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CURSO

Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2

Elaborar, organizar e controlar


documentos da organização

AULA 1
Técnicas de redação
empresarial e oficial
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios

Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2

Elaborar, organizar e controlar


documentos da organização

AULA 1
Técnicas de redação
empresarial e oficial
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 2

Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC


Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO

Presidente
Bruno Breithaupt

Diretor Regional
Rudney Raulino

Diretoria de Educação Profissional


Ivan Luiz Ecco

Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD


Anderson Redinha Malgueiro

Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza

Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância

Coordenação Editorial e Desenvolvimento


Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
UNIDADE CURRICULAR 2

APRESENTAÇÃO DA UNIDADE CURRICULAR 2  ......................................................... 05

AULA 1 - TÉCNICAS DE REDAÇÃO EMPRESARIAL E OFICIAL  .................................. 06


CONTEXTUALIZANDO  ........................................................................................ 06
1 ESTRUTURA TEXTUAL  .................................................................................... 07
1.1 CLAREZA E OBJETIVIDADE TEXTUAL  ..................................................... 11
2 COESÃO E COERÊNCIA  .................................................................................. 14
2.1 COESÃO NA REDAÇÃO DOS TEXTOS EMPRESARIAIS  ........................ 14
2.2 COESÃO AO REDIGIR TEXTOS TÉCNICOS  ............................................. 16
3 PRONOMES DE TRATAMENTO  ..................................................................... 17
4 ABERTURA E FECHAMENTO DE TEXTOS  .................................................. 19
5 REGRAS DE GRAMÁTICA E ORTOGRAFIA  ................................................. 22
5.1 VÍRGULA  ....................................................................................................... 23
5.2 PONTO E VÍRGULA  ..................................................................................... 24
5.3 DOIS-PONTOS  ............................................................................................. 25
5.4 ASPAS  ........................................................................................................... 25
5.5 TRAVESSÃO  ................................................................................................. 26
5.6 RETICÊNCIAS  ............................................................................................... 27
5.7 PARÊNTESES  ............................................................................................... 27
5.8 PORQUÊS  ..................................................................................................... 27
6 CONCORDÂNCIA VERBAL  .............................................................................. 29
7 CONCORDÂNCIA NOMINAL  ........................................................................... 30
8 CRASE  ................................................................................................................. 32
9 HÍFEN  ................................................................................................................... 33
CONSIDERAÇÕES  ................................................................................................ 34

REFERÊNCIAS  ........................................................................................................... 35
APRESENTAÇÃO DA
UNIDADE CURRICULAR 2

Elaborar, organizar e
controlar documentos
da organização

Seja bem-vindo(a) ao estudo da Unidade Curricular Elaborar, organizar e controlar documentos


da organização.

Tivemos a oportunidade de estudar, na Unidade Curricular anterior, elementos que permitiram o


desenvolvimento da competência de organizar e executar atividades de apoio aos processos da
organização. Para isso, foi necessário estudar as etapas que compõem o processo gerencial de
uma empresa, sempre pensando em sua importância para o desenvolvimento e a competitividade
dessa empresa.

Nesta segunda Unidade Curricular, nosso propósito será de que você estude os elementos que
lhe permitam desenvolver a competência de elaborar, organizar e controlar documentos da
organização. Para isso, estudaremos questões relacionadas aos documentos da organização,
compreendendo como elaborá-los, organizá-los e controlá-los e estabelecendo uma rotina que
facilite o acesso às informações.

Nesta Unidade Curricular, estruturamos o material em quatro aulas. Na primeira, você terá acesso
aos elementos relacionados às práticas de uma boa redação empresarial que o auxiliarão a se
comunicar com maior clareza no cotidiano de seu trabalho em qualquer empresa.

Na sequência, você estudará os métodos para organizar os arquivos da empresa e o sistema de


protocolo, novamente pensando na facilidade de acesso ao conteúdo disponível e documentos
recebidos. A partir disso, estudaremos os tipos e modelos de documentos existentes e, por fim,
a importância da informática nas rotinas de trabalho.

Ao final do estudo desta Unidade Curricular, esperamos que você esteja atento a tudo que
aprendeu e que possa, no cotidiano profissional, colaborar, de fato, na elaboração e atualização
de documentos administrativos e comerciais, operando os recursos de tecnologia da informação
e comunicação, conforme normas da língua padrão e procedimentos da organização.

Esperamos, também, que, a partir dos estudos desta Unidade Curricular, você possa estar
preparado para, como assistente administrativo, organizar documentos físicos e digitais de acordo
com as técnicas de arquivamento e protocolo, além de controlar o fluxo desses documentos com
eficiência, colaborando com a rotina da organização.

Bons estudos!
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

AULA 1
TÉCNICAS DE REDAÇÃO EMPRESARIAL E OFICIAL

CONTEXTUALIZANDO
Você já parou para pensar na quantidade
de informação escrita com que se depara
todos os dias? Seja na televisão, em livros,
anúncios publicitários, jornais e até em
rótulos de produtos, o fato é que somos
expostos diariamente a uma quantidade
imensurável de palavras e, muitas vezes,
nem percebermos esse fato.

Com o crescimento da comunicação digital e o surgimento de alternativas mais


rápidas e eficientes de diálogo, a tendência natural é que o volume de informação
escrita que produzimos e recebemos aumente cada vez mais, sem esquecer que,
com o advento da tecnologia, grande parte das nossas interações, tanto no trabalho
quanto na vida social, ficam registradas e disponíveis para acesso posterior, tornando
a informação mais duradoura. Portanto, se estamos lendo e escrevendo com mais
frequência, independentemente do assunto, é importante valorizar a habilidade de
escrever bem, de forma clara e dominando todos os aspectos relativos às técnicas
de escrita que cada área do conhecimento exige.

Atualmente, saber se expressar com clareza e de forma eficiente é uma habilidade


essencial a um profissional que quer se destacar no mercado, não importando o
ramo em que trabalha. Entretanto, é importante ressaltar que se comunicar bem de
forma escrita não tem nenhuma relação com saber demonstrar conhecimento de
palavras difíceis ou formalidade excessiva. Na essência, comunicar-se bem significa
fazer-se compreender, ou seja, nenhuma mensagem é escrita sem que o objetivo
principal seja permitir que o destinatário a compreenda com clareza e facilidade.

Quando uma mensagem é transmitida de maneira clara, evita-se retrabalho, garante-se


que seu objetivo será cumprido e, em um mundo onde é cada vez maior a necessidade
de se atuar como um profissional ágil, veloz e produtivo, poupa-se tempo. Dito isso,
nesta aula nosso foco será exatamente este: estudar elementos que nos auxiliem a
redigir documentos oficiais e empresariais de forma clara e objetiva.

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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

1 ESTRUTURA TEXTUAL
Primeiramente, é importante que você saiba que todo
o colaborador de uma organização é considerado
um comunicador. Isso significa que todo colaborador
que se preocupa com seu desempenho profissional
precisa ter consciência da importância de dominar
não apenas as regras da gramática da língua
portuguesa, mas também as técnicas de comunicação
escrita voltadas para diferentes formatos de textos comuns no meio empresarial.

Depois, é importante que você saiba que, em nosso cotidiano, temos contato com
diversos gêneros textuais: a exemplo disso, temos a carta, a reportagem jornalística,
o bilhete, a bula de remédio e outros. A escolha do gênero textual é feita de acordo
com os diferentes elementos que participam do contexto. São eles:

`` Quem está produzindo o texto;

`` Para quem o texto será produzido;

`` Com que finalidade o texto será produzido; e

`` Em que momento histórico o texto está sendo produzido.

Ainda que existam formatos e estruturas de textos distintos, o objetivo de um texto


empresarial é muito diferente do de um texto educativo, literário ou de outro fim.

Importante
Um texto empresarial precisa ser conciso, objetivo e profissional e
deve ter como foco principal atender às necessidades da corporação.

No entanto, para cada tipo de comunicação, há uma estrutura predefinida por


características que permitem sua identificação de forma rápida.

As escolhas que citamos quando da utilização de um determinado gênero textual são


decorrentes das esferas de circulação às quais tais gêneros pertencem. Veja alguns
exemplos no Quadro 1.

Quadro 1 - Gênero textual

Esferas Gêneros

Jornalística Notícias, reportagens, editoriais, entrevistas, dentre outros.

Divulgação científica Verbete de dicionário ou de enciclopédia, artigo ou ensaio científico, seminário,


conferência, dentre outros.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

Veja que, por pertencerem a esferas de circulação diferentes, cada gênero é escrito
de formas distintas. Se você comparar uma notícia com uma receita de bolo,
por exemplo, perceberá que o modo como o texto é encadeado difere um do
outro. É por meio dessas especificidades que distinguimos uma narração de uma
descrição ou de uma dissertação.

O Quadro 2 apresenta alguns exemplos e alguns traços linguísticos de cada tipo


textual que estudaremos.

Quadro 2 - Tipo de texto

Tipo de Texto Exemplo Traço Linguístico

Naquela sala bagunçada, havia cadeiras Esse tipo de enunciado textual tem uma
Descritivo espalhadas, livros sobre o sofá e paredes estrutura simples, com um verbo estático
de tinta descascada. no presente ou no pretérito imperfeito.

Esse tipo de enunciado textual tem


Os tripulantes do avião anunciaram a um verbo no passado, indicando um
Narrativo
turbulência e acalmaram os passageiros. circunstancial de tempo e lugar (lugar,
nesse caso: avião).

O aumento do número de carros contribuiu


Tem-se aqui uma forma verbal com o verbo
com a piora da poluição nas cidades,
Dissertativo ser no presente, além de outros elementos
o que indica que é necessário melhorar o
que o complementam.
transporte público.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Além dos traços linguísticos estudados até aqui, há outros que diferenciam cada
tipo textual. A partir de agora analisaremos a narração, a descrição e a dissertação.

Saiba mais
Enunciado é a parte ou o todo de um discurso, oral ou escrito, associado
a seu contexto.

Narração

Começaremos a distinguir os tipos de texto pela narração, que tem por objetivo
contar uma história real ou fictícia, sendo que, nessa história, é possível mesclar
dados reais e imaginários. O texto narrativo baseia-se numa consecução de
acontecimentos, mesmo que não mantenham relação de linearidade com o tempo
real. Sendo assim, a narração está repleta de
verbos de ação e conectores temporais. Dessa Conectores temporais são elementos
forma, podemos dizer que a narração é uma textuais que ligam palavras e frases,
dando um aspecto de tempo. Exemplos:
sucessão de fatos ligados a um determinado
depois, quando, no momento em que,
acontecimento e que é composta pelo narrador, entre outros.
personagens, discurso, tempo e espaço.
08 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

Dependendo do papel que o narrador assume em relação à história, a narrativa pode


estar em primeira ou terceira pessoa. Numa narrativa em primeira pessoa, o narrador
participa ativamente dos fatos narrados, mesmo que não seja o personagem principal
(o que chamaríamos de narrador-personagem). Já a narrativa em terceira pessoa
traz o narrador na função de observador dos fatos (narrador-observador), que pode
até mesmo apresentar pensamentos de personagens do texto, o que denominamos
narrador onisciente.

Para ser capaz de explicar os acontecimentos de uma história, é necessário fazer


as seguintes perguntas para um texto narrativo:

O quê?
Quais são os acontecimentos que determinam a história?

Quem?
Quais são as personagens da história?

Como?
Por meio dessa pergunta, deve ser possível responder de que
modo acontece o enredo, a forma como se tecem os fatos.

Onde?
Quais são os lugares nos quais ocorre a história?

Quando?
Qual é o momento ou época em que se passam os fatos?

Por quê?
Qual é a causa do acontecimento?

É importante lembrar que nem sempre um texto é puramente narrativo. Conforme


vimos, na composição narrativa o enredo gira em torno de um fato acontecido,
permeado por um cenário onde se desenvolve. Desse modo, ao considerarmos que
a trama é o foco, teremos, obrigatoriamente, de fazer descrições para caracterizar tal
cenário. Sendo assim, podemos dizer que a narração também envolve descrição,
tipo textual que explica, com palavras, o que está sendo observado.

Descrição

Na descrição, o autor pode fazer uma descrição objetiva e sem juízo de valor,
ou subjetiva, que deixa implícita sua opinião sobre algum objeto ou personagem
sobre o qual está escrevendo.

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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

Dissertação

Além da narração e da descrição, também temos a dissertação, que pode ser


denominada de texto dissertativo-argumentativo. Dissertar sobre alguma coisa
é expor sua opinião a respeito de determinado assunto, ato praticado por nós
cotidianamente.

Quando precisamos que alguém mude de opinião ou acredite em alguma coisa que
falamos, podemos criar argumentos. Em casos de divergência de opiniões, cada
um defende seus pontos de vista em relação a temas como futebol, política, música
ou qualquer outro assunto sobre o qual se esteja conversando.

Assim, podemos dizer que a vida cotidiana traz, constantemente, a necessidade


de exposição de ideias pessoais, opiniões e pontos de vista. Em alguns casos,
principalmente na escrita, é preciso tentar persuadir os outros a adotarem ou
aceitarem uma forma de pensar diferente. Em todas essas situações, utiliza-se a
linguagem para dissertar, ou seja, organizam-se palavras, frases, textos, a fim de,
por meio da apresentação de ideias, dados e conceitos, chegar-se a conclusões
capazes de fazer o outro pensar a respeito daquilo que estamos apenas expondo
ou também argumentando.

Importante
Nesse sentido, a dissertação implica discussão de ideias,
organização do pensamento, defesa de pontos de vista.
Para isso, é necessário ter conhecimento do assunto que vamos
abordar, além de saber tomar posição diante desse tema.

Quanto à argumentação que pode ser desenvolvida dentro da dissertação, deve-se


atentar, principalmente, para as relações de causa e consequência; pontos favoráveis
e desfavoráveis. Assim, expostas essas questões, é preciso concluir todas as ideias
que são iniciadas na dissertação, ou, se não for possível chegar a uma conclusão
pela complexidade de sua abordagem (por ser um tema polêmico, por exemplo),
trazer questionamentos e reflexões que levem o leitor a convencer-se de que suas
explanações sobre o tema são pertinentes e construtivas para a sociedade.

Antes de começar a argumentar, de fato, o ideal é que a dissertação seja planejada


em um rascunho. Ao planejar, considere as seguintes etapas:

`` Anote suas ideias sobre o tema;

`` Se você não conhece o tema sobre o qual é convidado a escrever ou falar


(ou se tem poucas ideias sobre ele), pesquise sobre o assunto;

`` Delimite suas ideias e posicione-se sobre o tema.

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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

A estrutura textual de uma dissertação inclui introdução, desenvolvimento e


conclusão. Porém, o texto não precisa ser composto, necessariamente, de apenas
três parágrafos. O Quadro 3 apresenta a estrutura textual de uma dissertação e a
descrição de cada uma delas.

