Duração: 25 Horas

Sistemas Digitais
UFCD 9224
e
Gestão Documental
  Descrever as funções e os requisitos da
gestão de arquivo.
 Aplicar as técnicas de classificação,
codificação e indexação de documentos
comerciais.
Objetivos:  Selecionar e utilizar as funcionalidades
do sistema informático.
 Conhecer as vantagens e desvantagens
do arquivo informático

Formador: Luis Natal Pires 2

  Técnicas de arquivo
o Conceito
o Funções
o Requisitos
Caracterização do arquivo
Conteúdos:
o

o Critérios de classificação e arquivo

o Técnicas de classificação, codificação e indexação
de documentos administrativos e contabilísticos
o Principais regras do arquivo informático
 Sistema informático de gestão de arquivo
o Funcionalidades do sistema
o Regras de segurança da informação

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 • Conceito
• Funções

Técnicas de • Requisitos
• Caracterização
Arquivo • Critérios de Classificação e Arquivo
• Principais Regras de Arquivo Informático

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 • O Arquivo é um conjunto de documentos
quer produzidos, quer recebidos pelas
Conceito de entidades (tanto de caracter público como
privado);
Arquivo • O arquivo é o lugar destinado ao
armazenamento de documentos.

Formador: Luis Natal Pires 5

 • Local destinado ao armazenamento de
documentos;
• Proporciona diferentes modelos e sistemas de
Conceito de classificação de dados e documentos;

Arquivo • Lugar (físico ou informático)

informações por algum motivo;
que guarda

• Local onde se satisfaz a necessidade de aceder à

documentação.

Formador: Luis Natal Pires 6

Qual a
necessidade
• Informação
da existência • Gestão da Informação
de um
Arquivo?

Formador: Luis Natal Pires 7

 • Receber os documentos;
• Registrar os documentos;
• Arquivar os documentos de acordo com os
critérios estabelecidos;
• Preservar e conservar os documentos;
Arquivo - • Recuperar os documentos;
Funções • Controlar a entrada e saída dos documentos
do arquivo;
• Transferir documentos dos departamentos
para o arquivo;
• Permitir a consulta dos documentos;
• Descartar os documentos.

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 • Dimensão
• Acessibilidade

Arquivo - • Segurança
• Integridade
Requisitos • Eliminação
• Integração

Formador: Luis Natal Pires 9

 • Permite organizar os documentos na
organização;
Classificação • Permite aceder facilmente aos documentos,
quer se trate de arquivo físico ou digital.

Formador: Luis Natal Pires 10

 • Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído
por documentos em curso ou consultados
frequentemente, conservados próximo do local que os
produziu ou recebeu;

• Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário:

constituído por documentos que deixaram de ser
frequentemente consultados, mas que poderão ainda
Classificação servir de fonte para os órgãos que os produziu ou
recebeu. A permanência dos documentos é transitória;

• Arquivo de Terceira Idade ou Permanente:

constituído por documentos que perderam todo valor
de natureza administrativa e que são conservados face
ao valor histórico ou documental que possuem. São os
arquivos propriamente ditos.

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 • Classificação Alfabética
• Classificação Numérica
• Classificação Alfanumérica

Critérios de • Classificação Cronológica

• Classificação Geográfica
Classificação • Classificação Ideológica
e Arquivo • Classificação Decimal
• Classificação Decimal Universal (CDU)
•Classificação Automática

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 • A classificação alfabética é o sistema de
classificação mais conhecido, o mais
utilizado e o mais antigo de todos;

• No sistema de classificação alfabético, os

grupos principais são ordenados pelas letras
Classificação do alfabeto e dentro de cada grupo os
documentos a serem classificados
Alfabética organizam-se segundo a ordem alfabética
da palavra-chave, permitindo intercalar,
continuadamente, novos documentos no
lugar correspondente. É por isso
considerado um sistema aberto.

