ASSISTENTE

ADMINISTRATIVO
UC1 – Organizar e executar atividades de apoio da
Organização

Prof. Veridiane Souza

 Conhecimentos
1. Técnicas de redação empresarial e oficial: estrutura textual, coesão e
coerência, pronomes de tratamento, abertura e fechamento, regras
gramaticais e ortografia aplicáveis;
2. Métodos e técnicas de arquivo e protocolo: classificação de
documentos, recebimento, distribuição, tramitação, expedição,
temporalidade e tipos de arquivo (físico e eletrônico);
3. Modelo de Documentos: ata, carta, circular, memorando, comunicado,
e-mail, ofício, relatório, telegrama, fax, declaração, atestado, procuração,
recibo, requerimento, aviso, convocação, petição inicial, contrato, edital;
4. Planilhas para organização de dados: elaboração e formatação;
5. Sistema operacional cliente, editor de textos e planilha eletrônica,
apresentação eletrônica, internet e e-mail.
Métodos e técnicas de
arquivo e protocolo
 Introdução

A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de

registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida
humana para fins e prova e de informação. As sociedades
antigas procuravam de alguma forma, seja por símbolos ou pela
escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em
suportes diversos como a pedra, o pergaminho, o papel e etc.
 Introdução
Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços
tecnológicos dos meios de reprodução e difusão, aliados a
burocratização da máquina administrativa colaboraram para o
gigantesco aumento da informação.

Este fenômeno, denominado “explosão informacional”,

influenciou as práticas e técnicas arquivística contemporâneas,
tornando a disciplina arquivística cada vez mais essencial no
contexto das organizações públicas e privadas.
 Introdução

Documento: Informação + Suporte

Um documento é qualquer registro de informações,

independentemente do formato ou suporte utilizado para
registrá-las.
 Introdução

Todo e qualquer suporte material no qual pode ser

registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a
existência de um conteúdo informacional.

Tudo aquilo que pode registrar uma mensagem,

uma ideia ou um acontecimento

Documento
 Introdução
A Arquivologia (ou Arquivística) é uma ciência que se relaciona
com a ciência da informação.

A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia,

pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e
técnicas a serem observados na produção, organização, guarda,
preservação e uso de documentos em arquivos.
 Arquivos

“Conjunto de documentos produzidos e recebidos por

órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos” (Art. 2ª da lei nº. 8.159/91).
 Introdução
Pode-se afirmar que os
documentos de arquivo resultam
das atividades realizadas pela
entidade produtora, e devem ser
compreendidos dentro do
contexto orgânico de produção, a
fim de que sejam mantidas sua
características e seus valores de
prova.

Documento: Informação + Suporte

 Características
• está relacionada ao fato de que a produção documental
ocorre em determinado contexto e para determinado fim.
Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana
eles são imparciais, pois são criados para atender um
Imparcialidade objetivo específico, como por exemplo, a compra de um
material.

• os documentos de arquivo são criados, mantidos e

custodiados de acordo com procedimentos que podem ser
comprovados.
Autenticidade
 Características
• os documentos são acumulados de acordo com as atividades da
instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações
por ela executadas.
Naturalidade

• os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades

que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como
Inter- peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um
relacionamento contexto.

• cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura

documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente
relacionado ao número de cópias produzidas,
mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do
Unicidade contexto organizacional
 Alguns Conceitos
O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto
de documentos resultantes de atividades, podendo ainda ser
utilizado com outros significados comumente cobrados em
provas, quais sejam:

a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos.

Exemplo: estantes e armários.

 Alguns Conceitos
b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo.

Exemplo: Setor de arquivo da Agência Nacional de Águas;

 Alguns Conceitos
c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a
custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos
documentos;

Exemplo: Arquivo Público Municipal de Curitiba

Arquivo Público do Estado de Goiás e
Arquivo Nacional.
 Finalidade do Arquivo
Os arquivos possuem duas finalidades:

• a primeira é servir à administração da entidade que o produziu;

• a segunda é servir de base para o conhecimento da história
desta entidade.

Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento

das atividades administrativas da instituição que o produziu, e
constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer
o seu passado e a sua evolução.
 Funções do Arquivo
A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às
informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de
maneira rápida e precisa.
 Classificação dos Arquivos
a) Natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e

especializado.
O arquivo especial é constituído por documentos de diversos
formatos, como DVD’s, CD’s, fitas e microfilmes que, devido as
características do suporte, merecem tratamento especial quanto
ao seu armazenamento e tratamento técnico.
O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes
de uma determinada área do conhecimento humano,
independentemente do suporte onde a informação encontra-se
registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos
médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
 Classificação dos Arquivos
b) Extensão

Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos

junto aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais
que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de
diversos setores de uma instituição.
 Classificação dos Arquivos

c) Estágios de evolução

Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como

correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde ao
ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três
idades.
 Classificação dos Arquivos
A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte
maneira:

• são aqueles em curso, ou que, mesmo sem

a) arquivos correntes: movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes.

• são aqueles que, não sendo de uso corrente nos

b) arquivos intermediários: órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.

• conjuntos de documentos de valor histórico,

c) arquivos permanentes: probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
 Classificação dos Arquivos
d) Entidades mantenedoras:

Conforme as características da entidade acumuladora de

documentos, estes podem ser divididos em:

a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições

públicas nas esferas federal, estadual e municipal. Também são
considerados públicos os arquivos acumulados por empresas
privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
(lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, institucionais,
pessoais.
 Princípios Arquivísticos

(A) Princípio da organicidade

A organicidade diz respeito a relação natural entre
documentos de um arquivo, em decorrência das
atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos
produzidos por entidade coletiva,
pessoa jurídica ou física, refletem a estrutura e as
atividades da sua entidade mantenedora no
contexto da organização dos conjuntos documentais.
 Princípios Arquivísticos

(B) Princípio da unicidade

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único
em função do contexto em que foram
produzidos. Este aspecto não está diretamente
relacionado ao número de cópias produzidas,
mas sim à função “única” que os documentos executam
dentro do contexto organizacional.
 Princípios Arquivísticos

(C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo
produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família
não deve ser misturado aos de outras entidades
produtoras. Considerado fundamental para a organização
dos documentos de arquivo.
 Princípios Arquivísticos

(D) Princípio do respeito à ordem original (ordem

primitiva)(princípio da santidade)
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a
ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa
ou família que o produziu. É considerado como segundo
grau de aplicação do princípio da proveniência e
fundamental para a organização dos documentos de
arquivo.
 Princípios Arquivísticos

(E) Princípio da pertinência

Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser
reclassificados por assunto sem ter em conta a
proveniência e a classificação original. Também chamado
princípio temático.
 Princípios Arquivísticos

(F) Princípio da reversibilidade

Princípio segundo o qual todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido,
se necessário. É aplicado na restauração de documentos.
 Princípios Arquivísticos

(G) Territorialidade (Proveniência Territorial)

Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo
o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de
arquivo do território no qual foram produzidos.
Arquivos x Bibliotecas
 Classificação dos Documentos de
Arquivo
a) Quanto ao gênero:
• textuais: documentos que contêm informação em formato de
texto. Ex: atas e ofícios;
• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações
variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: cd’s de música ,
fitas K7;
• cartográficos: são os documentos que contêm representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas
e perfis;
• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas
e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas
sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas
videomagnéticas;
 Classificação dos Documentos de
Arquivo
a) Quanto ao gênero:

• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em

papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex:
fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos;
• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da
microrreprodução de imagens. Ex: microfilme, microficha, cartão-
janela;
• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em
computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel.
 Classificação dos Documentos de
Arquivo
b) Quanto à natureza do assunto:

• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição

de acesso.
• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja
divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado,
bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
 Classificação dos Documentos de
Arquivo
c) Quanto à espécie:

Espécie documental a “configuração que assume um documento de

acordo com a disposição e a natureza das informações nele
contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996).
A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a
informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata.
 Classificação dos Documentos de
Arquivo
d) Quanto ao tipo (tipologia)

De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem

funções específicas dentro das instituições, formando tipos
documentais.
Entende-se por tipo documental a “configuração que assume uma
espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”.
Ex: Ata de reunião, certidão de casamento, boletim de frequência e
etc.
 Classificação dos Documentos de
Arquivo
A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie
documental e função (atividade), conforme tabela: