Noções de Processos administrativos- tópico 5-

Noções de Arquivologia

Conceitos fundamentais de arquivologia

Na arquivologia, existem alguns conceitos fundamentais que são essenciais

para compreender a disciplina e suas práticas. Aqui estão alguns dos conceitos
mais importantes:

1. Arquivo: Um arquivo é um conjunto organizado de documentos,

independentemente do formato ou suporte, que são produzidos, recebidos e
mantidos por uma organização ou indivíduo no decorrer de suas atividades.

2. Documento: Um documento é uma unidade de informação registrada,

independentemente do suporte, que possui valor evidencial, informativo,
probatório ou histórico. Pode ser um papel, fotografia, gravação de áudio,
arquivo eletrônico, entre outros.

3. Gestão de documentos: A gestão de documentos refere-se às práticas e

atividades envolvidas na criação, organização, uso, preservação e destinação
de documentos ao longo de seu ciclo de vida, com o objetivo de garantir sua
acessibilidade, integridade e autenticidade.

4. Classificação: A classificação é o processo de organização dos documentos

em categorias ou classes com base em suas características e conteúdos. É
geralmente realizado por meio de sistemas de classificação, como a
Classificação Decimal Universal (CDU) ou sistemas de classificação
específicos de uma instituição.

5. Descrição: A descrição envolve a criação de metadados ou informações

descritivas sobre os documentos, incluindo detalhes como título, data, autor,
assunto, entre outros. Isso facilita a identificação e o acesso aos documentos
em um arquivo.

6. Preservação: A preservação refere-se às atividades e técnicas utilizadas

para proteger os documentos ao longo do tempo, garantindo sua conservação,
segurança e acessibilidade a longo prazo. Isso inclui o controle de temperatura
e umidade, tratamento de documentos danificados e o uso de práticas
adequadas de manuseio e armazenamento.

7. Acesso e difusão: O acesso aos documentos arquivísticos é fundamental

para garantir sua utilidade e valor. A difusão refere-se às atividades que
promovem o acesso aos documentos, seja por meio de consultas diretas aos
usuários, digitalização e disponibilização online, exposições, publicações, entre
outros.
8. Ciclo de vida do documento: O ciclo de vida do documento é o processo pelo
qual um documento passa, desde sua criação até sua destinação final. Isso
envolve fases como a produção, recebimento, uso ativo, preservação
permanente e, eventualmente, a eliminação ou transferência para um arquivo
permanente.

Esses são apenas alguns dos conceitos fundamentais em arquivologia, e a

disciplina é abrangente, envolvendo diversos outros termos e práticas
específicas. O estudo desses conceitos é essencial para a compreensão dos
princípios e técnicas de gestão de documentos e arquivos.

Gerenciamento da informação e gestão de documentos

O gerenciamento da informação é um conjunto de práticas e atividades

relacionadas à coleta, organização, armazenamento, recuperação e
disseminação de informações em uma organização. O objetivo do
gerenciamento da informação é garantir que as informações certas estejam
disponíveis para as pessoas certas no momento certo, de forma eficiente e
eficaz.

A gestão de documentos é uma parte essencial do gerenciamento da

informação. Ela envolve a criação, controle, organização, armazenamento,
preservação e disposição de documentos ao longo do seu ciclo de vida. Os
documentos podem ser físicos (em papel) ou eletrônicos, como arquivos
digitais, e-mails, planilhas, entre outros.

A gestão de documentos tem como objetivo principal garantir a integridade,

autenticidade, acessibilidade e usabilidade dos documentos ao longo do tempo.
Isso envolve a aplicação de políticas, procedimentos e práticas para gerenciar
o fluxo de documentos desde a sua criação ou recebimento até a sua
destinação final, seja ela a eliminação ou a preservação permanente.

Algumas atividades comuns na gestão de documentos incluem:

1. Classificação: A organização e classificação dos documentos de acordo com

um esquema predefinido, como um plano de classificação, que permite a
recuperação eficiente das informações.

2. Indexação: A atribuição de termos ou palavras-chave aos documentos para

facilitar sua busca e recuperação posterior.

3. Controle de versões: O gerenciamento das diferentes versões de um

documento ao longo do tempo, garantindo que a versão correta esteja
disponível e evitando a perda de informações importantes.

4. Controle de acesso: A definição de permissões e restrições de acesso aos

documentos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los
ou modificá-los.
5. Preservação: A aplicação de técnicas e práticas para garantir a preservação
e a integridade dos documentos ao longo do tempo, evitando danos físicos ou
perda de informações.

6. Destinação final: A definição de políticas e procedimentos para a eliminação

adequada de documentos que não têm mais valor para a organização ou para
a transferência de documentos de valor permanente para um arquivo histórico
ou institucional.

Essas são apenas algumas das atividades envolvidas no gerenciamento da

informação e na gestão de documentos. Ambas desempenham um papel
crucial no apoio à tomada de decisões, na garantia da transparência, na
conformidade com regulamentos e na eficiência operacional das organizações.
A arquivologia é a disciplina que fornece as bases teóricas e práticas para
essas atividades, garantindo a preservação e o acesso adequado aos
documentos ao longo do tempo.

Sim, além do gerenciamento da informação e da gestão de documentos,

existem outros conceitos importantes na área da arquivologia. Aqui estão
alguns deles:

1. Ciclo de vida dos documentos: Refere-se às diferentes fases pelas quais um

documento passa desde a sua criação até a sua destinação final. Essas fases
podem incluir a criação, o uso ativo, o arquivamento intermediário, a
preservação permanente ou a eliminação.

2. Avaliação de documentos: É o processo de determinar o valor dos

documentos para a organização. Isso envolve identificar quais documentos
devem ser mantidos, por quanto tempo e com quais restrições de acesso.