Formador: Luis Natal Pires 13

 • Exemplo:
• O nome Maria Leonor Vasconcelos pode
Classificação descompor-se em três palavras-chave: a primeira,
Maria; a segunda, Leonor; e a terceira,
Alfabética Vasconcelos. Isto quer dizer, que qualquer uma
das partes do nome de uma pessoa ou
organização é suscetível de ser escolhida como
palavra-chave e pode ser ordenada
alfabeticamente

Formador: Luis Natal Pires 14

 • A classificação numérica utiliza a sequência
natural dos números inteiros para ordenar os
elementos de um conjunto de documentos;
Classificação • Este sistema de classificação é utilizado em
conjunto com outros sistemas, normalmente,
Numérica com o sistema alfabético, para que se possam
arquivar ou recuperar os documentos;
• Esta combinação pode ser traduzida em
ficheiros remissivos, ordenados alfabeticamente,
ou mediante a utilização de meios informáticos
que permitirão a localização os documentos para
posterior utilização.

Formador: Luis Natal Pires 15

 • Este sistema tem como vantagens
principais: o facto de permitir a
classificação de um modo indefinido e sem
interrupções; possibilita a deteção
imediata da falta de um processo ou
documento pela ausência do número
Classificação sequencial correspondente, já que se torna
mais fácil ler números do que letras e
Numérica permite uma arrumação dos documentos
ou processos de forma rápida e expedita;

• O principal inconveniente é o facto de se

tornar muito difícil a localização de um
documento ou processo quando se lança
erradamente um número.

Formador: Luis Natal Pires 16

 •A classificação alfanumérica resulta da
combinação dos sistemas de classificação
alfabética e numérica. Baseia-se, na
atribuição de um número ou conjuntos de
números a uma determinada classe
alfabética para posterior arquivamento e
Classificação localização;
• Este sistema misto permite diminuir
Alfanumérica substancialmente o risco de erro no
arquivamento dos documentos e processos,
já que estes são localizados pelo número
atribuído a classe, procurando-se a seguir, na
sequência alfabética. A probabilidade de erro
fica assim restringida ao espaço
compreendido pela classe.

Formador: Luis Natal Pires 17

 Exemplo:

• O nº 1 corresponde à classe compreendida

entre: Aa -Al
• O nº 2 corresponde à classe compreendida
entre: Am – Az

Classificação • O nº 3 Corresponde à classe compreendida

entre Ba – Bl

Alfanumérica • O nº 4 Corresponde à classe compreendida

entre. Bm - Bz
• O nº 5 corresponde à classe compreendida
entre: Ca – Cl
• O nº 6 corresponde à classe compreendida
entre: Cm – Cz
• E assim sucessivamente...

Formador: Luis Natal Pires 18

 • Se quisermos localizar um processo referente
Classificação a Costa, José Gonçalves, temos de o procurar
no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe
Alfanumérica encontra-se arquivado por ordem alfabética.

Formador: Luis Natal Pires 19

 • A classificação cronológica tem por base a
possibilidade em agrupar determinado número de
documentos de acordo com as divisões naturais do
tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este
sistema é muito semelhante ao sistema numérico
simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação
com outros sistemas classificativos, sobretudo, o
alfabético.
Classificação • A localização de um documento classificado
Cronológica cronologicamente requer um conhecimento perfeito da
data exata (ano, mês ou dia) sem a qual não será
possível localiza-lo. Este tipo de classificação não
oferece especiais dificuldades quando se procede a
incorporação de novos documentos. Quando se
pretende localizar e recuperar os documentos é
necessário elaborar fichas remissivas alfabéticas, por
exemplo de assuntos, que possibilitam a indicação da
data do documento.

Formador: Luis Natal Pires 20

 • Este sistema utiliza um método idêntico ao
Classificação cronológico com a diferença de que os
documentos são classificados e agrupados
Geográfica com base nas divisões geográficas /
administrativas do globo:

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 • País
• Região
• Província
• Distrito
• Concelho
Classificação • Cidade

Geográfica • Vila
• Aldeia
• Bairro
• Freguesia
• Rua
• …….