Quadro 3 - Estrutura textual da dissertação

Estrutura da dissertação Descrição

Nessa parte, o autor fala brevemente sobre o tema e expõe a tese ou o ponto
Introdução
de vista que quer defender.

Contém as ideias e os argumentos que fundamentarão o ponto de vista


Desenvolvimento do autor. Também é interessante trazer exemplos para embasar o que está
sendo defendido.

Retoma, resumidamente, a introdução e o desenvolvimento. Porém, seu principal


Conclusão objetivo é fechar o texto de maneira objetiva e clara, de modo que o leitor saiba
qual é o posicionamento do autor sobre o tema que escreveu.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Até aqui você estudou os tipos de textos expressos em alguns gêneros textuais.
Além do que abordamos aqui com relação aos gêneros textuais e tipos de textos,
é preciso que você saiba que, para se comunicar de forma eficiente e garantir que a
mensagem será compreendida pelo leitor, é necessário levar em consideração também
alguns elementos que ajudam a tornar o texto mais compreensível, principalmente
considerando o âmbito empresarial. A clareza a que tanto nos remetemos ao falar
de textos no contexto empresarial é um dos recursos que certamente aumentarão a
inteligibilidade do seu texto. É isso que veremos na sequência, com o estudo sobre
clareza e objetividade textual e coesão e coerência.

1.1 CLAREZA E OBJETIVIDADE TEXTUAL


Já mencionamos a importância de se comunicar de forma
clara e objetiva, independentemente de qual seja o foco
da comunicação. Um vocabulário técnico, que utilize
excessivamente palavras específicas de uma determinada
área, ou, ainda, um comunicado que se estenda muito para
dizer algo simples são exemplos de acontecimentos que
prejudicam a clareza da informação a ser transmitida.

Mas de que forma é possível redigir um texto com clareza e objetividade?

Para responder a essa pergunta, abordaremos quatro etapas que orientam a elaboração
da escrita.

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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

`` Etapa 1 - Utilize palavras de entendimento comum


O primeiro passo para garantir que a mensagem será compreendida pelo leitor
é evitar o uso de jargões, palavras técnicas e específicas de uma área. A não
ser que esses termos já sejam comuns na comunicação entre o emissor e o
receptor, não é recomendado que se presuma que o leitor vai compreender
um vocabulário técnico e característico de um determinado ramo.
Muitas vezes, deparamo-nos com esse problema em bulas de remédios
e manuais de instrução de produtos tecnológicos e, como o público geral
nem sempre possui experiência no assunto, é comum que haja dificuldade
de compreensão. Portanto, ter em mente que o leitor do texto pode não
ter os mesmos conhecimentos específicos que o escritor é uma técnica
excelente para aumentar o nível de compreensão da comunicação.

`` Etapa 2 - Use a forma direta nas frases


Uma tendência que muitas vezes ocorre inconscientemente é a de criar
frases na ordem indireta. Uma forma eficiente de melhorar a compreensão
de qualquer comunicado é dando preferência à construção textual que
utilize a forma mais usual, que é:
Ordem direta    Sujeito  +  Verbo  +  Complemento
Analise um exemplo de estruturação de uma frase na ordem direta e,
na sequência, na ordem indireta.

Exemplo
Ordem direta
O texto do funcionário estava confuso, problemático e difícil
de compreender.

Ordem indireta
Confuso, problemático e difícil de compreender estava o texto
do funcionário.

`` Etapa 3: Preferir a voz ativa


Dar preferência ao uso da voz ativa em detrimento da voz passiva é um
recurso que pode ajudar a melhorar a compreensão de qualquer frase.
Vale ressaltar que não há nenhuma restrição formal ao uso da voz passiva,
no entanto, por questões de estilo, no intuito de buscar uma forma de
escrever mais apuradamente e também devido à proposta de objetividade
necessária na comunicação do meio empresarial, é esperado que, muitas
vezes, a voz ativa traga resultados mais positivos.

12 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

Analise um exemplo de estruturação de uma frase na voz ativa e, na sequência,


na voz passiva.

Exemplo
Voz ativa
Marcelo fez o relatório sobre o projeto.

Voz passiva
O relatório do projeto foi feito pelo Marcelo.

`` Etapa 4: Evite excessos


Um dos grandes problemas enfrentados nas interações de qualquer âmbito
é o excesso de informações, palavras ou construções que são dispensáveis
para que a comunicação seja clara e objetiva. Para evitar pecar por excesso,
antes de fazer qualquer comunicado, seja escrito ou oral, é necessário ter
em mente qual é o objetivo da informação a ser passada.
Nem sempre é necessário passar todos os detalhes de um fato em um
e-mail (por exemplo, narrando cada passo operacional tomado para chegar
até determinada situação, ou, então contextualizando o assunto antes
de disponibilizar a informação principal). O importante é saber qual é a
finalidade do contato e ser pontual, de forma a agilizar a relação.

13 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

2 COESÃO E COERÊNCIA
Além da clareza, existem também outros dois elementos que ajudam a garantir
que a mensagem de um texto seja compreendida pelo leitor: a coerência e coesão.
Esses dois elementos são responsáveis por garantir a conectividade das ideias do
texto e certificar-se de que não há contradições. Veja, detalhadamente, como cada
um desses mecanismos linguísticos funciona.

2.1 COERÊNCIA NA REDAÇÃO DOS TEXTOS EMPRESARIAIS


Se você já ouviu alguém chamar outra pessoa
de incoerente ou até mesmo já fez isso por
considerar que uma pessoa ora defende uma
coisa, ora defende outra, você já sabe, em parte,
o que é a coerência textual. Para ser coerente,
essa pessoa precisa ter consistência em seus
argumentos. Isso vale tanto para a comunicação
oral quanto para a comunicação escrita.

Conceito
Conceitualmente, a coerência é um mecanismo textual que está
relacionado à produção de sentido do texto e à não contradição
entre as ideias defendidas pelo autor, de modo que se efetive
uma continuidade de significados. Em outras palavras, um dos
objetivos da coerência textual é dar ao texto uma continuidade
de sentidos, sem que haja quebra entre as partes do texto.

A coerência não é apenas uma característica do texto, mas depende fundamentalmente


da interação entre o texto, aquele que o produz e aquele que busca compreendê-lo.

A seguir acompanhe, mais detalhadamente, os principais fatores que contribuem


para a coerência textual. Esses fatores consistem na não contradição, nos elementos
linguísticos, na consistência e relevância e no conhecimento do mundo.

`` Não contradição
A não contradição diz respeito ao fato de os argumentos não se contradizerem.
Assim, se o autor começa um texto defendendo uma ideia, deve sustentá-la
até o fim, sem usar argumentos que possam ser incoerentes com aquilo
que ele está escrevendo. Analise um exemplo:

14 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

Exemplo
Caso o escritor queira convencer o leitor de que a Lei Seca
foi importante para a redução de acidentes de trânsito no
Brasil, deve sustentar essa ideia até o fim do texto, utilizando
argumentos que embasem sua tese. Portanto, o autor não poderá
mudar de ideia no meio da sua escrita e defender que a Lei Seca
não teve impacto no trânsito brasileiro. Caso ele faça isso, será
incoerente, estará se contradizendo.

`` Elementos Linguísticos
Entre os principais elementos linguísticos que promovem a coerência em
um texto estão as conjunções. As conjunções, além de conectarem as
frases e os parágrafos, também são responsáveis por dar coerência a eles.
Se utilizarmos alguma conjunção equivocada, poderemos tornar incoerente
uma ideia que estamos defendendo.
O mesmo acontece caso optemos por um advérbio que não condiz com a
informação que queremos transmitir. Analise um exemplo de um advérbio
utilizado inadequadamente.

