Manual de Procedimentos Administrativos Enad

REPÚBLICA DE ANGOLA
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS
ENQUADRAMENTO
O presente Manual de Procedimentos Administrativos (MPA) define as normas e
procedimentos para uniformização de todos os documentos elaborados na
Administração Pública da República de Angola visando privilegiar a imagem e a
qualidade dos serviços públicos através da apresentação gráfica e homogeneidade
de formatação de todos os documentos.
Principais objectivos e vantagens da Normalização:
Uniformização da apresentação de documentos;

Limitação da diversidade de critérios;
Melhoria da imagem da instituição;
Garantia da coerência de critérios;
Redução de custos;
Possibilitar a adequação de critérios de procedimentos a novos e antigos
funcionários.
Sendo um instrumento de consulta e orientação, o Manual de Procedimentos

representa ainda uma restrição à improvisação inadequada, que por vezes se
verifica em alguns documentos, que em nada contribui para uma boa imagem das
instituições.
FORMATAÇÃO DE DOCUMENTOS
A importância da formatação dos documentos prende-se com a normalização e

naturalmente com a imagem das instituições. Para as situações pontuais em que
não existam modelos (templates), todos os documentos elaborados pelas
instituições e organismos públicos da República de Angola deverão respeitar as
seguintes formatações1:
PÁGINA
FORMATO
As dimensões do documento deverão respeitar o seguinte formato:
Tamanho: A4
Largura: 21cm
1
Por ser o software usualmente utilizado, apresentam-se neste manual ilustrações dos menus de
configuração de formatação do Microsoft Word a título exemplificativo.
2
Altura: 29,7cm
MARGENS E ORIENTAÇÃO
As margens do documento deverão respeitar as seguintes medidas:
Margem Superior: 2,5cm
Margem Esquerda: 3cm
Margem Inferior: 2,5cm
Margem Direita: 3cm
A orientação do documento deverá ser:
Orientação: Portrait/Retrato
CABEÇALHO, RODAPÉ E ALINHAMENTO

O cabeçalho e rodapé deverão respeitar as seguintes medidas:
Cabeçalho: 1,25cm
Rodapé: 1,25cm
A paginação deve ser vertical, alinhada pelo topo:
Alinhamento: Top/Topo
3
PAGINAÇÃO
Todas as páginas de documentos oficiais deverão ser numeradas em rodapé
(alinhamento centrado).
centrado)
A numeração de cada página deve apresentar o número da página e o
número do total
al de páginas do documento recorrendo a números decimais
árabes [Numero página/Numero total de páginas].
6/38
No caso dos documentos complementados por anexos, a numeração destes

deverá ser realizada de forma idêntica precedida no número do anexo em
numeração romana [Número do Anexo - Número página - Número
Nú total de
páginas].
IV-6/38
IDENTIFICAÇÃO INSTITUCIONAL
Em rodapé deverá constar a identificação da instituição, morada e dados de
contacto (telefone, fax, email, webpage). Poderão ainda ser acrescentados
outros dados que se considerem apropriados.
ap
O logótipo da instituição, deverá constar do rodapé, com dimensões
apropriadas e alinhamento à direita.
Exemplo:
4
LETRA
TEXTO
Para a redacção do corpo do texto do documento deverão ser utilizadas as
seguintes formatações:
Fonte: Arial
Estilo: Regular
Tamanho: 12
1
Escala de espaçamento entre caracteres: 100%
Espaçamento: Norma
Posição: Normal
TÍTULOS
Sempre que o texto contenha Título e Subtítulos,, estes deverão respeitar as
Título Nível I: Redigido em MAIÚSCULAS - Arial / Bold /14

Título Nível II: Redigido em MAIÚSCULAS - Arial / Bold /12
/
Título Nível III: Redigido em minúsculas – Arial
A / Bold/11
5
PARÁGRAFO
TEXTO
Para a redacção do corpo do texto do documento deverão ser utilizadas as
seguintes
guintes formatações:
Alinhamento: Justificado
Nível de Destaque: Corpo de Texto
Indentação: sem indentação
Espaçamento entre parágrafos: pelo menos 12pt.
Sempre que se pretenda destacar algo no texto deverá ser utilizada a
formatação underline/sublinhado
underline . Em caso algum poderá ser
utilizado outro tipo de forma de destaque.
TÍTULOS
Sempre que o texto contenha Título e Subtítulos,, estes deverão respeitar as
6
Alinhamento: Esquerda
Nível de Destaque: Corpo de Texto
IDENTIFICAÇÃO DO AUTOR
Sempre que se pretenda identificar quem minutou e/ou de quem dactilografou
o documento, deverão ser inscritas as
a iniciais no canto inferior esquerdo do
documento.
Exemplo: AR/cf ou AR/CF
CORREIO ELECTRÓNICO – E-MAIL
TEXTO
Para a redacção do corpo do texto de um correio electrónico devem ser utilizadas
as formatações idênticas às estabelecidas para a elaboração de documentos em
papel.
ASSINATURA
Todos os correios electrónicos, independentemente do destinatário, devem ser
assinados pelo remetente.
A assinatura deve conter a seguinte informação mínima:
Nome Próprio
Apelido
Cargo
Instituição
Morada
Contactos
Webpage2
2
Facultativo
7
Modelo de e-mail
De: DirGeral@enad.gov.ao
Para: pedro.santos@hotmail.com
Assunto: Acção de Formação
Caro Dr. Pedro Santos
Venho por este meio informar que a acção de formação se realizará entre os dias 4 e 18 de
Setembro.
Melhores cumprimentos,
João Marques Lima

Director Geral
ENAD - Escola Nacional de Administração
Estrada do Fotungo, nº50 – 1000 Luanda

Telefone: 1234567
Email: DirGeral@enad.gov.ao (2)
http://www.enad.gov.ao
TIMBRE - INSÍGNIAS
GNIAS E LOGÓTIPOS
Apenas a Insígnia da República de Angola e/ou o logótipo oficial da instituição ou

organismo poderão constar em documentos oficiais. Não são admitidas
admitida quaisquer
outras imagens ou símbolos no cabeçalho ou rodapé dos documentos.
Sendo que, a Insígnia da República de Angola é colocada no cabeçalho e o logótipo
no rodapé.
Um aspecto importante na imagem dos documentos timbrados está relacionado

com a correcta apresentação das dimensões, proporções, forma e cores da insígnia
nacional de Angola (anexo II da Constituição) ou do logótipo da instituição.
A criação de documentos em papel timbrado pode ser realizada de duas formas
distintas:
8
1. Papel com timbre colorido
Papel pré-impresso em tipografia (gráfica) e colocado na impressora

sempre que se pretenda imprimir um documento timbrado. Nesta
situação o documento (template) está concebido para respeitar os
espaços necessários à imagem do timbre e rodapé.
Mas na impressão de quaisquer documentos timbrados a cores é
imperativa a verificação da qualidade. Em caso algum um documento
deverá ser impresso com o timbre descolorado ou deformado.
2. Papel com timbre a P&B
A impressão do papel timbrado em formato monocromático (P&B) é

obrigatória quando a sua utilização é para circulação interna.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Documentos
Os documentos existentes na Administração Pública podem ser classificados em
duas categorias – Correspondência Externa e Correspondência Interna.
Correspondência externa
A correspondência externa é toda aquela que é elaborada na instituição e se
destina a outras entidades, empresas ou cidadãos, nomeadamente:
Ofícios;
Ofício/convite;
Convites formais;
Circulares externas;
Relatórios;
Actas;
Pareceres;
Etc.
Correspondência interna
A correspondência interna é toda aquela que é elaborada na instituição e se
destina aos vários órgãos/sectores dessa mesma instituição, nomeadamente:
9
Ordens de serviço;
Despachos;
Circulares internas;
Notas Informativas;
Memorandos;
Informação/Proposta;
Relatórios internos;
Actas de reuniões internas;
Sobre a utilização de papel timbrado para a elaboração de documentos internos e

externos o assunto aparece referido em “templates”
REDACÇÃO DE DOCUMENTOS
A IMAGEM DO DOCUMENTO
Todo o documento, quer se destine a uma entidade pública ou privada, a um

cidadão ou a uma unidade administrativa do mesmo organismo, transmite a
imagem do serviço que o elabora.
Assim sendo, dois objectivos devem presidir à elaboração de documentos:
• Garantir que o seu conteúdo é claro para o destinatário do documento;