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 • Este sistema é combinado com outros sistemas
classificativos, como por exemplo; o alfabético, o
numérico ou o decimal, com vista a um melhor
acondicionamento e localização dos documentos
e a sua informação;

Classificação • O sistema de classificação geográfica resulta do

facto de haver necessidade de localizar factos ou
Geográfica pessoas num espaço geográfico determinado,
como por exemplo; as coleções ou séries
filatélicas que normalmente são agrupadas por
localidades, países, regiões e outros critérios
relacionados com estes;
• É muito usado em museus etnográficos e de arte
popular.

Formador: Luis Natal Pires 23

 • A classificação ideológica, também designada
como ideográfica, metódica ou analítica
baseia-se, fundamentalmente, na divisão de
assuntos, ideias, conceitos e outras divisões,
sendo os documentos referentes a um
mesmo assunto ou objeto de conhecimento,
ordenados segundo um conceito chave ou
Classificação ideia de agrupamento, colocando-se a seguir,
de forma alfabética;
Ideológica • Este sistema parte da análise de um assunto
e divide-o em grupos e subgrupos com
características cada vez mais particulares e
restritas exigindo um certo controlo e
disciplina devido à grande variedade de
palavras com significados análogo.

Formador: Luis Natal Pires 24

 A técnica que se costuma aplicar na divisão dos
assuntos é a seguinte:

• Divisão do assunto em capítulos

Classificação • Divisão de cada capítulo em famílias

• Divisão de cada família em grupos,
Ideológica representando assuntos especializados
• Divisão eventual de cada grupo em
subgrupos, indicando uma divisão particular

Formador: Luis Natal Pires 25

 • O sistema de classificação decimal pode ser
considerado um critério classificativo
resultante da combinação da classificação
numérica com a ideológica;
Classificação • A classificação decimal consiste,
Decimal essencialmente, na divisão dos assuntos ou
matérias em 10 grupos de primeira ordem ou
categoria (0 a 9) que por sua vez se podem
subdividir em grupos de segunda ordem e
assim sucessivamente.

Formador: Luis Natal Pires 26

 • A um grupo de primeira categoria ou principal é atribuída a
seguinte numeração:
0123456789
• Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo
5 as seguintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

Classificação • Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº

55 noutro de terceira categoria:

Decimal 550 551 552 553 554 555 556 557 558 559

• Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos

assuntos ou matérias que iriam ser objeto de classificação,
baseando-se no principio de que a formação dos números
decimais é ilimitada e entre dois números decimais,
consecutivos da mesma ordem, podem intercalar-se outros dez
da ordem imediatamente inferior.

Formador: Luis Natal Pires 27

 Exemplo:
• 51. Expediente e arquivo
• 510. Expediente e arquivo em geral
• 511. Arquivo
• 512. Seleção documental
Classificação • 513. Reprografia

Decimal • 514. Entrada e saída de correspondência

• 5140. Entrada de correspondência
• 5141. Saída de correspondência
• 515. Serviços auxiliares
• 516. Telefone
• 517. Viaturas

Formador: Luis Natal Pires 28

 • A classificação Decimal Universal (CDU) é um
esquema de classificação uniformizado e
normalizado, amplamente usado, nacional e
Classificação internacionalmente, que visa cobrir e
Decimal organizar a totalidade do conhecimento
humano.
Universal • A CDU baseia-se em três princípios
fundamentais os quais são:

Formador: Luis Natal Pires 29

 • Classificação: por ser uma classificação no
sentido restrito da palavra, agrupa ideias nos
seus aspetos concordantes;
• Universalidade: inclui cada um dos ramos do
Classificação conhecimento humano, encarando-os sob os
vários aspetos;
Decimal • Decimalidade: a totalidade do conhecimento
Universal humano é dividida em dez classes, cada uma
das quais, por sua vez, subdivide-se de novo
decimalmente, pela adição de cifras
decimais.