Exemplo
Infelizmente, a Lei Seca reduziu os acidentes de trânsito no Brasil.

A frase acima é incoerente porque o advérbio infelizmente não é coerente


com o contexto. Espera-se que, se os acidentes diminuíram, utilize-se a
forma felizmente.
Analise um exemplo de um advérbio utilizado adequadamente.

Exemplo
Felizmente, a Lei Seca reduziu os acidentes de trânsito no Brasil.

Esses exemplos reforçam que é importante estar atento aos elementos


linguísticos que usamos para conectar nossas ideias.

`` Consistência e relevância
O bom uso dos elementos linguísticos e a não contradição faz com que os
enunciados do texto se relacionem entre si sem que haja contradição entre
eles. Se um texto não contém incoerências, ele é um texto consistente, pois
transmite credibilidade ao leitor. Ao ler um texto coerente, o leitor pode se
convencer daquilo que está sendo dito ou, pelo menos, refletir a respeito
da questão proposta.
15 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

Já a relevância diz respeito ao modo como o conjunto de frases e parágrafos


que compõem o texto se referem ao mesmo tópico. Portanto, para que um
texto seja relevante, ele precisa tratar do mesmo assunto, não fugindo do
tema ou não se perdendo em argumentos pouco relacionados ao tema.

`` Conhecimento de mundo
Para que possamos interpretar corretamente um texto, atribuindo significados
para ele, é preciso conhecer o tema sobre o qual o autor está argumentando.
Caso isso não aconteça, o texto, ou parte dele, não fará sentido para o leitor.
Esse conhecimento sobre os assuntos que são defendidos nos textos é
construído por meio da nossa vivência, à medida que atuamos no mundo
e memorizamos experiências vividas. Porém, considerando que cada um
de nós é diferente do outro, pois, além de termos personalidades diferen-
ciadas, vivemos experiências diferentes, em contextos socioculturais
diferentes, não é possível que partilhemos todos os conhecimentos.
Dessa forma, é preciso que o autor e seus leitores possuam, pelo menos,
alguns conhecimentos comuns para que haja comunicação e compreensão.
Quanto maior for a parcela de conhecimento partilhado, maior será a
capacidade de o leitor inferir, capturar
da memória os conhecimentos que Inferir é o ato de concluir ou deduzir algo a
partir da análise dos fatos e do raciocínio.
não estão explícitos no texto.

2.2 COESÃO AO REDIGIR TEXTOS TÉCNICOS


Os textos, ao serem escritos, devem apresentar uma
unidade, uma sequência lógica, que faz com que as
frases e os parágrafos se configurem como texto.
Podemos dizer que o texto não é um amontoado de
sentenças desconexas e sem sentido, mas tudo aquilo
que, ao ser falado ou escrito, tem um significado.

Essa conexão entre as partes de um texto é o que chamamos de coesão textual.

Conceito
A coesão é um mecanismo linguístico que se refere à ligação
de palavras, expressões, frases ou parágrafos dentro de uma
sequência. Do mesmo modo que acontece com a coerência,
a coesão é muito importante para a compreensão do texto,
visto que estabelece uma relação entre as suas partes.

Um texto coeso é construído por meio de elementos de ligação, a exemplo dos


advérbios, pronomes, sinônimos, conjunções. O correto uso desses conectores
também contribui para a construção da coerência. Um exemplo que já vimos foi o
uso equivocado do advérbio infelizmente.
16 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

3 PRONOMES DE TRATAMENTO
Todo bom comunicador precisa saber como e
quando utilizar determinadas palavras que se
enquadrem com o máximo de precisão em cada
situação. É para isso também que existem os
pronomes de tratamento. Esses pronomes existem
para que possamos nos referir a uma outra pessoa
de uma forma mais cortês ou para quando há a
necessidade de se referir a alguém que possua algum
título honorífico. Esse tipo de pronome não é diferente dos demais pronomes aos
quais estamos acostumados, no entanto, se diferem pelo
Honorífico significa honrar,
fato de que devem ser utilizados em uma situação
tornar distinto.
específica.

Para que você compreenda melhor a utilização dos pronomes de tratamento,


tomaremos como exemplo o convite. O convite é um gênero textual que circula em
diversos meios, dos mais formais aos menos formais. Existe convite de formatura,
de casamento, de festa de aniversário, convite para uma reunião, entre outros, que
podem ser enviados tanto pelo correio como por e-mail. É provável que você também
elabore convites no contexto empresarial, afinal, é algo que pode ser delegado ao
assistente administrativo.

No momento de elaborar o convite, além dos dados do remetente (a pessoa que


envia) e do destinatário (a pessoa que recebe), é preciso dirigir-se à pessoa a
quem enviaremos o convite. Nesse caso, precisamos estar atentos ao pronome de
tratamento que usaremos. No caso de uma pessoa mais íntima, é permitido o uso
de uma linguagem mais informal. Porém, quando se tratar de alguém com quem
não temos muita convivência ou de uma autoridade, o pronome deverá adequar-se
à situação de uso.

Como estamos aqui abordando o convite, é preciso que, em seguida, sejam


informados todos os elementos necessários para que o convidado fique a par do
local, data e horário do evento. Em caso de festas, também é necessário informar o
traje que o convidado deverá usar. Finalize o texto com uma saudação final, seguida
da assinatura de quem enviou o convite.

Utilizamos o convite como exemplo para focar no uso dos pronomes de tratamento.
O Quadro 4 apresenta os pronomes de tratamento e a quem são direcionados.
Esse conhecimento permitirá o uso correto dos pronomes de tratamento tanto para
elaborar um convite como para elaborar outros tipos de textos no contexto empresarial.

17 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

Quadro 4 - Pronomes de tratamento

PRONOME VOCATIVO EMPREGO


a) Autoridades do Poder Executivo: Presidente da
República, Vice-Presidente da República, Ministros de
Estado, Secretário‑Geral da Presidência da República,
Consultor-Geral da República, Chefe do Estado Maior
das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar
da Presidência da República, Chefe do Gabinete
Pessoal da Presidência da República, Secretários
da Presidência da República, Procurador-Geral da
Excelentíssimo República, Governadores e Vice‑Governadores de
Senhor (seguido do Estado e do Distrito Federal, Chefes de Estado-Maior
cargo respectivo, das Três Armas, Oficiais‑Generais das Forças Armadas,
para Presidente da Embaixadores, Secretário Executivo e Secretário
República, Presidente do Nacional de Ministérios, Secretários de Estado dos
Congresso Nacional e Governos Estaduais, Prefeitos Municipais.
Vossa Excelência
Presidente do Supremo b) Autoridades do Poder Legislativo: Presidente,
Tribunal Federal). Vice‑Presidente e Membros da Câmara dos Deputados
e do Senado Federal; Presidente e Membros do
Senhor (seguido do Tribunal de Contas da União; Presidentes dos Tribunais
cargo, para as demais de Contas Estaduais, das Assembleias Legislativas e
autoridades). das Câmaras Municipais.
c) Autoridades do Poder Judiciário: Presidentes e
Membros do Supremo Tribunal Federal, do Superior
Tribunal de Justiça, do Superior Tribunal Militar, do
Tribunal Superior Eleitoral, do Tribunal Superior do
Trabalho, dos Tribunais de Justiça, dos Tribunais
Regionais Federais, dos Tribunais Regionais Eleitorais,
dos Tribunais Regionais do Trabalho; Juízes e
Desembargadores; Auditores da Justiça Militar.
Senhor / Senhora Autoridades não contempladas no exemplo relativo à
Vossa Senhoria
(seguido do cargo) Vossa Excelência e particulares.
Vossa Magnificência Magnífico Reitor Reitores de Universidades
Vossa Santidade Santíssimo Padre Papa
Eminentíssimo Senhor
Vossa Eminência
Cardeal
ou
e Cardeais
Vossa Eminência
Reverendíssimo
Reverendíssima
Senhor Cardeal
Vossa Excelência
Reverendíssimo Senhor Arcebispos e Bispos
Reverendíssima
Vossa Reverendíssima
ou
Reverendo Senhor Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos.
Vossa Senhoria
Reverendíssima
Reverendo (a)
Vossa Reverência Sacerdotes, Clérigos e demais religiosos.
Padre (Madre)

Fonte: Santa Catarina (2003).