3. Arquivo: É o local físico ou digital onde os documentos são armazenados e

preservados. Pode ser um arquivo institucional, um arquivo histórico ou um
arquivo intermediário, dependendo da natureza e do valor dos documentos.

4. Arranjo e descrição: Refere-se à organização física e intelectual dos

documentos em um arquivo. Isso inclui a ordenação dos documentos em
pastas, caixas ou estantes, bem como a criação de instrumentos de pesquisa,
como inventários, catálogos ou guias.

5. Preservação digital: É o conjunto de estratégias e técnicas utilizadas para

garantir a integridade, a autenticidade e a acessibilidade dos documentos
digitais ao longo do tempo. Isso pode envolver a migração para novos
formatos, a realização de cópias de segurança e a aplicação de medidas de
segurança para evitar a perda ou a corrupção dos arquivos.

6. Acesso e difusão: Refere-se à disponibilização dos documentos para

consulta e pesquisa. Isso pode envolver a definição de políticas de acesso, a
criação de mecanismos de busca e recuperação de informações, bem como a
divulgação dos documentos por meio de exposições, publicações ou
plataformas digitais.

Esses são apenas alguns dos conceitos importantes na arquivologia. A

disciplina abrange uma variedade de tópicos e práticas relacionados à gestão
de informações e documentos, visando preservar a memória e garantir o
acesso aos registros ao longo do tempo.

Diagnósticos

No campo da arquivologia, o tópico de diagnósticos refere-se ao processo de

avaliação e análise das condições dos documentos e dos sistemas de gestão
de documentos em uma organização ou instituição. O objetivo é identificar
pontos fortes, fraquezas, problemas e necessidades relacionadas aos arquivos
e à gestão documental. O diagnóstico é fundamental para orientar a
implementação de melhorias e estratégias de gerenciamento de documentos.

No estudo do diagnóstico em arquivologia, são abordados os seguintes

aspectos:

1. Análise de contexto: Envolve a compreensão do ambiente organizacional,

suas atividades, objetivos, estrutura e necessidades de informação.
Compreender o contexto ajuda a identificar as demandas e desafios
específicos relacionados aos arquivos e aos documentos.

2. Avaliação de acervos: Consiste em examinar os acervos documentais

existentes, tanto físicos quanto eletrônicos, para determinar seu valor,
abrangência, organização, integridade e condições de preservação. Isso inclui
a análise de coleções, documentos individuais, metadados e informações
descritivas associadas.

3. Avaliação de sistemas e práticas de gestão de documentos: Refere-se à

análise dos procedimentos, políticas, tecnologias e fluxos de trabalho utilizados
na organização dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Isso envolve
identificar pontos fortes e áreas de melhoria, como a eficiência operacional, a
conformidade regulatória, a segurança da informação e a acessibilidade.

4. Identificação de lacunas e problemas: O diagnóstico busca identificar

deficiências, lacunas ou problemas na gestão de documentos. Isso pode incluir
a falta de políticas claras, procedimentos inadequados, ausência de
infraestrutura adequada, deficiências na preservação ou falta de treinamento
dos funcionários.

5. Recomendações e plano de ação: Com base nas conclusões do diagnóstico,

são propostas recomendações e estratégias para aprimorar a gestão de
documentos. Essas recomendações podem abordar áreas como organização,
fluxo de trabalho, tecnologia, treinamento, políticas e práticas de preservação.
O estudo do diagnóstico em arquivologia é importante para permitir uma
análise aprofundada dos problemas e desafios enfrentados pelas instituições
no gerenciamento de seus documentos. Através desse processo, é possível
desenvolver estratégias eficazes para melhorar a gestão da informação e
promover a preservação dos documentos de forma adequada.

Arquivos correntes e intermediários

Em arquivologia, os arquivos correntes e intermediários são etapas específicas

do ciclo de vida dos documentos, cada uma com suas características e
necessidades distintas. O estudo desses arquivos envolve os seguintes
aspectos:

Arquivos Correntes:
1. Recebimento e registro: Envolve o recebimento dos documentos e seu
registro no sistema de gestão de documentos. Isso inclui a identificação dos
documentos, a atribuição de metadados relevantes e a criação de um
inventário ou lista de controle.

2. Classificação e organização: Refere-se à classificação e organização dos

documentos de acordo com esquemas de classificação predefinidos. Isso
facilita a recuperação e o acesso rápido às informações necessárias. A
organização pode envolver a criação de pastas, etiquetas, índices ou sistemas
de codificação.

3. Acesso e uso: Os arquivos correntes são frequentemente consultados e

utilizados para fins administrativos. Portanto, o estudo desses arquivos inclui o
desenvolvimento de políticas e procedimentos para o acesso rápido e eficiente
às informações, garantindo que os documentos estejam disponíveis para as
atividades diárias da organização.

4. Controle de versões e atualizações: Os documentos correntes podem passar

por várias versões e atualizações ao longo de seu ciclo de vida. O estudo dos
arquivos correntes inclui a implementação de práticas de controle de versões
para garantir que a versão mais recente e precisa dos documentos esteja
sempre disponível e que as versões obsoletas sejam devidamente
gerenciadas.

Arquivos Intermediários:
1. Transferência e recolhimento: Os documentos que já não são de uso
corrente, mas possuem valor administrativo ou legal, são transferidos para os
arquivos intermediários. O estudo dos arquivos intermediários envolve a
definição de critérios e procedimentos para a transferência adequada dos
documentos dos arquivos correntes para essa etapa.