• Deixar através do documento uma boa imagem da instituição ou serviço que
o elaborou.
Todos os documentos, independentemente do destinatário, conteúdo ou finalidade,

devem ser estruturados tendo em conta as seguintes características:
• Boa apresentação: A boa apresentação do documento demonstra método,

ordem e organização;
• Exactidão/Objectividade: Ter o cuidado de utilizar uma terminologia
destinada “àquele” receptor específico – palavras de difícil compreensão,
pouco claras ou ambíguas, não atingirão o objectivo desejado. Definir
claramente o objectivo do documento é a principal função do redactor;
• Concisão: A concisão na escrita, qualquer que seja a complexidade do tema
a tratar, tem que ser uma regra a não esquecer. Para nos fazermos
10
compreender não necessitamos de elaborar documentos muito extensos. A
concisão privilegia exactamente o contrário: parágrafos curtos, claros e
inequívocos. A utilização de frases curtas torna o texto mais perceptível e
permite compreender melhor o seu conteúdo;
• Clareza: A clareza demonstra que houve uma organização prévia das ideias
a transmitir. O vocabulário utilizado deve ser formal, embora simples e
actual. Vocabulário muito técnico e específico, só deverá ser utilizado se o
receptor for conhecedor dessa terminologia. Caso seja imprescindível utilizar
tal terminologia para um receptor comum, deve haver o cuidado de
descodificar as palavras que possam ser de difícil compreensão.
PRONOMES
O uso dos pronomes é importante na redacção de um documento.
No inicio da elaboração de cada documento deve ser decidido se vai ser usada a
primeira pessoa do singular ou do plural. Esta decisão deverá manter-se até ao fim
do texto.
Exemplos:
Aguardamos que V.Exa. nos informe ……
Aguardo que V.Exa. me informe …..
Aguardamos que V.Exas. nos informem ……
A evolução da língua portuguesa deu origem àquilo que hoje se designa por “plural
de modéstia”.
Nos dias de hoje, por formalidade e para evitar um tom pessoal, quando se escreve
em nome da instituição, utiliza-se a 1ª pessoa do plural “nós” em vez da 1ª pessoa
do singular “eu”.
Não esquecer, a importância da concordância verbal ao longo de todo o texto.
Por exemplo, os requerimentos, por uma questão de cortesia e formalidade

redigem-se na 3ª pessoa do singular e não na 1ª pessoa do singular.
Exemplo: Maria Fernanda Marques solicita a Vossa Excelência ….
11
EVOLUÇÃO DA ESCRITA
A forma de escrever evoluiu nas últimas décadas e algumas fórmulas usadas

durante anos caíram em desuso. Na Administração Pública existem alguns
exemplos relevantes que devem ser alterados, dos quais se referem os seguintes:
A abolição do vocativo “Exmo. Senhor ou Exmos. Senhores” escrito no computador

em correspondência que se pretenda que tenha um cariz mais formal.
A abolição da apresentação de cumprimentos no início do texto (forma já muito

antiquada). Caso se queira continuar a manter a apresentação de cumprimentos,
no final do texto não poderá ser repetida a mesma forma e obrigatoriamente a
frase deverá começar por Reitero ou Renovo.
A abolição da repetição do nome da entidade no fim do texto, seguida da data.
Actualmente as formas mais usadas internacionalmente são as seguintes:
VOCATIVO
Usado no início do texto na correspondência oficial, privilegia-se o vocativo

manuscrito pela entidade que assina o documento. Esta frase de abertura pode ser
mais ou menos formal dependendo do relacionamento existente com o destinatário.
Naturalmente, que se for julgado apropriado utilizar a expressão “Exmo. Senhor”
dactilografada, ela poderá ser utilizada.
O vocativo, quando se pretende demonstrar maior deferência para com o

destinatário deve ser manuscrito pelo redactor, podendo usar as seguintes
expressões:
Excelência,
Excelentíssimo Senhor Dr. ………,
Exmo. Senhor,
Caro Colega,
Estimado Professor,
Etc.
Nota: Doutor ou Doutora (por extenso) utiliza-se exclusivamente quando o

destinatário possui um doutoramento. Pode utilizar-se a expressão Mestre para
todos aqueles que possuam um mestrado. Professor é normalmente utilizado para
professores universitários e então o mais correcto será escrever Professor Doutor.
(Se é professor universitário é certamente doutorado, a menos que seja professor
convidado ou ainda assistente universitário).
12
APRESENTAÇÃO DE CUMPRIMENTOS
Faz-se no fim do texto, podendo, se for julgado conveniente, ser definida para toda
a administração pública uma única fórmula, (p.e Apresentamos a V.Exas. os nossos
os melhores cumprimentos,) e o dirigente que assina o documento escreve
algumas palavras à mão.
Exemplo:
Se a decisão de estabelecer uma única fórmula fosse «Apresentamos a V.Exas. os

nossos os melhores cumprimentos», o dirigente poderia acrescenta à mãor:
Apresentamos a V.Exas. os nossos os melhores cumprimentos, pessoais

Apresentamos a V.Exas. os nossos os melhores cumprimentos, de
amizade
Apresentamos a V.Exas. os nossos os melhores cumprimentos e
subscrevemo-nos
Outras formas de apresentação de cumprimentos podem ser utilizadas:
Apresentamos os nossos respeitosos cumprimentos,

Apresentando os nossos sinceros cumprimentos, subscrevemo-nos
atenciosamente,
Apresentamos as nossas cordiais saudações e subscrevemo-nos,
Se for julgado conveniente iniciar o texto com a apresentação de cumprimentos, no

final reitera-se ou renova-se os cumprimentos.
REPETIÇÃO DO NOME DA ENTIDADE
A repetição do nome da entidade em letra maiúscula, seguida da data no final do

texto é desnecessária, pois o organismo já está identificado no cabeçalho da folha
timbrada e a data do documento deve aparecer na linha destinada às referências, a
seguir ao número do documento.
Caso, se pretenda escrever a data no fim do texto, utiliza-se a seguinte forma:
Luanda, 1 de Dezembro de 2010

Luanda, aos 2 de Dezembro de 2010
13
Luanda, aos – só pode ser utilizado após o dia 2 pois não fará sentido dizer aos 1
de Dezembro. Utiliza-se sempre letra minúscula, só o nome da cidade terá inicial
maiúscula.
USO DE SIGLAS E ABREVIATURAS
As siglas são reduções de locuções compostas por substantivos próprios.

Consideram-se como “abreviaturas” e não se colocam pontos finais entre as letras
que as compõem.
As siglas podem ser formadas pelas letras iniciais maiúsculas das palavras que
formam um nome de uma organização, empresa, etc., ou pelas sílabas iniciais das
palavras que formam o nome.
Exemplo:
UA – União Africana
OPEP – Organização dos Países Exportadores de Petróleo
UE – União Europeia
INADEC – Instituto Nacional de Defesa do Consumidor
PIR – Policia de Intervenção Rápida
Com a globalização e por influência da língua inglesa também os cargos dos

dirigentes passaram a escrever-se de forma abreviada. Surgem então as
abreviaturas CEO, CFO, CHRO, etc., que significam respectivamente (Chief
Executive Officer, Chief Financial Officer, Chief Human Resources Officer),
começando já a tornar-se habitual encontrar estas abreviaturas em textos de língua
portuguesa.
Actualmente algumas abreviaturas passaram a escrever-se de forma diferente. Um

dos exemplos é a abolição do “ª” e “º” elevado.
Exemplos:
• V.Exa.
• V.Exas.
• Exmo. Senhor
• Exma. Senhora
• Digmo.
• Dr.
• Dra.
14
• Eng.
• Arqt.
• Lda.
•
CLASSIFICAÇÃO E TRATAMENTO DE DOCUMENTOS
Os documentos podem ser classificados como:
Ultra secreto;
Secreto;
Confidencial;
Reservado;
Particular;
Pessoal.
Este tipo de correspondência deve ser remetida em envelope fechado com a sua
classificação escrita, devendo este ser colocado dentro de um segundo envelope
sem qualquer indicação exterior quanto à classificação, podendo sempre levar um
carimbo de ”urgente” ou “Muito Urgente”.
No serviço receptor, o funcionário encarregue da abertura da correspondência, ao
verificar a existência de um segundo envelope classificado quanto ao conteúdo
deverá promover as diligências necessárias para que este seja entregue fechado ao
destinatário ou a quem tenha competência para o abrir.
Envelopes com referências que possam ser “atractivas” para quem não tem acesso
a determinadas informações devem ser evitados.
A obrigatoriedade da confidencialidade por parte dos funcionários:
De acordo com o artigo 4 do Decreto 33/91 de 21 de Julho todos os funcionários

estão obrigados a guardar sigilo e a não divulgar por qualquer forma, factos
relativos ao serviço sobre assuntos a que tenham acesso, especialmente os de
carácter confidencial ou secreto.
Também a Pauta deontológica do serviço público (Resolução 27/94 de 26 de

Agosto) da República de Angola, no seu nº 17 – Reserva e Discrição – refere que
“Os trabalhadores da Administração Pública devem usar da maior reserva e
discrição de modo a evitar a divulgação do facto e informações de que tenham
15
conhecimento no exercício de funções sendo-lhes vedado o uso dessas informações
em proveito próprio ou de terceiros”.
Posteriormente, o artigo 12º (Princípio da reserva e da discrição), da Lei nº 3/10 de

29 de Março que aprovou a Lei da Probidade Pública, reforça a obrigatoriedade da
maior reserva e discrição, de modo a evitar a divulgação dos factos e das
informações de que o funcionário tenha conhecimento.
Documentos normais e urgentes
Existem também os documentos “normais” que não requerem tratamento especial,

mas que deverão ser tratados com a celeridade normal e os “urgentes” ou “Muito
urgentes” que deverão, obviamente, ter tratamento imediato.
REGISTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS
O registo de correspondência recebida e expedida tem uma importância vital nas instituições,
uma vez que é através destes registos que se localizam os documentos.
Existem hoje vários programas informáticos (mais ou menos sofisticados) concebidos para
este fim.
Alguns serviços ainda realizam este trabalho de forma antiquada e pouco eficaz. Mas, hoje
existem ferramentas que permitem registar de forma rápida e eficiente a correspondência
entrada e saída nas nossas instituições:
• Registo em livro (ainda muito usado, mas pouco eficaz);
• Numerar e datar (através de carimbo ou datador automático) o documento

recebido, fotocopiar a primeira página e criar um copiador geral onde desde o dia 2
de Janeiro de cada ano se arquivam por ordem numérica e cronológica as referidas
cópias. (nos copiadores gerais utiliza-se a classificação numérica, embora também
esteja neste caso associada a classificação cronológica, uma vez que se pode
procurar um documento pelo seu número de registo ou pela data). Este método
tem o custo acrescido das fotocópias e do espaço ocupado pelas pastas que
anualmente se vão criando.
• Utilizar um equipamento de microfilmagem (já pouco usado), que após numerar e