Formador: Luis Natal Pires 30

 • Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e
serviços de documentação para a elaboração
Classificação de ficheiros por assuntos ou matérias e
posterior catalogação e arrumação do
Decimal material bibliográfico. Em Portugal, o uso
deste sistema de classificação é generalizado,
Universal tanto nas Bibliotecas Universitárias, como
nas Bibliotecas Públicas e Escolares.

Formador: Luis Natal Pires 31

 A classificação automática assenta no seguinte
princípio geral:
• Ao caracterizar diversos objetos de uma
coleção, organizando-os por séries de
atributos (data, forma, língua, domínio, e
Classificação outros), é possível comparar, agrupando, de
dois em dois e contar para cada par, o
Automática número de atributos comuns;
• O resultado conduz à colocação em conjunto
dos objetos que possuem características
frequentes, constituindo classes não à priori
mas sim à posteriori.

Formador: Luis Natal Pires 32

 • O interesse que desperta a classificação
automática situa-se ao nível da pesquisa
documental. Ela permanece sem utilidade
em organizações que já possuem a
classificação física das obras, sendo incapaz
Classificação de recriar automaticamente um esquema
classificatório. A conceção e
Automática desenvolvimento de uma linguagem
classificatória e a sua aplicação a um
determinado fundo documental são de
competência exclusiva do domínio do
homem.

Formador: Luis Natal Pires 33

Sistema Informático de
Gestão Administrativa

Formadora: Maria Leonor Vasconcelos 34

 • Um software de Gestão é uma ferramenta de
administração de uma organização;
• Permite armazenar e organizar a informação
Sistema de clientes;
Informático de • Permite a partilha de dados e informações
entre todos os colaboradores de uma
Gestão organização;
Administrativa • Permite o tratamento e gestão de toda a
informação de uma organização;
• Permite uma melhor gestão de tempo e
facilidade de organização dos processos.

Formador: Luis Natal Pires 35

 • Acesso facilitado à documentação;
• Gestão automática de documentos;
• Uniformização de processos;
Sistema • Reduz a utilização de papel;

Informático de • Desmaterializa processos;

• Centraliza arquivos;
Gestão • Aumenta a eficiência administrativa dos
Administrativa processos;
• Rentabiliza o tempo;
• Tornando o acesso à informação mais rápido;
• Facilita o acesso à documentação.

Formador: Luis Natal Pires 36

 • Criar pastas de acordo com os departamentos ou
áreas da organização;
• Definir responsáveis para cada departamento ou
área da organização;
Estrutura • Designações permitam a distinção de cada
departamento ou área funcional.
Padrão na
Criação de • Exemplo:
Contabilidade
Pastas Faturas emitidas
Recursos Humanos
Correspondência emitida
etc.

Formador: Luis Natal Pires 37

 • Usar sempre o mesmo tipo de letra na
elaboração da documentação;
Nomear a • Usar um padrão especifico ao nomear
Documentação documentos;
• Relatório de Gestão. Ex: Ano de ____

Formador: Luis Natal Pires 38

 • A documentação deverá ser gravada da
mesma maneira;
Gravação de • Utilizar ferramentas de proteção
Documentos (encriptação, formatos
cloud´s).
não editáveis,

Formador: Luis Natal Pires 39

 • Cada documento deverá ser guardado no
departamento respetivo;
Onde Guardar a • Existência de um servidor para que toda a
Documentação informação seja facilmente partilhada;
• Limitar o acesso de acordo com a
responsabilidade dos colaboradores.

Formador: Luis Natal Pires 40

 • Utilização de servidores;
• Integração de departamentos;

Trabalhar em • Plataformas partilhadas (ex: fornecedores,

clientes, parceiros, prestadores de serviços.
Rede Etc.);
• Evita a duplicação de documentação e
permite o acesso à informação em tempo
real.

