Como organizar e arquivar os documentos gerados na empresa Por Roberto Machado no Blog da Doce Shop O arquivo um importante instrumento

o para controlar a administrao de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que devero ser conservados como comprovantes. Organizar documentos a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administraes o de tratar o arquivo da empresa como um mero depsito de documentos, quando na verdade o arquivo um centro ativo de informaes. Um arquivo bem pensado e organizado serve para: Revelar o que j foi feito e os resultados obtidos Revelar o que est para ser feito Diminuir a duplicidade de trabalho Evitar repeties desnecessrias de experincias Evitar improvisos e inadequaes Encontrar bons parceiros e fornecedores Avaliar o empreendimento por partes Avaliar o empreendimento com um todo Transmitir ordens e ensinar como fazer Libert-lo para aproveitar o dinheiro

No cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decises. Porm, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, ser preciso conhecer algumas tcnicas de arquivamento. Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas so mesmo! Bom, algumas delas so. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a viver sozinhas, onde a administrao o crebro que mantm tudo coordenado e crescendo. Seguindo este raciocnio, o arquivo de documentos seria ento a memria nesse crebro administrativo. Onde tudo que aprendido, tudo que foi feito e ser feito deve ficar armazenado. Se voc deixar que algum (funcionrio) ou voc mesmo guarde para si essa memria, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, tambm preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informao. Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

As exigncias da legislao pblica Organizao interna da empresa.

Os princpios bsicos para comear arquivar so:

A classificao dos tipos de documentos A codificao, que pode ser alfabtica ou numrica

Tudo muito simples no mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificao de documentos a srio. nessa etapa que comeamos a fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trs para frente. possvel fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatrios, sejam eles fsicos ou digitais. Tudo que feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se no gerar provavelmente alguma coisa est faltando. A tcnica de arquivamento das pastas vazias interessante observar como empresas diferentes tm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. No h muita diferena nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas. Com base nesse raciocnio, possvel criar uma estrutura funcional de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vrios empreendedores e empreendimentos diferentes. Misturando vrias tcnicas que adquirimos com o tempo, vou disponibilizar para seu uso a lgica de arquivamento abaixo, onde cada nmero pode ser considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que de incio ela fique vazia. As pastas vazias tornam-se uma tcnica para voc saber o que falta fazer. Imprima e cole este ndice das pastas do lado de fora do seu arquivo e coloque apenas os nmeros nas pastas, estamos utilizando a codificao numrica e voc precisar de um ndice descritivo para encontr-las.

01.00 Plano de negcios. Documento responsvel por responder os como, onde, quando e porques da empresa, precisa ser o primeiro passo em direo aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta nmero 1. 02.00 Atividades operacionais. Pasta onde sero arquivados osfluxogramas que mostram como so e como devero ser feitas as tarefas relacionadas a produo, comercializao e prestao de servios que a empresa pratica.

03.00 Produtos. Dados como preos, custos, peso, etc devem ficar nesta pasta. Se a empresa j tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso. 04.00 Estratgias de marketing. Onde ficaro guardadas as pesquisas de mercado, os mecanismos criados para comunicao com o pblico alvo, os planos estratgicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc 05.00 Clientes. Dados como nome, telefone, endereo, etc devem ficar nesta pasta. Se a empresa j tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informaes gerais como limite de crdito e controles de pagamento. 06.00 Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereo, etc devem ficar nesta pasta. Se a empresa j est informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais. 07.00 Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relao de contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa. 08.00 TI. Para guardar notas fiscais de mquinas, peas, softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas, etc Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por diante. 09.00 Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos, regimento interno, currculos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de pagamento de autnomos, o pronturios dos funcionrios, contribuies da empresa (INSS) 10.00 Setor jurdico. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurdicos de dvidas vencidas com fornecedores, crditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta. 11.00 Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos pronturios, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, frias, checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa. 12.00 Brainstorm. Os resultados e atas de reunies para solucionar problemas e criar ideias com scios, diretores, gerentes, funcionrios e clientes. Ideias do caderninho pessoal, ideias de outras reunies, etc 13.00 Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da prpria empresa devem ser guardados nesta pasta. Crie uma pasta para vdeos, outra para apostilas, outra para Cds de udio e assim por diante. 14.00 Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais j contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventrio, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeo do trabalho, recibos de pagamento do IRPF, etc 15.00 Custos fixos. Aluguel, luz, gua, telefone, honorrios do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorrios do advogado, condomnio, vale transporte, vale refeio, leasing do carro, etc Devem ser arquivados cada um em sua pasta.

16.00 Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de markeging, produo, impostos pagos, despesas administrativas, etc A diferena dessa pasta que aps os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas j listadas acima. Por exemplo, as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores). O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente e voc dever criar uma pasta para cada nova insero. Por exemplo, conforme voc conquistar um fornecedor novo, dever tambm criar uma pasta exclusiva. Seriam ento 06.01, 06.02 e assim por diante. Mantendo os dados de cada um dos fornecedores em pastas separadas e para a pasta raiz no ficar vazia, coloque nela suas experincias. Pode, por exemplo, imprimir os artigos de nosso blog e guardar nelas. H muito mais para falar sobre o assunto, mas o mostrado aqui hoje suficiente para os novos empreendedores comearem com o p direito.