datar o documento o filma. Funciona bem e permite ocupar um espaço diminuto de
arquivo;
16
• A digitalização (hoje muito utilizada). Mas que também como para a microfilmagem
exige que o documento seja previamente numerado e datado;
• Programas informáticos para registo de correspondência;
• Criação de uma base de dados (possível ser feito em cada instituição pelos serviços
informáticos)
OU
Fazer o registo no computador utilizando uma folha de Excel com filtros que permite fazer a
busca por nº., data de entrada, proveniência, nº, data e assunto do documento e ainda
classificação de arquivo.
A grande vantagem é o custo 0, a rapidez na busca que se traduz em evitar perdas enormes
de tempo a localizar documentos.
É fundamental fazer cópias de segurança deste registo para garantir que, se houver um
problema com o computador, é possível recuperar a informação.
Exemplo de folha de Excel com filtros.
Um aspecto importante refere-se com o controlo do circuito dos documentos. Esta situação
engloba a correspondência interna e a externa.
A distribuição de correspondência, pelo serviço que tem essa atribuição, pelos vários
departamentos da instituição deve ser acautelada com a assinatura (legível) numa folha
concebida para o efeito ou num “livro de protocolo” interno.
17
Procedimento igual tem que ser feito na distribuição de correspondência externa. Qualquer
envelope contendo documentos que seja entregue “em mão” deve ser registado em folha
apropriada ou “livro de protocolo” externo.
Este registo consiste no nome do destinatário, tipo de documento, número, assinatura do

receptor e data. Não se torna necessário especificar o assunto.
DESTINATÁRIO TIPO DE DOC. NÚMERO DATA ASSINATURA DATA
Só este tipo de procedimento evitará situações que impossibilitem apurar responsabilidades

quando um documento se extravia.
ARQUIVO
Definições
“Conjunto orgânico de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular
ou colectiva ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e
organizados e conservados de forma permanente ou durante um período de tempo
determinado, a título de prova ou informação, qualquer que seja a data, a forma ou o suporte
material”.
“Documento de arquivo é o testemunho, qualquer que seja a sua data, forma ou suporte
material que contém uma informação e é produzido ou recebido por uma entidade pública ou
privada no exercício da sua actividade”.
Tipologia dos arquivos (Âmbito)
Gerais:
Nacional
Regional
Comunal
Municipal
Ministerial
Por actividade económica
Parciais e especiais:
Arquivo municipal
18
Arquivo de obras particulares de uma autarquia (se não estiver integrado no arquivo
municipal)
Religiosos – paroquial, diocesano, etc.)
Comunal
Empresarial
Escolar
Propriedade
Determinada pela natureza da entidade produtora do documento (pública ou privada)

“Arquivo Privado” – é um arquivo ou conjunto de documentos produzidos ou
recebidos por um particular, uma família, empresa, instituição ou organização não
governamental, no decorrer das suas actividades orgânicas
IDADE
Qualquer documento de arquivo passa por um ou mais períodos caracterizados pela
frequência e o tipo de utilização que dele é feito.
Assim, tornou-se necessário repartir a vida dos documentos de arquivo em 3
períodos:
Actividade
Semi-actividade
Inactividade
Período de actividade:
Arquivos correntes
Utilizam-se as seguintes expressões para designar os documentos que têm a taxa de

utilização mais alta e estão na primeira fase da sua existência:
Documentos activos
Arquivos de gestão
Considerações Gerais
Os documentos activos:
19
São indispensáveis às actividades do dia-a-dia e devem permanecer o mais perto
possível dos funcionários que os manuseiam.
Quando estiverem em memória do computador devem ser de fácil e rápido acesso.
Quando termina o seu período de actividade, tornam-se semi-activos ou passam para

o arquivo inactivo.
O período de semi-actividade:
Arquivos intermédios
Utilizam-se as seguintes expressões para os documentos que são necessários

conservar por razões de ordem administrativa, legal ou financeira e utilizados com
menor frequência em relação aos anteriores:
Documentos semi-activos
Documentos em pré-arquivagem
Os documentos semi-activos
Por razões diversas, podem regressar ao período activo.

Colocados em semi-actividade, não só por causa do factor utilização, mas também por
economia de espaço e de equipamentos.
Devem ser conservados de forma centralizada, a fim de permitir tirar o melhor
proveito do seu armazenamento denso.
Quando termina este período passam para o período de inactividade.
Período de inactividade, eliminação ou conservação como arquivos definitivos
Arquivos definitivos
Utilizam-se as seguintes expressões para designar os documentos que deixaram de
ter valor previsível no plano administrativo, legal ou financeiro:
Arquivo definitivo (morto)
Arquivo histórico
Valor legal
20
Refere-se à relevância de um documento de arquivo perante a lei para comprovar um
facto ou constituir um direito.
Pode ser:
Administrativo – está associado o valor primário dos documentos, que justificou a
sua produção, por isso são conservados a título de prova ou informação.
Histórico – informação com valor secundário (histórico-cultural), cujo uso se

destina a fins que não aqueles que presidiram à sua criação e são conservados a título
permanente.
Classe - Subdividem-se em:
Tradicionais – os documentos estão em suporte papel - mais comum e abundante

em todas as bibliotecas e arquivos.
Especiais – outro tipo de suporte (sonoro, fotográfico, informático, etc.)
Os documentos podem ainda ser designados por:
Documentos gráficos: Livros, revistas, etc.
Documentos iconográficos: Mapas, cartas, cartazes, etc.
Documentos plásticos: Moedas, maquetas, etc.
Documentos reprodutores de imagens e sons: Filmes, gravações, etc.
OS DOCUMENTOS podem ainda ser:
Não classificados – são a maior parte dos documentos da administração
Confidenciais – separados dos outros por motivos de segurança – uso restritivo
Secretos – contêm informações cujo acesso é autorizado a um número restritivo de

pessoas – com medidas especiais de acesso
Podemos ainda classificar como:
Oficiais ou particulares;
Internos ou externos;
Urgentes ou não urgentes;
Normais, confidenciais ou secretos;
Históricos ou sem qualquer valor.
21
O que significa Classificar:
Classificar é a técnica que permite a ordenação e agrupamento de documentos e

processos, permitindo a identificação do que é comum do que é diferente,
individualizando cada um deles.
O objectivo da classificação
Arrumar ordenadamente o material com vista a facilitar o seu posterior encontro e

permitir um melhor conhecimento do próprio material.
Sistemas de classificação
Classificação alfabética
Classificação numérica
Classificação alfanumérica – Alfabeto+ Números
Classificação cronológica - data
Classificação geográfica - nomes de terras ou regiões
Classificação por entidades - nomes das empresas/entidades
Classificação ideológica - assuntos
Classificação decimal universal - Classificação decimal universal – CDU - Consiste na

divisão e subdivisão em classes decimais. Só utilizada em bibliotecas e grandes
centros de documentação.
Definição de Arquivo:
Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte
material, elaborados ou recebidos por organismo público ou privado, em função da
sua actividade e conservado para efeitos administrativos.
Como local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente
classificados e ordenados.
22
Como unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em
receber, classificar, guardar e emprestar documentos.
Funções do arquivo
Ordenação da documentação – através da recolha, registo e classificação dos

documentos;
Despacho – fornecendo os documentos solicitados com rapidez e
descongestionamento do arquivo à medida que a documentação vai perdendo
actualidade e validade;
Conservação da documentação (Através não só de equipamento adequado
(armários, ficheiros, etc.) como da existência de condições ambientais que não
danifiquem os suportes (excesso de humidade, de calor, de frio, incidência de raios
solares, renovação de ar, etc.).
Sistema de organização
Os arquivos podem ser:
Centralizado
Descentralizado
Misto
A Centralização ou a Descentralização do Arquivo deve ser decidida em função de:
Características do Serviço
Material a Arquivar
Frequência e Urgência das Consultas
Espaços Disponíveis
NO arquivo centralizado só uma unidade orgânica trata, classifica e arquiva todos

os documentos.
No arquivo descentralizado cada unidade orgânica, trata, classifica e arquiva os
seus documentos.
O arquivo e o arquivista
Objectivos do arquivo:
23
Manter os documentos devidamente classificados e organizados;
Proporcionar uma rápida e eficiente localização dos documentos ;
Possibilitar uma resposta rápida às solicitações;
Possam ser exploradas as informações que eles contêm;
Permitir documentar e reconstituir o passado;
Classificar, ordenar e pesquisar os documentos;
Preservar e conservar os documentos;
Disciplinar as acções administrativas;
Fornecer os documentos necessários ao bom funcionamento da organização;
Documentar e reconstituir o passado.
Funções do arquivista:
Organização e Depósito:
Recepção e recolha
Classificação
Ordenação
Arquivamento
Conservação
Consulta:
Cumprir com as solicitações

Controlar as saídas e as devoluções
Divulgação
Capacidades do arquivista:
• Capacidade de atenção;
• Espírito metódico e ordenado;
• Poder de análise e de síntese;
• Educação, calma, paciência e bom senso;
• Capacidade de cooperação e de aceitar responsabilidade;
24
• Vontade de aperfeiçoamento profissional.
Instalações do arquivo
• Local resistente. O papel pesa cerca de 500 kg/m2;