Formador: Luis Natal Pires 41

 • Assegurar diferentes volumes de informação
• Assegurar tempos de resposta razoáveis para a
pesquisa ( não prejudicando o desempenho ds
utilizadores).
• Assegurar a pesquisa e recuperação dos
documentos por parte dos utilizadores.

Requisitos do • Estar acessível para utilizadores externos

(auditores, clientes).
Arquivo • Assegurar a capacidade de restringir o acesso a
documentos privados e confidenciais (permitir a
encriptação).
• Capacidade de reter informação de forma
integra, durante o prazo legal.
• Basear-se numa tecnologia atualizada.

Formador: Luis Natal Pires 42

 • O arquivo informático, é uma modalidade de
arquivo, muito utilizada atualmente.
• A necessidade de informação de mais rápido
acesso e a indisponibilidade de despender de
grandes montantes financeiros para a
Estrutura manutenção de espaços físicos, com função
de arquivo, são alguns dos motivos que
Padrão levaram ao surgimento e adaptação dos
Arquivos Informáticos.

Formador: Luis Natal Pires 43

 • Arquivo sectorial
• Arquivo descentralizado
• Documentos armazenados em pastas
• Manter as pastas e ficheiros organizados
Caracterização • Selecionar a informação a enviar para o
do Arquivo arquivo central conforme os prazos legais de
conservação
• Arquivo central
• Recebe a informação dos arquivos sectoriais

Formador: Luis Natal Pires 44

 • Assegurar a transformação digital da
documentação.
• Responder a pedidos de pesquisa

Caracterização • Elaborar e assegurar procedimentos a

cumprir por todas as unidades.
do Arquivo • Arquivar documentos, é guarda-los em
lugares próprios.
• Seguindo uma ordem pré-estabelecida.
• Arrumados em locais acessíveis.

Formador: Luis Natal Pires 45

 • O Plano de Classificação de Documentos
(PCD) nas empresas tem a função de
ordenar, classificar e organizar os
Arquivo e itens documentos gerados ou recebidos pela
organização no intuito de fazer cumprir suas
Codificação de atribuições, competências e atividades.
Documentação • Documentos são classificados e ordenados
Contabilísticos e por assunto / atividade / meio fim. Para tal,
criam-se categorias e subcategorias.
Administrativos Articulam-se as informações e as organiza.

Formador: Luis Natal Pires 46

Arquivo e
Codificação de
Documentação
Contabilísticos e
Administrativos

Formador: Luis Natal Pires 47

 • Para que a classificação documental
funcione e seja plena na recuperação do
documento, existem regras básicas.
Arquivo e • 1 – Os documentos dever ser classificados
Codificação de dentro dos dossiers e classificados entre si.
Documentação • 2 – Os dossiers comportam sempre uma
ordem interna, cronológica; alfabética;
Contabilísticos e numérica, etc.
Administrativos • 3 – Os dossiers de estudo ou negócio, na sua
especialidade, compõem-se de sub dossiers
que correspondem as etapas ou outros
aspetos da condução do estudo ou negócio.

Formador: Luis Natal Pires 48

 • A manutenção material do dossier necessita
de algumas precauções:
Arquivo e
• 1 – Escrever o titulo do dossier na lomba;
Codificação de • 2 – Manter a ordem interna;
Documentação • 3 – Agrafar o conjunto Carta e Resposta;
Contabilísticos e • 4 – Utilizar separadores;
Administrativos • 5 – Não tirar definitivamente os documentos
para abrir outros dossiers, utilizar fotocópia.

