GESTÃO DE

DOCUMENTOS/
GESTÃO
DOCUMENTAL
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GESTÃO DE DOCUMENTOS/GESTÃO DOCUMENTAL

FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS
De acordo com Santos (2008, p. 178), são sete as funções arquivísticas voltadas para a gestão
de documentos:
ͫ criação / produção;
ͫ avaliação;
ͫ aquisição;
ͫ conservação / preservação;
ͫ classificação;
ͫ descrição;
ͫ difusão / acesso;

CRIAÇÃO / PRODUÇÃO
Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção
dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e
trâmites. A execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição,
de seus objetivos e missão, das tecnologias disponíveis e dos tipos de documentos adequados ao
exercício do negócio da instituição.

AVALIAÇÃO
Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eli-
minação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição. A
avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa,
sua missão, seus objetivos e atividades geradoras de documentos.
Contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais
e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à
instituição arquivística na esfera de competência.
Também abrange a atividade de fiscalização, visando evitar a eliminação não autorizada de
documentos arquivísticos.
No âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e
de digitalização de documento. Nesta função, inserem-se estudos para a definição de critérios de
seleção de amostragem para séries documentais elimináveis.

AQUISIÇÃO
Contempla a entrada dos documentos nos arquivos correntes, intermediários e permanen-
tes; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento do
acervo. Cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo
recebido é completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade
como evidência.
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CONSERVAÇÃO / PRESERVAÇÃO
Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e / ou lógica dos documentos ao
longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação. Ao
arquivista, cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas fragili-
dades e definir políticas de preservação para cada um deles.
Nesta função, estão inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de contingência
para minimizar a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres e sinistros e, mais
importante, salvar vidas.

CLASSIFICAÇÃO
Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades
e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e
intermediária, e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente.
A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura orga-
nizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos produzidos.
Também abrange a fiscalização e o controle da utilização correta do plano bem como o contato com
os setores produtores, a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento.

DESCRIÇÃO
A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus
elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às
necessidades do usuário.
A indexação, componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de acesso
para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. A descrição compreende a criação e
utilização de índices e de vocabulários controlados.

DIFUSÃO / ACESSO
Esta função não se restringe ao acesso às informações e documentos armazenados, mas à difu-
são das práticas. Para que isso ocorra adequadamente, perpassa todas as outras funções: difusão dos
manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de treinamento
para o seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam:
ͫ o acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, ao uso de imagens e ao sigilo;
ͫ a utilização de sistemas informatizados;
ͫ as formas de atendimento;
ͫ a permissão de reprodução ou impressão;
ͫ a elaboração de guias de acervo, inventários e páginas web;
ͫ o planejamento e realização de exposições e concursos de pesquisas etc.

NÍVEIS DE APLICAÇÃO
Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser
desenvolvida em quatro níveis:
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ͫ mínimo: estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção
e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional
daqueles de valor permanente.
ͫ mínimo ampliado: complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de
arquivamento intermediário.
ͫ intermediário: o nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo
ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em
elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão
de correspondência e documentos vitais etc.
ͫ máximo: o nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado
e intermediário), complementados por gestão de diretrizes administrativas, de corre-
spondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação
etc.

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO DOCUMENTAL

Vale sempre ressaltar que a gestão documental ocorre apenas nas fases corrente e interme-
diária dos arquivos.
Vantagens para as instituições:
ͫ a gestão documental realizada corretamente possibilita que os documentos com infor-
mações importantes e sensíveis sejam disponibilizados de forma mais rápida e eficaz, para
os diversos níveis de tomada de decisão (desde o estratégico ao operacional, passando
inclusive pelo tático);
ͫ uma vez que o processo de gestão esteja nos conformes, o tempo gasto para localização e
espaço para armazenamento pode ser melhor aproveitado, assim otimizando os recursos
humanos, materiais e orçamentários relacionados ao universo arquivístico;
ͫ estando os processos bem definidos, é possível mensurar com maior precisão as etapas e
procedimentos para a execução das atividades administrativas, deste modo contribuindo
para uma maior eficiência para alcançar aos resultados e metas propostas;
ͫ a gestão documental além de obrigação legal, tem por objetivo facilitar o acesso às
informações, pois permite que a busca e recuperação de informações e documentos se
torne mais rápida e segura;
ͫ com a avaliação e destinação dos documentos, normalmente ainda na fase corrente, já são
identificadas as destinações finais dos documentos (eliminação ou guarda permanente)
o que conduz ao trato necessário os documentos de guarda permanente em prol da sua
preservação e conservação desde os “primeiros passos” de seu ciclo vital.
Pode-se, ainda, destacar que a gestão documental pode ser descentralizada apenas na fase
corrente, logo, na fase intermediária ela é centralizada. Embora a gestão de documentos vigore
apenas nos arquivos corrente e intermediário, pode-se dizer que o trato documental na fase per-
manente é similar ao da fase intermediária, ou seja, centralizada.
Segundo Paes (2004, p. 228), outro fator levado em conta na gestão documental é o que
concebe a criação do arquivo intermediário como uma estrutura que roga pela economicidade, ao
propor a redução do volume de documentos na fase corrente e possibilitar menores gastos com
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investimento em locais para armazenamento afastados dos centros urbanos. Ex.: imagine uma
instituição que está localizada no centro da cidade de São Paulo, onde o m² é de alto custo, quanto
menos espaço for desperdiçado melhor. Assim, é possível investir em um local afastado com custos
menores.

TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS INTERMEDIÁ-

RIOS
Ao adquirir (receber os arquivos pela transferência do arquivo corrente para o intermediário)
é realizada a LIMPEZA e, se necessário, a DESINFESTAÇÃO dos documentos.
A CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA aplicada aos documentos no arquivo Corrente é mantida
no Arquivo Intermediário.
O Arquivo Intermediário é proposto para fins de economicidade, logo, é comum que sua locali-
zação seja fora do prédio principal da empresa, muitas vezes encontrados em outras cidades, assim
ele deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, de modo a
evitar a propagação de mais depósitos e manter a política arquivística uniformemente organizada.
Os documentos presentes tanto no Arquivo Corrente como no Arquivo Intermediário perten-
cem à unidade produtora do documento, logo, se outras unidades ou pessoas precisarem acessar
o documento, é necessário solicitar autorização aos proprietários.
Vale lembrar que documentos presentes no Arquivo Permanente são abertos ao acesso, sem
necessidade de solicitação ao proprietário, uma vez que já cumpriu os prazos administrativos.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
M. L. Paes, Arquivo Teoria e Prática, 3 ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004, p. 228.
Arquivo Nacional, Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005, p. 232.
T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas, 6 ed., Rio de Janeiro: Fundação
Getúlio Vargas, 2006, p. 388.
H. L. Bellotto, Arquivos Permanentes: tratamento documental, 4 ed., Rio de Janeiro: Fundação
Getúlio Vargas, 2006, p. 320.