas possuem documentos ... uma questo de memria

Etapas da gerao de informaes e documentos


01 DOCUMENTO NO INDEXADO
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA

02

03

04
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVALFFSS

05

Gaveto

06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA

07

08 ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA

DESCARTE

processo de trabalho do dia-a-dia quando executamos nossas atividades

SITUAO ENCONTRADA NAS EMPRESAS PELA AUSNCIA DE ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS

GESTO DOCUMENTAL
PARA QU?
planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prvio; tomar decises poltico-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender s necessidades legais e tcnicas; evitar a repetio completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a histria.

GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
racionalizao do trabalho aumento de produtividade; a recuperao rpida e precisa; o impedimento do acrscimo indiscriminado do volume de documentos; a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;

GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trmite de processos desde sua gerao at a sua destinao final; a facilidade de transferncia ou eliminao dos documentos; a preservao e conservao dos documentos; preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a transferncia.

ARRUMAO X ORGANIZAO
Arrumao: metodologia individual no precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos so menores Organizao: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ao; as etapas de trabalho so programadas; os custos imediatos so maiores; os resultados so satisfatrios e garantidos; possibilita a perpetuao do sistema de documentao

PARTE IV MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS


Mtodos: alfabtico numrico alfa-numrico geogrfico assunto e por cores metodologia que relaciona cores s atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS


Alfabtico: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. um mtodo de acesso direto Numrico: um mtodo de acesso indireto que se baseia em atribuir cdigos numricos aos documentos Alfa-numrico: utiliza a combinao de nmeros e letras Geogrfico: utilizado p/ pesquisas por reas geogrficas Assunto: o mtodo que indexa o documento por assunto (problema: interpretao)

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao


Joo Barbosa Barbosa, Joo lvares Pedro lvares Cabral Cabral, Pedro

Sobrenomes iguais: Anibal Teixeira

Marilda Teixeira

Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda Artigos e preposies a, o, d, da, um Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao


Sobrenomes com grau de parentesco: Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto

Almeida Filho, Antnio Paulo Empresas : Embratel A Colegial Maranho Colegial (A) Embratel Maranho

Ribeiro Neto,

Universidade Federal do

Universidade Federal do

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetao


Documentos geogrficos principal elemento a ser considerado a procedncia ou o local: - Nome do estado, cidade e correspondente as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. Correspondncia com outros pases: - pas, capital e do nome do correspondente as demais cidades sero albfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS


Documentos geogrficos - Nome do estado, cidade e correspondente

Estado
Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo

Cidade
Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo Lorena

Correspondente
Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra Gilson Silva, Alberto

guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

MTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS


Correspondncia com outros pases: - pas, capital e nome do correspondente Pas
Frana Frana Portugal Portugal Portugal

Cidade
Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto

Correspondente
Silva, Aurlio Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio

guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

ATIVIDADE
Nomes Pessoais
Wadenilson Gonalves Santos Zaira Cardoso Nunes Jos de Maria de Oliveira Laine da Silva Mrcio Santos Jnior Marcelo Cardoso Neto Ananias Figueiredo Amanda Figueiredo Vitria Albuquerque Vitor Albuquerque

Nomes de Empresas
Companhia Vale do Rio Doce Viso Turismo A Trs Irmos The Library of Congress Para Sempre Mveis Ltda.

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS


1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o mtodo adequado - Alfa / Num / Cronolog.) 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura 3. so presos com grampos plsticos. 4. a identificao do assunto ser no visor das pastas suspensas 5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificao de informaes nas pastas e

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS


ARQUIVO CENTRAL
1. os documentos devem ser ordenados um a um 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras 3. so presos com grampos plsticos. 4. preencher o formulrio p/ o cadastramento em soft de gerenciamento de documentos 5. acondicionar os documentos em caixasarquivo

ACONDICIONAMENTO Sistema de cores


Padro Pasta Intercaladora
Arquivos Correntes / Intermedirios
Projeo tira de insero

Padro Pasta Suspensa

ACONDICIONAMENTO
Fichas guias
A AL
Silva

ACONDICIONAMENTO Sistema de cores


Arquivo Central

Padronizao do Arquivamento

EMPRESA 0010

ACONDICIONAMENTO

Etiqueta de legenda

Etiqueta com o nome e cor do setor

ACONDICIONAMENTO

ACONDICIONAMENTO
Data Pasta intercaladora com a cor da atividade

Etiqueta com a cor do setor

Etiqueta com a cor do tipo do documento

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

ARQUIVAMENTO PADRONIZAO

PARTE V COMO ORGANIZAR A MASSA DOCUMENTAL ?