2. Avaliação e seleção: Os documentos nos arquivos intermediários são

avaliados para determinar sua relevância e valor a longo prazo. Isso inclui a
identificação de documentos que serão preservados como registros
permanentes e a seleção de documentos que serão descartados de acordo
com as políticas e regulamentos aplicáveis.
3. Acondicionamento e armazenamento: Os documentos nos arquivos
intermediários requerem condições de armazenamento adequadas para
garantir sua preservação. O estudo desses arquivos envolve a implementação
de práticas de acondicionamento, como o uso de caixas, pastas, envelopes,
estantes e armários adequados, bem como a manutenção de condições
ambientais controladas.

4. Acesso restrito e confidencialidade: Alguns documentos nos arquivos

intermediários podem conter informações sensíveis ou confidenciais. O estudo
dos arquivos intermediários inclui a definição de políticas e procedimentos para
o acesso restrito a esses documentos, garantindo a confidencialidade e a
proteção adequada das informações.

5. Gestão de prazos de retenção: Os documentos nos arquivos intermediários

são mantidos por um período determinado de acordo com as políticas de
retenção e regulamentos legais. O estudo desses arquivos envolve o
desenvolvimento de políticas e procedimentos para a gestão dos prazos

Ciclo de vida
O ciclo de vida dos documentos é uma abordagem que descreve as diferentes
etapas pelas quais um documento passa desde sua criação até seu
arquivamento ou descarte final. O estudo do ciclo de vida dos documentos na
arquivologia envolve a compreensão das seguintes etapas:

1. Criação: Nesta etapa, os documentos são criados ou recebidos pela

organização. Isso pode envolver a redação de correspondências, relatórios,
contratos, formulários, entre outros tipos de documentos. O estudo da criação
de documentos no ciclo de vida envolve a compreensão dos processos de
criação, métodos de registro e identificação de documentos.

2. Uso corrente: Os documentos são considerados de uso corrente quando são

necessários para o desempenho das atividades diárias da organização. Nesta
etapa, os documentos são frequentemente consultados e atualizados, e podem
estar em formato físico ou digital. O estudo do uso corrente no ciclo de vida dos
documentos envolve a implementação de políticas e procedimentos para
garantir o acesso rápido e eficiente aos documentos, bem como o controle de
versões e atualizações.

3. Arquivos intermediários: Os documentos que não são mais de uso corrente,

mas ainda possuem valor administrativo, legal ou histórico são transferidos
para os arquivos intermediários. Nesta etapa, os documentos são mantidos em
condições adequadas de armazenamento e podem estar sujeitos a políticas de
acesso restrito. O estudo dos arquivos intermediários no ciclo de vida dos
documentos envolve a avaliação, seleção, acondicionamento, armazenamento
e gestão dos prazos de retenção dos documentos.

4. Arquivos permanentes ou descarte: Após a etapa dos arquivos

intermediários, os documentos podem ser transferidos para os arquivos
permanentes quando possuem valor histórico ou cultural significativo. Esses
documentos são preservados a longo prazo e podem ser disponibilizados para
pesquisa e acesso público. Por outro lado, alguns documentos podem ser
descartados de acordo com as políticas e regulamentos aplicáveis, desde que
não possuam valor permanente. O estudo dos arquivos permanentes e do
descarte no ciclo de vida dos documentos envolve a implementação de
políticas de preservação, acessibilidade e destinação final dos documentos.

O estudo do ciclo de vida dos documentos na arquivologia permite uma

compreensão abrangente de como os documentos são gerenciados desde sua
criação até seu arquivamento ou descarte final. Isso ajuda a estabelecer
diretrizes, políticas e procedimentos adequados para a gestão eficaz dos
documentos em uma organização.

Protocolos

No contexto da arquivologia, o tópico de protocolos refere-se aos

procedimentos e diretrizes estabelecidos para a gestão de documentos e
informações em uma organização. Esses protocolos têm o objetivo de
padronizar e orientar as práticas de criação, organização, acesso, preservação
e descarte de documentos.

Ao estudar protocolos em arquivologia, são abordados os seguintes aspectos:

1. Protocolos de criação e recebimento: Envolve as diretrizes para a criação de

novos documentos na organização. Isso inclui a definição de formatos
aceitáveis, metadados necessários, requisitos de assinatura ou carimbo, e a
garantia de que os documentos sejam devidamente registrados e recebidos no
sistema de gestão de documentos.

2. Protocolos de classificação e organização: Trata das diretrizes para a

classificação, ordenação e organização dos documentos. Isso envolve a
definição de esquemas de classificação, estruturas de pastas, metadados
padronizados, nomenclaturas, índices e guias de pesquisa.

3. Protocolos de acesso e segurança: Refere-se às diretrizes para o acesso

aos documentos e informações, bem como à segurança dos mesmos. Isso
inclui a definição de políticas de acesso, permissões de usuário, níveis de
confidencialidade, medidas de segurança física e digital, e a garantia da
proteção adequada dos documentos contra perda, roubo ou acesso não
autorizado.

4. Protocolos de preservação e conservação: Trata das diretrizes para a

preservação e conservação dos documentos ao longo do tempo. Isso envolve a
identificação de documentos de valor permanente, a aplicação de práticas de
armazenamento adequadas, o monitoramento das condições ambientais, a
digitalização certificada, a migração de formatos obsoletos e a implementação
de estratégias de preservação digital.

5. Protocolos de destinação e descarte: Envolve as diretrizes para a destinação

final dos documentos, seja através de eliminação ou transferência para um
arquivo permanente. Isso inclui a definição de prazos de retenção, políticas de
descarte seguro, procedimentos de aprovação, registros de descarte e a
conformidade com requisitos legais e regulatórios.

