TÉCNICAS DE ARQUIVO

UD I – ARQUIVOS
ASSUNTO 7 – CENTRALIZAÇÃO,
DESCENTRALIZAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE
ARQUIVOS
 OBJETIVOS

✓ Identificar as vantagens e desvantagens da

centralização e descentralização dos arquivos.
✓ Citar os aspectos que devem ser observados
quando da implantação de arquivos.
 SUMÁRIO

1. Introdução
2. Desenvolvimento
-Implantação
-Centralização;
-Descentralização;
3. Conclusão
 IMPLANTAÇÃO DE ARQUIVOS
✓ Local apropriado;
✓ Organograma do método adotado;
✓ Temperatura ambiente aconselhável: 18º à 20º C;
✓ Umidade de 40%;
✓ Comunicação com outras seções;
✓ Iluminação, arejamento e pintura;
✓ Cuidados com acessórios;
✓ Possibilidade de crescimento;
✓ Controle de pragas e animais daninhos.
 SISTEMÁTICA DA DOCUMENTAÇÃO

✓ Coleta;

✓ Seleção;

✓ Classificação;

✓ Disposição de forma adequada (arquivamento)

ESCOLHA DO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO

- Dois critérios:
✓ Análise do material a ser arquivado.

✓ Maneira do usuário solicitar documento.

 CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO

➣ A decisão é um problema que cresce à

medida em que nos deparamos com
organização de grande envergadura. Não
haverá uma solução ideal sem o estudo
cuidadoso das características e peculiaridade
da organização.
 VANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO
✓ Economia: É grande, não só quanto ao
equipamento dos arquivos, como quanto à despesa
com o pessoal encarregado, o tempo e o gasto com
cópias dos documentos.
✓ Uniformidade: Haverá uniformidade na
classificação dos arquivos. Coerência na organização
dos arquivos não significa que todos precisem seguir
os mesmos métodos.
✓ Eficiência: Havendo centralização, o
arquivista pode ser um técnico, sendo o
trabalho realizado com toda eficiência.

✓ Concentração: Dos documentos que

tratem mesmo assunto.
 DESVANTAGENS

✓ Dificulta a consulta: Exige o movimento

da pessoa interessada em se utilizar do
arquivo, a qual precisa deixar a sua seção de
trabalho para obter a informação desejada.
✓ Sigilo: Os arquivos ficam muito expostos à
consulta.
➣ As vantagens e desvantagens da
descentralização são, logicamente, opostas às
da centralização. Portanto, para optar por uma
ou outra, devemos observar:
- A distância que separa os diversos
departamentos de uma organização.
- A utilidade dos arquivos de um departamento
para outro.
- A vantagem da centralização quanto à
- A grande vantagem, para os consultantes, de
terem os arquivos à mão (quando adotada a
descentralização).
 CENTRALIZAÇÃO PARCIAL

➣ Para os documentos em geral, a centralização, e

para os documentos que só interessem a
determinados departamentos, organiza-se
arquivos especializados.
 CONTROLE CENTRALIZADO

➣ A organização nomeia um técnico para ser o

arquivista - chefe. Ele organizará um arquivo central
para os documentos de interesse geral e organizará os
diversos arquivos departamentais, escolhendo para
cada um, o método que melhor convier à respectiva
classe de documento; organizará também, um índice
desses arquivos departamentais, para a seção do
arquivo geral (controle de toda documentação).
 ARQUIVO MORTO:

SEMPRE CENTRALIZADO
CONCLUSÃO