1. Diagnstico 2. Racionalizao
Levantamento e Formao da TTD

por rea por Espcie Documenta por Temporalidade por Referncia legal

Aprovao da TTD e Triagem dos documentos

3. Metodologia para Organizao dos documentos 4. Informatizao

DIAGNSTICO
Conhecer Atividade Cultura
1 I n i c i o 2
P e g u n t aN

S 3 A

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Planejament o Gesto
t a N

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P

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Informao Documento

e s t o d o o n h e c i m

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Tecnologia Mdias

DIAGNSTICO
OBJETIVO:
- mapear, avaliar e descrever o cenrio - levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a elaborao do Plano de Ao o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa.

RELATRIO:
Visa retratar a situao atual de armazenamento, organizao e recuperao de informaes, analisando a situao atual, suas

DIAGNSTICO
PARA QUE SERVE?
- tomar medidas corretivas de uma situao critica - conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolv-los - solucionar problemas que se traduzem em desperdicios - conhecer fatores que favorecem e limitam a implantao do sistema de gerenciamento dos documentos - maximar o custo-beneficio do capital aplicado

DICAS PARA O DIAGNSTICO


ELABORAO: Exige: percepo, bom senso, experincia tcnica, criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa Coleta de dados: - Observao - Entrevista ou questionrio sobre: volume, forma de armazenamento, organizao, recuperao/acessibilidade, como

Diagnstico VOLUME DE DOCUMENTOS Modelo Constatao

Perdas

Volume de documentos gerados ao longo Ausncia da TTD gera insegurana no dos anos versus responsabilidade juridica descarte dos documentos, criando a de sua guarda. sistemtica de guarda indevida ou de expurgos errneos. Existncia de documentos obsoletos e em Na utilizao de outros espaos para duplicidade guarda de documentos e mobilirio Ausncia de instrumento para regular a saturado guarda e o descarte dos documentos , que possibilite melhor administrao do acervo Processo de busca do documento comprometido.

AO CORRETIVA:

Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados Temporalis Aplicao da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda vencidos. Disponibilizao da TTD para todas as Unidades da Empresa

Diagnstico O RGANIZAO /ARQ UIVAMENTO /ACESSIBILIDADE Modelo Constatao Perdas


Metodologia Particularizao individualizada e no despadronizada. arquivamento gerando acesso ao documento. Ausncia de automao do processo de recuperao documental Os Arquivos encontram-se arrumados e no organizados. AO CO RRETIVA processo dificuldade

Criao de padres corporativos para a organizao dos documentos. Utilizao de Aplicativo para o gerenciamento das informaes.

PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO-ARQUIVO CENTRAL ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COM O QUEM

Organizao do Acervo Organizao dos grupos do Arquivo Central documentais Elaborao da Tabela Determinao dos prazos Dar consistncia legal ao Atravs de consultas a de Temporalidade legais para guarda e arquivamento dos legislao Documental descarte do acervo documentos com documental anuncia do Cliente Etapas: 1. Levantamento dos documentos/anlise documental 2. Emisso da Tabela 3. Aprovao da Tabela 4. Triagem da documentao Descarte dos documentos obsoletos Eliminar as no conformidades Eliminar os documentos obsoletos

CC

1.1

CC

CC/ Coamo

PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO ETAPA 2 ATIVIDADE Padronizao Organizao dos documentos O QUE Padronizao e organizao dos documentos para formao de um sistema de recuperao e armazenamento eficientes POR QUE O fornecimento de informao dever atender ao padro COMO Atravs de implementao de metodologia estabelecida QUEM CC

Informatizao do acervo

Transcrio da informao Permite a economia de organizada e validada em tempo, espao, e otimiza mdia eletrnica as atividades da empresa somado ao fator segurana Formao de Base de Dados para cadastramento da informao Para permitir os itens de validao, indexao, pesquisa, entre outros

Atravs da estruturao de Aplicativo para cadastramento de documentos Alimentando e auditando a Base implantada Descrevendo a metodologia utilizada para a estruturao do servio de documentao

CC

Cadastramento dos dados

CC

Manuais de Descrio dos Manuteno do Sistema procedimentos/Politica Procedimentos referentes estabelecido Documental Corporativa aos processos, atividades, etc do funcionamento do Arquivo e sua realao com a Empresa

CC

ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?

ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS

Ganhar trofeu por jogar papel fora

Fazer cpias para no perder o controle

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAO DE DOCUMENTOS ?


- Reduo da massa documental - Racionalizar custos (reduzir custos) - Melhor armazenamento (espao fisico + mobilirio) - Melhor organizao, permite a informatizao - Possibilita pesquisa rpida - Evita extravio de documentos - Garanti a preservao dos documentos de valor - Aproveitamento dos recursos humanos, tecnolgicos, etc.

PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

O QUE ?
um instrumento que define critrios de seleo de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivstico apresenta, enquanto fonte de informaes administrativas, gerenciais ou histricas que compem a trajetria da Organizao.

TTD ELABORAO
1. Passo: Coleta de Informaes
Preencher a Ficha de Anlise Documental: - registrar informaes sobre cada documento - referenciar os prazos legais ou de validade

Detalhar as informaes sobre cada documento atravs: - entrevistas e levantamento do acervo documental

TTD ELABORAO
2. Passo: Consolidao das Informaes O Documento analisado nos aspectos legais, fiscais, tributrios etc;

Registrado na Ficha de Anlise Temporal;

Formao da TTD (digitada para apreciao e validao)

TTD ELABORAO
3. Passo: Aprovao
Apresentao

do primeiro formato da TTD;

Reunio para discusso e aprovao por rea;

Reunio para homologao com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor...


Guardar

uma cpia assinada.

TTD ELABORAO
4. Passo: Formatao final Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas reas da empresa: - Pessoal, Contbil, Administrativa etc. Descrio / Definio dos Documentos: - Por empresa/instituio, se for pessoa jurdica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc. Referncia da Legislao: - Tributria, fiscal, trabalhista etc.

TTD - ELABORAO
5. e 6. Passos: Manualizao e Treinamento Estabelecer Procedimentos para: Utilizao (Usurio): - Consulta, Descarte, Segurana etc; Atualizao da TTD (Equipe multidisciplinar): - Manuteno; - Formatao

TTD - Aplicao

A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente
ERROS NO DESCARTE

TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranho Resoluo n 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho.

O Reitor da Universidade Federal do Maranho, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAO, no uso de suas atribuies estatutrias. Considerando o que consta do Processo n 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sesso realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranho, constante do Anexo da presente Resoluo e que dela faz parte integrante. D-se cincia. Publique-se. Cumpra-se. So Lus, 23 de outubro de 1990. Prof. JERNIMO PINHEIRO Presidente

TTD - UFPB
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB

Aprovada pela Resoluo 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitrio CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se resoluo 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ/Arquivo Nacional. A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000. Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitrio da UFPB.

Entendendo o Ciclo de Vida Documental


ento

Arranjo / Descrio

Recolhimento Processo de Classificao (aplicao da TTD) C

Recol him

P
AVAL

Controle: -Entrada; -Sada; -Eliminao

Transferncia Fase Corrente / Intermediria Gesto de Documentos Fase Permanente Manuteno e Guarda de Documentos

AVAL

A ESCOLHA DA FERRAMENTA O software deve possibilitar: cadastar documentos armazenados nos Arquivos gerenciar informaes de texto e de imagens

PARTE VII - PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

criar, editar, distribuir informaes via rede, disco magntico ou Cd atualizar e compartilhar informaes desenvolver pesquisa

PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS


O que um sistema eletrnico de gesto de documentos? um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo tempo.

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED


O GED a somatria das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informaes em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrnica. O sistema de GED no s gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana.

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS - GED


GED no s escanear, atravs da
Digitalizao
Consiste: 1. Preparao dos documentos 2. Indexao 3. Digitalizao 4. Exportao das imagens e ndices

GED X GDE

GESTO DE DOCUMENTOS

Gesto Eletrnica de Arquivos Gesto Tradicional de Arquivo Todos os suportes, inclusive papel Arquivos Eletrnicos (somente documentos em meio eletrnico)

GED Gesto Eletrnica de Documentos (IDEAL)

Gesto de Documentos Eletrnicos

MANUAL

AUTOMATIZADO

PARTE VIII - NORMAS E LEGISLAO ARQUIVSTICA


NORMAS ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica Serve para elaborao dos isntrumentos de pesquisa ISAAR (CPF) Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporaes, Pessoas e Famlias Serve para elaborao das entrada (cabealhos) das descries dos isntrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAO ARQUIVSTICA


LEGISLAO LEI 8.159/1991 DECRETO 4.553/2000 LEI 8.264/2005 mbito Federal

mbito Estadual

Estes documentos regulam as disposies sobre arquivo nas esferas federal e estadual

Qual o resultado do uso da Gesto de Documentos?


Reduzir desperdcios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%) Reduzir custo de homem/hora na busca da informao/documento Melhorar a imagem das instituio junto aos seus clientes internos e externos Incentivar a participao dos geradores de informaes na busca de melhorias Melhorar o ambiente fsico e condies de trabalho.

CONCLUSO