No Quadro 4 estão listados os usos mais formais dos pronomes de tratamento.


Porém, voltando ao exemplo do convite, caso seja mais informal, podemos usar o
“você”, que também é considerado um pronome de tratamento, mas que deve ser
usado para pessoas com as quais temos mais intimidade.
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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

4 ABERTURA E FECHAMENTO DE TEXTOS


Uma das grandes dificuldades de quem está entrando para o mundo
corporativo está na comunicação escrita do dia a dia. Essa dificuldade
consiste em saber o tom que se deve utilizar em um comunicado, assim
como em compreender que vocabulário é mais indicado, além de saber reconhecer
os formatos mais adequados para se utilizar. Seja em uma carta formal ou em um
e-mail, é preciso seguir alguns padrões que ajudam a garantir que o tom do texto
se mantenha dentro do esperado.

Abordaremos, a seguir, como realizar isso num e-mail. Entretanto,


essas orientações caberão para diversos documentos, dos quais
você estudará os formatos ainda nesta Unidade Curricular.

A abertura e o fechamento de textos são uma rotina na comunicação escrita, seja por
documentos ou e-mails. Para que você entenda melhor essa questão, abordaremos
esse assunto tomando como exemplo a escrita de um e-mail. A utilização do e-mail,
na prática, você estudará na última aula desta Unidade Curricular.

Agora, nosso foco é o aspecto textual, e tomaremos o e-mail como exemplo porque,
hoje em dia, essa é, ainda, a principal ferramenta de comunicação empresarial.
Independentemente do teor da mensagem que se quer passar, é sempre necessário
manter um tom de cordialidade que se aplica bem ao ambiente de trabalho e adotar
alguns passos para não errar. Vamos conhecer quais são esses passos.

`` Primeiro passo
Sempre inicie um e-mail com uma referência ou um cumprimento ao
destinatário, mencionando seu nome ou sobrenome. Se sua relação com
a pessoa for próxima, é possível chamá-la pelo primeiro nome, utilizar o
pronome “você” e poupar pronomes de tratamento formais como “senhor”
ou “senhora” ou termos de referência como “caro” e afins. No entanto,
caso o destinatário seja uma pessoa de mais autoridade que você ou
um desconhecido, é sempre bom optar por um termo mais sofisticado
para evitar passar uma ideia de descaso. Utilize, nesse caso, “senhor”,
“senhora”, “prezado”, “caro” e semelhantes. E-mails que não se dirigem
a ninguém soam muito impessoais e frios e podem ser mais facilmente
ignorados. Vale lembrar que, caso você resolva abrir o texto com um “bom
dia”, “boa tarde” ou “boa noite”, é preciso tomar cuidado para não errar.
Além disso, se uma empresa possui horário de trabalho diurno, pode não
ser adequado responder ou enviar e-mails fora do horário proposto.

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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

`` Segundo passo
É importante lembrar que as primeiras palavras de contato são as que
vão estabelecer o tom da comunicação entre você e seu destinatário.
Então, tome cuidado para não pecar por excessos de formalidade ou por
ser informal demais. Também vale lembrar que as empresas possuem
formas diferentes de se comunicar com outras empresas, com funcionários,
fornecedores ou clientes. Algumas adotam um tom mais formal, como
bancos, empresas grandes e tradicionais. Outras já preferem um tom mais
amigável, independentemente de a quem seja destinada a comunicação.
É importante que um funcionário de uma instituição conheça bem a proposta
da organização e da marca, de forma que possa contribuir para disseminá-la
sempre que enviar uma mensagem representando a empresa.

`` Terceiro passo
Deixe claro seu propósito sempre que escrever um e-mail. É comum que
algumas pessoas tenham como padrão iniciar um e-mail com a frase
“Estou escrevendo porque”. É nesse ponto que você vai explicitar a relevância
da sua mensagem e mostrar ao leitor o porquê daquele comunicado.

`` Quarto passo
Lembre-se de que os e-mails são utilizados porque agilizam a comunicação,
evitam a perda de tempo com comunicados muito demorados e não atrapalham
tanto a produtividade quanto outros meios de comunicação. Por isso, evite
o excesso de informações e vá direto ao ponto. Nada incomoda mais do
que ter que ler longos e-mails que poderiam ser resumidos a um parágrafo.

`` Quinto passo
Sempre deixe claro quando você espera uma ação do leitor. Depois de
cumprimentar, explicar o conteúdo da mensagem e passar a informação
em si, é importante deixar claro se você espera que essa mensagem gere
uma ação por parte de quem a recebeu. Por exemplo, se você está fazendo
um pedido ou pretende tirar uma dúvida, deixe isso claro após o conteúdo
da mensagem e antes do fechamento. Assim, esse propósito não vai ser
perdido no meio do texto.

`` Sexto passo
Caso o e-mail contenha anexos, não se esqueça de informar sobre sua
existência ao longo do texto, bem como sobre o teor do seu conteúdo.
Caso contrário, eles podem passar despercebidos. Também é preciso
tomar cuidado com o nome dos arquivos que estão anexos: eles precisam
ser condizentes com seu conteúdo para facilitar sua identificação.

`` Sétimo passo
Tome cuidado com os detalhes. Lembre-se sempre de que o assunto
do e-mail precisa ser preenchido com uma informação coerente com o
conteúdo da mensagem. Assim, você também se certifica de que ele não
será ignorado.
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`` Oitavo passo
O último passo é concluir o texto com um fechamento. Mais do que apenas
uma assinatura, dependendo da sua posição e de quem é o destinatário,
este pode ser um bom momento de causar uma boa impressão nele.
Por exemplo: se você está dando uma notícia ruim a um fornecedor, é no
final do e-mail que você pode amenizar o tom da mensagem, colocar-se à
disposição para tirar qualquer dúvida e criar um impacto mais positivo no
tom geral da comunicação.

Depois disso, é sempre importante concluir o fechamento fazendo um cumprimento,


seguindo a regra mencionada anteriormente no primeiro passo (comunicar-se
conforme a posição do destinatário). Se a organização e a relação entre as pessoas
envolvidas na mensagem permitir, é possível utilizar “abraços”, “até mais”, (lembrando
que esses são formatos muito informais). Para um tom mais formal, boas alternativas
são “atenciosamente”, “com meus cumprimentos” ou até mesmo um “obrigado”.

Saiba mais
Antes de clicar em “enviar”, é fundamental revisar o texto
para garantir que nada falta, que não há erros e que não há
possibilidade de ser mal interpretado. Além disso, é preciso ter
sempre em mente que o conteúdo de um e-mail fica registrado
e, portanto, é um documento oficial, que estará sempre
disponível para consulta.