6. Protocolos de gestão de mudanças: Refere-se às diretrizes para gerenciar

as mudanças nos sistemas de gestão de documentos, políticas e práticas. Isso
envolve a revisão regular dos protocolos, a identificação de melhorias, a
adaptação às mudanças tecnológicas e regulatórias, e a garantia de que os
protocolos estejam alinhados com os objetivos e necessidades da organização.

O estudo dos protocolos em arquivologia é essencial para garantir que os

documentos sejam gerenciados de acordo com práticas padronizadas e
eficientes. Eles estabelecem diretrizes claras para o ciclo de vida dos
documentos, promovendo a organização, acesso, segurança e preservação
adequados das informações.

Avaliação de documentos

No contexto da disciplina de arquivologia, a avaliação de documentos é um

tópico fundamental. Refere-se ao processo de determinar o valor dos
documentos, tanto em termos administrativos quanto históricos, para orientar
as decisões de retenção, preservação e descarte.

No estudo da avaliação de documentos, são abordados os seguintes aspectos:

1. Valor dos documentos: A avaliação busca identificar o valor dos documentos

para a organização. Isso inclui o valor administrativo, que está relacionado à
utilidade e necessidade contínua dos documentos para as atividades e
operações da instituição. Também inclui o valor histórico, que se refere à
importância dos documentos como fontes de informação para a pesquisa,
memória coletiva e construção de conhecimento.

2. Critérios de avaliação: São desenvolvidos critérios e diretrizes para avaliar

os documentos. Isso pode envolver a consideração de fatores como a
relevância, a unicidade, a autenticidade, a integridade, a significância histórica,
a frequência de uso, o requisito legal, entre outros.

3. Tipos de documentos: A avaliação abrange diferentes tipos de documentos,

sejam eles físicos ou eletrônicos. Isso pode incluir registros institucionais,
correspondências, relatórios, planilhas, fotografias, arquivos de áudio e vídeo,
e-mails, registros em redes sociais, entre outros.

4. Ciclo de vida dos documentos: A avaliação é realizada em diferentes

estágios do ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até a destinação
final. Isso inclui a avaliação contínua dos documentos em uso ativo, bem como
a avaliação para a transferência para arquivos intermediários ou permanentes,
ou para o descarte de acordo com as políticas de retenção.
5. Métodos de avaliação: Existem diferentes métodos utilizados na avaliação
de documentos. Isso pode incluir a revisão dos requisitos legais e regulatórios
aplicáveis, a análise das atividades e funções da organização, a consulta a
especialistas e stakeholders relevantes, a revisão de amostras representativas
de documentos, entre outros.

6. Decisões de retenção e descarte: Com base na avaliação, são tomadas

decisões sobre a retenção ou descarte dos documentos. Essas decisões
podem ser orientadas por regulamentos legais, políticas organizacionais,
requisitos de auditoria, considerações administrativas e históricas.

O estudo da avaliação de documentos é essencial para garantir que os

documentos sejam gerenciados de forma eficiente e eficaz, considerando sua
importância e valor ao longo do tempo. Isso contribui para a tomada de
decisões informadas sobre a retenção, preservação e descarte adequado dos
documentos, promovendo a transparência, a responsabilidade e o acesso à
informação.

Arquivos permanentes

Em arquivologia, os arquivos permanentes são aqueles destinados à guarda e

preservação de documentos de valor histórico, cultural, administrativo ou legal
a longo prazo. O estudo dos arquivos permanentes envolve diversos aspectos,
incluindo:

1. Avaliação e seleção: Refere-se ao processo de avaliar os documentos e

selecionar aqueles que possuem valor permanente. Isso envolve a análise do
conteúdo, contexto e significado dos documentos, bem como a identificação de
sua relevância histórica, cultural ou administrativa.

2. Aquisição: Envolve a obtenção e transferência dos documentos para o

arquivo permanente. Isso pode incluir a negociação com instituições ou
indivíduos que possuem os documentos, a elaboração de acordos de doação
ou depósito, a realização de procedimentos de transferência e a criação de
registros de entrada.

3. Organização e descrição: Refere-se à organização física e intelectual dos

documentos no arquivo permanente. Isso inclui a criação de um sistema de
classificação, a ordenação dos documentos em séries ou coleções, a criação
de descrições arquivísticas (inventários, guias, catálogos), a atribuição de
metadados e a indexação adequada para facilitar a recuperação das
informações.

4. Preservação e conservação: Trata das práticas e medidas adotadas para

preservar e conservar os documentos a longo prazo. Isso inclui a criação de
condições ambientais adequadas, o controle da temperatura e umidade, a
proteção contra danos físicos (como umidade, poeira, insetos), a digitalização e
migração para formatos digitais quando apropriado, e a aplicação de técnicas
de restauração e conservação.
5. Acesso e difusão: Envolve a disponibilização dos documentos para consulta
e pesquisa. Isso pode incluir a definição de políticas de acesso, restrições de
confidencialidade, procedimentos para solicitar acesso aos documentos, a
criação de instrumentos de pesquisa e a promoção da divulgação e uso dos
documentos por pesquisadores, estudiosos e público em geral.

6. Gestão e governança: Refere-se à administração geral do arquivo

permanente, incluindo o desenvolvimento de políticas e diretrizes para sua
operação, a gestão de recursos humanos, orçamentos, infraestrutura e
tecnologia, a implementação de sistemas de gestão de documentos
eletrônicos, a garantia de conformidade com as regulamentações e a adoção
de boas práticas arquivísticas.

O estudo dos arquivos permanentes busca garantir a preservação e acesso

contínuos aos documentos de valor histórico, cultural e administrativo. Isso
envolve práticas especializadas de gestão, conservação e acesso, além de
uma compreensão dos princípios e requisitos legais que regem a preservação
do patrimônio documental.

A preservação do patrimônio documental é regida por diversos princípios e

requisitos legais que visam garantir a proteção e acesso adequados aos
documentos de valor histórico, cultural e administrativo. Alguns dos princípios e
requisitos legais mais importantes incluem:

1. Princípio de proveniência: Também conhecido como princípio de respeito

aos fundos ou princípio de origem, estabelece que os documentos devem ser
mantidos e organizados de acordo com sua proveniência, ou seja, de acordo
com sua origem e contexto de criação. Isso ajuda a preservar a integridade e
autenticidade dos documentos, bem como a facilitar a compreensão de suas
relações e significados.

2. Princípio de pertinência funcional: Esse princípio estabelece que os

documentos devem ser preservados em função de suas funções
administrativas e atividades relacionadas. Os documentos considerados
essenciais para o funcionamento da organização e para a tomada de decisões
devem ser preservados e acessíveis, enquanto aqueles sem relevância
funcional podem ser descartados de acordo com políticas e regulamentos
aplicáveis.

3. Lei de arquivos: A maioria dos países possui leis ou regulamentos

específicos que governam a preservação e gestão de arquivos e documentos.
Essas leis estabelecem diretrizes sobre a criação, organização, preservação,
acesso e descarte de documentos. Elas também podem definir os requisitos
para a criação de instituições arquivísticas, a designação de arquivos
permanentes e os procedimentos para a transferência de documentos para
arquivos públicos ou institucionais.

4. Regulamentações de acesso à informação: Em muitos países, existem

regulamentações que garantem o acesso público às informações
governamentais e institucionais. Essas regulamentações podem estabelecer
prazos de sigilo, exigências de transparência, procedimentos para solicitar
acesso a documentos e diretrizes para a divulgação de informações ao público.

5. Direitos autorais e propriedade intelectual: Os documentos podem estar

sujeitos a leis de direitos autorais e propriedade intelectual. Essas leis
protegem os direitos dos criadores e detentores dos documentos,
estabelecendo restrições sobre sua reprodução, distribuição e uso. As
instituições arquivísticas devem garantir a conformidade com essas leis ao
disponibilizar e reproduzir documentos protegidos.

6. Normas de preservação e conservação: Existem normas e diretrizes técnicas

que orientam as práticas de preservação e conservação de documentos. Essas
normas estabelecem requisitos para o armazenamento, manuseio,
acondicionamento, digitalização, restauração e tratamento de documentos,
visando a sua preservação a longo prazo.

É importante destacar que os princípios e requisitos legais podem variar de

acordo com o país e a legislação específica. Portanto, é fundamental consultar
as leis e regulamentos arquivísticos aplicáveis em cada contexto para garantir
o cumprimento adequado das obrigações legais relacionadas à preservação do
patrimônio documental.

Tipologia documental e suportes físicos

As tipologias documentais referem-se aos diferentes tipos de documentos que

podem ser encontrados em um arquivo. Esses tipos podem variar de acordo
com a natureza, formato, conteúdo e finalidade dos documentos. Alguns
exemplos comuns de tipologias documentais são:

1. Documentos textuais: São documentos que contêm informações escritas,

como cartas, memorandos, relatórios, contratos, atas, entre outros.

2. Documentos audiovisuais: Incluem documentos que contêm elementos

visuais e/ou sonoros, como fotografias, filmes, vídeos, gravações de áudio,
entre outros.

3. Documentos cartográficos: Compreendem mapas, plantas, cartas

geográficas e outros registros espaciais.

4. Documentos iconográficos: Englobam imagens, ilustrações, desenhos,

pinturas, gravuras e outros registros visuais.

5. Documentos sonoros: Referem-se a gravações de áudio, como entrevistas,

discursos, músicas, entre outros.

6. Documentos audiovisuais digitais: São arquivos digitais que contêm

elementos visuais e sonoros, como vídeos digitais, apresentações multimídia,
animações, entre outros.
7. Documentos eletrônicos: Correspondem a documentos criados,
armazenados ou transmitidos em formato digital, como e-mails, arquivos de
texto, planilhas, bancos de dados, entre outros.

Quanto aos suportes físicos, eles se referem aos materiais nos quais os
documentos estão registrados. Alguns exemplos comuns de suportes físicos
são:

1. Papel: O papel é um suporte tradicionalmente utilizado para documentos

textuais, cartas, relatórios, entre outros.

2. Filme fotográfico: Utilizado para registros fotográficos.

3. Película cinematográfica: Utilizada para registros em filmes.

4. Fitas magnéticas: Como as fitas cassete, VHS e outras, que armazenam

informações sonoras e/ou visuais.

5. Discos: Como discos de vinil, CDs, DVDs, que armazenam informações

sonoras e/ou visuais.

6. Suportes digitais: Englobam dispositivos de armazenamento eletrônico,

como discos rígidos, pen drives, cartões de memória, entre outros.

É importante destacar que, com o avanço da tecnologia, muitos documentos

têm migrado para formatos digitais, reduzindo a dependência de suportes
físicos tradicionais.

Microfilmagem

A microfilmagem é uma técnica de reprodução de documentos em formato

reduzido, onde uma imagem do documento é registrada em um filme
fotográfico em escala reduzida. O estudo da microfilmagem na arquivologia
envolve os seguintes aspectos:

1. Princípios da microfilmagem: O estudo da microfilmagem inclui a

compreensão dos princípios básicos dessa técnica, como a captura da imagem
do documento em um filme fotográfico de reduzidas dimensões. Isso envolve o
conhecimento das características do filme micrográfico, como a sua
sensibilidade à luz, resolução e durabilidade.