Formador: Luis Natal Pires 49

 Exemplo de Documentos Contabilísticos:
• Faturas
Documentos • Faturas Simplificadas
Contabilísticos. • Notas de Crédito
• Notas de Débito
• Recibos

Formador: Luis Natal Pires 50

 Arquivo de Documentos Contabilísticos
• Diário de Caixa (11)
Documentos • Diário de Bancos (12)
Contabilísticos. • Diário de Compras (31 / 62 / 4…)
• Diário de Vendas (71 / 72)
• Diário de Operações Diversas

Formador: Luis Natal Pires 51

 • Regras a cumprir, antes de Arquivar
documentos
• 1 – Recolha e inspeção do documento;
Regras de • 2 – Seleção e separação

Arquivo • 3 – Registar data e hora de receção

• 4 – Ordenar
• 5 – Classificar
• 6 - Arquivar

Formador: Luis Natal Pires 52

 Atualização do Arquivo:
• A atualização deverá ser definida pelo
responsável, que deve definir as rotinas e o
local próprio para colocar a documentação a
ser Arquivada.
Regras de Exemplo:
Arquivo • Todas as sextas feira arquivar toda a
documentação contabilística rececionada.
• Em termos legais, o Arquivo deve ser
guardado em perfeitas condições entre 5 a
10 anos.

Formador: Luis Natal Pires 53

 •Arquivos de texto
Os Arquivos •Arquivos de Imagem
•Arquivos de som
Informáticos •Arquivos de vídeo
•Arquivos compactados
podem ser: •Bancos de dados
• Arquivos executáveis

Formador: Luis Natal Pires 54

 • O tempo de procura dos documentos reduz-se drasticamente;
• Menos espaço físico desperdiçado, para o arquivo de material uma vez
que a maioria é digital e fica arquivado no Computador.

Vantagens do
• Existência de um alto nível de segurança, através da introdução de
Passwords e logins, para se poder aceder ao Arquivo, o que impossibilita
que haja consultas indesejadas

Arquivo • Através dos registos de logins, consegue-se ter acesso a quem fez
consulta dos documentos e quem os alterou, o que ajuda a inviabilizar
atentados ou atos maléficos nos documentos.

Informático. • Existindo um sistema de intranet na organização, o acesso ao arquivo

pode ser feito em qualquer ponto.
• Com a existência de um arquivo informático, o acesso à informação é
uniformizado por toda a organização.
• Diminuição de gastos com material de arquivo;
• Etc…

Formador: Luis Natal Pires 55

 • Exige conhecimento em Informática
• Exige sempre a existência de um suporte
informático especifico, provocando alguns
Desvantagens custos acrescentados;
• Dada a existência de uma plataforma
do Arquivo informática, se o servidor fica inativo, o
acesso ao Arquivo é impedido.
Informático. • Dada a existência de variados sistemas
violadores de informação ( vírus e piratas
informáticos) a confidencialidade e a
segurança dos arquivos podem ser violados
• etc…

Formador: Luis Natal Pires 56

 Definir uma estrutura de pastas
• Contabilidade
• Recursos Humanos
Regras de • Departamento Comercial
Arquivo
Informático. Contabilidade
Recursos
Humanos
Comercial

2019 2020 2021 2019 2020 2021 2019 2020 2021

Formador: Luis Natal Pires 57

 • Atribuir sempre o mesmo tipo de
Regras de Designação;
• Gravar os documentos sempre na Pasta
Arquivo respetiva;
Informático. • Manter o Arquivo sempre atualizado;
• Ter sempre Cópias de Segurança atualizadas.

Formador: Luis Natal Pires 58

 No final deste módulo, o formando adquiriu
conhecimentos de:

• O que é um Arquivo;
• Quais os Critérios, Funções e Requisitos do
Arquivo;
• Como classificar e consultar um Arquivo;
Conclusão • Como organizar um Aquivo;
• Como separar e classificar documentos
contabilístico;
• Quais as vantagens de ter um Sistema
Informático de Gestão administrativa
• Regras gerais do Arquivo Informático

Formador: Luis Natal Pires 59