Abordamos neste tópico o e-mail, entretanto, é importante lembrar que, com relação
aos demais documentos, de uma forma geral, grande parte das regras usadas para a
elaboração de e-mails pode ser seguida para compor outros tipos de comunicação.
As principais mudanças são determinadas de acordo com o formato de comunicação
que será utilizado e com seu objetivo principal.

21 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

5 REGRAS DE GRAMÁTICA E ORTOGRAFIA


Uma gramática existe com o intuito de sistematizar uma língua falada por
um grupo de pessoas e regular a forma como a língua é utilizada por esse
grupo. Esse conjunto de regras é conhecido como Gramática Normativa,
e é utilizado para guiar a comunicação, especialmente a escrita, nas mais diversas
instâncias, como em empresas, escolas, universidades, jornais e na mídia em geral.

Embora no Brasil as regras da Gramática Normativa não sejam tão utilizadas na língua
falada, ainda são muito válidas para qualquer comunicado escrito, o que faz com que
dominá-las e entendê-las seja fundamental para quem se preocupa em se mostrar
um profissional competente e qualificado. Afinal, um texto, independentemente da
sua função e objetivo, quando contém erros de português, passa uma má impressão,
que pode comprometer muito a imagem do remetente, especialmente nos âmbitos
profissional e acadêmico. Mas, além das regras da gramática, há algumas outras
questões de uso da língua que costumam gerar dúvidas no dia a dia e que podem
comprometer o significado da mensagem que se quer passar, como, por exemplo,
o uso da pontuação.

Para melhor compreender o uso de cada sinal de pontuação, analise o Quadro 5,


no qual apresentaremos o uso do ponto-final, ponto de interrogação e ponto
de exclamação.

Quadro 5 - Uso do ponto-final, ponto de interrogação e ponto de exclamação

Ponto Descrição Exemplo

Declarativa:
Encontrei um retrato de minha irmã em uma caixa
O ponto-final é usado no final de
de recordações.
frases declarativas e em frases
Interrogativa indireta:
interrogativas indiretas.
Final Estou perguntando por que você não atendeu
minhas ligações.

O ponto de interrogação é
empregado no final de frases Por que você não atendeu minhas ligações?
interrogativas diretas.
Interrogação

O ponto de exclamação é utilizado


em frases exclamativas, com a
finalidade de indicar estados Você me deu um susto! Que isso não se repita!
emocionais, como alegria, surpresa,
Exclamação
espanto, dor.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

A seguir, estudaremos o uso da vírgula, ponto e vírgula, dois-pontos, aspas, travessão,


reticências, parênteses, assim como regras de acentuação.

22 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

5.1 VÍRGULA
Antes de listarmos os principais usos da vírgula, é importante destacar
que nunca se deve separar o sujeito do verbo, nem o verbo de seus
objetos, por vírgula.

Saiba mais
O sujeito é o termo da oração que informa de quem ou de que se
fala e com o qual o verbo geralmente concorda.

O Objeto Direto (OD) e o Objeto Indireto (OI) são complementos


do verbo.

Analise um exemplo de frase que apresenta a ordem direta: sujeito, verbo, objeto
direto e objeto indireto. Nessa estrutura, não se admite o uso da vírgula.

Exemplo
As noites estreladas traziam esperança aos jovens apaixonados.

   
Sujeito Verbo OD OI

O Quadro 6 apresenta os casos em que usamos a vírgula.

Quadro 6 - Uso da vírgula

Uso da vírgula Exemplo Saiba mais

Conjunções são palavras


Usamos a vírgula para separar
Ela gosta de cantar, dançar, ir ao invariáveis que unem palavras,
palavras que não estejam unidas
cinema e jogar futebol. expressões, frases, dando sentido
por conjunções.
às unidades ligadas.

Usamos a vírgula para separar


Ela gosta de jogar futebol,
expressões explicativas, do tipo
ou melhor, de jogar futsal.
isto é, ou seja, ou melhor.

Usamos a vírgula para marcar uma Clarice Lispector, autora de A Hora


explicação, chamada de aposto. da Estrela, nasceu na Ucrânia.

Maria gosta de sertanejo; seu


Usamos a vírgula para omitir
marido, de samba. (O verbo gostar
uma palavra.
está oculto na segunda frase).

Vocativo é um termo da oração


Usamos a vírgula para isolar Não se esqueça de fazer a tarefa, usado para chamar, referir-se
o vocativo. Anita! a alguém, humano ou não, real
ou imaginário.

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Uso da vírgula Exemplo Saiba mais

Adjunto adverbial é um termo da


oração que indica circunstância:
tempo, modo, lugar das coisas que
Usamos a vírgula para isolar acontecem na frase.
o adjunto adverbial, quando Naquela tarde, eu vendi um carro Ordem indireta é a alteração
ele for extenso ou estiver na para Pedro. da sequência mais usada da
ordem indireta. Língua Portuguesa: sujeito, verbo,
complementos, adjuntos adverbiais.
Ex.: Eu vendi um carro para Pedro
naquela tarde.

Usamos a vírgula para separar As cortinas se fecharam, e o


sujeitos diferentes. público aplaudiu o espetáculo.

Usamos a vírgula para separar


Liguei para ela, disse que estava Síndeto é uma conjunção presente
orações coordenadas assindéticas
com saudades, arrependi-me entre frases ou entre partes da
(orações independentes, não
amargamente. oração e da frase.
ligadas por síndeto).

Usamos a vírgula para separar


Eduardo se esforçou muito, mas
orações coordenadas sindéticas
não foi reconhecido por sua
(orações independentes, ligadas
dedicação.
por um síndeto).

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

5.2 PONTO E VÍRGULA


Utilizamos o ponto e vírgula, principalmente, para separar períodos nos
quais há a omissão de um verbo em uma das orações. Essa omissão
ocorre para evitar a repetição do verbo, que é substituído por uma vírgula.
Analise um exemplo, no qual se omite o verbo ser.

Exemplo
Meu irmão é advogado; minha irmã, dentista.

Além disso, o ponto e vírgula é usado para separar os diversos itens de uma lista
exposta em linhas diferentes, seja em um texto como apresentamos no exemplo,
ou para enumerar os artigos de uma lei. Analise o exemplo.

Exemplo
Solicito ao setor de compras os seguintes produtos:
a) canetas;
b) blocos de anotações;
c) lápis.

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5.3 DOIS-PONTOS
Continuando nossos estudos a respeito das regras gramaticais, em especial
da pontuação, aprenderemos a utilizar os dois-pontos, que marcam a
introdução de uma informação no texto. Os dois-pontos podem:

`` Dar início a uma fala.

Exemplo
Depois de muito pensar, o diretor anunciou:

– Neste ano, os alunos escolherão, através de votação, o tema da


Feira Científica.

`` Dar início a uma sequência que explica, desenvolve, esclarece uma ideia
anterior.

Exemplo
O motivo pelo qual eu faltei ao trabalho foi este: bati o carro.

5.4 ASPAS
As aspas são muito utilizadas para fazer uma citação textual. Porém,
há mais casos para os quais elas são usadas. Acompanhe, a seguir,
os principais usos das aspas.

`` As aspas são utilizadas para fazer uma citação textual.

Exemplo
Como já diria o poeta Vinícius de Moraes, “Viver é a arte do
encontro, embora haja tanto desencontro pela vida”.