2. Preparação dos documentos: Antes da microfilmagem, os documentos

precisam ser preparados adequadamente. Isso pode incluir a remoção de
grampos, clips ou outros objetos que possam danificar o filme ou impedir uma
boa captura da imagem. Os documentos também podem precisar ser
aplainados e alinhados para garantir uma captura precisa.

3. Processo de microfilmagem: O estudo da microfilmagem abrange o

conhecimento das etapas envolvidas no processo. Isso inclui a colocação dos
documentos em um dispositivo de alimentação que os movimenta de forma
contínua ou manual, a exposição da imagem do documento no filme
micrográfico usando uma fonte de luz apropriada e a utilização de lentes e
ajustes para garantir uma imagem nítida.

4. Controle de qualidade: A microfilmagem requer um controle de qualidade

rigoroso para garantir que as imagens capturadas sejam claras, legíveis e
representem com precisão os documentos originais. Isso envolve a inspeção
visual das imagens, verificação da exposição correta, correção de eventuais
problemas de foco, contraste ou iluminação, e a realização de testes regulares
para garantir a qualidade do processo.

5. Indexação e descrição: Após a microfilmagem, os filmes micrográficos

precisam ser indexados e descritos para facilitar a localização e recuperação
das informações. Isso pode envolver a criação de índices, metadados, números
de referência ou outros sistemas de identificação que permitam a rápida
localização do documento original a partir do filme micrográfico.

6. Armazenamento e conservação: Os filmes micrográficos requerem

condições adequadas de armazenamento para garantir sua preservação a
longo prazo. Isso envolve o acondicionamento correto dos filmes em caixas ou
envelopes apropriados, o controle das condições ambientais, como
temperatura e umidade, e a proteção contra danos físicos, como poeira, luz
excessiva ou umidade.

A microfilmagem é uma técnica que tem sido amplamente utilizada para

preservar e compactar grandes quantidades de documentos, garantindo sua
disponibilidade a longo prazo. O estudo dessa técnica na arquivologia abrange
desde os princípios básicos até as práticas de controle de qualidade,
conservação e acesso aos filmes micrográficos.

Princípios básicos da microfilmagem:

1. Legibilidade: O princípio fundamental da microfilmagem é garantir a

legibilidade das informações contidas nos documentos originais no filme
micrográfico. A imagem capturada deve ser clara, nítida e de qualidade
suficiente para permitir a leitura e reprodução das informações.

2. Fidelidade: A microfilmagem deve ser fiel ao documento original, ou seja, a

imagem no filme micrográfico deve representar com precisão o conteúdo, a
aparência e as características do documento original. Isso inclui a captura de
detalhes, como texto, imagens, gráficos e assinaturas, de forma a preservar
sua autenticidade e integridade.

3. Durabilidade: O filme micrográfico deve ser durável e resistente ao longo do

tempo. Ele deve ser capaz de preservar as informações capturadas por um
período prolongado, garantindo sua legibilidade e qualidade, mesmo sob
condições de armazenamento desfavoráveis.

Práticas de controle de qualidade, conservação e acesso aos filmes

micrográficos:
1. Controle de qualidade: As práticas de controle de qualidade são essenciais
para garantir a legibilidade e a fidelidade das imagens capturadas nos filmes
micrográficos. Isso envolve a realização de testes regulares para verificar a
exposição correta, o foco adequado, o contraste apropriado e a iluminação
correta das imagens. É importante estabelecer procedimentos de verificação e
correção de problemas, bem como manter registros de controle de qualidade.

2. Conservação: Os filmes micrográficos requerem condições adequadas de

armazenamento e manuseio para garantir sua preservação a longo prazo. Isso
inclui o acondicionamento dos filmes em caixas ou envelopes de arquivo
adequados, a proteção contra poeira, luz excessiva, umidade e danos físicos.
Também é importante controlar as condições ambientais, como temperatura e
umidade relativa, para evitar a degradação do filme.

3. Acesso e recuperação: Os filmes micrográficos devem ser organizados e

indexados de forma a permitir a localização rápida e eficiente das informações
desejadas. Isso pode envolver a criação de índices, metadados, números de
referência ou outros sistemas de identificação. Além disso, é importante
fornecer equipamentos e tecnologias de leitura adequados para acessar as
imagens dos filmes micrográficos e permitir a reprodução das informações
conforme necessário.

4. Digitalização e conversão: Com os avanços tecnológicos, muitos filmes

micrográficos estão sendo digitalizados para facilitar o acesso e a preservação
das informações. As práticas de digitalização e conversão envolvem a captura
das imagens dos filmes micrográficos em formato digital, garantindo uma
reprodução fiel e de qualidade das informações. É importante adotar padrões e
formatos de preservação adequados para garantir a longevidade dos dados
digitais.

Ao implementar a microfilmagem, é essencial seguir as melhores práticas de

controle de qualidade, conservação e acesso para garantir a preservação e o
uso adequado dos filmes micrográficos ao longo do tempo.

Automação

A automação de arquivos é um processo que utiliza tecnologia e sistemas

informatizados para auxiliar na organização, gestão e recuperação de
documentos e informações em um ambiente de arquivo. Essa prática visa
melhorar a eficiência e a produtividade na administração de arquivos,
substituindo tarefas manuais por procedimentos automatizados.

A automação de arquivos envolve a utilização de software e ferramentas

específicas para realizar diversas atividades relacionadas aos arquivos, como:

1. Indexação e catalogação automatizada: Por meio de técnicas de

reconhecimento de caracteres e metadados, os documentos são processados
para identificar e registrar informações relevantes, como título, autor, data,
assunto, entre outros.