• Instalações suficientemente amplas e arejadas;
• Evitar locais húmidos;
• Luz solar que torna o ambiente mais seco;
• Os arquivos actuais estão em salas climatizadas para evitar danos no
material.
Segurança:
• Local protegido contra roubo;
• Local protegido contra incêndios. Existência de extintores e alarme contra fogo e
ainda baldes de areia que ajudam a combater o fogo;
O que fazer quando não existe um sistema de classificação e plano de arquivo
Sempre que não exista um Sistema de Classificação implantado na instituição e os

documentos estejam a ser arquivados empiricamente, é urgente alterar essa situação.
Alguns sistemas de classificação são bastante fáceis, não carecendo de grande
especialização.
A utilização do sistema de classificação numérica consecutiva permite organizar um
arquivo e criar um “Plano de Arquivo” para consulta de todos aqueles que necessitam de
classificar ou procurar documentos.
Todas as Instituições têm que possuir um Plano ou Índice de Arquivo.
Se o arquivo estiver centralizado só existirá um Plano de arquivo que engloba todos os
assuntos tratados na instituição e nesse caso aconselha-se o sistema de classificação
decimal, se o arquivo for descentralizado cada unidade orgânica possui o seu próprio
arquivo, criando um plano de arquivo de acordo com os assuntos tratados pelo sector em
questão.
25
As pastas não devem conter na lombada o que contêm, mas somente o algarismo, letra,
algarismo e letra, etc., de acordo com o sistema de classificação escolhido. Paralelamente
existe o plano de arquivo que especifica o que contém cada pasta de arquivo e que se
consulta quer para classificar os documentos antes de os arquivar, quer para os localizar
quando necessários.
As pastas de documentos confidenciais ou secretos deverão estar guardadas num armário
fechado.
Embora se saiba que a tarefa de arquivar documentos não é muito apreciada pelos
funcionários, talvez por ser repetitiva e pouco criativa, a sua importância deve ser
explicada para que os que têm esta tarefa a seu cargo se consciencializem de que o
arquivo é a história da instituição e que para reconstituir essa história os documentos têm
que estar arquivados na pasta certa e em perfeito estado de conservação.
Os documentos reconstituem a história dos países e é esta noção que todos devem ter
para perceberem a responsabilidade que lhes está a ser confiada quando exercem funções
de arquivo.
As notícias de Jornais/revistas, as fotografias de actividades e actos solenes terão que ser

arquivadas, pois também elas ao ser consultadas, muitos anos, após os acontecimentos,
deverão esclarecer claramente locais, datas, personalidades envolvidas, etc.
Seguem-se dois exemplos para arquivar notícias e fotografias. Naturalmente, todo este
arquivo pode ser feito informaticamente, mas aconselha-se a mantê-lo em formato de
papel.
26
ARQUIVO FOTOGRÁFICO
ACONTECIMENTO:__________________________________________
LOCAL: _________________________________________
DATA: ____________
FOTO Nº PARTICIPANTES (da esquerda para a direita)
Esta folha fica à frente das bolsas plásticas onde se colocam as fotografias devidamente
numeradas. Se a opção for continuar a utilizar álbuns, terão que existir espaços entre as
fotografias que permitam escrever a respectiva legenda.
No início da cada pasta de arquivo deverá existir um índice que enumera todas as
actividades/cerimónias, etc., arquivadas naquela pasta. Para tal cada folha que capeia as
fotos deve ser numerada.
27
ARQUIVO DE NOTÍCIAS
JORNAL/REVISTA: _________________________________ PAG.

________
DATA: ____________
Nesta margem será colado o recorte da notícia. Se necessário dobre-se a notícias e se for
muito grande poderão utilizar-se duas ou mais folhas para a mesma notícia.
Deve ser utilizada uma folha branca onde se colam as notícias recortadas dos jornais ou
revistas, ordenando-as por datas ou assuntos. Seja qual for o critério escolhido ele tem
que ser respeitado, caso contrário dificilmente se encontrará a notícia pretendida
rapidamente.
No início da pasta de arquivo deverá existir um índice que enumera todas as notícias
arquivadas naquela pasta. Para tal cada folha deve ser numerada.
28
REGRAS PROTOCOLARES
As regras protocolares podem ser mais ou menos rígidas dependendo da situação. Numa
Cerimónia Oficial não podem existir falhas e os procedimentos terão que estar de acordo
com os costumes e a legislação vigente no país.
Nas Cerimónias Diplomáticas as regras são muito rígidas e não se podem cometer erros.
Daí a preocupação de, em caso de necessidade, obter informações junto do Cerimonial do
Ministério das Relações Exteriores e das Embaixadas dos países representados.
Por vezes as Instituições promovem eventos ou actividades que por envolverem

determinadas individualidades é obrigatório seguir as regras protocolares.
Existem regras básicas que ajudam na organização de eventos não muito formais e que de
uma forma resumida se baseiam em saber sentar os convidados a uma mesa de reuniões,
numa mesa de presidência de um auditório ou ainda numa refeição formal. A correcta
utilização das Insígnias nacionais, as regras que determinam quem discursa em primeiro e
em último lugar.
Regras básicas
Mesa de Presidência de uma sessão formal
A mesa de presidência de um auditório tem que ter sempre um número ímpar de

elementos. Só havendo um número ímpar se percebe quem preside, e que está sentado
ao meio, tendo o mesmo número de convidados à esquerda e à direita.
Depois de estabelecidas as precedências a regra é sempre igual: À direita de quem preside
a precedência 1, à esquerda a 2, à direita a 3 e a 4 à esquerda. Esta é a imagem que se
tem quando se olha de frente para a mesa, ou seja é como a plateia vê a composição da
mesa.
3 1 P 2 4
P = Preside
1 = Convidado nº 1 na ordem de precedência
29
4 = Convidado no 4 na ordem de precedência
Se for te todo impossível ter na mesa um número ímpar, temos que fazer ao meio da
mesa uma linha imaginária e sentar à direita a individualidade que vai presidir.
3 1 2 4
= Linha imaginária
1 = Preside
2 = Convidado nº 1 de precedência
Por outro lado, o número de cadeiras e de pessoas deve ser igual, mais cadeiras do que
participantes, deixa aos na plateia a ideia de que faltaram elementos.
Mesa de reunião de trabalho com entidades convidadas
3 1 P 2 4
5 7 8 6
De preferência não se sentam convidado nos topos da mesa. O lugar em frente a quem
preside pode ou não ficar vago, mas opta-se muitas vezes por deixar esse lugar em
aberto.
Organização de refeições formais
Como sentar os convidados à mesa:
Em refeições formais os convidados são sentados à mesa de acordo com as suas

categorias profissionais, cargos desempenhados, etc.
Se forem convidadas altas individualidades segue-se a lista de precedências em vigor no
país.
30
Para elaborar o esquema da mesa há que decidir onde se vai sentar o anfitrião ou
anfitriões e será a partir desses lugares que se distribuem os convidados.
O lugar de honra é à direita ou em frente do anfitrião ou anfitriã, se for uma refeição
mista.
Designa-se por “presidência à inglesa” quando o anfitrião ou anfitriões se sentam na

cabeceira da mesa.
Designa-se por ”presidência à francesa” quando o anfitrião ou anfitriões se sentam a meio

da mesa.
Os anfitriões poderão presidir com os convidados de honra, dando-lhes a outra

presidência, ou o lugar à sua direita, se a refeição for presidida por uma só pessoa.
Em refeições mista a regra é sentar à direita e à esquerda da anfitriã, os dois senhores de

maior precedência e à direita e à esquerda do anfitrião as duas senhoras de maior
precedência.
Seguidamente e de acordo com a lista de convidados previamente elaborada e numerada,

de acordo com as precedências, sentam-se os restantes convivas seguindo a regra direita,
esquerda, direita, esquerda:
Além disso:
Sentam-se alternadamente senhoras e senhores;

Casais não se sentam lado a lado nem frente a frente;
Deverá haver o cuidado de não sentar lado a lado pessoas que se saiba que tenham
alguma divergência entre si.
31
Também nestes casos devem ser colocados na mesa (a cima dos talheres de sobremesa)
os designados “cartões de mesa” com o nome do convidado.
Quando o número e convidados é muito grande pode optar-se pela utilização de várias
mesas redondas, para cerca de 8 ou 10 lugares.
OS SÍMBOLOS NACIONAIS
BANDEIRA NACIONAL
A Lei nº 2/01 de 23 de Março de 2001, publicada no Diário da República nº 14 – I Série,

regula a utilização dos símbolos nacionais, que são a Bandeira Nacional da República de
Angola, a Insígnia da República e o Hino Nacional.
Para utilizar a bandeira de acordo com a lei, há algumas regras básicas que têm que ser
cumpridas:
A Bandeira Nacional quando colocada com outro pavilhão, fica à direita deste, mas quem
estiver de frente para elas vê a Bandeira Nacional à esquerda.
Quando se têm que colocar 3 bandeiras (ou qualquer outro número ímpar) o lugar central
é destinado à Bandeira Nacional.
Quando o número de bandeiras é par, (4, 6, 8) coloca-se em primeiro lugar, à direita, a

Bandeira Nacional seguida das restantes por ordem de precedência. Também neste caso
quem olha de frente vê a Bandeira Nacional à esquerda.
É importante referir que a Bandeira Nacional tem que estar sempre em perfeito estado de
conservação.
INSÍGNIA DA REPÚBLICA
O artigo 7º da referida Lei estabelece em que circunstância se usa a Insígnia Nacional.
DISCURSOS
Quando no final de uma refeição formal, de um evento ou de qualquer actividade em que

várias pessoas discursem seguem-se as seguintes regras.
32
Quem preside ao acto dá a palavra aos outros oradores que falarão na ordem inversa das
precedências (começa o de menor categoria).
Quando num discurso se citam personalidades, começa-se pela pessoa de maior

precedência.
Quando discursam várias pessoas, quem preside fala por último.
Quando só discursa o anfitrião e o convidado de honra, o anfitrião discursa em primeiro

lugar, dando a honra ao convidado de honra de encerrar os decursos.
Se os discursos ocorrerem durante uma refeição formal, o momento apropriado para o

fazer é durante a sobremesa, nunca enquanto se está a comer uma refeição quente e
obviamente que, durante os discursos todos os convidados param de comer.
MODELOS / TEMPLATES
Os modelos (templates), são ficheiros informáticos criados com um fim específico,

devendo estar acessíveis nos computadores de todos os funcionários.
São documentos normalizados e inalteráveis, com regras perfeitamente definidas,
quer ao nível da formatação, quer ao nível das zonas editáveis para preenchimento.
Para todos os documentos para os quais não exista um template definido devem
ser consideradas as normas de formatação enunciadas anteriormente.
33
CAMPOS
Os templates,, dispõem de campos pré-definidos