`` As aspas podem ser usadas para destacar palavras não reconhecidas pela
língua culta (gírias, neologismos – palavras inventadas e/ou estrangeiras).

Exemplo
Ela ficou “grilada” com a resposta do namorado.

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`` As aspas são usadas para mostrar que a palavra usada indica uma ironia.

Exemplo
Sua sugestão foi “ótima”!

`` As aspas são usadas para destacar títulos de obras.

Exemplo
Itaguaí é a cidade em que se passa a história de “O Alienista”,
de Machado de Assis.

5.5 TRAVESSÃO
O travessão aparece nos diálogos para indicar a fala e a mudança de
interlocutor. Sempre que aparece depois da fala, na mesma linha, é a
identificação de quem falou.

Exemplo
– Podemos começar a reunião? – disse Júlio.

– Ainda não! – gritou alguém.

– Por que não?

– Porque faltam cinco minutos para o horário marcado.

Além desse uso, podemos usar o duplo travessão para substituir as vírgulas,
principalmente no caso de haver uma explicação.

Exemplo
Vinícius de Moraes – grande músico brasileiro – também escreveu
lindas poesias.

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5.6 RETICÊNCIAS
As reticências geralmente são usadas com valor estilístico, isto é, com a
intenção de trazer um ar de mistério, de ironia, silêncio, ameaça, reflexão/
questionamento ao pensamento, ou com a intenção de permitir que o
leitor complete o que foi deixado em suspenso.

Exemplo
Já falei sobre meus sentimentos. Você já deve ter percebido que...

Além desse uso, as reticências, quando estão entre colchetes ou parênteses, indicam
que uma parte do texto original foi suprimida.

Exemplo
“[...] a fisionomia de José Maria estava tão transtornada que
o padre, também de pé, começou a recuar, trêmulo e pálido.”
(Machado de Assis).

5.7 PARÊNTESES
Os parênteses servem para isolar expressões (indicar a fonte de uma
citação, por exemplo), explicações ou comentários relativos a alguma
palavra ou expressão do texto.

Exemplo
Encharcada de suor, vesti uma roupa velha (mas de tecido leve)
para sentir-me melhor.

5.8 PORQUÊS
Existem quatro tipos de “porquês” que são utilizados em ocasiões diferentes
pela língua portuguesa. Apesar de, com frequência, gerarem dúvidas,
existem algumas formas de aprender de vez o funcionamento de cada
um deles para não mais errar.

`` Por que: o “por que”, separado e sem acento, é um dos mais utilizados
no nosso dia a dia. Ele é a junção da preposição “por” + um pronome
relativo, interrogativo ou indefinido. Para saber quando usá-lo, substitua-o,
mentalmente, por “por qual razão” ou “pelo qual”. Se a frase permanecer
fazendo sentido, é porque essa é a forma correta.
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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

Exemplo
•• Por que você não foi à entrevista de emprego?
Substituindo:

Por qual motivo você não foi à entrevista de emprego?

•• Os caminhos por que passamos eram muito bonitos.


Substituindo:

Os caminhos pelos quais passamos eram muito bonitos.

`` Por quê: este formato acentuado no “quê” geralmente possui o mesmo


sentido da forma não acentuada. A diferença é que ele precisa ser acentuado
apenas quando aparece no fim de frases, seguido de pontuação ou isolado.

Exemplo
Ele pediu demissão. Por quê?

Hoje ele chegou mais cedo, mas não sei por quê.

`` Porque: esta forma é uma conjunção que equivale a “pois”, “como”, “uma
vez que”. Geralmente é utilizado como uma resposta ou em explicações,
e é possível substituí-lo por algum de seus sinônimos.

Exemplo
•• Trabalho muito porque preciso ganhar experiência.
Substituindo:

Trabalho muito pois preciso ganhar experiência.

`` Porquê: este formato é um substantivo, o que significa que possui uma


forma plural que pode ser acompanhada de artigo. Além disso, pode ser
substituído pela palavra “motivo” ou “razão”.

Exemplo
•• Não entendemos os porquês de sua demissão.
Substituindo:

Não entendemos os motivos da sua demissão.

•• Ele ligou perguntando os “porquês” da decisão.


Substituindo:

Ele ligou perguntando os motivos da decisão.

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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

6 CONCORDÂNCIA VERBAL
A concordância verbal acontece quando
algumas palavras alteram suas terminações
para se adequarem à frase. Em outras palavras,
concordância verbal é a concordância entre
o verbo e seu sujeito, em número e pessoa.
Conheça alguns exemplos.

Exemplo
Aquela árvore floresce em setembro.

As acácias florescem em novembro.

Ela lê somente livros de autoajuda.

Eles leem todos os dias.

Na regra geral de concordância verbal, o verbo concorda com o núcleo do sujeito


em número e pessoa. Analise os exemplos.

Exemplo
Nós vamos ao cinema.

O verbo vamos está na primeira pessoa do plural para concordar


com o sujeito nós.

Conheça, no Quadro 7, mais situações sobre a concordância do verbo com o


sujeito composto.

Quadro 7 - Concordância com sujeito composto

Situações Exemplo

Quando o sujeito composto aparecer anteposto


Douglas e Mônica viajaram para a Europa.
ao verbo (antes do verbo), o verbo ficará no plural.

Quando o sujeito composto aparecer posposto ao Brincava de boneca a irmã, a prima e a amiga de Ana.
verbo (depois do verbo), o verbo concordará com
o elemento mais próximo ou irá para o plural. Brincavam de boneca a irmã, a prima e a amiga de Ana.

Quando o sujeito composto for constituído por


Teremos três pessoas para o almoço: eu, tu e papai.
pessoas gramaticais diferentes, o verbo irá para
o plural. Além disso, se na frase houver 1ª pessoa
Tereis apenas duas pessoas para o almoço: tu e papai.
(eu, nós), ela prevalecerá sobre todas as outras;
se houver 2ª pessoa (tu, vós), o verbo poderá ficar
Terão apenas duas pessoas para o almoço: tu e papai.
na 2ª ou na 3ª pessoa do plural.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

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UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

7 CONCORDÂNCIA NOMINAL
Concordância é o mecanismo pelo qual as palavras alteram suas
terminações para se adequarem à frase. Quando esse fenômeno
ocorre com verbos, é chamado de verbal; quando ocorre com nomes,
é denominado nominal.

A concordância nominal acontece na frase quando os nomes, que podem ser


adjetivos, artigos, numerais e pronomes adjetivos,
alteram suas desinências para se ajustarem em As desinências têm por função denotar
as categorias gramaticais de gênero,
número (singular ou plural) e gênero (masculino
número, modo, tempo e pessoa.
ou feminino) ao substantivo a que se referem.

Em outras palavras, concordância nominal é a concordância, em gênero e número,


entre o substantivo e seus determinantes: o adjetivo, o pronome adjetivo, o artigo,
o numeral e o particípio. Analise alguns exemplos de concordância nominal.

Exemplo
Ele mesmo fez a reunião.

Elas próprias escolheram o cardápio da festa.

Em casos especiais, o uso da concordância nominal depende, principalmente,


das palavras que compõem a frase. Analise o exemplo:

Exemplo
Ele vestia calça e paletó bonitos.

O adjetivo bonitos refere-se a dois substantivos de gêneros diferentes: calça, que é


feminino; e paletó, que é masculino. Considerando-se que esses dois substantivos
se referem a dois substantivos de gêneros diferentes, sua concordância foi feita
no masculino e plural. Isso acontece porque, quando o adjetivo se refere a dois
substantivos de gêneros diferentes, o masculino prevalece sobre o feminino.