2. Gerenciamento eletrônico de documentos (GED): Consiste no

armazenamento, controle de versões, compartilhamento e acesso seguro a
documentos eletrônicos, substituindo o uso de papel e agilizando os fluxos de
trabalho.

3. Workflow e fluxo de trabalho: Automatização dos processos de trabalho,

definindo etapas sequenciais e atividades a serem executadas, facilitando a
tramitação e o controle dos documentos dentro de uma organização.

4. Recuperação de informações: Utilização de recursos de busca avançada,

filtros e técnicas de recuperação de informações para localizar rapidamente
documentos relevantes em um repositório digital.

5. Preservação digital: Implementação de práticas e políticas para garantir a

preservação a longo prazo dos documentos digitais, considerando a
segurança, a autenticidade e a integridade dos registros.

A automação de arquivos tem como objetivo otimizar os processos de gestão

documental, reduzir o uso de papel, aumentar a produtividade e a eficiência na
recuperação de informações. Ela permite uma melhor organização e controle
dos documentos, contribuindo para a preservação e acesso rápido aos
registros importantes para uma organização ou instituição.

Preservação, conservação e restauração de documentos

A preservação, conservação e restauração de documentos são áreas de

estudo na arquivologia que se concentram na proteção e manutenção dos
documentos ao longo do tempo. Cada uma dessas áreas aborda aspectos
diferentes do cuidado e manuseio dos documentos. Vejamos cada uma delas:

1. Preservação:
A preservação de documentos envolve a implementação de práticas e medidas
preventivas para minimizar o deterioro e garantir a longevidade dos materiais
documentais. Os estudos nessa área incluem:

- Ambiente de armazenamento: Estuda-se o controle do ambiente físico em

que os documentos são armazenados, incluindo temperatura, umidade relativa,
iluminação e controle de pragas. Esses fatores devem ser monitorados e
ajustados para fornecer condições ideais de preservação.
- Manuseio e uso adequados: Estuda-se a forma correta de manusear, usar e
exibir os documentos para evitar danos físicos, como rasgos, dobras e marcas
de manuseio. Também são estabelecidas diretrizes para o uso de luvas e
outros materiais de proteção durante o manuseio.
- Políticas de conservação: Envolve a criação de políticas e diretrizes
institucionais para a preservação dos documentos, incluindo avaliação de
riscos, identificação de materiais degradados e estabelecimento de prioridades
para ações de conservação.
- Sensibilização e treinamento: Estuda-se a importância de conscientizar
funcionários e usuários dos documentos sobre práticas de preservação,
incluindo o manuseio adequado, a higiene pessoal, o armazenamento
adequado e o cumprimento de procedimentos de preservação.

2. Conservação:
A conservação de documentos envolve intervenções específicas para tratar e
estabilizar documentos danificados. Os estudos nessa área incluem:

- Avaliação e diagnóstico: Estuda-se a análise e o diagnóstico do estado de

conservação dos documentos para identificar os problemas e as necessidades
de tratamento específicas.
- Técnicas e materiais de conservação: Estuda-se uma variedade de técnicas e
materiais para tratar e estabilizar os documentos, como limpeza, reparo de
rasgos e dobras, remoção de manchas e tratamento de deterioração física e
química.
- Documentação: Estuda-se a documentação detalhada das intervenções de
conservação realizadas, incluindo fotografias, descrições escritas e registros de
materiais e técnicas utilizados. Isso auxilia na rastreabilidade e no
acompanhamento das ações de conservação ao longo do tempo.

3. Restauração:
A restauração de documentos é uma forma mais avançada de intervenção que
busca recuperar e reconstruir documentos danificados. Os estudos nessa área
incluem:

- Estudo e análise do documento original: Estuda-se a estrutura, o conteúdo e a

história do documento original para entender seu estado original e desenvolver
estratégias de restauração apropriadas.
- Técnicas avançadas de restauração: Estuda-se o uso de técnicas avançadas,
como remoção de tintas antigas, reintegração de áreas perdidas ou
danificadas, e aplicação de tratamentos químicos ou físicos para estabilizar e
preserv

- Preservação de documentos digitais: Além da preservação de documentos

físicos, também é estudada a preservação de documentos em formato digital.
Isso envolve estratégias de armazenamento, migração de formatos, controle de
obsolescência tecnológica e implementação de metadados para garantir a
acessibilidade e legibilidade dos documentos digitais ao longo do tempo.

- Gestão de desastres e planos de emergência: Estuda-se a elaboração de

planos de ação para proteção dos documentos em casos de desastres
naturais, incêndios, inundações ou outros eventos que possam ameaçar a
integridade dos documentos. Isso envolve a implementação de medidas
preventivas, como sistemas de detecção de incêndio e controle de umidade,
bem como o estabelecimento de procedimentos para a recuperação e
salvamento de documentos após um incidente.

- Ética e responsabilidade profissional: Os estudos também abordam as

questões éticas e a responsabilidade dos profissionais de arquivologia em
relação à preservação e conservação de documentos. Isso inclui a adoção de
práticas profissionais responsáveis, respeito aos direitos de propriedade
intelectual, ética no tratamento de documentos sensíveis e proteção da
privacidade das informações contidas nos documentos.

É importante destacar que as práticas de preservação, conservação e

restauração de documentos podem variar de acordo com o tipo de documento,
seu estado de conservação, o contexto institucional e as políticas específicas
de cada organização. No entanto, esses temas são fundamentais para garantir
a preservação a longo prazo do patrimônio documental e a disponibilidade das
informações para as gerações futuras.

