MÉTODOS E TÉCNICAS

DE ARQUIVO E
PROTOCOLO
Grupo 1
 • Ordem alfabética: organiza pela ordem alfabética

• Ordem numérica: Atribui números aos documentos

• Ordem geográfica: arquiva os documentos considerando o seu

Métodos local ou procedência

• Ordem ideográfica: considera os assuntos dos documentos
de arquivamento
• Ordem eletrônica: digitaliza os documentos

• Arquivo morto: arquivos que não podem ser descartados

 Protocolos
Os protocolos de arquivamento são um conjunto de regras e procedimentos que devem ser seguidos para
garantir o controle, a organização e a preservação dos documentos arquivísticos. Os protocolos de
arquivamento são divididos em três fases principais:

• Recebimento: fase em que os documentos são recebidos e registrados no sistema de

protocolo.
• Organização: fase em que os documentos são organizados de acordo com um sistema de

classificação.

• Preservação: fase em que os documentos são preservados, de forma a garantir sua

integridade física e intelectual.

Recebimento deve conter as seguintes informações : Data de recebimento; número de registro; tipo de

documento; assunto; destinatário; origem e observações.

A organização deve ser definida de acordo com as características da instituição e dos documentos alguns
exemplos são:
• Por assunto: os documentos são organizados por assunto, de forma a facilitar a sua recuperação.
• Por série: os documentos são organizados em séries, que são grupos de documentos relacionados entre si.
• Por cronologia: os documentos são organizados por ordem cronológica, de forma a facilitar a sua consulta.
 Na fase de preservação, os documentos são preservados, de forma a garantir sua integridade física e intelectual. A
preservação dos documentos deve ser realizada de acordo com as seguintes diretrizes:

Condições ambientais adequadas: os documentos devem ser armazenados em condições ambientais adequadas, de forma a
protegê-los da umidade, da luz, da temperatura e de outros fatores que possam danificá-los.
Tratamento de conservação: os documentos podem necessitar de tratamento de conservação, de forma a reparar danos
físicos ou químicos.
Adoção de medidas de segurança: os documentos devem ser protegidos contra furto, roubo e outros danos.
Os protocolos de arquivamento devem ser documentados e divulgados para que todos os envolvidos no processo de
arquivamento estejam cientes das regras e procedimentos a serem seguidos.