pré definidos para inserção de dados, sendo a
sua formatação e estrutura inflexível.
Dependendo do tipo de template,
template existem campos disponíveis, nomeadamente:
CAMPOS DE TEXTO
Campos destinados à inserção de texto.
Exemplo:
34
CAMPOS DE OPÇÃO MULTIPLA
Campos destinados à escolha de uma de várias opções pré-definidas e
imutáveis (ou não).
Exemplo:
CAMPOS DE DATA
Campos destinados à inserção de datas.
Exemplo:
Para todo o tipo de documento para o qual exista um template, é imperativa a sua
utilização não devendo em caso algum ser utilizados modelos ou tipos de
documentos alternativos.
A utilização de templates apresenta diversas vantagens, nomeadamente a garantia

de que a formatação do documento está de acordo com a normalização
estabelecida, devendo a previsão de revisões periódicas estar contemplada com o
objectivo de se conseguir uma melhoria contínua. Do documento revisto e aprovado
deve ser dado conhecimento imediato a todos os utilizadores.
ANEXO I– REDACÇÃO DE UM OFÍCIO
35
O ofício é o documento utilizado para comunicar com o exterior. Além do campo de
inserção do conteúdo do documento, dispõe de diversos campos destinados a
elementos próprios deste tipo de documento, nomeadamente:
Endereçamento – Destinatário
Número do Registo de Saída
Data
Vocativo
Assunto
Despedida – Cumprimentos
Cargo/Função
Assinatura
Nome
Iniciais de quem minutou/dactilografou
TIMBRE
Insígnia da República
Nome do Ministério
Designação da instituição
Designação do serviço
ENDEREÇAMENTO
O endereçamento dos ofícios obedece também a algumas normas
Exmo. Senhor
Eng.º António C. Mendes (Nome)
Director Nacional de ---- (Cargo)
Ministério de ---- (Entidade)
Morada
Exmo. Senhor
Dr. José Malaquias (Nome)
Director de Gabinete de (Cargo)
Sua Excelência o Ministro ----
Morada
Exmo. Senhor
36
Presidente do Instituto de Investigação Pesqueira (Cargo)
Morada
Os ofícios podem ser enviados à instituição ou a um determinado cargo.
À
Escola Nacional de Administração
Ou
Exmo. Senhor
Director Financeiro
Escola Nacional de Administração
Quando se pretende que o ofício seja nominativo coloca-se primeiro o nome do

destinatário e depois o cargo.
FORMAS DE TRATAMENTO
PRESIDENTE DA REPÚBLICA
No cabeçalho
Senhor Presidente da República,

Excelência
No sobrescrito
A Sua Excelência o Presidente da República (título, do grau académico e nome)
Tratamento directo - Vossa Excelência
Tratamento indirecto - Sua Excelência
37
PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA
No cabeçalho
Senhor Presidente da Assembleia da República,

Excelência
No sobrescrito
A Sua Excelência o Presidente da Assembleia da República

(título, do grau académico e nome)
MINISTRO, SECRETÁRIO DE ESTADO OU EQUIPARADO
No cabeçalho
Senhor Ministro de (indicação da pasta),

Excelência
No sobrescrito
A S. E. o Ministro de (indicação da pasta)

(título e nome)
GOVERNADOR
No cabeçalho
Excelentíssimo Senhor Governador da Província de Malanje,
No sobrescrito
Excelentíssimo Senhor
Governador da Província de Malanje,
38
EMBAIXADOR
No cabeçalho
Senhor Embaixador,
No sobrescrito
A S. E. o Embaixador de (indicação do país)

Senhor (seguido do nome)
JUIZ
No cabeçalho
Meritíssimo Juiz,
No sobrescrito
Ao Meritíssimo Juiz do Tribunal
Tratamento directo - Meritíssimo
REITOR
No cabeçalho
Magnífico Reitor da Universidade …..
No sobrescrito
Ao Magnífico Reitor da Universidade …..
Tratamento directo – Senhor Reitor
39
RELIGIOSOS
PAPA
No cabeçalho
Santidade
No sobrescrito
Sua Santidade o Papa

------------
Cidade do Vaticano
Tratamento directo - Vossa Santidade
Tratamento indirecto - Sua Santidade
CARDEAL
No cabeçalho
Excelentíssimo e Eminentíssimo Senhor Cardeal,
No sobrescrito
A Sua Eminência
O Cardeal Patriarca de Lisboa
Dom --------
Tratamento directo - Vossa Eminência
Tratamento indirecto - Sua Eminência
ARCEBISPO, BISPO
No cabeçalho
Exmo. e Revmo. Senhor

Excelência Reverendíssima
Tratamento directo - Excelência Reverendíssima
No sobrescrito
A Sua Excelência Reverendíssima Dom (nome)

Arcebispo de (nome da cidade)
40
PADRE
No cabeçalho
Reverendíssimo Padre
No sobrescrito
Ao Reverendíssimo Senhor Padre (nome)
Tratamento directo - Vossa Reverência
Tratamento indirecto - Sua Reverência
DIÁCONO
No cabeçalho
Reverendo
Tratamento directo - Reverendo
No sobrescrito
Ao Reverendo Diácono (nome)
Ordens regulares
FRADE
No cabeçalho
Reverendo Frei
Tratamento
Reverendo
ou
Irmão
No sobrescrito
Reverendíssimo Padre
Frei (nome)
41
FREIRA
No cabeçalho
Reverenda Irmã Superiora

ou
Reverenda Irmã
Tratamento
Reverenda
ou
Irmã
No sobrescrito
Reverenda Irmã (nome)
REFERÊNCIAS
Para maior facilidade de localizar as referências do ofício a que se está a responder

e as próprias referências do organismo, antes do assunto deverá existir uma linha
com essas indicações.
V/Ref. Data: N/Ref. Data:
Tal como foi anteriormente referido, se for considerado mais adequado escrever
a data no fim do documento, esta não aparecerá no campo “referências”
ASSUNTO
O assunto é o resumo do conteúdo do texto.

Todos os ofícios devem conter indicação do assunto, informação também
facilitadora no tratamento dos documentos, quer a nível de registo, quer a nível
de classificação para arquivo.
Cada documento/ofício deve tratar somente de um assunto. Dois assuntos
ocasionam, provavelmente a constituição e/ou arquivo em processos diferentes.
Como cópias de documentos não têm valor legal, um dos processos só terá a
fotocópia do original.
42
Quando esta situação sucede, escreve-se no canto superior esquerdo do
documento original “cópia deste documento está arquivada no processo X” e na
cópia escreve-se “o original deste documento está arquivado no processo Y”
VOCATIVO
Frase que antecede o texto
Exemplo: Caro Dr. Eduardo Silva,

Exmo. Senhor,
Exmos. Senhores,
CORPO DO OFÍCIO OU TEXTO

Exposição e desenvolvimento da ideia que se pretende transmitir.
DESPEDIDA
Fórmula de cortesia
Exemplo: Sem outro assunto de momento, apresentamos os nossos respeitosos
cumprimentos,
O Presidente do Conselho de Administração,
António Neto
António Neto
A ASSINATURA – é a validação do acto administrativo e é um dos elementos

essenciais do documento, pois sem assinatura não produz efeitos jurídicos.
“A identificação faz-se mediante assinatura ou rubrica, com indicação do nome e
cargo exercido, de forma adequada para o efeito”.
Por motivos relacionados com a ausência ou o impedimento do dirigente poder
assinar um documento e o mesmo ter que ser assinado por outro quadro da
instituição, pode escrever-se:
“Em substituição de __________________”
O Adjunto
43
_______________________
(nome)
O _________________________ em exercício
____________________________
(nome)
“Na ausência de _______________________”

O Adjunto
_______________________
(nome)
“No impedimento de ___________________”

O Chefe de Departamento
____________________________
(nome)
Ou somente traçar em oblíquo o espaço entre o cargo e o nome do dirigente

impedido de assinar e colocar o nome e cargo que quem o está a substituir, por
baixo do nome de quem deveria assinar.
O Director Geral
Fernando Fonseca Santiago
José António Tenente

Director Financeiro
44
Embora tenha caído um pouco em desuso, aconselha-se a colocação no canto
inferior esquerdo as iniciais de quem minutou e/ou de quem dactilografou.
Estas iniciais ajudam a identificar quem elaborou o ofício, especialmente em
organismos em que toda a correspondência expedida é assinada pelo dirigente
máximo da instituição.
O template do ofício, além do campo de inserção do conteúdo do documento dispõe

de diversos campos destinados a elementos próprios deste tipo de comunicação.
O template AO.TMPL.OFICIO.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a redacção

de ofícios.
45
ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO
Exmo. Senhor
Dr. António ---------------
Director de Gabinete de
Sua Excelência o Ministro ----------
LUANDA
V/Ref. Data: N/Ref. DF/
ASSUNTO: Proposta ---------------------------------
Caro Doutor J. Carvalho
Na sequência da nossa conversa, junto a proposta ------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------ .
presento os meus cumprimentos.