Porém, também é possível concordar com o substantivo mais próximo. Analise o


exemplo:

Exemplo
Ele vestia calça e paletó bonito.

30 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

No exemplo, o adjetivo concorda apenas com a palavra paletó, a qual está mais
próxima, ficando no masculino e no singular. Porém, se trocarmos a ordem dos
adjetivos, teremos a seguinte concordância:

Exemplo
Ele vestia paletó e calça bonita.

Nessa frase, o substantivo que está mais próximo do adjetivo é calça. Por isso,
realizou-se a concordância apenas com essa palavra.

Do mesmo modo, quando o adjetivo está antes dos substantivos, também pode
concordar com o adjetivo mais próximo ou com os dois. Analise mais alguns
exemplos de concordância.

Exemplo
Deixou sujo o quarto e a sala.

Deixou suja a sala e o quarto.

Deixou sujos o quarto e a sala.

Sempre que houver um substantivo masculino e outro feminino e a concordância


for feita no plural, só poderá ocorrer o plural masculino. A frase a seguir aplica essa
regra:

Exemplo
Deixou sujos o quarto e a sala.

O plural no feminino só poderá ocorrer caso os dois substantivos sejam femininos.


A frase a seguir aplica essa regra:

Exemplo
Deixou sujas a sala e a cozinha.

31 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

8 CRASE
A palavra crase vem do grego krasis, que significa fusão, junção, mistura.
Assim, no português, essa fusão se manifesta através da união da
preposição a com o artigo feminino a e é indicada pelo acento grave à.
Ela é, também, o pesadelo de muita gente que se perde em meio a tantas regras
gramaticais do português brasileiro. Mas existem algumas formas de simplificar a
compreensão da crase e garantir que os acertos em relação a seu uso sejam mais
frequentes. Compreenda melhor o uso desse sinal.

Fui à praia.
Fui a + a praia.
 
Preposição exigida Artigo feminino que
pelo verbo ir. determina a palavra praia.

Uma das formas de saber quando ocorre crase é conhecendo a regência dos verbos.
Quando um verbo for transitivo indireto e aceitar a preposição “a”, é possível que
ocorra crase.

A primeira coisa que é preciso saber sobre a crase é que ela não ocorre antes de
substantivo masculino, apenas antes de palavras femininas.

Portanto, a forma mais clássica de saber se é necessário usar crase é verificando


a possibilidade de trocar a palavra seguinte por uma da mesma classe na forma
masculina. Se a troca de “a” por “ao” funcionar, é porque ocorre crase.

O Quadro 8 apresenta alguns exemplos de uso de crase.

Quadro 8 - Uso da crase

Regra Exemplo

A forma mais clássica de saber se é necessário


usar crase é verificando a possibilidade de trocar §§ Ele foi à escola.    Ele foi ao colégio.
a palavra seguinte por uma da mesma classe §§ Assisti à apresentação do funcionário.    Assisti ao
na forma masculina. Se a troca de “a” por “ao” relato do funcionário.
funcionar, é porque ocorre crase.
Algumas expressões inflexíveis sempre exigem
o uso da crase. É o caso de “à medida que”,
§§ Às vezes, chego atrasado ao trabalho.
“à maneira de”, “à moda de”, “às vezes”, “à noite”,
“à procura de”.
Sempre utilize crase nas expressões que se referem
§§ Costumo acordar todos os dias às 6h.
às horas.

A crase nunca ocorre antes de expressões §§ A nova medida vai ser incorporada na organização
masculinas, antes de palavras no plural (se a crase a passos lentos.
estiver no singular), antes de verbos, antes dos §§ O relatório se refere a processos antigos.
pronomes relativos cujo e quem, artigos definidos §§ Faça o bem sem olhar a quem.
(um, uma, uns, umas). §§ Entregue o documento a um gerente.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

32 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

9 HÍFEN
Vamos conhecer algumas regras sobre o uso do hífen.

`` Usa-se hífen em frente a palavras que começam com H.


Exemplos: anti-histamínico, super-homem.

`` Usa-se hífen quando a última letra do prefixo e a primeira da palavra


seguinte forem as mesmas.
Exemplos: micro-ondas, anti-inflamatório.

`` Não se usa hífen quando as duas palavras terminarem com letras diferentes.
Exemplos: superinteressante, antialérgico.

`` Se o prefixo terminar em vogal e a próxima palavra iniciar em R ou S,


dobram-se essas letras.
Exemplos: minissaia, ultrassom, semirreta.

`` Usa-se o hífen com os prefixos, pós, pré, sem, além, ex, recém, pró, vice.
Exemplos: pré-história, recém-nascido.

`` Usa-se hífen nas palavras compostas derivadas de topônimos (nomes


próprios de lugares), com ou sem elementos de ligação.
Exemplo: Ele é sul-rio-grandense.

Saiba mais
Novas regras do acordo ortográfico
O último acordo ortográfico da língua portuguesa estabeleceu
algumas mudanças na língua. Algumas dessas mudanças ainda
geram dúvidas em muita gente. Conheça algumas das principais
e não se confunda mais.
•• As letras k, w e y foram oficialmente incorporadas ao
alfabeto português.
•• Abandonou-se o uso do sinal do trema nas palavras que
não são nome próprio.
Exemplos: linguiça, frequente, bilíngue.
•• Não se acentuam mais os ditongos abertos ÉI e ÓI nas
palavras paroxítonas.
Exemplos: claraboia, Coreia, geleia.
•• Não se usa mais o acento tônico no I ou no U quando
seguidos de ditongo. Exemplo: baiuca.
•• Não se acentuam as palavras terminadas em eem ou oo.
Exemplos: voo, leem, veem, perdoo.
•• Não se usa mais acento diferencial nas palavras para, pelo,
pera e polo.
Exemplos: Ele sempre para no sinal vermelho.
Ele usa o carro para se locomover.

33 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

CONSIDERAÇÕES
Estudamos, nesta primeira aula, a importância de o profissional saber se comunicar
de forma que os seus colegas possam compreendê-lo com facilidade. Ao se
fazer compreender com facilidade, a organização economiza tempo e, com isso,
há possibilidade de aumentar a produtividade.

Uma boa redação, além de possuir aspectos importantes ao desenvolvimento das


atividades profissionais, também é uma habilidade que contribui para a vida pessoal,
uma vez que as pessoas que possuem uma boa escrita são vistas com bons olhos
pelos demais. Por isso, esteja sempre atento ao emprego correto das palavras.

Agora que você estudou importantes conceitos que o auxiliarão no seu processo de
comunicação organizacional, veremos, na Aula 2, os principais métodos e técnicas
de arquivo e protocolo, que também são competências essenciais a um Assistente
Administrativo.

Agora você está convidado a participar da


Aula 2 desta Unidade Curricular.

34 06
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

REFERÊNCIAS
UNIDADE CURRICULAR 2

ALUNOS ONLINE. Coesão textual. Disponível em: <http://www.alunosonline.


com.br/portugues/coesao-textual.html>. Acesso em: 11 ago. 2015.

APOIO O PORTUGUÊS. Coesão textual. Disponível em: <http://apoioptg.


blogspot.pt/2007/04/coeso-textual.html>. Acesso em: 11 ago. 2015.

AZEREDO, José Carlos de. Escrevendo pela nova ortografia: como usar
as regras do novo acordo ortográfico da língua portuguesa. 2. ed. São Paulo:
Publifolha, 2008. 134 p.

BAGNO, Marcos. Gramática pedagógica do português brasileiro. São Paulo:


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