- Aplicação de tratamentos: Na restauração, são estudadas e aplicadas

técnicas específicas de tratamento, como a utilização de soluções químicas
para limpeza e desinfecção de documentos, a remoção de adesivos ou fitas
danificadas, a fixação e estabilização de pigmentos e tintas desbotadas, entre
outras. Também podem ser empregados métodos físicos, como a utilização de
calor controlado para amolecimento de materiais aderidos ou deformados.

- Reintegração e reconstrução: Em casos de perdas parciais de informações ou

danos severos, a restauração pode envolver a reintegração de áreas perdidas
por meio da aplicação de técnicas de reconstrução. Isso pode incluir a
utilização de papel japonês ou outros materiais de preenchimento para
reconstituir partes faltantes do documento original. A reintegração busca
harmonizar visualmente as áreas restauradas com o restante do documento,
preservando a integridade estética e a legibilidade.

- Documentação e registro: A documentação é uma parte crucial do processo

de restauração. O estudo abrange a documentação detalhada de todas as
etapas do processo de restauração, incluindo fotografias antes e depois das
intervenções, descrições escritas dos procedimentos realizados, materiais
utilizados, análise de riscos e condições do documento antes e após a
restauração. Essa documentação permite o registro das intervenções
realizadas, auxilia na rastreabilidade das ações de restauração e contribui para
a pesquisa futura sobre os documentos.

- Ética e práticas responsáveis: Além das técnicas e procedimentos, a

restauração de documentos também envolve considerações éticas e práticas
responsáveis. Isso inclui a adoção de abordagens que respeitem a
autenticidade e integridade do documento original, evitando a falsificação ou
alteração indevida do conteúdo. Também é importante respeitar o contexto
histórico e cultural do documento, buscando preservar as características
originais e garantir a autenticidade da informação contida.

A restauração de documentos é uma atividade complexa que requer

conhecimento especializado, habilidades técnicas e um entendimento profundo
dos materiais e técnicas de conservação. O objetivo principal é preservar o
documento, minimizando os danos e restaurando sua legibilidade, garantindo
assim sua acessibilidade e utilidade a longo prazo.
Revisão

Arquivologia é a disciplina que estuda os princípios, métodos e técnicas

relacionados à gestão de documentos e informações em diferentes tipos de
arquivos. Ela abrange uma série de tópicos e conceitos importantes, tais como:

1. Arquivística: É o campo de estudo que trata dos princípios teóricos e práticos

da arquivologia, incluindo a organização, classificação, descrição e
preservação de documentos.

2. Gestão da informação: Estuda como as organizações lidam com a

informação ao longo de seu ciclo de vida, desde a sua criação até a sua
preservação ou descarte. Envolve a aplicação de políticas, procedimentos e
tecnologias para garantir a acessibilidade, confiabilidade e segurança das
informações.

3. Gestão de documentos: Compreende o conjunto de atividades relacionadas

à criação, recebimento, organização, classificação, armazenamento, acesso e
descarte de documentos. Visa garantir a eficiência administrativa, a
transparência, a tomada de decisão fundamentada e a preservação do
patrimônio documental.

4. Tipologias documentais: Estuda os diferentes tipos de documentos e suas

características específicas, como documentos textuais, fotográficos,
audiovisuais, eletrônicos, cartográficos, entre outros. Cada tipo requer cuidados
e abordagens específicas para sua gestão e preservação.

5. Avaliação de documentos: Envolve a análise e seleção dos documentos com

base em critérios de valor administrativo, legal, fiscal, histórico e cultural.
Permite determinar quais documentos devem ser preservados
permanentemente, quais podem ser descartados e quais devem ser
transferidos para arquivos intermediários ou permanentes.

6. Protocolos: Trata das normas, procedimentos e diretrizes para a gestão de

documentos em uma organização. Envolve a padronização das atividades
arquivísticas, como a criação, o registro, o controle e a tramitação de
documentos.

7. Arquivos correntes: Refere-se aos documentos frequentemente utilizados e

necessários para o funcionamento das atividades administrativas de uma
organização. Inclui a gestão e o acesso rápido aos documentos em uso.

8. Arquivos intermediários: Engloba os documentos que ainda possuem valor

administrativo, mas são utilizados com menor frequência. Esses documentos
são transferidos do arquivo corrente para um local de armazenamento
adequado.

9. Arquivos permanentes: São os documentos com valor histórico, cultural ou

científico que devem ser preservados indefinidamente. Esses documentos são
transferidos do arquivo intermediário para um arquivo permanente, onde são
conservados e disponibilizados para pesquisa.

10. Microfilmagem: Refere-se ao processo de reprodução de documentos em

formato micrográfico, geralmente em filmes de microfilme ou microficha. Essa
técnica permite a compactação e preservação dos documentos originais em um
formato reduzido.

11. Preservação, conservação e restauração de documentos: São áreas de

estudo que visam garantir a integridade física e a longevidade dos documentos
ao longo do tempo. Envolve práticas de controle ambiental, manuseio
adequado, tratamentos de conservação e restauração para prevenir danos,
estabilizar materiais danificados e, quando necessário, reconstruir partes
perdidas de um documento.

Além disso, no contexto da arquivologia, são estudados os princípios e

requisitos legais que regem a preservação do patrimônio documental, a gestão
de desastres e planos de emergência para proteção dos documentos, a ética e
a responsabilidade profissional no tratamento dos documentos, bem como a
implementação de políticas de acesso controlado para garantir a segurança e a
privacidade das informações.

Esses são apenas alguns dos principais tópicos e conceitos estudados na

arquivologia. A disciplina é abrangente e possui diversas áreas de
especialização, cada uma com seu conjunto específico de conhecimentos e
práticas. O objetivo final é preservar e garantir o acesso às informações
registradas nos documentos, contribuindo para a pesquisa, a memória e o
desenvolvimento da sociedade.