Apresento cumprimentos
Luanda, ____ de _____________ de _______
A Directora-Geral,
-------------------------------------------
------------
Nome

1/1
Estrada do Fotungo, nºXX – Cod.Postal
Luanda
Telefone: XXXXXX
Email:XXXXX@enad.gov.ao
Numero Contribuinte: XXXXXXXXX
46
ANEXO II – REDACÇÃO DE UMA CIRCULAR EXTERNA
A circular é um ofício emitido por uma instituição, dirigido e enviado

simultaneamente a um grande número de entidades, empresas, serviços ou
cidadãos. O assunto nele versado é pontual ou do interesse dos destinatários.
A circular deve ser elaborado com tanto empenho e zelo como se fosse dirigido a
um só destinatário, ou seja deve ter o aspecto de uma carta personalizada.
Para tal, o endereço deve ser preenchido individualmente na própria circular e
assinado manualmente.
Se, porventura, dada a natureza do assunto a divulgar, se julgar não ser necessário
tal formalismo, o ofício circular poderá não ter o endereço preenchido, bastando
escrever “Exmo. (a) Senhor (a)” ou colando na zona do cabeçalho uma etiqueta
impressa e a assinatura do responsável pelo serviço emissor poderá ser
digitalizada. Neste caso o nome e endereço do destinatário só serão preenchidos no
envelope.
Em qualquer destas situações a circular deverá ser numerada.
O template de circular externa, além do campo de inserção do conteúdo do

documento dispõe de diversos campos destinados a elementos próprios deste tipo
de comunicação.
O template AO.TMPL.CIRCULAREXT.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a

redacção de circulares externas.
47
CIRCULAR Nº. ____________
ASSUNTO:
Exmos. Senhores,
Luanda, ____ de _____________ de _______
A Directora-Geral,
-----------------------------------------------
------------------------------------------------
Nome

1/1
Luanda
Telefone: XXXXXX
48
ANEXO III – Redacção de um Ofício/ Convite
O Ofício/convite é o documento usualmente utilizado para convites informais, como

por exemplo, para sessões de trabalho, workshops, sessões de divulgação,
inaugurações, palestras, etc.
Pode ser dirigido ou distribuído em forma de circular – sendo apenas o envelope
endereçado ao convidado.
O template de Ofício/convite, além do campo de inserção do conteúdo do

de comunicação.
O template AO.TMPL.OFÍCIO/CONVITE.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a

redacção do Ofício/convite.
49
Exmo. (a) Senhor(a)
Luanda, __ de _________ de 2010
A Directora ---------,
---------
Maria --------------------------

1/1
Luanda
Telefone: XXXXXX
50
ANEXO IV – Redacção de um Convite formal
O convite formal é o documento utilizado para eventos formais (cocktails, jantares,

recepções, etc.) ou para outros eventos, caso o acto em si ou a personalidade a
convidar justifique o envio de um convite formal.
O convite formal deve ser entregue com a antecedência apropriada.
O convite dirigido a individualidades deve ser sempre antecedido de um telefonema
(para o Director de Gabinete, Assessor, secretariado, etc.).
O template do convite formal, além do campo de inserção do conteúdo do
de documento, nomeadamente:
Destinatário
Descrição do evento
Local do evento
Data
Hora
Traje
O template AO.TMPL.CONVITE.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a redacção

de convites formais.
EXEMPLO:
O MINISTRO DAS RELAÇÕES EXTERIORES
tem a honra de convidar Sua Excelência o Embaixador

da República de Moçambique para o jantar que se
realiza no próximo dia 12 de Outubro,
Outubro às 19h30 horas,
no Restaurante Cais de Quatro.
Quatro
Traje: Informal R.S.F.F.

Tel. 1234567
26-05-2010 Maria Luisa Matos Gueifão - 2009 41
51
ANEXO V – Redacção de um memorando
O memorando é o documento utilizado para passar informação entre unidades de

um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente no mesmo nível ou em níveis
diferentes. Trata-se, de uma forma de notícia eminentemente interna. Pode ter
carácter meramente administrativo, ou servir para projectos, ideias, etc. a ser
adoptados por determinado sector do serviço.
A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela
simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar o desnecessário aumento
do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no
próprio documento e, no caso de falta de espaço, no verso ou em folha que se
anexa para o efeito. Esse procedimento simplificado, assegura maior rapidez na
tomada de decisões.
O template do memorando, além do campo de inserção do conteúdo do documento
dispõe de diversos campos destinados a elementos próprios deste tipo de
comunicação.
O template AO.TMPL.MEMORANDO.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a

redacção de Memorandos.
52
MEMORANDO Nº. __________
Para:
Assunto:
Luanda, ____ de _____________ de _______
O Director do Departamento de Formação,
--------------------------
Nome

1/1
Luanda
Telefone: XXXXXX
53
ANEXO VI – Redacção de uma Nota Informativa
A Nota Informativa é uma forma de comunicação semelhante ao Memorando.
O template da Nota Informativa, além do campo de inserção do conteúdo do

de comunicação.
O template AO.TMPL.NOTAINFORMATIVA.DOCX deverá ser o modelo utilizado para

a redacção de Notas Informativas.
54
NOTA INFORMATIVA Nº.

Nº __________
De:
Para:
Assunto:
Luanda, ____ de _____________ de _______
O Chefe do Departamento de Formação,
-------------------------------------
Nome
__________________________________________________________________
Estrada do Fotungo, nºXX – Cod.Postal Luanda
Telefone: XXXXXX Email:XXXXX@enad.gov.ao 1/1
55
ANEXO VII – REDACÇÃO DE UMA CIRCULAR INTERNA
A circular interna é a forma de comunicação e divulgação interna de informações do

interesse geral dos seus funcionários e colaboradores.
A circular interna contém normalmente informações ou instruções e é emanada por
um órgão dirigente.
O template de circular interna, além do campo de inserção do conteúdo do

de comunicação.
O template AO.TMPL.CIRCULATINTERNA.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a

redacção de circulares internas.
56
CIRCULAR INTERNA Nº. ____________
ASSUNTO:
Luanda, ____ de _____________ de _______
A Directora-Geral,
-----------------------------------
----------------------------
Nome

1/1
Luanda
Telefone: XXXXXX
57
ANEXO VIII - REDACÇÃO DE UMA ORDEM DE SERVIÇO
A ordem de serviço é o documento emitido pelos órgãos dirigentes, destinado a
um, a vários ou a todos os departamentos/órgãos/serviços da instituição e que
determina algo a ser cumprido pelos destinatários.
O template da ordem de serviço, além do campo de inserção do conteúdo do

de comunicação.
O template AO.TMPL.ORDEMSERVIÇO.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a

redacção de Ordens de Serviço.
58
ORDEM DE SERVIÇO Nº. _____
ASSUNTO:
Luanda, ____ de _____________ de _______
O Presidente do Conselho de Administração,
--------------------------------
Nome

1/1
Luanda
Telefone: XXXXXX
59
ANEXO IX - REDACÇÃO DE UMA INFORMAÇÃO/PROPOSTA
Informação/Proposta é um documento usado frequentemente nas instituições e em

que habitualmente intervêm três níveis de hierarquias, podendo nalguns casos só
intervir duas.
A que presta uma determinada informação;

A que dá o seu parecer sobre a informação prestada;
A que dá o ”despacho” final
O template AO.TMPL.INFORMAÇÃO/PROPOSTA.DOCX deverá ser o modelo

utilizado para a redacção de Informação/Proposta.
60
DEPARTAMENTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE FORMAÇÃO
PARECER: DESPACHO:
INFORMAÇÃO/PROPOSTA Nº
Exma. Senhora
Chefe do Departamento XXXX
ASSUNTO:
Luanda, 10 de Dezembro de 2009

À consideração superior
Maria -----------------------
Chefe de Secção

1/1
Luanda
Telefone: XXXXXX
61
ANEXO X - REDACÇÃO DE UM RELATÓRIO
O Relatório é o documento que reúne um conjunto de informações utilizado para

reportar factos ou resultados de uma determinada situação, actividade, projecto,
acção, ou outro evento com o objectivo de o transmitir a um determinado
destinatário.
Quer o relatório seja técnico ou administrativo, englobará sempre a descrição do
objectivo, a exposição dos factos e a conclusão.
O relatório administrativo relata de forma circunstanciada factos ou ocorrências
de carácter administrativo.
O relatório técnico tem como principal objectivo relatar projectos, investigações,
análises e resultados de carácter técnico.
A dificuldade na criação de um relatório, é normalmente proporcional à
complexidade e amplitude do assunto abordado.
Para a elaboração de qualquer documento é necessário definir uma estrutura. Deve
ser adoptada uma estrutura padronizada. Por um lado, é necessário a quem
escreve organizar as suas ideias. Por outro lado, essa organização facilita a leitura e
a compreensão ao destinatário.
A estrutura é, assim, a espinha dorsal do trabalho, facilita a escrita e deve permitir
que todo o texto se torne num conjunto homogéneo.
As quatro questões conhecidas na literatura inglesa como os 4 Ws: (who, what,
when, where), quem, o quê, quando e onde, ajudam o relator a identificar qual a
informação necessária para tornar o texto claro e preciso.
O relatório é composto pelas seguintes partes:

Capa (Identificação)
Índice (se necessário)
Introdução
Desenvolvimento
Conclusão
Anexos (se necessário)
Bibliografia (se necessário)
Se a dimensão do relatório o justificar poderá ser incluído um ÍNDICE, que vem na

folha a seguir à capa.
Se for necessário juntar ANEXOS, a sua inclusão faz-se no final do relatório.
62
Capa
Título – designação
Identificação do relator
Categoria profissional
Local
Data
Índice
Se a dimensão do relatório o justificar, poderá ser incluído um índice, que deverá
suceder à capa do documento.
Introdução
Texto explícito e estruturado que enquadra e sintetiza o assunto que se propõe
desenvolver (o quê, quando e onde) e enumera os pontos principais.
Situa pormenorizadamente o destinatário no assunto/ facto/acontecimento;

Introdução enquadramento
o Enquadra e sintetiza o assunto que se propõe desenvolver;
o Enumera os pontos principais;
Enquadramento com resumo
o Apresenta de forma resumida o facto que vai ser desenvolvido;
o Enuncia a questão para situar o destinatário de imediato no assunto
a que se refere o documento.
Desenvolvimento
Apresentação detalhada e objectiva dos factos ou resultados, do ponto de vista do
autor e das propostas ou soluções preconizadas. De forma a facilitar a leitura e a
compreensão do texto, o desenvolvimento do relatório pode ser apresentado
dividido em títulos e subtítulos. Esta metodologia proporciona:
Definir marcos que vão orientando a leitura;
Permitir uma leitura selectiva do texto;
Prender a atenção do destinatário;
Arejar a apresentação do texto;
Estabelecer pontos de referência em relação ao plano global do texto.
Sempre que necessário, o texto poderá ser complementado com gráficos, tabelas
ou ilustrações. Estas podem ser incluídas em anexos, devendo neste caso ser
referenciadas no decorrer do texto, conter numeração sequencial e legendas.
63
No desenvolvimento de um relatório deve ser tido em conta que:
Deve ser redigido em linguagem simples e pragmática.
Tudo o que for afirmado no relatório deve poder ser provado e
fundamentado;
Deve ser conciso (breve e completo), conter apenas o que fôr pertinente e
necessário, estruturado e objectivo;
Devem ser mantidos os critérios de apresentação ao longo de todo o texto.
Conclusão
Sintetiza o que de importante foi referido no relatório, as conclusões, opiniões,
sugestões, recomendações ou propostas do autor.
Anexos
Quando é necessário juntar ilustrações ou qualquer documentação, a sua inclusão
deverá ser feita no final do relatório, após as conclusões, com o título de anexos e
numerados sequencialmente.
Bibliografia
Sempre que existam fontes citadas ou nas quais foram baseados os conteúdos ou
resultados do relatório, deverá ser indicada a bibliografia utilizada.
O template de Relatório, possui os seguintes campos de inserção de dados:
• Capa
• Título
• Identificação do relator
• Categoria profissional
• Local
• Data
• Índice
• Introdução
• Desenvolvimento
• Conclusão
• Anexos
• Bibliografia
O template AO.TMPL.RELATORIO.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a

redacção de Relatórios.
64
ANEXO XI - REDACÇÃO DE UMA CONVOCATÓRIA
As convocatórias são documentos, nalguns casos, elaborados por força de lei, para
envio aos membros dos órgãos deliberativos das instituições, das comissões, dos
grupos de trabalho, etc., antes da realização de uma reunião, comunicando-lhes o
local, a data, a hora, e os assuntos agendados. Nalguns casos, a Lei determina a
antecedência com que tem que ser enviada a convocatória e se tem que ser
registada ou entregue por protocolo.
A convocatória pode ser feita em forma de ofício ou somente em papel timbrado da
instituição com o título “Convocatória”.
O template da convocatória, além do campo de inserção do conteúdo do documento

dispõe de diversos campos destinados a elementos próprios deste tipo de
comunicação.
O template AO.TMPL.CONVOCATORIA.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a

redacção de convocatórias.
65
CONVOCATÓRIA
Tenho o prazer de convocar V. Ex.ª / (Convoco V.Exa.) / (Convocam-se

(Convocam
todos os membros do Conselho ________ ) para a reunião do
______________________ que se realiza no dia _____ do corrente mês
de ________ pelas ___________ horas, no auditório 2 das nossas
instalações, com a seguinte:
Agenda de trabalhos
1–
2–
3–
4–
Com os melhores cumprimentos,
Luanda, ____ de _____________ de _______
O ---------------------------
(nome)

1/1
Luanda
Telefone: XXXXXX
66
Modelo
Exmo. Senhor
Dr. António ---------------
Director Nacional
Ministério do ------------
LUANDA
V/Ref. Data: N/Ref. CC/

ASSUNTO: Convocatória
Convoca-se V.Exa. para a reunião extraordinária do Conselho Científico, que se realiza no

próximo dia 30 do corrente mês, pelas 10 horas, no auditório 2, desta Escola, com a
seguinte
ORDEM DE TRABALHOS
1–
2-
3-
Apresento os melhores cumprimentos.
Luanda, ___ de ____________ de ______
O Presidente do Conselho Científico,
---------------------------------------
Nome

Estrada do Fotungo, nºXX – Cod.Postal Luanda 1/1
Telefone: XXXXXX Email:XXXXX@enad.gov.ao
67
ANEXO XII - REDACÇÃO DE UMA ACTA
A acta é o documento escrito que regista o que se passou e decidiu durante uma
reunião.
Dependendo do tipo de finalidade, as actas podem ser divididas em três tipos
distintos:
Acta na íntegra
Acta resumida
Acta de deliberações
A acta na íntegra reproduz integralmente o que se passou na reunião, sendo

exemplo disso, as actas da Assembleia Nacional;
A acta resumida contém somente as intervenções que, pela sua importância, se
consideram relevantes para a decisão do assunto;
A acta de deliberações (decisões) refere unicamente as deliberações/decisões
tomadas.
A elaboração de actas requer o conhecimento de algumas regras e até mesmo do

funcionamento das reuniões.
Redacção:
Em qualquer acta devem ser respeitadas as seguintes regras:
Sempre que se transcrevem intervenções, utiliza-se o discurso indirecto.

Os números escrevem-se sempre por extenso.
Qualquer linha ou parte de linha não ocupada deve ser trancada.
Se a acta for manuscrita não pode ter emendas nem rasuras, devendo-se, em caso de
necessidade, ressalvar a palavra ou frase a emendar.
Independentemente de a opção ser, elaborar uma acta na íntegra, resumida ou só com
deliberações, os dois primeiros parágrafos (ver modelo) são comuns a todas elas:
O primeiro parágrafo: Contém a data, a hora, o nome da instituição, o local e
a designação do grupo.
O segundo parágrafo: Contém a identificação dos elementos presentes,
podendo referir-se a sua categoria profissional ou o nome do
organismo/serviço que representam. Quando não comparecem elementos
convocados deve ser feita referência à sua ausência, bem como o motivo
que alegaram para justificar a não comparência. (É hábito pedir a todos os
68
elementos presentes na reunião que assinem a “lista de presenças”,
podendo este parágrafo da acta ser feito com base nessa lista).
O terceiro parágrafo: Este parágrafo só existe em reuniões periódicas em que
se decide ler e aprovar a acta da reunião anterior na reunião seguinte.
O quarto parágrafo: Quando antes de começar a discussão dos assuntos
constantes da ordem de trabalhos, o Presidente dá algumas informações ou
comunica algo, é utilizado este parágrafo.
O terceiro e quarto parágrafos (ver modelo) poderão ou não existir.
A elaboração da acta requer uma redacção cuidada, uma vez que deve reproduzir
fielmente aquilo que se passou na reunião.
Motivos relacionados com auditorias, inspecções, etc., levam a que as actas possam
ter que ser lidas e compreendidas, anos depois da reunião a que se referem ter
ocorrido, por pessoas que não participaram, o que leva a que a sua redacção tenha
que ser clara e precisa.
Como em qualquer documento, a redacção de uma acta deve utilizar palavras e
expressões variadas evitando repetições e/ou redundâncias.
Assim, nas actas que contêm intervenções, devem ser utilizadas palavras ou
expressões variadas para não tornar a sua leitura monótona ou fatigante.
Sugestões:
Expressões utilizadas para iniciar parágrafos que transcrevam intervenções:
Informou Referiu
Concluiu Realçou
Manifestou Ainda no uso da palavra
Alvitrou Deu conhecimento
Questionou Alegou
Sugeriu Esclareceu
Salientou Frisou
Solicitou Chamou a atenção
No uso da palavra Interrogou
Para concluir Mencionou
Para terminar Aludiu
Exemplo:
“O Sr. Presidente informou ….”
“O Sr. Dr. António Pinto solicitou ….”
69
Votações:
Quando no decorrer de uma reunião, para decidir algum assunto, se realiza uma
votação, a acta deve mencionar essa situação.
Se a votação for por escrutínio secreto a acta referirá a ocorrência e mencionará
somente o resultado obtido. Se a votação ocorrer “de braço no ar” e não existir
indicação em contrário, na acta refere-se os nomes dos elementos que votaram a
favor, contra, que se abstiveram (se tal for permitido) e o resultado obtido.
Exemplo:
“Posta à votação a proposta X, a mesma foi aprovada com N votos favor dos
Senhores X, Y e Z e N votos contra dos Senhores A e B“
Decisões dos assuntos agendados:
Independentemente do tipo de acta, todos os pontos agendados terão uma decisão,

que tem que ser transcrita para a acta de forma inequívoca.
Seguem-se alguns exemplos de expressões utilizadas para terminar os parágrafos
que encerram a discussão dos pontos agendados:
... Com o que concordaram Após longo debate sobre o

todos os presentes. assunto, foi decidido por
... Mereceu a concordância de unanimidade que...
todos os presentes. Após uma longa troca de
... Aprovado por maioria. impressões em que
... Aprovado por unanimidade. intervieram todos os membros
Após longa troca de presentes, e depois de se ter
impressões, em que concluído que não era possível
intervieram todos os chegar a consenso, foi decidido
participantes, foi decidido voltar a discutir este assunto
que... numa próxima reunião.
Depois de largamente debatido
este ponto, foi decidido por
maioria que ...
Terminologia:
Existe uma terminologia própria para definir algumas situações, que ocorrem e
devem ser registadas nas actas.
70
A título de exemplo encontram-se enumerados alguns conceitos, expressões e
termos que, pela sua importância e especificidade, importa referir:
Agenda do dia
Agenda de trabalhos
Qualquer destas expressões significa o
conjunto de assuntos a discutir na reunião
Ordem do dia
Ordem de trabalhos
É correcto utilizar qualquer uma das expressões acima referidas. A escolha depende
somente do gosto pessoal do redactor.
Lista de Presenças Documento que contém a identificação da reunião,

ou a data, o nome dos presentes e é assinado por todos os
Intervenientes na reunião.
Folha de Presenças
Este documento é arquivado junto da acta.

