UFCD 0653 - Arquivo – Organização e Manutenção

Formador: Mário Dâmaso

Acção: Técnico de Contabilidade 03 – EFA NS PRO CB FAD

AÇÃO:TÉCNICO/ADE
Estrela de Valore
TAREFA – SESSÃO SÍNCRONA – 3

CONTABILIDADE
1. Quais as etapas a cumprir, antes de guardar os documentos nas pastas?

AÇÃO:TÉCNICO/ADE
Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiês e armários correspondentes, é necessário
cumprir algumas etapas.

• Inspeção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu

CONTABILIDADE
destino, pois este pode ser para:

❖ Arquivar;
ÃO TÉCNICO/A DE
CONTABILIDADE
❖ Solicitar informação;
❖ Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a outro).

Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo
e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou se é necessário criar uma)

• Seleção: selecionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer
utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem importância).
• Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas acerca da
chegada desse documento.
• Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e
classificação adotados pela organização.
• Ordenação: é a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos.
A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos documentos.

2. Quais os tipos de classificação de arquivo?

• Classificação alfabética
• Classificação numérica
• Classificação alfanumérica
• Classificação cronológica
• Classificação geográfica
 • Classificação ideológica
• Classificação decimal universal (CDU)

3. Quais as características e vantagens da ordenação alfabética?

A ordenação é determinada pela sucessão das letras do alfabeto.

• Sistema aberto, uma vez que é sempre possível intercalar novas fichas/documentos -
novos nomes sem existir necessidade de proceder a alterações.
• Sistema familiar, dado que a ordenação pelo alfabeto é conhecida por todos
• Sistema complementar, pois permite a combinação com outros sistemas

4. Quais as características e vantagens da classificação numérica?

Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito utilizado para a
ordenação de revistas, impressos, aos quais se atribui um número de entrada.

CARATERISTICAS

• A ordenação dos documentos é determinada pela atribuição de um número, quer em

relação aos documentos provenientes do exterior, quer em relação à documentação
expedida.
• Tendo como base a numeração atribuída, procede-se à ordenação dos originais
recebidos e das cópias dos documentos expedidos.
• As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa são alguns exemplos de
documentos em que a ordenação é efetuada por este processo.

VANTAGENS

• O Os números atribuídos são de leitura mais fácil que as letras

• O extravio da documentação é detetado com alguma facilidade
• O A aplicação é fácil, não dando origem a critérios distintos

5. Quais as desvantagens da classificação numérica?

DESVANTAGENS

• Sistema fechado, já que não há a possibilidade de intercalar no meio de uma ordenação

novos documentos.
• Dificuldade em encontrar um documento se só for conhecido o número de ordem que lhe foi
atribuído.