É correcto utilizar qualquer uma das expressões acima referidas. A escolha depende
somente do gosto pessoal do redactor.
Voto de qualidade:
Se durante uma votação ocorrer uma situação de empate, o elemento do grupo que
preside à sessão, se para tal estiver autorizado, pode votar isoladamente, fazendo
assim com que se aprove ou não, a proposta em discussão.
Este voto isolado designa-se por voto de qualidade.
Neste caso, a acta deve referir que foi utilizado o “voto de qualidade”.
Quórum: (Quórum é o número requerido de participantes numa reunião/sessão

de qualquer órgão deliberativo para que as decisões sejam válidas.)
Os estatutos ou as leis orgânicas definem que, para que as deliberações tomadas
durante uma assembleia sejam válidas, tenha que estar presente uma determinada
percentagem/número de membros. Quando esse número de membros não está
presente diz-se que não houve Quórum.
Neste caso, far-se-á uma acta referindo que por falta de quórum a
reunião/assembleia não se realizou.
71
Moção:
Proposta apresentada por um ou mais membros presentes numa reunião ou
assembleia deliberativa.
Neste caso, a acta deve referir que foi apresentada uma moção e transcrevê-la.
Deverá ficar anexa à acta.
Declaração de voto:
Documento escrito (ou ditado) pelo participante onde manifesta a sua opinião
relativamente ao assunto que foi votado.
Neste caso, a acta deve referir que foi apresentada uma declaração de voto e
transcrevê-la. Deverá ficar anexa à acta.
O template de acta, além do campo de inserção do conteúdo do documento dispõe

de diversos campos destinados a elementos próprios deste tipo de comunicação.
O template AO.TMPL.ACTA.DOCX deverá ser o modelo utilizado para a redacção de

Actas
72
Exemplo de modelo de acta com a transcrição de intervenções:
ACTA Nº _______
Aos --------- dias do mês de ---------------do ano de ----------------- pelas---

---horas--------e ---- minutos, reuniu no ----------------------------------- sito
na --------------------- em ----------------- o/a (conselho, comissão, Grupo,
etc.) ------------. _______________________________________________
Estiveram presentes, o Senhor ------------------------ que presidiu e os
Senhores ------------------, -------------, ------------e-----------------------.
Não compareceram os Senhores (1) ----------------------------------- e -------
-------------------------- por-----------------------------------------------------.
Foi lida e aprovada a acta da sessão anterior. (2). _____________________
Antes da ordem do dia, (3) o Presidente informou -----------------------------
----------------- ________________________________________________
Entrando na ordem do dia, o Presidente pôs à discussão a Ordem de
Trabalhos, composta pelos seguintes pontos:
Ponto um: -------------------------------------------------------------------------
Ponto dois -------------------------------------------------------------------------
Dando início à discussão do Ponto um, o Sr. Presidente deu a palavra ao Sr.
-------------- que referiu----------------------------------------------------------
------------------------------- . _____________________________________
O Senhor ------------ informou que ----------------------------------------------
-----------------------------------. ___________________________________
Passando à análise do Ponto dois, o Sr. Presidente realçou que ---------------
----------------. ________________________________________________
Etc.
Para constar foi lavrada a presente acta, que depois lida e aprovada, vai ser
assinada por todos os presentes. __________________________________
ou
Nada mais havendo a tratar, foi encerrado a sessão quando eram ------
horas e ------minutos, da qual se lavrou a presente acta, que vai ser
assinada pelo presidente e por mim que a secretariei. __________________
73
ou
Esgotada a ordem do dia foi encerrada a sessão quando eram ------ horas e
------- minutos, da qual foi lavrada a presente acta que depois de lida e
aprovada vai ser por mim, que presidi, assinada e por todos os presentes.
Ou
Nada mais havendo a tratar foi encerrada a sessão, eram ------- horas e ---
----- minutos, da qual foi lavrada a presente acta que vai ser por mim,
mi que
secretariei.. Ou, (nos termos da lei).
lei) ________________________________

1/1
Luanda
Telefone: XXXXXX
74
Exemplo de modelo de acta com a transcrição de deliberações:
ACTA Nº _______
Aos --------- dias do mês de ---------------do ano de ----------------- pelas------horas--------e

---- minutos, reuniu no ----------------------------------- sito na --------------------- em --------
--------- o/a (conselho, comissão, Grupo, etc.) ------------. __
Estiveram presentes, o Senhor ------------------------ que presidiu e os Senhores --------------
----, -------------, ------------e-----------------------. Não compareceram os Senhores (1) -----
------------------------------e --------------------------------- por ----------------------------------
----. __________________________________________
Foi lida e aprovada a acta da sessão anterior. (2). ___________________________
Antes da ordem do dia, (3) o Presidente -----------------------------------------------. ----------
----------------------------------------------------------------. ______________
Entrando na ordem do dia, o Presidente pôs à discussão a Ordem de Trabalhos, composta
pelos seguintes pontos: _______________________________________
Ponto um: _______________________________
Ponto dois _______________________________
Ponto três: ______________________________
Ponto quatro: ____________________________
Dando início à sessão o Senhor Presidente pôs à discussão o ponto, sobre o qual foi
deliberado por unanimidade ------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------. ________
Passando ao ponto dois da ordem de trabalhos e após a intervenção dos membros presentes
foi decidido por maioria -----------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------. _______
Para constar foi lavrada a presente acta, que depois lida e aprovada, vai ser assinada (por
todos os presentes ou nos termos das Lei. ________________________________________
ou
Nada mais havendo a tratar, foi encerrado a sessão quando eram ------ horas e ------
minutos, da qual se lavrou a presente acta, que vai ser assinada pelo presidente e por mim
que a secretariei. Ou, (nos termos da lei). _______________________________________
75

Manual de Procedimentos Administrativos Enad

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual de Procedimentos Administrativos Enad

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

REPÚBLICA DE ANGOLA

Principais objectivos e vantagens da Normalização:

Uniformização da apresentação de documentos;

Sendo um instrumento de consulta e orientação, o Manual de Procedimentos

A importância da formatação dos documentos prende-se com a normalização e

CABEÇALHO, RODAPÉ E ALINHAMENTO

No caso dos documentos complementados por anexos, a numeração destes

Título Nível I: Redigido em MAIÚSCULAS - Arial / Bold /14

Sempre que se pretenda destacar algo no texto deverá ser utilizada a

Exemplo: AR/cf ou AR/CF

CORREIO ELECTRÓNICO – E-MAIL

Caro Dr. Pedro Santos

João Marques Lima

Estrada do Fotungo, nº50 – 1000 Luanda

Apenas a Insígnia da República de Angola e/ou o logótipo oficial da instituição ou

Um aspecto importante na imagem dos documentos timbrados está relacionado

Papel pré-impresso em tipografia (gráfica) e colocado na impressora

2. Papel com timbre a P&B

A impressão do papel timbrado em formato monocromático (P&B) é

Sobre a utilização de papel timbrado para a elaboração de documentos internos e

Todo o documento, quer se destine a uma entidade pública ou privada, a um

Assim sendo, dois objectivos devem presidir à elaboração de documentos:

• Garantir que o seu conteúdo é claro para o destinatário do documento;

Todos os documentos, independentemente do destinatário, conteúdo ou finalidade,

• Boa apresentação: A boa apresentação do documento demonstra método,

O uso dos pronomes é importante na redacção de um documento.

Aguardamos que V.Exa. nos informe ……

Aguardo que V.Exa. me informe …..

Aguardamos que V.Exas. nos informem ……

Não esquecer, a importância da concordância verbal ao longo de todo o texto.

Por exemplo, os requerimentos, por uma questão de cortesia e formalidade

Exemplo: Maria Fernanda Marques solicita a Vossa Excelência ….

A forma de escrever evoluiu nas últimas décadas e algumas fórmulas usadas

A abolição do vocativo “Exmo. Senhor ou Exmos. Senhores” escrito no computador

A abolição da apresentação de cumprimentos no início do texto (forma já muito

A abolição da repetição do nome da entidade no fim do texto, seguida da data.

Actualmente as formas mais usadas internacionalmente são as seguintes:

Usado no início do texto na correspondência oficial, privilegia-se o vocativo

O vocativo, quando se pretende demonstrar maior deferência para com o

Nota: Doutor ou Doutora (por extenso) utiliza-se exclusivamente quando o

Se a decisão de estabelecer uma única fórmula fosse «Apresentamos a V.Exas. os

Apresentamos a V.Exas. os nossos os melhores cumprimentos, pessoais

Outras formas de apresentação de cumprimentos podem ser utilizadas:

Apresentamos os nossos respeitosos cumprimentos,

Se for julgado conveniente iniciar o texto com a apresentação de cumprimentos, no

REPETIÇÃO DO NOME DA ENTIDADE

A repetição do nome da entidade em letra maiúscula, seguida da data no final do

Caso, se pretenda escrever a data no fim do texto, utiliza-se a seguinte forma:

Luanda, 1 de Dezembro de 2010

USO DE SIGLAS E ABREVIATURAS

As siglas são reduções de locuções compostas por substantivos próprios.

OPEP – Organização dos Países Exportadores de Petróleo

INADEC – Instituto Nacional de Defesa do Consumidor

PIR – Policia de Intervenção Rápida

Com a globalização e por influência da língua inglesa também os cargos dos

Actualmente algumas abreviaturas passaram a escrever-se de forma diferente. Um

CLASSIFICAÇÃO E TRATAMENTO DE DOCUMENTOS

Os documentos podem ser classificados como:

A obrigatoriedade da confidencialidade por parte dos funcionários:

De acordo com o artigo 4 do Decreto 33/91 de 21 de Julho todos os funcionários

Também a Pauta deontológica do serviço público (Resolução 27/94 de 26 de

Posteriormente, o artigo 12º (Princípio da reserva e da discrição), da Lei nº 3/10 de

Documentos normais e urgentes